Hàm IFS trong Excel - Công thức và ví dụ minh họa thực tế nhất

Bạn biết đến hàm IFS trong Excel chưa? Nếu hàm if dùng để tìm kiếm với điều kiện nhất định để đưa về một giá trị cụ thể, thì hàm ifs bạn còn được dùng một cách thuận tiện hơn hàm if bởi hàm ifs có thể nói là thay thế cho hàm if lồng nhau phức tạp. Để có thể áp dụng cải thiện mới này bạn cần biết cách áp dụng hàm ifs trong excel như thế nào một cách hiệu quả nhất.

1. Hàm IF trong Excel 

Khái niệm và công thức 

- Hàm IF là một trong những hàm phổ biến, được sử dụng nhiều trong Excel. Hàm IF cho phép bạn so sánh Logic của một biểu thức cho trước và xét tính đúng sai của nó.

- Công thức của hàm IF được thể hiện như sau: =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Trong đó:

- Logical_test: Biểu thức so sánh

- Value_if_true: Gía trị điều kiện đúng

- Value_If_false: Gía trị điều kiện sai. 

Phép so sánh số học tong hàm IF

Quan sát bảng dữ liệu sau, bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự so sánh nào trong bảng khi muốn tạo điều kiện kiểm tra với hàm IF. 

Các phép so sánh số học trong hàm IF

Ví dụ về cách sử dụng của hàm IF

Ví dụ 1: Quan sát bảng dữ liệu sau, dựa vào con số thực tế với ngân sách đã lập để đánh giá trạng thái của công ty A. 

Áp dụng công thức như sau: =IF(C2>B2,"Vượt ngân sách","Trong ngân sách")

Trong đó:

- C2: giá trị thực tế

- B2: giá trị ngân sách

- Nếu C2>B2 thì trạng thái được xác định là "Vượt ngân sách"

- Nếu C2

Ví dụ về hàm IF trong Excel

Ví dụ 2: Cùng bảng dữ liệu trên, bạn có thể xác định giá trị ngân sách công ty A bị vượt bằng cách lồng công thức toán học vào giá trị đúng hoặc sai.

Áp dụng công thức như sau: =IF(C2>B2,C2-B2,0)

Trong đó:

- C2: giá trị thực tế

- B2: giá trị ngân sách

- Nếu C2>B2  thì bảng dữ liệu sẽ thực hiện công thức tính C2-B2 và cho ra kết quả chính xác.

- Nếu sai thì sẽ không hiển thị kết quả hoặc bằng 0. 

Ví dụ về hàm IF trong Excel

2. Hàm IFS trong Excel

Hàm IFS trong Excel là gì? Như ở phần giới thiệu trên bạn cũng thấy và hiểu qua rồi chứ. Với cách dùng hàm if lồng nhau bạn phải viết công thức ifs các hàm if lồng ghép với nhau, nó sẽ thực hiện được yêu cầu công việc của bạn nhưng mà đôi khi nhập công thức đó khiến bạn quá là đau đầu bởi nhiều khi bạn sẽ bị rối công thức. Vậy nên là mới nói hàm ifs đã được xây dựng để thay thế cho hàm if lồng nhau.

Cú pháp của hàm ifs nhiều điều kiện:

= IFS(logical_test1, Value1 [logical_test2, Value2] …, [logical_test127, Value127])

Trong đó:

- Logical_test1: là đối số bắt buộc, bởi đây là vùng điều kiện để đánh giá True hoặc False.

- Value1: là kết quả khi logical_test1 là TRUE.

- Hàm giới hạn trong 127 đối số logical_test mà người dùng có thể sử dụng.

- Hàm ifs hỗ trợ trên phiên bản Excel 2016 và không có trên các phiên bản trước.

>> Xem thêm: Hàm IFS trong Excel - Công thức và ví dụ minh họa thực tế nhất

3. Ví dụ cách sử dụng hàm IFS trong Excel

Với ví dụ dưới đây về cách dùng hàm ifs thì hàm ifs Excelsẽ thực hiện chức năng tìm kiếm xác định các giá trị số dưới đây để đưa về một kết quả phù hợp với từng điều kiện đưa ra.

Cụ thể là ví dụ dưới đây với mục đích phân loại các số điểm theo các cấp A, B, C, D, E, F khác nhau vậy nên sử dụng công thức hàm ifs thực hiện công việc này: 

Cách sử dụng hàm ifs trong Excel (hình 1)

Nếu giá trị tại ô B5 mà > 80 thì hàm trả về phân loại là A, còn nếu là > 70 hàm trả về mức B và tương tự các cấp còn lại.

Khi nhập công thức trên và sao chép công thức xuống các ô còn lại với 1 thao tác bạn nhanh chóng có được các phân loại đúng theo yêu cầu của bạn.

Cách sử dụng hàm ifs trong Excel (hình 2)

Hàm tìm kiếm và so sánh chuẩn xác các giá trị điều kiện và đưa ra cho bạn kết quả hài lòng như ở trên. Như vậy bạn đã biết và hiểu rõ cách dùng hàm ifs trong excel.

4. Ví dụ về bài tập hàm IFS và hàm IF lồng ghép với nhau

Ví dụ 1: Xếp loại học lực của sinh viên dựa theo số điểm:

- Loại GIỎI nếu sinh viên có điểm trung bình từ 9 trở lên

- Loại KHÁ nếu sinh viên có điểm trung tình từ 7 điểm đến dưới 9 điểm

- Loại TRUNG BÌNH nếu sinh viên có điểm từ 5 điểm đến dưới 7 điểm

- Loại YẾU nếu sinh viên có điểm trung bình dưới 5 điểm.

Công thức áp dụng như sau: =IF(C2>=9;"Giỏi";IF(C2>=7;"Khá";IF(C2>=5;"Trung bình";"Yếu")))

Ví dụ minh họa 1

Ví dụ 2: Xếp loại rèn luyện của sinh viên dựa theo số điểm:

- Loại XUẤT SẮC nếu sinh viên có điểm rèn luyện từ 90 điểm trở lên.

- Loại GIỎI nếu sinh viên có điểm rèn luyện từ 80 đến dưới 90 điểm. 

- Loại KHÁ nếu sinh viên có điểm rèn luyện từ 50 đến dưới 80 điểm

- Loại TRUNG BÌNH nếu sinh viên có điểm rèn luyện dưới 50. 

Công thức áp dụng như sau: =IFS(D2>=90;"Xuất sắc";D2>=80;"Giỏi";D2>=50;"Khá";D2<50;"trung>

Ví dụ minh họa 2

Ngoài ví dụ mà Unica đã cung cấp, nếu bạn đọc muốn tìm hiểu chi tiết hơn nữa về cách sử dụng của hàm IFS thì có thể tham khảo nội dung Video bài giảng trên:

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IFS trong Excel

5. Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IFS

#1: Kết quả hiện thị trong ô bằng 0

Khi kết quả trong ô hiển thị bằng 0, việc đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra đối số value_if_true hoặc value_if_False. Nếu một trong hai đối số không có giá trị, bạn thêm 2 lần dấu nháy "" vào đối cần sửa hoặc thêm kết quả thỏa mãn điều kiện hoặc không thỏa điều kiện vào đối số đó. 

#2: Kết quả hiện thị trong ô là #NAME?

Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra xem công thức đã viết đúng chính tả hay chưa. Ngoài ra bạn cần kiểm tra lại dấu () hay cú pháp đã đủ hay chưa. 

Đối với hàm ifs có thể đứng riêng lẻ để thực hiện tính toán một vấn đề nào đó, nhưng trên thực tế trong rất nhiều trường hợp sẽ được áp dụng kết hợp cùng các hàm khác để xây dựng những công thức thực hiện cũng như tính toán một cách chính xác đơn giản và tối ưu hơn những chức năng nâng cao. 

Cùng với những thông tin kiến thức tin học văn phòng, Unica có một số khóa học liên quan đến khoá học Excel trực tuyến và các khóa học tin học văn phòng khác, bạn đọc quan tâm hãy tìm hiểu và nhanh chóng sở hữu những khóa học phù hợp nhất với bạn nhé.

>> Xem thêm: Cách dùng hàm SUMPRODUCT tính tổng nhiều điều kiện trong Excel