Tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên sẽ nâng cao hiệu quả công việc cho đội ngũ của bạn. Nhưng không phải nhân viên nào cũng có những kỹ năng quản lý thời gian cũng như sắp xếp công việc hợp lý.
Cùng với 8 giờ làm việc mỗi ngày nhưng mỗi nhân viên lại giải quyết một khối lượng công việc khác nhau. Điều này đến từ năng lực và yếu tố quan trọng là kỹ năng quản lý thời gian của mỗi nhân viên. Vậy làm thế nào để bạn có thể đạt được hiệu quả công việc mà không phải làm thêm giờ.
Với cương vị là quản lý, việc hỗ trợ nhân viên có những kỹ năng quản lý thời gian tối ưu, nâng cao hiệu quả công việc là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Những phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên mà chúng tôi giới thiệu dưới đây chắc chắn là những gợi ý có ích đối với bạn.
1. Lên kế hoạch cho mọi thứ, kể cả việc nhỏ nhất
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để nhân viên quản lý thời gian hiệu quả là việc lên kế hoạch với thời gian cụ thể mỗi ngày. Mọi hoạt động cần làm dù nhỏ nhất như: gửi email, báo cáo công việc, gặp mặt khách hàng,… Nhiều việc nhỏ cộng lại sẽ chiếm nhiều thời gian của bạn. Bởi vậy, bạn cần phải liệt kê để hình dung được tất cả các công việc cần làm. Từ đó lên kế hoạch sắp xếp thời gian một cách hợp lý.
Thêm vào đó, việc viết ra những công việc cần phải giải quyết trong ngày và ghi chú lại tình trạng cũng sẽ giúp nhân viên tra soát lại công việc nếu cần thiết.
Nhân viên nếu cần một phương pháp phân loại các công việc của mình thì sơ đồ Eisenhower là thứ có thế áp dụng. Thay vì cố gắng giải quyết hết tất cả vấn đề, hãy phân loại và sắp xếp các công việc theo các nhóm để có thể cách giải quyết tốt nhất:
* Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: khẩn cấp và quan trọng
* Nhiệm vụ vần được lên kế hoạch để là: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
* Nhiệm vụ có thể bàn giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
* Nhiệm vụ có thể loại bỏ: Không khẩn cấp và không quan trọng.
Sơ đồ Eisenhower giúp phân loại công việc hiệu quả
Trong thực tế, nhân viên nếu không theo sát và lên kế hoạch các công việc cụ thể sẽ dễ bị lãng phí thời gian. Vì vậy, việc ghi chép và lên kế hoạch là một trong những phương pháp tối ưu thời gian làm việc hiệu quả cho nhân viên. Một gợi ý cho bạn hãy sử dụng công cụ OKR giúp bạn lập kế hoạh thời gian làm việc cụ thể trong ngày, trong tuần, trong tháng chi tiết nhất.
2. Chia nhỏ công việc, tập trung cao độ
Quá nhiều công việc khiến chúng ta cảm thấy không biết bắt đầu từ đâu lại chính là nguyên nhân khiến chúng ta để lãng phí thời gian. Lời khuyên dành cho nhân viên là hãy chia nhỏ các công việc, hoàn thành từng mục và hãy cố gắng tập trung hết mức có thể.
Bạn có thế áp dụng phương pháp Pomodoro để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Nguyên lý của phương pháp này là chia các công việc lớn thành các phần nhỏ, giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định theo các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn công việc cần làm
- Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Thiết lập bộ đếm thời gian để làm các phần công việc đã chia, thông thường là 25 phút/ phần
- Bước 3: Hoàn thành phần công việc trong vòng 25 phút
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút trước khi bắt tay vào làm phần công việc tiếp theo
- Bước 5: Sau 4 phiên nghỉ giải lao ngắn 5 phút, là một phiên nghỉ dài từ 15 đến 30 phút
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro cũng được áp dụng với cả những người quản lý cần tối ưu thời gian làm việc. Nếu bạn đang có quá nhiều công việc. Đừng hoang mang. Hãy áp dụng phương pháp chia nhỏ công việc và tập trung cao độ, nỗi lo này sẽ được giải quyết trong chốc lát. Đặc biệt, tuyệt đối đừng bỏ qua Khóa học quản lý thời gian và làm việc hiệu quả để nắm vững bí quyết quản lý thời gian cũng như xây dựng kế hoạch làm việc một cách hiệu quả.
Trở thành chuyên gia quản lý nhân sự bằng cách đăng ký học online qua video ngay. Khóa học giúp bạn Hiểu rõ các kiến thức căn bản về quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ và công cụ công nghệ dành cho người làm công tác nhân sự trong thời hội nhập 4.0,... Đăng ký ngay để nhận ưu đãi:
3. Đặt ra giới hạn làm việc cho bản thân
Rất nhiều nhân viên xác nhận rằng họ vẫn thường xuyên phải xử lý email sau giờ làm. Việc này không chỉ chiếm dụng thời gian nghỉ ngơi, học tập của bạn mà đôi khi cũng thể hiện cho người nhận email cảm thấy sự thiếu chuyên nghiệp.
Các nghiên cứu gần đây cũng chỉ ra rằng các nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ có nguy cơ bị kiệt sức và thường xuyên cảm thấy bị căng thẳng. Tình trạng này kéo dài có thể gây ra việc giảm hiệu suất cá nhân cũng như của cả nhóm.
Giải pháp tối ưu thời gian làm việc của nhân viên
Để hạn chế tình trạng này, mỗi nhân viên đều nên đặt ra cho mình những giới hạn đối với công việc. Hãy tạo thói quen tập trung cao độ, tối ưu thời gian làm việc nhưng sau giờ làm, nhân viên cần tạm gác công việc để nghỉ ngơi, giải trí. Giữ được thói quen tốt này sẽ đẩy lùi tình trạng mệt mỏi, cũng là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả.
4. Tạo dựng những mối quan hệ
Để tối ưu thời gian làm việc thì tạo dựng những mối quan hệ cũng là một cách. Bạn hãy biết cách san sẻ công việc của mình với những người xung quanh như bạn bè, đồng nghiệp. Để làm được điều này bạn cần thường xuyên tạo dựng và bồi đắp những mối quan hệ đó dù là công sở, bạn bè hay gia đình. Bạn cần lưu ý một điều rằng, khi bạn đang thấy mình bị áp lực, stress bạn cần giải quyết mọi chuyên theo hướng tích cực chứ không nên trút giận lên những người xung quanh, điều này chỉ khiến cho bạn mất đi những nguồn trợ giúp hữu ích mà thôi.
5. Đi ngủ đúng giờ quy định
Đi ngủ đúng giấc chính là cách quản lý thời gian mang lại hiệu quả tốt, bởi đi ngủ đúng giờ đảm bảo đồng hồ sinh học của bạn, cải thiện tinh thần và làm việc hiệu quả hơn. Hãy thiết lập khung giờ hợp lý cho những sinh hoạt cá nhân và nghỉ ngơi đúng giờ để có cơ thể khỏe mạnh, tinh thần cho ngày làm việc hôm sau.
Các phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có những cách hỗ trợ nhân viên của mình đạt được điều này.
