On the job training là gì? Lợi ích và yếu tố để thực hiện OJT thành công

Trong công việc và học tập, bạn thường xuyên được tham gia vào các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như được trang bị một số kỹ năng cần thiết để có thể làm việc hiệu quả hơn. Thuật ngữ chuyên ngành gọi đó là OJT. Vậy On The Job Training là gì? Hãy cùng Unica tìm hiểu thông qua nội dung bài viết dưới đây nhé. 

On the Job Training là gì?

- On the Job Training hay còn được gọi là OJT là hình thức đào tạo tại chỗ. Đây là một trong những phương pháp được các doanh nghiệp áp dụng cho nhân viên của mình. Đó có thể là các chương trình đào tạo về chuyên môn, kiến thức, kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn.

- Với hình thức đào tạo tại chỗ, người quản lý có thể sử dụng các công cụ, tài liệu, máy móc và thiết bị sẵn có thể kế hoạch đào tạo nhân viên trở nên hiệu quả nhất. 

On the Job Training được hiểu là chương trình đạo tạo

Sự khác biệt giữa OJT và các phương pháp đào tạo khác 

Một trong những ưu điểm lớn nhất của đào tạo tại chỗ là dễ thiết lập. Tất cả những gì bạn cần là một thành viên trong nhóm có kinh nghiệm và các công cụ, nguồn lực mà thực tập sinh sẽ cần để thực hiện công việc của họ. Đặc biệt, hình thức đào tạo tại chỗ không tốn kém so với các hình thức đào tạo khác như mô phỏng trên máy tính và đào tạo dựa trên lớp học. Điều này làm cho nó đặc biệt hữu ích cho các tổ chức nhỏ hơn.

Một ưu điểm khác là cách tiếp cận đào tạo này đưa các thành viên mới trong nhóm vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức ngay từ khi mới thành lập. Những người mới có thể nhanh chóng cảm nhận được văn hóa doanh nghiệp và nhịp độ làm việc, đồng thời họ có thể nhanh chóng làm quen với các đồng nghiệp mới và các bên liên quan chính của mình.

Các phương pháp của On the job training

Sau khi đã biết on the job training là gì, nhiều người sẽ thắc mắc cách đào tạo này sẽ có những phương pháp nào. Trên thực tế, đào tạo tại chỗ có rất nhiều hình thức, mỗi doanh nghiệp sẽ tự lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để đào tạo nhân sự. Trong đó, các phương pháp chính gồm có:

1. Shadowing (Học hỏi qua mô phỏng)

Học hỏi qua mô hình là phương pháp được áp dụng tại các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Ví dụ, nếu bạn làm công việc liên quan tới bất động sản, chắc chắn văn phòng làm việc của đội kinh doanh sẽ luôn có một mô hình về dự án nhà đất công ty đang thực hiện. Thông qua mô hình này, quản lý sẽ hướng dẫn giúp nhân viên mới hiểu được sản phẩm mà công ty đang cung cấp. Ngoài mô hình thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng thêm các mô hình 3D để đào tạo nhân viên mới hoặc củng cố thêm kiến thức cho nhân viên cứng. 

2. Apprenticeships (Thực tập sinh)

Thực tập sinh là phương pháp đào tạo tại chỗ phổ biến trên thế giới. Các công ty sẽ tìm kiếm thực tập sinh qua trang mạng xã hội Facebook hoặc thông qua các kênh tuyển dụng chuyên nghiệp. Phần lớn các đơn vị tuyển thực thập sinh không có lương, họ chỉ hỗ trợ tiền gửi xe và ăn trưa. Nhưng đổi lại, bạn sẽ được đào tạo chương trình chuẩn và có cơ hội tiếp xúc với những nhân viên giỏi trong ngành. Hình thức vừa học vừa làm này phù hợp với những bạn sinh viên hoặc những người chưa có kinh nghiệm. 

Thực tập sinh là phương pháp đào tạo tại chỗ phổ biến trên thế giới

3. Coaching (Hướng dẫn)

Coaching cũng là một hình thức đào tạo tại chỗ được nhiều công ty sử dụng. Đối với hình thức này, công ty sẽ cử một leader chỉ dẫn 1 nhóm nhỏ, nhóm này có thể là những bạn thực tập sinh hoặc những nhân viên mới (chưa có/đã có kinh nghiệm). Vì quy mô nhóm nhỏ nên leader có thể dễ dàng theo dõi và hướng dẫn từng người. 

