Hàm ifs trong excel: Khái niệm, công thức, cách dùng và lưu ý

Hàm ifs trong excel là một hàm logic mới được giới thiệu từ phiên bản Excel 2019 và Office 365. Hàm này cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện logic và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên đúng. Hàm tính ifs trong excel có thể được sử dụng để thay thế cho các hàm if lồng nhau, giúp cho công thức của bạn ngắn gọn và dễ hiểu hơn.

Hàm ifs trong excel giúp bạn làm gì?

Hàm ifs trong excel giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Phân loại dữ liệu dựa trên các tiêu chí khác nhau, ví dụ như xếp loại học sinh theo điểm số, phân loại sản phẩm theo doanh số, phân loại nhân viên theo hiệu suất,...

- Tính toán các giá trị khác nhau dựa trên các điều kiện khác nhau, ví dụ như tính thuế theo thu nhập, tính lương thưởng trong Excel theo số giờ làm việc, tính lãi suất theo số tiền vay,...

- Kết hợp hàm ifs với các hàm khác để tạo ra các công thức phức tạp hơn, ví dụ như sử dụng hàm ifs và vlookup để tra cứu dữ liệu từ bảng khác, sử dụng hàm ifs và countifs để đếm số lượng các điều kiện đúng,...

Hàm ifs trong excel giúp bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ tính toán

Công thức ifs trong excel

Công thức hàm ifs trong excel cơ bản là:

=IFs(logical_test1;value_if_true1;[logical_test2;value_if_true2];…)

Trong đó:

- logical_test1, logical_test2,… là các điều kiện logic cần kiểm tra. Các điều kiện này có thể là các toán tử so sánh (=, <, >, <=, >=, <>), các toán tử logic (AND, OR, NOT) hoặc các hàm trả về giá trị logic (ISNUMBER, ISTEXT, ISBLANK,..).

- value_if_true1, value_if_true2,… là các giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện tương ứng là đúng. Các giá trị này có thể là các số, các chuỗi ký tự, các ô tham chiếu hoặc các công thức khác.

- Các cặp logical_test và value_if_true phải luôn đi theo cùng một thứ tự và phải có ít nhất một cặp. Bạn có thể nhập tối đa 127 cặp trong một công thức.

- Hàm ifs sẽ kiểm tra các điều kiện từ trái sang phải và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên đúng. Nếu không có điều kiện nào đúng, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

Công thức cơ bản của hàm ifs trong excel

Cách sử dụng hàm IFs

Để sử dụng hàm ifs trong excel, bạn cần tuân theo các điều kiện như là sao chép công thức vào các ô khác, đảm bảo ít nhất một điều kiện là đúng và thêm TRUE là kiểm tra logic cuối cùng.

1. Sao chép công thức vào các ô khác

Bạn có thể sao chép công thức hàm ifs từ một ô sang các ô khác bằng cách kéo con trỏ chuột hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C và Ctrl + V. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng khi sao chép công thức, các ô tham chiếu có thể bị thay đổi theo kiểu tương đối hoặc tuyệt đối. Nếu bạn muốn giữ nguyên các ô tham chiếu, bạn cần thêm ký hiệu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng của ô đó. 

Ví dụ, nếu bạn muốn sao chép công thức =IFS(A2>80;“A”;A2>60;“B”;A2>40;“C”;TRUE;“D”) từ ô B2 sang các ô khác trong cùng một cột, bạn cần thay đổi công thức thành =IFS($A2>80;“A”;$A2>60;“B”;$A2>40;“C”;TRUE;“D”) để giữ nguyên ô A2.

Sao chép công thức vào các ô khác

2. Đảm bảo ít nhất một điều kiện là đúng

Bạn cần đảm bảo rằng trong công thức hàm ifs của bạn, có ít nhất một điều kiện là đúng, nếu không hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Để tránh lỗi này, bạn có thể thêm một điều kiện cuối cùng là TRUE và một giá trị mặc định cho trường hợp không có điều kiện nào đúng. Ví dụ, nếu bạn muốn phân loại học sinh theo điểm số như sau:

- Nếu điểm số > 80, xếp loại A

- Nếu điểm số > 60, xếp loại B

- Nếu điểm số > 40, xếp loại C

- Nếu không, xếp loại D

Bạn có thể sử dụng công thức =IFs(A2>80;“A”;A2>60;“B”;A2>40;“C”;TRUE;“D”) để trả về kết quả mong muốn. Trong trường hợp điểm số nhỏ hơn hoặc bằng 40, hàm sẽ trả về giá trị “D” do điều kiện TRUE luôn đúng.

>>> Xem thêm: Tiết lộ cách group trong excel chi tiết cho cột, hàng và trang tính

3. Thêm TRUE là kiểm tra logic cuối cùng

Nhu đã đề cập ở trên, nếu bạn muốn sử dụng hàm ifs để thực hiện một công việc nào đó khi không có điều kiện nào đúng, bạn có thể thêm TRUE là kiểm tra logic cuối cùng và một công thức hoặc một giá trị cho trường hợp này. Ví dụ, nếu bạn muốn tính thuế theo thu nhập như sau:

- Nếu thu nhập <= 10 triệu, thuế = 5%

- Nếu thu nhập <= 20 triệu, thuế = 10%

- Nếu thu nhập <= 30 triệu, thuế = 15%

- Nếu không, thuế = 20%

Bạn có thể sử dụng công thức:

=IFS(A2<=10000000;A25%;A2<=20000000;A210%;A2<=30000000;A215%;TRUE;A220%) để trả về kết quả mong muốn. Trong trường hợp thu nhập lớn hơn 30 triệu, hàm sẽ trả về giá trị A2*20% do điều kiện TRUE luôn đúng.

Thêm TRUE là kiểm tra logic cuối cùng

Một số bài tập minh họa

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm ifs trong excel, bạn có thể tham khảo một số bài tập minh họa sau:

1. Sử dụng lệnh ifs trong excel

Hàm ifs trong Excel sẽ giúp bạn tìm được những đối tượng trong bảng dữ liệu thỏa mãn nhiều điều kiện cùng một lúc. Để hiểu hơn về cách dùng hàm ifs, mời bạn theo dõi ví dụ dưới đây:

Ví dụ 1: Cho bảng dữ liệu:

Yêu cầu: Phân loại điểm A, B, C, D, E, và F theo điểm số học sinh đạt được bằng cách dùng hàm ifs.

Cách dùng hàm ifs trong excel:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô B14 và viết công thức của hàm nhiều điều kiện ifs là:

=ifs(A14>89;”A”;A14>79;”B”;A14>69;”C”;A14>59;”D”;”TRUE”;”F”).

Nhập công thức vào ô B14

- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là A tức là điểm của học sinh này trên 89 nên được xếp loại A. Kéo thả chuột xuống bên dưới sẽ thu được bảng kết quả như sau:

Chú thích cách tính và kết quả của bảng dữ liệu:

Bảng chú thích

Ví dụ 2: Quan sát bảng dữ liệu sau, dựa vào con số thực tế với ngân sách đã lập để đánh giá trạng thái của công ty A. 

Áp dụng công thức như sau: =IF(C2>B2,"Vượt ngân sách","Trong ngân sách")

Trong đó:

- C2: giá trị thực tế

- B2: giá trị ngân sách

- Nếu C2>B2 thì trạng thái được xác định là "Vượt ngân sách"

- Nếu C2

Ví dụ về hàm IF trong Excel

2. Sử dụng hàm ifs trong excel với ELSE

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu dưới đây: 

Yêu cầu: Phân loại các đối tượng trong bảng trên thành các nhóm bổ biến là Vegetable, Fruit, Green Vegetable và Beverage.

Cách làm hàm ifs nhiều điều kiện:

- Bước 1: Ở ô C5, bạn nhập công thức sau:

=IFS(A2=”Apple”,”Fruit”,A2=”Banana”,”Fruit”,A2=”Spinach”,”Green Vegetable”,A2=”coffee”,”Beverage”,A2=”cabbage”,”Green Vegetable”,A2=”capsicum”,”Vegetable”).

Nhập công thức hàm ifs

- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả sau khi nhập hàm, bạn kéo thả chuột để có được bảng kết quả :

- Bước 3: Để khắc phục lỗi N/A, bạn nhập công thức vào ô D5 như hình dưới đây:

Nhập công thức ifs và else

Kết quả là:

>>> Xem thêm: Cách dùng hàm PRODUCT trong Excel có ví dụ dễ hiểu

3. Hàm hàm ifs trong excel và IF lồng nhau

Nếu bạn muốn so sánh hàm ifs với hàm if lồng nhau, bạn có thể thấy rằng hàm ifs có một số ưu điểm sau:

- Hàm ifs cho phép bạn nhập nhiều điều kiện và giá trị tương ứng một cách rõ ràng và dễ hiểu, trong khi hàm if lồng nhau có thể gây khó khăn trong việc đọc và hiểu công thức do có nhiều dấu ngoặc đơn.

- Hàm ifs cho phép bạn nhập tối đa 127 cặp điều kiện và giá trị, trong khi hàm if lồng nhau chỉ cho phép bạn nhập tối đa 64 cấp độ if.

- Hàm ifs cho phép bạn sử dụng TRUE là kiểm tra logic cuối cùng để xử lý trường hợp không có điều kiện nào đúng, trong khi hàm if lồng nhau yêu cầu bạn nhập một giá trị mặc định cho tham số value_if_false của hàm if cuối cùng.

Tuy nhiên, hàm ifs cũng có một số nhược điểm sau:

- Hàm ifs chỉ mới được hỗ trợ từ phiên bản Excel 2019 và Office 365, trong khi hàm if lồng nhau được hỗ trợ từ các phiên bản Excel cũ hơn.

- Hàm ifs chỉ cho phép bạn nhập các điều kiện logic đơn giản, trong khi hàm if lồng nhau cho phép bạn nhập các công thức phức tạp hơn cho các tham số logical_test và value_if_true.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu điểm tổng kết của các học sinh như sau:

Yêu cầu: Dùng hàm if lồng để tính xếp hạng của từng học sinh theo điểm tổng kết. 

Cách cách dùng ifs để tính xếp hạng từng học sinh:

- Bước 1: Nhập công thức sau vào ô C19:

=IF(B19>=9;"Giỏi";IF(B19>=7;"Khá";IF(B19>=5;"Trung bình";"Yếu"))).

Nhập công thức sau vào ô C19

- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là Khá. 

Kết quả sau khi nhập công thức

- Bước 3: Kéo thả chuột xuống phía dưới sẽ thu được bảng kết quả của toàn bộ học sinh trong bảng như sau:

Ngoài ví dụ mà Unica đã cung cấp, nếu bạn đọc muốn tìm hiểu chi tiết hơn nữa về cách sử dụng của hàm IFS thì có thể tham khảo nội dung Video bài giảng trên:

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IFS trong Excel

Một số lỗi thường gặp khi dùng hàm IFS

Khi sử dụng hàm ifs trong excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi sau:

1. Hàm ifs bị lỗi name

Nếu bạn nhận được kết quả là #NAME? trong ô khi sử dụng hàm ifs, có thể có một số nguyên nhân sau:

- Bạn đã nhập sai tên hàm hoặc sai chính tả của tên hàm, ví dụ như =IFs(…) thay vì =IFS(…), =IFS(…) thay vì =ifs(…),...

- Bạn đã nhập một tên hàm không tồn tại hoặc không được hỗ trợ trong phiên bản excel của bạn, ví dụ như =IFSS(…), =IFELSE(…),...

- Bạn đã nhập một tên không xác định hoặc không được định nghĩa trước trong công thức của bạn, ví dụ như =IFS(A2=abc,…) mà không có abc là một ô tham chiếu hoặc một chuỗi ký tự trong dấu ngoặc kép.

Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại tên và chính tả của các hàm và các tên khác trong công thức của bạn và sửa chữa các sai sót nếu có.

Lỗi #NAME? khi dùng hàm ifs

2. Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 (không)

Nếu bạn nhận được kết quả là 0 trong ô khi sử dụng hàm ifs, có thể có một số nguyên nhân sau:

- Bạn đã nhập sai công thức hoặc sai tham số của hàm ifs, ví dụ như thiếu dấu phẩy, thiếu dấu ngoặc đơn, nhập sai tên hàm, nhập sai kiểu dữ liệu, v.v.

- Bạn đã nhập sai giá trị tương ứng cho các điều kiện logic, ví dụ như nhập 0 thay vì một chuỗi ký tự, nhập một ô trống thay vì một công thức khác, v.v.

- Bạn đã nhập một điều kiện logic luôn đúng và một giá trị tương ứng là 0, ví dụ như =IFS(TRUE,0,…). Điều này sẽ khiến cho hàm ifs luôn trả về giá trị 0 và bỏ qua các điều kiện và giá trị khác.

Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại công thức và các tham số của hàm ifs và sửa chữa các sai sót nếu có.

Tổng kết

Hàm ifs trong excel là một hàm logic hiệu quả và tiện lợi để kiểm tra nhiều điều kiện logic và trả về giá trị tương ứng. Hàm này có thể được sử dụng để phân loại, tính toán, tra cứu và xử lý các trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý một số cách sử dụng và một số lỗi thường gặp khi dùng hàm ifs để có thể áp dụng hàm này một cách hiệu quả và chính xác. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hàm ifs trong excel. Cùng với những thông tin kiến thức tin học văn phòng, Unica có một số khóa học liên quan đến khoá học Excel trực tuyến và các khóa học tin học văn phòng khác, bạn đọc quan tâm hãy tìm hiểu và nhanh chóng sở hữu những khóa học phù hợp nhất với bạn nhé.