Tại sao phải xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên

Doanh nghiệp của bạn không ngừng phát triển và nhân viên của bạn cũng cần phải phát triển cùng với nó nếu họ đáp ứng được những thách thức hàng ngày. Một lực lượng lao động được đào tạo tốt có thể thúc đẩy sản xuất và tăng doanh thu, đồng thời giảm lãng phí và chi phí, đó là lý do tại sao cần phải có một kế hoạch đào tạo nhân viên toàn diện.

Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp

Ngày nay, khi thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn phát triển vững mạnh đòi hỏi đội ngũ nhân viên cũng phải đạt trình độ cao. Chính điều này đã đặt ra yêu cầu vô cùng lớn đối với doanh nghiệp. Đó là phải xây dựng một chương trình đào tạo tại chỗ (OJT) vừa nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, vừa trang bị cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức phù hợp để có thể giúp doanh nghiệp phát triển ổn định, bền vững. 

Tại sao phải xây dựng kế hoạch đào tạo

Hiểu được tầm quan trọng đó, Unica cung cấp một số lợi ích đặc biệt của các chương trình đào tạo nhân viên như sau: 

1. Nâng cao năng lực cạnh tranh

Một chương trình đào tạo cụ thể dành cho nhân viên sẽ giúp mỗi nhân viên biết được những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để sửa đổi và cải thiện. Từ một cá nhân thay đổi sẽ tạo ra động lực cho nhiều các cá nhân cùng thay đổi nên năng lực cạnh tranh cũng được tăng lên.

2. Tăng khả năng giải quyết vấn đề

Thông qua chương trình đào tạo, khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên sẽ tăng lên. Mặt khác, các kỹ năng liên quan cũng sẽ tăng lên đáng kể nên đây chính là một tín hiệu tốt dành cho các bạn nhân sự.

3. Tạo động lực làm việc

Nếu nhân viên thường xuyên được cập nhật thông tin mới nhất trong lĩnh vực mà họ làm việc, họ có nhiều khả năng làm việc năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều lần. Nếu muốn tăng thêm hiệu quả, bạn nên đặt ra những mức thưởng cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao thì kết quả làm việc trong tháng của họ sẽ càng ấn tượng hơn. 

Mặt khác, một chương trình đào tạo hấp dẫn không chỉ giúp xây dựng tính đoàn kết trong cùng một tập thể mà nó còn giải quyết các nhu khác khác nhau của nhân viên liên quan đến công việc hàng ngày của họ, khiến họ cảm thấy được trọng dụng hơn và tự tin để hoàn thành công việc một cách xuất sắc.

Kế hoạch đào tạo nhân viên giúp tăng năng suất làm việc

4. Tăng chất lượng công việc

Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên sẽ giúp tăng chất lượng công việc. Lý do là vì thông qua chương trình đào tạo, các bạn nhân viên sẽ học thêm được công cụ, cách xử lý hoặc kinh nghiệm làm việc để rút ngắn thời gian xử lý công việc. Cùng với đó, các bạn sẽ biết thêm những hướng xử lý tốt hơn cho những đầu mục công việc đã từng thực hiện.

Một chương trình đào tạo không chỉ chú trọng đến việc nâng cao những kỹ năng, sự hiểu biết, gắn bó giữa các cá nhân trong một tổ chức mà nó còn là cơ hội để nhà tuyển dụng tìm ra được những nhân tố mới đầy tiềm năng. Thông qua việc để nhân viên tự do thể hiện ý kiến cá nhân, nhà tuyển dụng sẽ coi đây là một thời cơ để tìm kiếm, nuôi dưỡng và phát triển những nhân tố mới trong tương lai. 

Các bước để lập kế hoạch đào tạo nhân viên

Để xác lập kế hoạch đào tạo nhân viên, bạn cần thực hiện 5 bước sau đây:

1. Xác định nhu cầu đào tạo

Trước khi bạn thiết lập chương trình của mình, hãy thực hiện kiểm tra đào tạo. Hãy tìm ra những gì công ty cần và những gì nhân viên của bạn cần, bởi vì nếu không bên nào thấy được lợi ích nào thì bạn sẽ không thu hút được bất kỳ ai tham gia - bất kể bạn cố gắng thế nào. Tìm kiếm những điểm kém hiệu quả tại nơi làm việc của bạn có thể được cải thiện nhờ đào tạo và cùng nhau đưa ra tầm nhìn về việc đào tạo sẽ như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn.