4. Job rotation (Luân chuyển công việc)

Luân chuyển công việc là hình thức On the job training cũng được sử dụng thường xuyên. Luân chuyển ở đây có thể theo hai hình thức là:

- Luân chuyển sang một vị trí công việc khác ở trong cùng một công ty

- Luân chuyển sang một nơi làm việc khác với điều kiện là vị trí công việc và công ty không thay đổi

5. Mentoring (Cố vấn và học tập)

Hình thức cố vấn và học tập dựa trên mối quan hệ giữa người đã có nhiều kinh nghiệm và người ít kinh nghiệm trong cùng công ty. Trách nhiệm của mentor sẽ là người chia sẻ kiến thức kinh nghiệm giúp cho nhân viên tự phát triển và hoàn thiện bản thân mình. Những bài học mentor chia sẻ thường là những bài học thực tiễn tới từ công việc và cuộc sống nên người nghe sẽ rất dễ hiểu và ứng dụng được. 

Lợi ích của On the job training

Tới đây, chắc hẳn bạn đã biết on the job training là gì, còn ở phần dưới đây, Unica sẽ giới thiệu chi tiết từng lợi ích của On the job training:

1. Học hỏi và phát triển kỹ năng trong môi trường thực tế

Việc đào tạo tại chỗ sẽ giúp nhân viên học hỏi được thêm những kinh nghiệm và kỹ năng mới. Đây sẽ là hành trang quan trọng giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn. Tư duy của các bạn nhân sự cũng sẽ có sự thay đổi bất ngờ sau khoảng 1 tháng tham gia On the job training.

Việc đào tạo tại chỗ sẽ giúp nhân viên học hỏi được thêm những kinh nghiệm và kỹ năng mới

2. Giảm chi phí đào tạo

Đào tạo tại chỗ sẽ sử dụng nguồn lực có sẵn của công ty nên chi phí đào tạo sẽ ít hơn nhiều lần so với các hình thức đào tạo khác. Thậm chí, trong quá trình đào tạo, chính những nhân sự mới sẽ đem về cho công ty thêm khách hàng và doanh thu giúp cho cả team hoàn thành KPI một cách ấn tượng. 

3. Tăng năng suất làm việc

Nhờ được đào tạo thêm kỹ năng và có thêm cách xử lý công việc, thời gian làm việc sẽ giảm, còn khối lượng công việc sẽ tăng lên giúp cho năng suất lao động ra tăng. Trong quá trình làm việc, bạn còn có thể học hỏi thêm kinh nghiệm xử lý công việc từ chính những đồng nghiệp của mình.

4. Giảm thời gian hòa nhập với công việc mới

Thay đổi môi trường làm việc mới sẽ khiến con người cảm thấy lo lắng và bối rối. Một trong những cách để khắc phục yếu điểm này chính là định hướng và đào tạo cho nhân sự ngay từ lúc họ mới vào công ty. Thông qua đào tạo, nhân viên sẽ hiểu được công việc mình cần làm là gì, những kỹ năng mình cần có là gì. Để từ đó, họ sẽ bớt cảm thấy lo lắng, dễ hòa nhập hơn với môi trường làm việc mới. 

5. Tăng khả năng giữ chân nhân viên

Xu hướng làm việc hiện nay của người trẻ là tìm những môi trường giúp họ vừa kiếm được tiền vừa có thêm được kiến thức. Đối với nhóm người trung niên, tỷ lệ những người theo xu hướng này mặc dù không bằng với lứa trẻ nhưng vẫn được đánh giá là cao. Chính vì vậy, việc tổ chức đào tạo tại chỗ sẽ giúp nhân viên có thêm kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức để hoàn thiện bản thân và có cơ hội thăng tiến trong công việc.

Các yếu tố thành công của On the job training

Để một chương trình On the job training thành công, người quản lý cần đảm bảo đủ các yếu tố sau đây:

1. Xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng

Trước khi thực hiện đào tạo, doanh nghiệp cần xác định chính xác mục đích của khóa học. Đối với nhân viên mới, mục đích On the job training chủ yếu là để giúp họ biết được quy trình tổng quát và đầu mục công việc cần thực hiện. Còn với nhân sự cứng, On the job training là một hình thức giúp họ nâng cao kỹ năng của bản thân nên bài giảng cần chi tiết và chuyên sâu hơn. Nếu không có mục đích rõ ràng, bạn sẽ rất dễ đi lạc hướng gây tốn kém chi phí của công ty. 

