Mách bạn cách xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cho công ty

Mách bạn cách xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cho công ty

Mục lục

Trong quá trình làm việc nhóm sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên là thực sự cần thiết, thúc đẩy năng suất cũng như chất lượng công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả mang lại nhiều hơn lợi ích cho công ty. Mời các nhà quản lý đội nhóm cùng Unica tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!

1. Xây dựng một nhà lãnh đạo 

- Hoạt động của đội nhóm là hoạt động mang tính tập thể giữa các thành viên với nhau, và tập thể sẽ không thể phát huy hiệu quả làm việc tối đa nếu như không có một nhà lãnh đạo “cầm cân nảy mực”. Do đó, bước điều tiên trong các bước xây dựng đội nhóm đó chính là xây dựng một nhà lãnh đạo. 

- Nhà lãnh đạo ở đây không chỉ giỏi về chuyên môn, kiến thức nghề nghiệp mà còn phải có kỹ năng lãnh đạo, cả hai yếu tố này đóng vai trò hết sức quan trọng. Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn có kiến thức chuyên môn rất “đỉnh”, nhưng không biết cách truyền tải cho nhân viên của mình thì kiến thức đó cũng hoàn toàn bị “đóng băng”.

>> Nắm vững nguyên tắc lãnh đạo nhóm trong thời đại 4.0

các bước xây dựng đội nhóm

Nhà lãnh đạo cần có cả khả năng lãnh đạo và kiến thức chuyên môn 

2. Đề ra các mục tiêu chung, nguyên tắc hoạt động của nhóm

Để có thể hoàn thành được công việc đề ra thì đội nhóm phải có một mục tiêu hướng đến nhất định. Hiện nay, công thức đặt mục tiêu theo hướng SMART được rất nhiều người lựa chọn. Cụ thể, công thức này được thực hiện như sau: 

- Specific: Cụ thể

- Measurable: Đo lường được 

- Achievable: Có thể đạt được

- Realistics: Thực tế

- Timebound: Có thời hạn

Chỉ cần mục tiêu mà đội nhóm xây dựng đảm bảo được 5 yếu tố trên thì chắc chắn thành công gặt hái được sẽ hơn cả mong đợi. 

- Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với những nhân viên mới gia nhập đội nhóm. Việc nắm vững văn hóa làm việc sẽ giúp họ hiểu và làm việc hiệu quả hơn. Nó cũng tương tự như khi bạn chơi một ván cờ, nếu không nắm rõ luật, chắc chắn bạn là người nhận lấy thất bại. 

- Và thực tế, không một ai thích những luật lệ mang tính hà khắc, vì vậy hãy xây dựng một văn hóa làm việc văn minh, đẩy cao tinh thần tự nguyện và hợp tác xây dựng. Đồng thời, người lãnh đạo phải biết lắng nghe ý kiến của nhân viên để tiếp thu và cải thiện tinh thần làm việc của đội nhóm. Do đó, đừng chủ quan mà bỏ qua bước này trong các bước xây dựng đội nhóm hiệu quả. 

>> Xây dựng văn hóa đội nhóm với 5 cách đơn giản

>> Gợi ý các bước xây dựng đội nhóm để đạt được mục tiêu 100%

3. Tìm hiểu năng lực của từng người

- Là một lãnh đạo của nhóm bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng năng lực của mỗi người, điểm mạnh, điểm yếu đánh giá đúng đắn năng lực sở trường của từng người khi đó bạn sẽ biết họ phù hợp làm những công việc vào trong kế hoạch sắp tới của nhóm

Xay dung nhom lam viec hieu qua

- Khi bạn làm được điều đó thì việc triển khai công việc theo nhóm sẽ rất nhanh và phát triển tốt

 4. Xây dựng kế hoạch thực hiện

- Bước tiếp theo trong tiến trình các bước xây dựng đội nhóm đó chính là xây dựng kế hoạch thực hiện. Kế hoạch này không chỉ đơn thuần từ lãnh đạo đề xuất xuống, mà nó được tổng hợp, đúc kết từ những ý kiến đóng góp của toàn bộ thành viên trong đội nhóm. 

- Để gia tăng tính hiệu quả, hãy chia việc lập kế hoạch thành 3 khía cạnh, bao gồm: làm cái gì - làm cho ai - làm khi nào. Từ 3 khía cạnh này, bạn hãy đề ra từng bước con sao cho logic và phù hợp với từng nhiệm vụ, vị trí của các thành viên trong đội nhóm. Một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi xây dựng kế hoạch đó là thời gian hoàn thành. Nếu không có thời hạn và thực hiện theo lối làm việc tự do thì có nghĩa bạn đã hoàn toàn thất bại. 

5. Kỹ năng giao tiếp

Để thực hiện tốt có hoạt động chung của nhóm những thành viên cần có những kỹ năng sau

- Lắng nghe: Chủ động lắng nghe thể hiện bạn là người tôn trọng với ý kiến người nói, ngoài ra còn thu thập được thông tin để phản ánh đặt câu hỏi lại cho đối phương giao tiếp.

- Chất vấn: là kỹ năng tư duy phản biện lại những câu hỏi mà người nghe đặt ra cho bạn. Sử dụng những câu hỏi chất vấn thông minh và được sự đồng tình cùng với đó là những lý lẽ phản biện chặt chẽ tế nhị. 

- Thuyết phục: Trong quá trình đưa ra các ý kiến đồng thời họ cũng phải thuyết phục những người khác đồng tình với ý kiến của mình

- Tôn trọng: Trong nhóm tất cả mọi người đều phải tôn trọng ý kiến của nhau, thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. 

- Chia sẻ: Những người có kiến thức hay chia sẻ nhiều kinh nghiệm quý báu của mình hoặc đưa ra nhiều ý kiến cho nhóm sẽ nhận được sự yêu mến từ mọi người. Khi mỗi thành viên đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.

 

các bước xây dựng đội nhóm

Nếu nhân viên nắm vững văn hóa làm việc thì sẽ đạt được kết quả cao hơn

 

6. Làm quen với rủi ro 

Nhiều đội nhóm khi xây dựng tiến trình làm việc thường bỏ qua bước làm quen với rủi ro, bởi nghĩ rằng nó thuộc phần kết quả. Thực tế, suy nghĩ này hoàn toàn sai lầm bởi rủi ro không chỉ xảy đến khi có kết quả mà nó còn xuất hiện ngay trong quá trình làm việc của đội nhóm. Có thể từ nhà lãnh đạo, nhân viên, môi trường làm việc, tương tác nội bộ… 

Vì vậy, nhiệm vụ của các thành viên trong đội nhóm là phải học cách làm quen với rủi ro, thất bại để có thể xây dựng được cách khắc phục kịp thời. Trong đó, người lãnh đạo phải biết khích lệ nhân viên biết cách vượt qua rủi ro, lấy đó làm động lực để cố gắng. 

7. Tìm những nhân tố mới 

Bước cuối cùng trong các bước xây dựng đội nhóm đó chính là tìm thêm những nhân tố mới để kết nạp vào đội nhóm. Thực tế, một đội nhóm không thể duy trì từ đầu đến cuối mà không có sự rơi rụng về mặt nhân sự. Do đó, để đội nhóm có thể phát triển vững mạnh thì phải biết cách tìm ra những nhân tố mới mang tính bổ sung. 

các bước xây dựng đội nhóm

Những nhân tố mới sẽ là người bù vào lỗ hổng của đội nhóm 

Trong quá trình làm việc nhóm, cũng cần biết cách thanh lọc và điều chỉnh những nhân viên có tố chất và kinh nghiệm làm việc kém. Điều này thực sự không phải là một điều gì đó mang tính nhẫn tâm mà “một con sâu sẽ làm rầu nồi canh”, ảnh hưởng đến công việc và kết quả của cả một tập thể. 

Với những gợi ý cách xây dựng nhóm làm việc hiệu quả ở trên, Unica hy vọng các nhà quản lý sẽ áp dụng và đạt được kết quả như mong đợi.

Đánh giá :

Tags: Phát triển đội nhóm