Xác định nhu cầu đào tạo

2. Lựa chọn hình thức đào tạo

Hiện nay có rất nhiều hình thức đào tạo, nổi bật nhất là đào tạo online và đào tạo offline. Mỗi hình thức sẽ có những ưu điểm khác nhau như sau:

Đào tạo online

- Miễn phí hoặc chi phí thấp 

- Tiết kiệm thời gian, có thể học bất cứ lúc nào

- Không cần di chuyển, có thể học ở mọi nơi

Đào tạo offline

- Tương tác cao hơn

- Trực quan và sinh động hơn

- Có nhiều cơ hội tiếp xúc và mở rộng mối quan hệ

Ngoài những mặt tích cực, cả hai phương pháp đào tạo nhân sự này đều tồn tại những nhược điểm riêng. Do vậy, bạn nên lựa chọn hình thức phù hợp nhất với loại hình công ty và mục đích đào tạo.

Đào tạo offline tạo ra sự kết nối trong tập thể

3. Xác định mục tiêu đào tạo

Điều quan trọng là phải phát triển các mục tiêu học tập bởi vì nếu bạn không biết chính xác mình muốn gì với các khóa đào tạo thì có thể nó sẽ không hiệu quả.  Mục tiêu học tập cần xác định là những gì mà mỗi cá nhân có thể làm vào cuối khóa đào tạo mà họ không thể làm trước đó. Chúng là những bước có thể đo lường được mà nhân viên sẽ làm để đạt được mục tiêu học tập tổng thể.

Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xác định được ý nghĩa của các chương trình đào tạo không chỉ có ảnh hưởng lớn đến cá nhân mà còn cả với doanh nghiệp. Bạn có thể đặt ra một số câu hỏi như: việc đào tạo sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công ty? Mỗi giai đoạn sẽ đạt được gì cho doanh nghiệp? Việc xác định được những yếu tố này vô cùng quan trọng. Nó có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc vì nó xác định rõ hơn mục tiêu của bạn. Nó cũng sẽ giúp bạn thiết kế các mô hình đào tạo của mình, bởi vì nếu mục tiêu của bạn cụ thể, bạn có thể bắt đầu xây dựng các tài liệu học tập xung quanh nó một cách cụ thể, dễ hiểu.

4. Lập lịch đào tạo

Trong quy trình đào tạo nhân viên mới, bạn cần tạo một chương trình đào tạo cho nhân viên của bạn bằng cách sử dụng một bảng tính có tên, chức danh công việc và chương trình đào tạo có sẵn cho họ. Hãy ghép họ với chương trình đào tạo thích hợp mà bạn muốn họ có và lên lịch cho từng người. Có thể xây dựng những chương trình đào tạo chung mà bạn muốn tất cả nhân viên tham gia, chẳng hạn như các chương trình về lịch sử kinh doanh, tầm nhìn, văn hóa và kế hoạch tương lai chẳng hạn.

Lập kế hoạch đào tạo

5. Đánh giá hiệu quả đào tạo

Điều quan trọng là phải xem lại chương trình đào tạo của bạn theo định kỳ để đảm bảo rằng nó đang hoạt động bình thường, đào tạo đang được hoàn thành và nó có hiệu quả. Nhận được phản hồi thường xuyên của nhân viên có thể cho bạn một ý tưởng hay nếu nó hoạt động như bình thường và nó đang được tiếp nhận như thế nào.

Đối với đào tạo theo công việc cụ thể, theo dõi năng suất trước và sau khi đào tạo, cho dù đó là thông qua cải thiện mục tiêu bán hàng hay tăng sản lượng cũng có thể là một cách khác để đo lường hiệu quả.

Khi công ty của bạn phát triển và dựa trên phản hồi bạn nhận được, chương trình đào tạo của bạn sẽ cần được sửa đổi và mở rộng. Bên cạnh đó khi đã xem lại chương trình đào tạo thì bạn cần thực hiện quy trình đánh giá nhân viên xem họ đã đáp ứng được những yêu cần bạn đã đề ra hay chưa cần phải chỉnh sửa ở đâu.

Các yếu tố quan trọng trong kế hoạch đào tạo nhân viên

Để đào tạo nhân viên, bạn cần chú ý tới 4 yếu tố là thời gian đào tạo, nội dung, người đào tạo và phương pháp đào tạo. Chi tiết ở bên dưới đây:

1. Thời gian đào tạo

Đối với những người đi làm sẽ thường xuất hiện tâm lý lười học vì công việc đã rất căng thẳng. Bởi vậy, chương trình đào tạo nên tinh gọn, diễn ra trong thời gian ngắn sẽ đạt hiệu quả tốt hơn. 

2. Nội dung đào tạo

Nội dung đào tạo đóng vai trò quan trọng trong chương trình đào tạo của mỗi doanh nghiệp. Nội dung càng chi tiết thì giảng viên sẽ càng tốn ít thời gian soạn giáo án. Nhân viên cũng sẽ dễ dàng theo dõi và thực hiện các nội dung trong chương trình mà doanh nghiệp đưa ra.

