Quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp dễ dàng kiểm soát công việc một cách hiệu quả. Nhằm giúp quản lý quỹ thời gian và phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc theo một thứ tự và thời gian nhất định. Không phải ngẫu nhiên mà chúng ta vẫn hay ví rằng thời gian là vốn quý nhất. Bởi lẽ những người thành công là những người biết tận dụng vốn thời gian hạn hẹp của mình để làm việc một cách hiệu quả. Vậy quản trị thời gian là gì và tại sao nó lại quan trọng. Unica mời bạn đọc tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé.
Quản trị thời gian là gì?
Quản trị thời gian là chiến lược lập kế hoạch thời gian có sẵn của bạn và kiểm soát lượng thời gian bạn dành cho các công việc cụ thể để làm việc hiệu quả hơn. Quản lý thời gian hiệu quả đến với một số người dễ dàng hơn những người khác, nhưng mọi người đều có thể phát triển thói quen để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Tại sao quản trị thời gian lại quan trọng
Lợi ích quản lý thời gian rất quan trọng vì nó giúp bạn kiểm soát ngày làm việc để có thể xây dựng doanh nghiệp của mình mà không ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Dưới đây là bảy lợi ích của việc quản trị thời gian thích hợp:
Cải thiện hiệu suất
Khi bạn học cách dành thời gian trong ngày cho tất cả các nhiệm vụ quan trọng của mình, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về mọi thứ bạn cần hoàn thành và mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu. Khi bạn có một lịch trình để tuân theo, bạn có thể sẽ thấy rằng bạn dành ít thời gian hơn để quyết định xem nên làm gì hoặc trì hoãn và nhiều thời gian hơn để bắt tay vào công việc quan trọng. Quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ tập trung vào những công việc cần thiết trước mắt và tránh mất thời gian phân tâm.
Quản lý thời gian giúp bạn tăng hiệu suất công việc
Tạo ra công việc tốt hơn
Khi không phải liên tục chạy đua để hoàn thành thời hạn, bạn có thể nỗ lực và suy nghĩ nhiều hơn cho công việc của mình. Quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình để đảm bảo bạn có đủ thời gian để hoàn thành mọi dự án. Chất lượng công việc của bạn tăng lên khi bạn không gấp rút hoàn thành trước thời hạn sắp tới.
Giao công việc đúng giờ
Quản lý thời gian của bạn một cách hợp lý bao gồm việc chỉ định mọi công việc trong danh sách của bạn vào một khoảng thời gian cụ thể. Nhiều người sử dụng cách quản lý thời gian để cho phép mình hoàn thành một dự án trong vài ngày hoặc hoàn thành nó trước thời hạn để tạo bước đệm cho bất kỳ thách thức nào có thể phát sinh. Nếu bạn sắp xếp đúng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của mình, bạn sẽ có thể hoàn thành thời hạn của mình.
Tự làm chủ cuộc đời mình bằng cách đăng ký học online qua video ngay. Thông qua khóa học này, bạn sẽ biết cách xây dựng mục tiêu, ước mơ của mình, biết cách làm thế nào để biến mục tiêu thành hiện thực,... Đăng ký học ngay để nhận ưu đãi hấp dẫn:
Giảm căng thẳng của bạn
Thật dễ trở nên lo lắng khi bạn có một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ cần hoàn thành cho cả công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Quản trị thời gian tốt có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm và dành thời gian cần thiết cho những công việc quan trọng nhất của mình, nhờ đó bạn biết chính xác mình cần làm gì và bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành mọi việc. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và cho bản thân đủ thời gian để hoàn thành chúng có thể giúp giảm mức độ căng thẳng của bạn.
Cơ hội nghề nghiệp được cải thiện
Quản lý thời gian có thể giúp bạn trở thành một nhân viên đáng tin cậy hơn, người luôn hoàn thành công việc chất lượng cao trước ngày đến hạn. Điều này sẽ khiến bạn trở nên có giá trị hơn với tư cách là một công nhân và nâng cao danh tiếng nghề nghiệp của bạn, điều này có thể giúp bạn tìm thấy những cơ hội mới để mở rộng sự nghiệp của mình.
Quản lý thời gian để sắp sếp, phân bổ công việc hợp lý
Tăng sự tự tin của bạn
Khi bạn quản lý thời gian hợp lý và hoàn thành thời hạn, bạn sẽ cảm thấy hoàn thành công việc và tự tin vào khả năng của mình. Luôn hoàn thành danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn là một động lực rất lớn có thể thúc đẩy mọi người cải thiện hơn nữa kỹ năng quản lý thời gian của họ và đón nhận những cơ hội làm việc mới.
Làm việc hiệu quả hơn
Khi bạn hiểu cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ trở nên tập trung hơn trong công việc, điều này cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn với ít thời gian hơn. Ví dụ: thay vì cố gắng thực hiện một dự án lớn khi bạn có mười lăm phút rảnh trước cuộc họp, bạn có thể hoàn thành một vài nhiệm vụ nhỏ trong thời gian đó và tiết kiệm các nhiệm vụ lớn hơn đòi hỏi nhiều năng lượng não hơn khi bạn có một khối lượng lớn rảnh rỗi. Bạn sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn để đạt được nhiều hơn với ít thời gian hơn.
Một số kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Kỹ năng quản lý thời gian
Nắm rõ sự “khẩn cấp” và “quan trọng”
Cùng là thơi gian làm việc, song phải bóc tách và phân chia công việc cụ thể đâu là việc khẩn cấp, đâu là công việc quan trọng.
- “Công việc khẩn cấp” là công việc cần gấp và phải thực hiện ngay lập tức của bạn
- “Công việc quan trọng” nếu như không làm - sẽ gây hậu quả nghiêm trọng
- Bạn phải biết phân bổ thời gian hợp lý để làm những việc ưu tiên, quan trọng trước và những việc ít quan trọng sau.
Biết cách đặt mục tiêu
Biết cách đặt mục tiêu
Việc đặt ra mục tiêu để hoàn thành công việc được xem là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất - bởi vì mục tiêu là động lực, bắt buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình thực hiện. Đây là một kỹ năng quan trọng để bạn kiểm soát được quá trình thực hiện của mình một cách đơn giản và nhanh chóng giúp hoàn thành công việc được hiệu quả hơn rất nhiều.
Lập kế hoạch hiệu quả
Để quản trị thời gian hiệu quả nhất thì việc xây dựng kế hoạch cũng vô cùng quan trọng. Trước khi đặt ra được mục tiêu, kỹ năng quản lý tiếp theo cần thực hiện là lập kế hoạch - sẽ phải học cách lập kế hoạch chi tiết cho hành động để đạt được mục tiêu nhanh hơn và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa thực hiện, tiết kiệm chi phí, nhân lực. Việc lập kế hoạch này cũng được định hướng rõ ràng giúp bạn có thể thực hiện theo đúng tiến trình.
Không làm nhiều việc một lúc
Không làm nhiều việc một lúc
Qua quá trình thử nghiệm thì việc một người xử lý đồng thời nhiều công việc một lúc không mang lại hiệu quả cao, đồng thời làm lãng phí nhiều thời gian. Nên bạn hãy làm và tư duy theo cách một người chỉ làm một việc, nhiệm vụ đơn lẻ khi đó sẽ mang lại hiệu quả công việc rất tốt. Chính vì vậy mà quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tập trung vào những mục tiêu quan trọng thực hiện nó trước sau đó mới tiến đến những nhiệm vụ tiếp theo.
Ngoài ra bạn cũng nên sử dụng các phần mềm quản lý thời gian hiện nay đang được nhiều người sử dụng, ứng dụng này giúp người dùng quản lý thời một cách hiệu quả.
Quản lý căng thẳng
- Tại nơi làm việc không khó tránh khỏi những tác động bên ngoài như tiếng ồn, âm thanh khác làm ảnh hưởng lớn tới khả năng tập trung của bạn dẫn đến hiệu suất làm việc giảm đáng kể.
- Bạn nên chủ động quả lý căng thẳng để tránh trường hợp bạn rơi vào tình trạng mất kiểm soát như các vấn đề về thể chất cũng như tinh thần. Thông qua điều này sẽ giúp bạn không bị áp lực vì dateline đặt ra.
Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả
Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer
Phương pháp 4D
Tập trung vào sự cao độ nhất có thể, đây là phương pháp rất dễ nhớ ngay giúp quản trị thời gian linh hoạt và hiệu quả với phương pháp 4D
Do (làm) - Dump (từ bỏ) - Delegate (Giao việc) - Defer (hoãn lại)
Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)
Việc áp dụng nguyen tắc Pareto vào quản trị thời gian, giúp linh hoạt hoạt động, tăng hiệu quả công việc, đặc biệt môi trường doanh nghiệp bằng công thức sau:
“ Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/ Hiệu quả”
Phương pháp 40 - 30 - 20 - 10
Phương pháp 40 - 30 - 20 - 10
Ngoài quy tắc 80/20 – một trong những chuẩn vàng áp dụng trong mọi lĩnh vực cuộc sống, quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 cũng là quy tắc được rất nhiều người áp dụng để quản lí thời gian khoa học nhất.
Quy tắc quản lý thời gian 40 - 30 - 20 - 10 cho công việc:
- 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
- 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
- 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
- 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lí: tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
Tổng kết
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu quản lý thời gian hiệu quả là gì và các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Bạn đọc quan tâm hãy nhanh tay đăng ký để theo dõi những khoá học kỹ năng mềm online của chúng tôi trên website Unica.vn để có cho mình những kỹ năng mềm tốt nhất áp dụng vào trong công việc và cuộc sống.
