6 Bước lập kế hoạch công việc thành công đến 99%

6 Bước lập kế hoạch công việc thành công đến 99%

Mục lục

Khi bắt đầu triển triển khai một dự án hoặc một công việc cụ thể nào đó, việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết. Bởi một bản kế hoạch đi từ tổng thể đến chi tiết sẽ giúp bạn xác định được mục tiêu, nguồn lực, hạn chế tối đa những rủi ro để giúp dự án hoàn thành một cách xuất sắc nhất. Hiểu được tầm quan trọng đó, trong bài viết này, Unica sẽ giúp bạn phân tích 6 bước lập kế hoạch công việc vô cùng đơn giản và hiệu quả. 

Lập kế hoạch công việc

Các bước lập kế hoạch

Các bước lập kế hoạch công việc

Bước 1: Xác định mục tiêu cho kế hoạch

Việc đầu tiên bạn nên xác định mục tiêu trước mắt để có sự chuẩn bị chu đáo. Lập kế hoạch công việc, bạn sẽ cho người giám sát của mình biết bạn sẽ thực hiện những dự án nào trong khoảng thời gian xác định tiếp theo.

 Bây giờ, cho dù đây là một mục tiêu lớn, bao quát hay một mục tiêu nhỏ hơn một chút là tùy thuộc vào bạn. Kế hoạch làm việc (mặc dù thường được lưu cho các dự án lớn) chắc chắn vẫn có thể được sử dụng cho các kế hoạch nhỏ hơn. 

>> Kế hoạch marketing là gì? Cách lập kế hoạch marketing hiệu quả cho doanh nghiệp

>> Hướng dẫn các bước lập kế hoạch Marketing tổng thể

Bước 2: Chia nhỏ mục tiêu

Tiếp theo, bạn sẽ cần chia mục tiêu tổng quát thành các bước nhỏ hơn để một người hoặc một nhóm nhỏ có thể dễ dàng xử lý. Mỗi bước này phải cụ thể và có thể đo lường được để mọi thành viên trong nhóm có thể biết được khi nào họ đã đạt được. Nếu các bước quá lớn hoặc quá thay đổi, có thể khó xác định xem bước đó đã hoàn thành hay chưa và liệu nhóm hoặc cá nhân tiếp theo có thể bắt đầu các bước của họ để chuyển dự án về phía trước hay không. Cũng có thể khó cho cá nhân đang làm việc ở bước đó để hiểu những gì họ đang cố gắng đạt được. Sử dụng một biểu đồ Gantt và thiết lập mục tiêu SMART của bạn làm cho nó dễ dàng để thực hiện điều này.

Bạn có nhớ ý nghĩa các từ viết tắt của SMART không?

- S-Cụ thể : Chính xác thì chúng ta sẽ làm gì cho ai?

- M-Có thể đo lường : Mục tiêu của bạn có thể định lượng được không và bạn có thể đo lường nó không? Bạn có thể đếm kết quả không?

- A-Có thể đạt được: Bạn có thể hoàn thành nó trong thời gian được phân bổ với các nguồn lực bạn có không?

- R-Có liên quan: Mục tiêu này có ảnh hưởng đến mục tiêu hoặc chiến lược mong muốn không?

- T-Thời gian ràng buộc: Khi nào thì hoàn thành mục tiêu? Khi nào bạn sẽ biết bạn đã hoàn thành?

Lập kế hoạch công việc

Sơ đồ Smart

Bước 3. Tạo danh sách tài nguyên của bạn

Danh sách này bao gồm tất cả những nguồn lực cần thiết để bạn đạt được mục tiêu của mình. Nó bao gồm: nhân sự, ngân sách, chuyên gia tư vấn, tài liệu, nguồn lực hỗ trợ, địa điểm phù hợp…

Bước 4. Xác định ai là người chịu trách nhiệm

Trách nhiệm giải trình là một phần thiết yếu của một kế hoạch tốt. Ở giai đoạn này, bạn nên xác định tốt hơn ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành từng nhiệm vụ. Nó có thể là một thành viên trong nhóm hoặc toàn bộ nhóm.

Bước 5. Đặt thời hạn

Mỗi nhiệm vụ của bạn nên có thời hạn đính kèm để mỗi thành viên biết họ đang làm gì và họ phải làm trong bao lâu. Nếu họ không có thời hạn quy định thì rất khó để có thể giữ chân bất kỳ ai hoàn thành nhiệm vụ của họ. Vì vậy hãy dành thời gian để đặt ra thời hạn mà mọi người cần phải tuân theo và đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm biết rõ thời hạn của họ. Nhân viên nên biết thời hạn cho nhiệm vụ của họ và cho dự án tổng thể (ở mức tối thiểu) để họ có thể đảm bảo rằng nhiệm vụ của mình được thực hiện đúng thời gian mà kế hoạch quy định. 

Bước 6: Triển khai và đánh giá kết quả

Sau khi lập kế hoạch công việc và triển khai nó, bạn cần đánh giá những kết quả mà mình đã đạt được. Nếu kết quả đạt được như kỳ vọng ban đầu, có nghĩa là dự án của bạn đã thành công. Mặt khác, nếu bạn chưa đạt được kết quả như mong muốn hoặc chưa tìm được lý do thỏa đáng tại sao bạn không đạt được kết quả như vậy thì đã đến lúc bạn cần phải nhìn nhận lại toàn bộ quá trình triển khai kế hoạch và nhiệm vụ của từng người. Đây chính là lúc bạn cần phải bắt đầu lại với việc đánh giá từng thành viên trong nhóm để có thể rút kinh nghiệm và đạt được kết quả tốt hơn vào những lần sau. 

Lập kế hoạch công việc

Đánh giá kết quả và đo lường

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu 6 bước lập kế hoạch công việc mà ai cũng có thể áp dụng được. Ngoài ra, nếu bạn muốn tối ưu hiệu quả công việc hơn bao giờ hết thì có thể tham khảo khóa học “Bí quyết lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả” của giảng viên Đỗ Hồng Thượng có trên Unica.vn.

Tham khảo khóa học "Bí quyết lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả

Lộ trình khóa học có 33 bài giảng với thời lượng 03 giờ 18 phút. Khóa học cung cấp cho bạn các kỹ năng lập kế hoạch và bí quyết triển khai công việc sao cho chi tiết, cụ thể và Logic nhất. Nhờ vậy mà bạn có thể ứng dụng thông minh vào sắp xếp công việc khoa học, nhanh chóng và đạt hiệu suất cao. 

Khóa học mua một lần bảo hành trọn đời. Vậy còn chần chừ gì mà không nhanh tay đăng ký để có thể lập kế hoạch chi tiết cho công việc của mình ngay hôm nay bạn nhé !

>> ĐĂNG KÝ NGAY <<

Đánh giá :

Tags: Lập kế hoạch