3. Người đào tạo

Người đào tạo đóng vai trò quan trọng trong chương trình đào tạo. Người đào tạo giỏi sẽ giúp nhân viên hiểu bản chất vấn đề nhanh hơn nên thời gian mỗi buổi đào tạo có thể giảm xuống. Từ đó, tổng thời gian của toàn bộ khóa học có thể giảm xuống giúp cho cả doanh nghiệp và nhân viên tiết kiệm được thời gian.

4. Phương pháp đào tạo

Phương pháp đào tạo đóng vai trò rất quan trọng giúp định hình tư tưởng của các nhân viên. Phương pháp càng tinh giản, càng ngắn gọn càng đem lại hiệu quả tốt chứ không nhất thiết cần phải phức tạp nhiều bước. 

Phương pháp đào tạo đóng vai trò quan trọng

Lợi ích của kế hoạch đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:

1. Nâng cao năng lực của nhân viên

Chương trình đào tạo sẽ cung cấp các kiến thức và công cụ cần thiết để giúp nhân viên xử lý công việc nhanh và hiệu quả hơn. Đồng thời, tư duy của nhân viên có thể thay đổi tích cực hơn sau một chương trình đào tạo. Điều này cũng sẽ tác động tới chất lượng của công việc cũng như giảm thời gian làm việc thực tế.

2. Tăng khả năng thích nghi với thay đổi

Chương trình đào tạo sẽ cung cấp các thông tin mới về công việc cho nhân viên. Việc này sẽ giúp họ hiểu nhu cầu thực sự của thị trường cũng như những chuyển biến quan trọng để có thể thay đổi và điều chỉnh bản thân để thích ứng với công việc tốt hơn.

3. Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển sự nghiệp

Mỗi khóa đào tạo là cơ hội để lãnh đạo tìm ra những nhân tố tiềm năng của công ty. Nói cách khác, đây là cơ hội giúp nhân viên phát triển nghề nghiệp của bản thân.

4. Tăng hiệu quả làm việc của tổ chức

Mỗi chường trình đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp phổ cập những yêu cầu về công việc tới toàn thể nhân viên. Điều này sẽ giúp giảm các sai lầm và lỗi trong quá trình làm việc nên hiệu quả công việc sẽ được tăng lên.

Kế hoạch đào tạo giúp tăng năng suất công việc

Cách xây dựng mẫu kế hoạch đào tạo nội bộ

Tùy vào nhu cầu đào tạo nhân viên mới hay nhân viên bán hàng mà doanh nghiệp sẽ xây dựng nội dung đào tạo khác nhau. Dưới đây sẽ là ví dụ 2 cách xây dựng mẫu đào tạo nội bộ dành cho nhân viên bán hàng và nhân viên mới:

1. Kế hoạch đào tạo nhân viên mới

Đối với nhân viên mới, nội dung đào tạo cần chi tiết với những mục như sau:

- Giới thiệu tổng quan về công ty

- Lĩnh vực đào tạo

- Nội dung cần đào tạo

- Hình thức đào tạo

- Số người tham gia

- Tên giảng viên/chuyên gia trực tiếp đào tạo

- Thời lượng của chương trình đào tạo, thời lượng 1 buổi học

- Dự trù ngân sách

Kế hoạch đào tạo nhân sự mới cần diễn ra ngay sau khi nhân viên mới gia nhập công ty. Việc này không chỉ giúp nhân viên đỡ bỡ ngỡ trong quá trình làm việc, mà còn giúp nhân viên có thêm cơ hội giao lưu và học hỏi lẫn nhau.

2. Kế hoạch đạo tạo nhân viên bán hàng

Đối với nhân viên bán hàng, kế hoạch đào tạo sẽ cần chuyên sâu về những kỹ năng như chốt đơn, giao tiếp với khách hàng và chăm sóc khách hàng. Nội dung đào tạo nhóm này gồm những phần sau đây:

- Lĩnh vực đào tạo

- Nội dung cần đào tạo

- Các kỹ năng bán hàng và giao tiếp cần có

- Hình thức đào tạo

- Số người tham gia

- Tên giảng viên/chuyên gia trực tiếp đào tạo

- Thời lượng của chương trình đào tạo, thời lượng 1 buổi học

- Dự trù ngân sách

Đào tạo nhân viên bán hàng cần chú trọng tới các kỹ năng về giao tiếp và chốt đơn

Kết luận

Thông qua bài viết trên, Unica đã giới thiệu tới bạn kế hoạch đào tạo nhân viên chi tiết để giúp doanh nghiệp có thể tổ chức nội bộ quy củ. Tuy nhiên, bạn cần dựa vào từng mô hình doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch phù hợp nhất. 

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch"

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY