On the job training là gì? Ưu điểm của các chương trình đào tạo

On the job training là gì? Ưu điểm của các chương trình đào tạo

Mục lục

Trong công việc và học tập, bạn thường xuyên được tham gia vào các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như được trang bị một số kỹ năng cần thiết để có thể làm việc hiệu quả hơn. Thuật ngữ chuyên ngành gọi đó là OJT. Vậy On The Job Training là gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu thông qua nội dung bài viết dưới đây nhé. 

On the Job Training là gì?

- On the Job Training hay còn được gọi là OJT là hình thức đào tạo tại chỗ. Đây là một trong những phương pháp được các doanh nghiệp áp dụng cho nhân viên của mình. Đó có thể là các chương trình đào tạo về chuyên môn, kiến thức, kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn

- Với hình thức đào tạo tại chỗ, người quản lý có thể sử dụng các công cụ, tài liệu, máy móc và thiết bị sẵn có thể chương trình đào tạo trở nên hiệu quả nhất. 

>>> Xem ngay: Top 10 ứng dụng nhắc nhở công việc để thành công hiệu quả

on-job-the-training.jpg

On the Job Training được hiểu là chương trình đạo tạo

Ưu điểm của OJT

- Một trong những ưu điểm lớn nhất của đào tạo tại chỗ là dễ thiết lập. Tất cả những gì bạn cần là một thành viên trong nhóm có kinh nghiệm và các công cụ, nguồn lực mà người thực tập sinh sẽ cần để thực hiện công việc của họ.

- Hình thức đào tạo tại chỗ không tốn kém so với các hình thức đào tạo khác như mô phỏng trên máy tính và đào tạo dựa trên lớp học. Điều này làm cho nó đặc biệt hữu ích cho các tổ chức nhỏ hơn.

- Một ưu điểm khác là cách tiếp cận đào tạo này đưa các thành viên mới trong nhóm vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức ngay từ khi mới thành lập. Những người mới có thể nhanh chóng cảm nhận được văn hóa doanh nghiệp và nhịp độ làm việc, đồng thời họ có thể nhanh chóng làm quen với các đồng nghiệp mới và các bên liên quan chính của mình.

 Phân loại OJT

OJT được chia làm 2 loại: OJT có kế hoạch và tự phát.

- OJT có kế hoạch là chương trình được thiết kế có hệ thống, dựa theo những gì mà nhân viên cần biết có outline, kế hoạch triển khai cụ thể. OJT theo cách này thường tốn kém hơn nhưng mang lại hiệu quả tốt hơn.

- OJT tự phát tuy không tốn kém nhưng thường không mang lại hiệu quả. OJT được tiến hành như “làm theo mọi người xung quanh” hay “ngồi cạnh ai đó quan sát”. Nó khiến cho công ty không sử dụng hợp lý nguồn lực và các nhân viên mới cũng dễ nản và không học tập được nhiều.

Lợi ích của OJT

Hiểu được On the Job Training là gì, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu một số lợi ích của chương trình đào tạo tại chỗ.

Lợi ích đối với nhân viên:

- Đào tạo có trả lương: Các công ty có thể trả công cho thời gian và công việc của bạn khi bạn có được các kỹ năng cần thiết cho vị trí mới của mình. 

- Phát triển kỹ năng: Nhiều nhân viên mới thường thấy việc đào tạo tại nơi làm việc trở nên hấp dẫn hơn, điều này có thể làm tăng hứng thú học tập của họ. Là một nhân viên mới trong OJT, bạn cũng có thể được đầu tư vào vai trò mới của mình khi bạn phát triển các kỹ năng mới thách thức bạn.

- Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên: Nhân viên có nhiều khả năng lưu giữ thông tin họ học được khi ở trong môi trường thực hành. OJT có thể đóng góp vào việc cải thiện hiệu suất công việc nhờ việc ứng dụng hiệu quả những kiến thức đã học vào trong những tình huống thực tiễn. 

