Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF kèm ví dụ

Để tìm kiếm các giá trị thỏa mãn điều kiện của người dùng đặt ra người ta thường sử dụng hàm Hàm Vlookup kết hợp với hàm If trong excel. Sự kết hợp này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nhanh chóng tra cứu dữ liệu theo điều kiện đặt ra. Qua bài viết này, Unica sẽ hướng bạn Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF kèm ví dụ minh họa chi tiết. Cùng tìm hiểu ngay.

Hàm IF trong Excel

Trong Excel, hàm If được sử dụng để tìm kiếm các giá trị thỏa mãn điều kiện trong biểu thức logic. Nếu thỏa mãn điều kiện cho trước trong chuỗi đó, hàm sẽ trả về giá trị TRUE, nếu không thì hàm trả về giá trị FALSE.

Cú pháp của hàm IF như sau:

=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Cú pháp hàm IF trong Excel

Hàm VLOOKUP trong Excel

Trong Excel, hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm dò những giá trị theo cột. 

Cú pháp của hàm IF như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Cú pháp hàm VLOOKUP trong Excel

Cú phàm hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF

Trong một số trường hợp như dùng để so sánh các giá trị hàm Vlookup trả về so với giá trị mẫu ta sẽ sử dụng đến sự kết hợp giữa hai hàm này. Khi kết hợp hàm VLOOKUP và hàm IF trong Excel sẽ trả về kết quả True/False, Yes/No,... 

Cú pháp hàm Vlookup kết hợp hàm If trong Excel có dạng như sau

=IF(VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị ô hoặc văn bản mà ta đang tìm kiếm.

• Table_array: Phạm vi ô hoặc vùng dữ liệu cần tìm kiếm.

• Col_index_number: Số cột mà chúng ta muốn trả về giá trị.

• Range_lookup: Tham số này True/False, nhận kết quả khớp chính xác hoặc dữ liệu tương tự.

Cú phàm hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF trong Excel

Cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF trong excel, bạn hãy lưu lại để sử dụng trong từng tình huống cụ thể nhé.

Ví dụ 1: Kết hợp VLOOKUP và hàm IF để trả về giá trị TRUE/FALSE hoặc 1 và 0

Giả sử: Đây là bảng dữ liệu thể hiện danh sách các mặt được liệt kê trong cột A và số lượng sản phẩm ở cột B. Bạn đang cần kiểm tra số lượng một mặt hàng ở cột E1 để thông báo cho người dùng mặt hàng đó còn hay đã hết.

Do đó, bạn sử dụng công thức hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(E1,$A$2:$B$10,2,FALSE)

Hướng dẫn kết hợp VLOOKUP và hàm IF để trả về giá trị TRUE/FALSE hoặc 1 và 0

Sau đó, bạn kết hợp với hàm IF để hệ thống tự động so sánh kết quả hàm Vlookup. Kết quả trả về là 0 và kết quả là “No” nếu giá trị này bằng 9 hoặc “Yes” nếu không phải:

=IF(VLOOKUP(E1,$A$2:$B$10,2,FALSE)=0,”No”,”Yes”)

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kết quả trả về là TRUE/FALSE hoặc Stock/Sold thay cho kết quả Yes No bằng cú pháp sau đây.

=IF(VLOOKUP(E1,$A$2:$B$10,2,FALSE)=0,”Sold out”,”In stock”)

Ví dụ 2: Để so sánh giá trị

Giả sử: Nước giải khát cần nhập hàm khi số lượng hàng còn lại nhỏ hơn 10. Như vậy, bạn cần điền trạng thái các loại nước giải khát trong bản sau bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF trong Excel để so sánh giá trị.

Cho bảng dữ liệu sau để so sánh dữ liệu trong Excel

Cú pháp như sau:

= IF(VLOOKUP(E1, $A$2:$B$7;2;0)<10;’Cần nhập hàng’;’Không’)

Với công thức này, bạn dễ dàng truy xuất nhanh trạng thái của hàng hóa, nếu bạn thay đổi giá trị thì trạng thái này sẽ thay đổi tương ứng.

Kết quả thu được sau khi áp dụng hàm

Ví dụ 3: Dùng IF để bẫy lỗi cho hàm VLOOKUP

Trong trường hợp không tìm thấy loại giá trị nào đó trong công thức, bạn có thể bẫy lỗi #N/A bằng cách sử dụng hàm IF.

Giả sử: Mỗi một loại sản phẩm sẽ có những mức thuế khác nhau. Dựa vào bảng phụ, bạn điền các mức thuế tương ứng với các loại sản phẩm. Tuy nhiên, có loại D mới chưa kịp cập nhật vào bảng phụ thì bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF để bẫy lỗi #N/A.