Trước khi thực hiện đào tạo, doanh nghiệp cần xác định chính xác mục đích của khóa học

2. Chọn lựa phương pháp đào tạo phù hợp

Phương pháp đào tạo là yếu tố quyết định On the job training có thành công hay không. Phương pháp càng đơn giản, càng dễ thực hiện thì nhân viên càng tiếp thu nhanh, khả năng ứng dụng vào thực tế cũng sẽ tốt hơn. Một trong những cách đào tạo tốt nhất là vừa học lý thuyết vừa thực hành. Lấy một ví dụ để bạn dễ hình dung như sau, doanh nghiệp của bạn chuyên về dịch vụ làm đẹp da mặt. Bạn nên tổ chức các khóa đào tạo về cách chăm sóc da cho toàn bộ nhân viên. Hãy xen kẽ các buổi lý thuyết và thực hành cùng với nhau để nhân viên hiểu và tiếp thu kiến thức tốt hơn. 

3. Thiết lập kế hoạch đào tạo chi tiết

Muốn có một chương trình On the job training thành công, bạn cần có một bản kế hoạch chi tiết. Trong bảng kế hoạch này phải có những yếu tố sau đây:

- Nội dung khóa học

- Số lượng buổi học và thời gian đào tạo

- Chuyên gia/Giảng viên đứng lớp

- Địa điểm học tập

- Hình thức học

- Ngân sách dự kiến

- Số lượng thành viên tham gia

4. Đảm bảo sự hướng dẫn và hỗ trợ đầy đủ từ người hướng dẫn

Muốn chương trình đào tạo tại chỗ thành công, người hướng dẫn cần phải có kỹ năng đào tạo và quản lý nhân sự. Số lượng thành viên tham gia càng đông thì càng tạo áp lực cho người hướng dẫn. Nếu mentor chỉ tập trung vào đào tạo mà không thể quản lý nhân sự thì rất khó biết được điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Còn nếu chỉ lo đi quản lý sẽ không còn thời gian đào tạo. Bởi thế, việc cân bằng cả hai việc cùng một lúc rất quan trọng. 

5. Đánh giá hiệu quả của đào tạo và điều chỉnh khi cần thiết

Một chương trình đào tạo muốn đạt được kết quả tốt cần được đánh giá để thấy được điểm mạnh và điểm yếu. Thông qua đó, quản lý sẽ đưa ra những điều chỉnh phù hợp để có được một chương trình On the job training tốt nhất. Nếu không đánh giá hiệu quả đào tạo, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để tìm ra những mặt thiếu sót của mình. 

Thực hiện On the job training thành công

Ở phần này Unica sẽ gợi ý cho bạn một vài bí quyết để thực hiện On the job training thành công. Những điều bạn cần nhớ gồm có:

1. Tạo một môi trường học tập tích cực

Môi trường học tập tích cực sẽ giúp bạn có thêm tinh thần học hỏi, giảm cảm giác chán nản và áp lực. Tinh thần của nhân viên cũng sẽ tốt hơn, họ sẽ tự giác học tập và trau dồi kỹ năng của bản thân chứ không phải chỉ học để đối phó. Một nhân viên tốt nhân viên tốt là người sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ những người xung quanh học tập, trau dồi để cùng nhau phát triển trong công việc. Bởi vậy, trong khóa học, quản lý nên cố gắng tìm ra những nhân tố này để tạo môi trường học tập tích cực.

Môi trường học tập tích cực sẽ giúp bạn có thêm tinh thần học hỏi

2. Định kỳ đánh giá tiến độ đào tạo

Muốn có một On the job training thành công, bạn nhớ đánh giá định kỳ tiến độ đào tạo. Đây sẽ là tài liệu quan trọng giúp bạn biết được những vấn đề khóa học đang gặp phải để tìm cách giải quyết sẽ giúp việc đào tạo thuận lợi hơn, tránh những sai sót không đáng có. 