- Gắn kết nhân viên: Chương trình đào tạo OJT sẽ giúp bạn làm quen với những đồng nghiệp của mình và hiểu rõ hơn về văn hóa làm việc bằng cách làm việc trực tiếp với nhóm.

on-job-the-training.jpg

OJT có vai trò vô cùng quan trọng đối với nhân viên và quản lý

Lợi ích đối với người sử dụng lao động

- Hình thức đào tạo nội bộ hiệu quả: OJT đẩy nhanh quá trình học tập và giảm khả năng cần chỉnh sửa sau khi bạn kết thúc quá trình đào tạo của mình. Thay vì để nhân viên đưa ra các giả định về các thủ tục và thông lệ chung trong ngành, bạn có thể truyền đạt các tiêu chuẩn chính xác một cách nhanh chóng.

- Hiệu quả về chi phí: Thay vì tham dự các hội nghị hoặc buổi đào tạo tốn kém, nhân viên có thể học hỏi từ đồng nghiệp và giám sát viên về công việc. Việc giảng dạy cũng giúp cải thiện các kỹ năng của nhân viên hiện tại và biến công việc hàng ngày của họ thành cơ hội để chuẩn bị cho những người mới thuê đóng góp tại nơi làm việc.

- Giảm thiểu sự thay đổi của nhân viên: Đào tạo về công việc có thể giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn vào kỹ năng của họ. Khi nhân viên cảm thấy có năng lực ở nơi làm việc, các công ty ít có khả năng bị thay đổi do một người nào đó nghỉ việc hoặc không đạt được kỳ vọng về hiệu suất.

Các hình thức của OJT

Hiểu được On the Job Training là gì, Unica mời bạn đọc cùng tìm hiểu các hình thức đào tạo tại chỗ nhé. 

OJT có cấu trúc so với không có cấu trúc

Với một chương trình OJT có cấu trúc, người sử dụng lao động có một kế hoạch về sự tiến bộ của một nhân viên mới thông qua các bước đào tạo khác nhau. Kế hoạch này thường bao gồm danh sách kiểm tra các nhiệm vụ, chi tiết về người sẽ giám sát từng nhiệm vụ và danh sách các mục tiêu mong muốn của khóa đào tạo. Một số chương trình đào tạo tại chỗ cũng bao gồm một người giám sát đào tạo được chỉ định hoặc một hợp đồng mà nhân viên phải ký để hoàn thành khóa đào tạo của họ.

Mặc dù các chương trình đào tạo tại chỗ có cấu trúc cần nhiều thời gian và nỗ lực hơn để thiết lập, nhưng chúng thường hiệu quả hơn trong việc đảm bảo rằng bạn được chuẩn bị thích hợp cho vai trò mới của mình. Ngoài ra còn có trách nhiệm giải trình nhiều hơn cho cả bạn và người huấn luyện của bạn với một kế hoạch OJT có cấu trúc.

OJT không có cấu trúc thường liên quan đến việc tìm kiếm một nhân viên có kinh nghiệm trong công việc trong nhiều ngày hoặc nhiều tuần. Bạn có thể quan sát một nhân viên hoặc một số đồng nghiệp khác nhau để học các kỹ năng cần thiết cho công việc.

Phương pháp OJT phi cấu trúc có thể đủ cho các công việc không đòi hỏi nhiều nhiệm vụ phức tạp hoặc các kỹ năng chuyên biệt. Nó không yêu cầu thời gian lập kế hoạch và bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh đào tạo dựa trên vai trò mới cũng như các kỹ năng và kiến ​​thức hiện có của bạn.

on-job-the-training.jpg

Chương trình đào tạo giúp gắn kết nhân viên

OJT độc lập và học tập kết hợp

Các công ty thường sử dụng cách tiếp cận độc lập cho các vai trò không đặc biệt phức tạp hoặc nếu bạn đã có kinh nghiệm ở vị trí của mình.

Ví dụ: một nhân viên mới có thể dành một phần thời gian đào tạo của họ để tìm hiểu và học hỏi kinh nghiệm thực tế tại nơi làm việc. Họ có thể dành phần còn lại của thời gian đào tạo để xem các tài liệu viết, xem video, tham dự một sự kiện đào tạo trong ngành hoặc tham gia hướng dẫn trên lớp hoặc các khóa học trực tuyến.

Bằng cách kết hợp các phương pháp đào tạo khác nhau, học tập kết hợp có thể rất hiệu quả đối với các công việc liên quan đến các nhiệm vụ phức tạp hoặc các kỹ năng chuyên biệt. Nó cũng hữu ích cho các công ty có các thủ tục và quy trình rất cụ thể mà nhân viên buộc phải biết.

Các bước lập kế hoạch OJT

- Để lập được một kế hoạch OJT chi tiết, bạn cần xác định những yếu tố mà nhân viên mới cần biết đó chính là phương pháp đào tạo và thời gian cụ thể. 

>>> Xem ngay: Top 8 kỹ năng tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu

cac-buoc-thiet-lap-on-the-job-training.jpg

1. Xác định các yếu tố.

- Bạn có thể sử dụng phương pháp DACUM (Developing a Curriculum) là phương pháp phát triển chương trình đào đạo. Nghĩa là tập hợp các nhân viên vó kinh nghiệm, họ yêu cầu mô tả lại công việc hàng nagyf và từ đó chỉnh sửa đưa ra bản liệt kê hướng dẫn OJT

- Bảng liệt kê hướng dẫn này bao gồm các yếu tố mà nhân viên mới cần biết như: kỹ năng và kiến thức chung, hành vi nhân viên, các công cụ, thiết bị cung ứng, tài liệu mà nhân viên cần biết sử dụng, các xu hướng và những mối quan tâm trong tương lai.

2. Xác định thời gian thực hiện OJT

- Đầu tiên bạn cần xác định được thời gian khi nào cần thực hiện OJT. Đối với các doanh nghiệp lớn họ có tiềm lực kinh tế thì việc thực hiện OJT diễn ra thường xuyên, còn với những doanh nghiệp vừa và nhỏ họ sẽ thực hiện OJT trong một số trường hợp như

- Thay đổi công nghệ, thay đổi thực tiễn kinh doanh

- Thay đổi chính sách công ty

- Phát hiện năng suất lao động giảm hoặc đợt tuyển dụng có nhiều. nhân sự mới 

3. Phương pháp đào tạo

-  Có rất nhiều phương pháp đào tạo nhưng chính sẽ có 4 loại

- Huấn luyện: cấp trên hoặc một nhân viên có kinh nghiệm sẽ trực tiếp hướng dẫn cho người học để thực hiện một công việc. Đây là phương pháp đào tạo một-một được thiết kế để họ có thể tìm thấy câu trả lời thông qua các hướng dẫn trực tiếp.

- Phương pháp kèm cặp: hình thức đào tạo 1 - 1, trong đó người quản lý được coi là cố vấn cho cấp dưới, họ đưa ra các hướng dẫn cho cấp dưới trong công việc hàng ngày và giúp giải quyết những tình huống khó khăn.

-  Đào tạo hướng dẫn công việc: phương pháp này cụ thể, rõ ràng hơn, nhân viên có thể được  về tổng quan công việc, các kỹ năng cần thiết, sau đó được thực hiện công việc và cuối cùng các nhân viên được đưa ra phản hồi và câu hỏi với người hướng dẫn.

- Học nghề: Khóa học kết hợp giữa lớp học và đào tạo tại chỗ dưới sự giám sát của người dạy. Đào tạo này dùng nhiều trong lĩnh vực kinh doanh, kỹ thuật

4. Lợi ích

- Với doanh nghiệp: thu hút được nhiều ứng viên trong quá trình tuyển dụng, bởi họ muốn tìm những nơi làm việc chuyện nghiệp để hoàn thiện bản thân hơn. Đồng thời cũng thể hiện rằng doanh nghiệp sẵn sàng tạo điều kiện cho các nhân viên phát triển và có cơ hội thăng tiến trong công việc. 

- Với cá nhân: Đối với nhân viên  họ sẽ có ý định gắn bó với công ty hơn, ngoài ra OJT sẽ tạo nên sự linh động trong đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu chương trình đào tạo là gì, On the Job Training là gì. Không thể phủ nhận một điều rằng, đào tạo nhân viên là một quy trình vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, bạn đọc hãy tham khảo ngay những khoá học kỹ năng mềm online trên Unica để hoàn thiện bản thân mình hơn đồng thời cũng là bước đệm hoàn hảo để bạn gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống. 

Đánh giá :

Tags: Quản trị nhân sự Phát triển đội nhóm