Cấu trúc như sau:

=IF(and(B2<$E$3;B2<$E$4;B2<$E$2)=true;';VLOOKUP(B2;$E$2:$F$4;2;0))

Hướng dẫn dùng IF để bẫy lỗi cho hàm VLOOKUP

Như vậy, phương pháp này đã tạo ra điều kiện lọc. Nếu phân loại khác với các giá trị trong bảng phục thì sẽ trả về khoảng trống, còn thuộc bảng phụ thì thực hiện tính toán.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

Ví dụ 4: Dùng IF để tùy biến vị trí cột tham chiếu trong hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF có thể giúp bạn thực hiện phép tìm giữa nhiều bảng giá trị. Hàm IF lúc này sẽ đóng vai là Dải ô trong công thức của VLOOKUP. 

Giả sử: Bạn cần thống kế sản phẩm của siêu thị A và B trong cùng bảng từ hai bảng dữ liệu được cho sản.

Cho bảng dữ liệu như sau

Để thực hiện, bạn làm những bước như sau:

• Tạo bảng dạng Drop List bằng cách chọn một ô > vào thẻ Data.

• Ở mục Data chọn Data Validation.

• Trong mục Allow, bạn chọn List rồi chọn phạm vi ô.

Hướng dẫn các bước tạo bảng dạng Drop List trong Excel

Lúc này bạn sẽ có kết quả như sau.

Kết quả sau khi tạo bảng xong

Tại vị trí ô H2 bạn sử dụng công thức sau:

=VLOOKUP(G2,IF(H1=A1,$A$3:$B$7,$D$2:$E$7),2,0)

Áp dụng công thức hàm để được kết quả như hình

Ví dụ 5: Xác định đơn giá sản phẩm khi đơn giá có sự thay đổi theo tháng

Để giải quyết bài toán tra cứu đơn giá của sản phẩm thay đổi theo từng thời điểm, ví dụ với bảng dữ liệu có sự thay đổi đơn giá giữa tháng 4 và tháng 5, bạn có thể sử dụng sự kết hợp giữa hàm VLOOKUP và hàm IF.

Cho bảng dữ liệu như sau để xác định đơn giá sản phẩm

Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Xác định tháng với hàm MONTH

Trước tiên, bạn cần xác định tháng của từng lần phát sinh đơn giá. Điều này có thể thực hiện bằng hàm MONTH. Hàm này sẽ trả về số tháng từ một ô chứa giá trị thời gian.

Ví dụ:

• =MONTH(A2) sẽ trả về kết quả là 4 (tương ứng với tháng 4).

• =MONTH(A5) sẽ trả về kết quả là 5 (tương ứng với tháng 5).

Bước 2: Biện luận điều kiện bằng hàm IF

Dựa vào kết quả từ hàm MONTH, chúng ta sử dụng hàm IF để chọn đúng bảng đơn giá tương ứng:

• Nếu giá trị tháng là 4, tham chiếu đến bảng đơn giá của tháng 4.

• Nếu giá trị tháng là 5, tham chiếu đến bảng đơn giá của tháng 

Công thức đơn giản như sau:

=IF(MONTH(A2)=4, VLOOKUP(B2, G3:H7, 2, 0), VLOOKUP(B2, J3:K7, 2, 0))

Bước 3: Thực hiện tra cứu đơn giá bằng hàm VLOOKUP

Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm đơn giá tương ứng trong bảng đơn giá:

• Với tháng 4: =VLOOKUP(B2, G3:H7, 2, 0)

• Với tháng 5: =VLOOKUP(B2, J3:K7, 2, 0)

Trong đó:

• B2: Tên sản phẩm cần tra cứu.

• G3:H7 và J3:K7: Các bảng đơn giá tương ứng cho tháng 4 và tháng 5.

• 2: Cột chứa đơn giá.

• 0: Phương thức tìm kiếm chính xác.

Bước 4: Kết hợp hàm VLOOKUP và IF trong một công thức

Kết hợp các hàm đã xác định để tạo thành một công thức hoàn chỉnh:

=IF(MONTH(A2)=4, VLOOKUP(B2, $G$3:$H$7, 2, 0), VLOOKUP(B2, $J$3:$K$7, 2, 0))

Trong công thức trên, các vùng tham chiếu bảng (G3 và J3) được cố định bằng dấu $ để tránh thay đổi khi sao chép công thức sang các ô khác.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết 8 cách in file PDF chuẩn xác và đơn giản nhất

Áp dụng công thức hàm ta được kết quả như sau

Các lỗi thường gặp khi hàm IF lồng VLOOKUP

Trong quá trình sử dụng hàm IF kết hợp với hàm VLOOKUP không tránh khỏi có lúc bạn sẽ gặp lỗi. Vậy lỗi đó là gì và cách khắc phục như thế nào, cùng tham khảo nội dung bài viết sau đây để biết câu trả lời.

Lỗi #ERROR!

Đây là lỗi mà công thức hoặc hàm không được đánh giá, tính toán đúng cách. Lỗi này xảy ra khi có những vấn đề với dữ liệu hoặc từ công thức bạn đang sử dụng. Nguyên nhân có thể kể đến như sau:

• Đặt sai dấu chấm, dấu phẩy trong khi nhập công thức.

Đây là trường hợp trong quá trình nhập liệu, bạn đã nhập sai công thức định dạng. Lúc này bạn cần kiểm tra lại định dạng công thức, thay đổi toàn bộ dấu.

Cách khắc phục lỗi #ERROR! do nhập sai dấu chấm, dấu phẩy

• Nhầm lẫn giữa số và chuỗi trong công thức 

Đây là trường hợp bạn không sử dụng dấu ngoặc kép đối với các chuỗi công thức If sẽ xuất hiện lỗi này. Lúc này, bạn hãy kiểm tra lại và điền dấu ngoặc kép vào chuỗi tương ứng.

Cách khắc phục lỗi #ERROR! do nhầm lẫn giữa số và chuỗi trong công thức

Lỗi #N/A

Nguyên nhân xuất hiện lỗi #N/A là do hàm hoặc công thức không tìm thấy giá trị trong phạm vi được chỉ đó. Trong trường hợp kết hợp hàm VLOOKUP và hàm IF thì lỗi #N/A thường xuất hiện ở công thức VLOOKUP.

Lỗi #N/A khi kết hợp hàm VLOOKUP và hàm IF trong Excel

Cách khắc phục lỗi #N/A

• Cách 1: Sao chép thông tin trực tiếp từ bảng chính.

Cách khắc phục thứ nhất khi gặp lỗi #N/A

• Cách 2: Sử dụng Drop list các giá trị.

Bước 1: Chọn 1 ô bất kỳ trong bảng dữ liệu, trên thanh công cụ chọn Data > vào Data Validation.

Chọn ngẫu nhiên một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu

Bước 2: Trong phần Allow chọn List > quét khối A2:A5 để nhập giá trị > chọn OK để hoàn tất.

Hướng dẫn cài đặt để khắc phục lỗi #N/A

Bước 3: Nhập công thức =IF(VLOOKUP(A2,$A$2:$B$5,2,0)=0,'Thưởng','Không') vào ô E2 > lúc này bạn sẽ thấy giá trị Drop List sẽ được cập nhập theo và khắc phục được lỗi #N/A.

Nhập công thức để khắc phục lỗi #N/A

Lỗi #VALUE!

Đây là lỗi mà công thức hoặc hàm yêu cầu một loại dữ liệu cụ thể, nghĩa là bạn cần phải gán định dạng cho dữ liệu bạn cung cấp.

Chẳng hạn, bạn cần thay đổi trạng thái của các mặt hàng. Nếu số lượng hàng hóa nhỏ hơn 10 thì cần điều chỉnh số lượng hàng hiện tại cộng thêm 100. Ngược lại, nếu lớn hơn 10 thì sẽ tự động điền Không nhập hàng.

Nhưng trong công thức sau đây, người sử dụng đã điền nhầm ô A2 (dạng chuỗi) dẫn đến việc không thể thực hiện phép cộng được.

Lỗi #VALUE! trong khi kết hợp hàm If và hàm VLOOKUP

Để khắc phục, bạn cần sử lại công thức VLOOKUP(E1;$A$2:$B$7;2;0) để trích xuất giá trị rồi cộng thêm 100.

Cách khắc phục lỗi #VALUE! trong khi kết hợp hàm If và hàm VLOOKUP

Lỗi #NAME?

Trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF, bạn có thể gặp lỗi #NAME? khi bị nhập sai công thức. Trong trường hợp bạn cần khắc phục lại bằng cách kiểm tra lại công thức và sửa lại cho chính xác.

Cách khắc phục lỗi #NAME? trong khi kết hợp hàm If và hàm VLOOKUP

Lưu ý khi sử dụng hàm IF kết hợp VLOOKUP

Khi học cách kết hợp hàm VLOOKUP với hàm IF trong Excel chúng ta cần nên lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Hãy luôn cố định bảng tham chiếu để đảm bảo kết quả chính xác khi chúng ta copy hoặc di chuyển công thức tính đến ô khác

• Đối với những hàm IF kết hợp với hàm VLOOKUP phức tạp bạn hãy dùng từng bước phân tích mệnh đề như ví dụ 3 chúng tôi đã chia sẻ ở trên.

• Hàm VLOOKUP có 2 dạng tìm kiếm hoặc là tìm kiếm kết quả tương đối hoặc là tìm kiếm kết quả tuyệt đối. Do vậy, bạn cần phải xác định dạng tìm kiếm để kết quả đảm bảo chuẩn xác nhất.

• Hàm VLOOKUP sẽ dò tìm kết quả dữ liệu từ trái qua phải. Do đó, khi xác định cột lấy giá trị tham chiếu, bạn hãy đếm số cột theo thứ tự từ trái qua phải.

>>> Xem thêm: Bộ khóa học tin học văn phòng cơ bản đến nâng cao

Kết luận

Trên đây, Unica đã hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IF chuẩn một cách cụ thể qua các ví dụ. Hy vọng rằng với ví dụ minh hoạ và lời giải chi tiết về hàm VLOOKUP IF trong excel chắc chắn đã giúp bạn hiểu được công dụng cũng như áp dụng hàm VLOOKUP hiệu quả nhất. Bạn đọc muốn học Excel từ cơ bản đến nâng cao hãy đặt mua ngay sách Excel từ cơ bản đến nâng cao từ giảng viên uy tín tại Unica.