3. Xây dựng một cộng đồng học tập đồng nghiệp

Học hỏi từ đồng nghiệp cũng là một trong những cách học hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp vẫn khuyến khích nhân viên của mình. Các khóa học đào tạo tại chỗ thường được tổ chức theo nhóm nên đây chính là cơ hội để nhân viên trong cùng công ty tiếp xúc với nhau. Người quản lý cần tận dụng cơ hội này để nhân viên có cơ hội làm việc với nhau thông qua các case study. Bạn cũng nên lập thêm các nhóm chat chung trên các mạng xã hội để anh chị em trong công ty có nhiều cơ hội trao đổi và học hỏi với nhau. 

4. Đầu tư vào công nghệ hỗ trợ đào tạo

Công nghệ chính là nhân tố quan trọng giúp việc đào tạo trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả tốt hơn. Thay vì các khóa học offline, doanh nghiệp nên tổ chức nhiều khóa đào tạo tại chỗ online sẽ giúp tiết kiệm thêm chi phí và giúp nhân viên chủ động hơn trong việc học. Song song với đó, doanh nghiệp cũng nên dùng hệ thống quản lý hiện đại để giảm thời gian quản lý vào đào tạo. Có thể nói, đầu tư vào công nghệ chính là khoản đầu tư không bao giờ lãng phí.

5. Thúc đẩy phản hồi tích cực và khuyến khích việc học tập liên tục

Một khóa học đào tạo sẽ càng thành công hơn nếu công ty nhận được phản hồi từ phía người học. Thông qua những phản hồi đó, doanh nghiệp sẽ biết được những điểm thiếu sót của chương trình đào tạo và tìm cách khắc phục. Còn những phản hồi tích cực sẽ là nguồn động lực giúp anh chị em trong doanh nghiệp có thêm tinh thần học hỏi. 

Những lưu ý khi thực hiện On the job training

Việc thực hiện On the job training không khó nhưng bạn cần lưu ý tới 4 điều dưới đây để có được kết quả tốt nhất nhé:

1. Đảm bảo an toàn trong quá trình đào tạo

Dù là đào tạo theo hình thức nào, thi doanh nghiệp cũng cần đảm bảo an toàn cho nhân viên. Sự an toàn ở đây không chỉ là an toàn về thân thể mà còn là sự an toàn về thông tin cá nhân. Hãy đảm bảo hệ thống đào tạo của doanh nghiệp được bảo mật cẩn thận, tránh tình trạng rò rỉ thông tin nhân viên vì sẽ gây ra nhiều phiền phức. 

2. Điều chỉnh mức độ phù hợp của đào tạo với năng lực của người học

Khóa đào tạo tại chỗ cần xây dựng chương trình phù hợp với toàn thể nhân viên, không nên đưa ra chương trình quá khó sẽ khiến nhân viên cảm thấy căng thẳng và áp lực. Nhưng bạn cũng không nên đưa ra chương trình học quá dễ vì sẽ khiến nhân viên không còn hứng thú học tập. Hãy xác định chính xác mục tiêu đào tạo cũng như trình độ và khả năng của toàn thể của nhân viên trước khi tổ chức On the job training.

Khóa đào tạo tại chỗ cần xây dựng chương trình phù hợp với toàn thể nhân viên

3. Cập nhật và theo dõi quá trình đào tạo

Việc cập nhật chương trình đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng lý thuyết hóa và xa rời thực tế. Muốn thay đổi, người quản lý cần theo dõi sát sao quá trình học tập để có những điều chỉnh phù hợp. Tránh tình trạng thay đổi đột ngột vì sẽ khiến nhân viên thích ứng không kịp hoặc không thể thích nghi. 

4. Tạo điều kiện cho người học được tham gia đầy đủ và tích cực vào quá trình đào tạo

Bạn cần tạo điều kiện để nhân viên có thể tham gia khóa đào tạo tại chỗ. Cụ thể, hãy tổ chức khóa học vào cuối tuần vì đây là khoảng thời gian các bạn nhân viên không phải chịu áp lực công việc. Hạn chế tổ chức On the job training vào buổi tối các ngày trong tuần vì đây là thời gian nhân viên mệt mỏi và hết năng lượng sau một ngày dài làm việc. 

Tổng kết

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu chương trình đào tạo là gì, On the Job Training là gì. Không thể phủ nhận một điều rằng, đào tạo nhân viên là một quy trình vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, bạn đọc hãy tham khảo ngay những khoá học kỹ năng mềm online trên Unica để hoàn thiện bản thân mình hơn đồng thời cũng là bước đệm hoàn hảo để bạn gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống.