Giải đáp thắc mắc: Tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng?

Trong thời đại ngày nay, khi mà thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc xây dựng một hệ thống bán hàng hiệu quả không chỉ là sự lựa chọn mà còn là bước đi quan trọng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. "Tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng?" - câu hỏi này không chỉ là sự tò mò của những người quản lý mà còn là chìa khóa mở cánh cửa cho sự thành công trong thương trường ngày nay. Hãy cùng Unica tìm hiểu về chủ đề này trong bài viết hôm nay nhé.

Hệ thống bán hàng là gì?

Hệ thống bán hàng là một tập hợp các hoạt động, công cụ, quy trình và nguồn lực nhằm mục đích tạo ra và duy trì mối quan hệ với khách hàng, thúc đẩy sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tăng doanh thu và lợi nhuận. 

Hệ thống bán hàng bao gồm các khâu như tìm kiếm và thu hút khách hàng tiềm năng, chăm sóc và tương tác với khách hàng hiện tại, chốt đơn hàng và giao hàng, hỗ trợ và giải quyết vấn đề của khách hàng, phản hồi và đánh giá hiệu quả của hệ thống.

Hệ thống bán hàng là một tập hợp các hoạt động, công cụ, quy trình và nguồn lực

Tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng?

Xây dựng hệ thống bán hàng là một bước quan trọng và cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển và thành công trong thị trường cạnh tranh hiện nay. Một hệ thống bán hàng tốt sẽ mang lại những lợi ích sau:

1. Tìm kiếm khách hàng dễ dàng hơn

Tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng? Lý do là vì hệ thống bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng hơn, thông qua các kênh quảng cáo, marketing, truyền thông đa dạng và hiệu quả. Hệ thống bán hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp lọc ra được những khách hàng có nhu cầu và tiềm năng cao nhất để tập trung vào việc chuyển đổi họ thành khách hàng thực.

Xây dựng hệ thống đại lý bán hàng sẽ giúp chủ kinh doanh tìm kiếm khách hàng hiệu quả hơn

2. Phát triển mạng lưới Marketing

Tại sao phải kinh doanh hệ thống? Hệ thống bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một mạng lưới Marketing vững chắc, bao gồm các đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối, đại lý và khách hàng. Mạng lưới Marketing sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng thị phần, tăng cường uy tín và tạo ra những cơ hội hợp tác, kinh doanh mới.

3. Tăng khả năng cạnh tranh

Hệ thống bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường bằng cách tạo ra những ưu thế cạnh tranh về sản phẩm, giá cả, chất lượng, dịch vụ, trải nghiệm khách hàng. Hệ thống bán hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp phân tích và đối phó với những đối thủ cạnh tranh. Mục đích là để tìm ra những chiến lược và giải pháp phù hợp để vượt trội hơn.

Khả năng cạnh tranh sẽ đạt hiệu quả cao hơn thông qua hệ thống bán hàng

4. Nâng cao giá trị thương hiệu

Tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng? Hệ thống bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị thương hiệu của mình. Việc này sẽ được thực hiện bằng cách tạo ra những thông điệp và hình ảnh tích cực, chuyên nghiệp, độc đáo về sản phẩm, dịch vụ và doanh nghiệp. 

Hệ thống bán hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp tăng sự nhận biết và ghi nhớ của khách hàng và công chúng về thương hiệu. Đồng thời, việc này cũng sẽ tạo ra những mối quan hệ bền vững và trung thành với khách hàng.

Hệ thống bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị thương hiệu của mình

Các loại hệ thống bán hàng tự động

Hệ thống bán hàng tự động là một loại hệ thống bán hàng sử dụng công nghệ để tự động hóa một số hoặc toàn bộ các khâu trong quá trình bán hàng. Những khâu đó có thể là gửi email, tin nhắn, thông báo, gọi điện, lên lịch hẹn, theo dõi và cập nhật dữ liệu khách hàng, tạo báo cáo và phân tích kết quả,... 

Hệ thống bán hàng tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, tăng hiệu suất và hiệu quả, cải thiện mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng. Có ba loại hệ thống bán hàng tự động phổ biến là:

1. Hệ thống bán hàng tự động dựa trên đám mây

Đây là loại hệ thống bán hàng tự động sử dụng các dịch vụ lưu trữ, xử lý, truyền tải dữ liệu trên internet, thay vì trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ của doanh nghiệp. Hệ thống bán hàng tự động dựa trên đám mây có những ưu điểm như dễ dàng truy cập và quản lý từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, an toàn và bảo mật cao, linh hoạt và mở rộng được, chi phí thấp và tiết kiệm.

Hệ thống bán hàng tự động dựa trên đám mây

2. Hệ thống bán hàng tự động tại chỗ

Hệ thống bán hàng tự động tại chỗ sử dụng các phần mềm, phần cứng, dữ liệu được cài đặt và lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ của doanh nghiệp. Hệ thống bán hàng tự động tại chỗ có những ưu điểm như kiểm soát và tùy biến được, tốc độ và hiệu năng cao, độc lập và ổn định.

3. Hệ thống bán hàng tự động dựa trên API

Đây là loại hệ thống bán hàng tự động sử dụng các giao diện lập trình ứng dụng (API) để kết nối và tương tác với các hệ thống bán hàng khác như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS), hệ thống quản lý đơn hàng (OMS),... Hệ thống bán hàng tự động dựa trên API có những ưu điểm như tích hợp và đồng bộ được, đa dạng và phong phú được, cập nhật và nâng cấp được.

Loại hệ thống bán hàng tự động sử dụng các giao diện lập trình ứng dụng (API)

Cách xây dựng hệ thống bán hàng

Sau khi đã biết tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng, chắc hẳn nhiều người sẽ muốn biết cách xây dựng hệ thống bán hàng. Đây là một quá trình đòi hỏi sự nghiên cứu, phân tích kỳ công. Nếu chưa biết cách xây dựng hệ thống này, bạn có thể tham khảo 10 bước dưới đây:

1. Bước 1: Phân tích phân khúc khách hàng hiện nay

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình xây dựng hệ thống bán hàng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ được nhu cầu, mong muốn, hành vi và thói quen mua sắm của khách hàng. 

Để phân tích phân khúc khách hàng hiện nay, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các dữ liệu về khách hàng như đặc điểm nhân khẩu học, địa lý, tâm lý và hành vi. Doanh nghiệp cũng cần xác định các tiêu chí để phân loại khách hàng thành các nhóm có đặc điểm và nhu cầu tương đồng như mức thu nhập, mức chi tiêu, mức độ trung thành, mức độ hài lòng,...

Phân tích phân khúc khách hàng hiện nay

2. Bước 2: Chọn cho mình cho một phân khúc khách hàng

Sau khi phân tích phân khúc khách hàng, doanh nghiệp cần chọn cho mình một phân khúc khách hàng mục tiêu, là những khách hàng có nhu cầu và tiềm năng cao nhất đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. 

Để chọn cho mình một phân khúc khách hàng, doanh nghiệp cần đánh giá các phân khúc khách hàng theo các tiêu chí như kích thước, tăng trưởng, lợi nhuận, cạnh tranh và khả năng tiếp cận. Doanh nghiệp cũng cần xác định các đặc điểm, nhu cầu, mong muốn cụ thể của phân khúc khách hàng mục tiêu để tạo ra những giải pháp và chiến lược phù hợp.

3. Bước 3: Phân tích đối thủ

Doanh nghiệp cần tìm hiểu và đánh giá các đối thủ cạnh tranh theo sản phẩm, giá cả, chất lượng, dịch vụ, khuyến mãi, quảng cáo và thương hiệu. Để phân tích đối thủ, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin về đối thủ như lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược, ưu điểm, nhược điểm,... Để so sánh và định vị được vị trí của mình trên thị trường, doanh nghiệp cũng cần xác định các yếu tố cạnh tranh quan trọng.

Phân tích đối thủ cạnh tranh

4. Bước 4: Xây dựng một cách bán hàng khác biệt

Đây là bước giúp doanh nghiệp tạo ra những ưu thế cạnh tranh và khác biệt hóa so với các đối thủ, bằng cách tập trung vào những giá trị mà khách hàng quan tâm và mong muốn nhất. 

Để xây dựng một cách bán hàng khác biệt, doanh nghiệp cần xác định và truyền tải được những lợi ích và giải quyết được những vấn đề của khách hàng bằng cách sử dụng các công cụ như định vị thương hiệu, định lượng giá trị, tạo ra những lời hứa và cam kết.

5. Bước 5: Xây dựng thông điệp quảng cáo

Doanh nghiệp cần tạo ra những thông điệp quảng cáo hấp dẫn, chuyên nghiệp và độc đáo. Để xây dựng thông điệp quảng cáo, bạn cần xác định và sử dụng được những yếu tố như tiêu đề, nội dung, hình ảnh, âm thanh, màu sắc,... Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng thông điệp quảng cáo phù hợp với phân khúc khách hàng mục tiêu, kênh quảng cáo và mục đích quảng cáo.

Doanh nghiệp cần tạo ra những thông điệp quảng cáo hấp dẫn, chuyên nghiệp và độc đáo

6. Bước 6: Sử dụng hiệu quả các công cụ quảng cáo

Đây là bước giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và cải thiện hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo bằng cách sử dụng hiệu quả các công cụ như hệ thống bán hàng tự động, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, hệ thống quản lý đơn hàng,... 

Để sử dụng hiệu quả các công cụ quảng cáo, doanh nghiệp cần lựa chọn và sử dụng các công cụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình, cũng như đảm bảo rằng các công cụ được tích hợp và đồng bộ với nhau.

7. Bước 7: Chọn kênh quảng cáo rẻ, chất lượng

Để chọn kênh quảng cáo rẻ, chất lượng, doanh nghiệp cần đánh giá và so sánh các kênh quảng cáo theo các tiêu chí như độ phủ sóng, độ tương tác, độ chuyển đổi, độ tin cậy,... Doanh nghiệp cũng cần thử nghiệm và tối ưu hóa các kênh quảng cáo để tăng hiệu quả và giảm chi phí.

Chọn kênh quảng cáo rẻ, chất lượng

8. Bước 8: Ý tưởng quảng cáo

Đây là bước giúp doanh nghiệp sáng tạo và nổi bật hơn trong các chiến dịch quảng cáo, bằng cách tìm ra và áp dụng những ý tưởng quảng cáo mới mẻ, độc đáo, và hấp dẫn. Để tìm ra những ý tưởng quảng cáo, bạn cần:

- Xác định rõ mục tiêu của hệ thống bán hàng mà bạn đang xây dựng

- Điều tra và hiểu rõ về đối tượng khách hàng mục tiêu của mình

- Đặt mình vào vị trí của khách hàng

- Xác định và nhấn mạnh Điểm Độc Đáo của hệ thống bán hàng của mình

- Phát triển ý tưởng quảng cáo sáng tạo và khác biệt

- Kết hợp các phương tiện truyền thông

- Trước khi triển khai toàn bộ chiến dịch, thử nghiệm những ý tưởng nhỏ trước đó để đảm bảo hiệu suất và sự hiểu biết của đối tượng mục tiêu.

Ý tưởng quảng cáo cực kỳ quan trọng

9. Bước 9: Tạo quảng cáo

Một trong những ý tưởng tăng doanh số bán hàng chính là sử dụng quảng cáo. Muốn tạo quảng cáo, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc như rõ ràng, ngắn gọn, hấp dẫn, thuyết phục và đo lường được. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra và đảm bảo rằng các quảng cáo tuân thủ các luật lệ và quy định về quảng cáo, không vi phạm bản quyền, sở hữu trí tuệ hoặc quyền riêng tư của bất kỳ bên nào.

10. Bước 10: Hiệu chỉnh quảng cáo

Để hiệu chỉnh quảng cáo, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các dữ liệu về quảng cáo như số lượt xem, số lượt nhấp, số lượt mua, số lượt phản hồi,... Doanh nghiệp cũng cần thực hiện các thay đổi và cải tiến cần thiết để tăng cường hiệu quả và giảm chi phí của các quảng cáo.

Thực hiện các thay đổi và cải tiến cần thiết để tăng cường hiệu quả và giảm chi phí của các quảng cáo

Nguyên tắc để xây dựng hệ thống bán hàng

Bên cạnh thắc mắc tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng, bạn cũng cần quan tâm tới các nguyên tắc khi xây dựng hệ thống kinh doanh như sau:

1. Hiểu Rõ Khách Hàng

Đây là nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất, nó sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra những giải pháp và chiến lược phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Để hiểu rõ khách hàng, doanh nghiệp cần nghiên cứu và phân tích thị trường, phân khúc khách hàng và hành vi mua sắm của khách hàng. Doanh nghiệp cũng cần lắng nghe và tiếp thu các ý kiến, phản hồi và góp ý của khách hàng.

Luôn tìm ra cách bán hàng khác biệt so với đối thủ

2. Tích Hợp Đa Kênh

Đây là nguyên tắc giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng. Các kênh bán hàng doanh nghiệp có thể dùng gồm cửa hàng, website, điện thoại, email, mạng xã hội,... 

Để tích hợp đa kênh, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các kênh bán hàng được liên kết và đồng nhất với nhau. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm nhất quán và thuận tiện trên mọi kênh.

Lựa chọn kênh quảng cáo uy tín, chất lượng

3. Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp duy trì và cân bằng được lượng hàng hóa cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, cũng như giảm thiểu được chi phí và rủi ro về hàng tồn kho. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ và phương pháp như hệ thống quản lý hàng tồn kho, phương pháp ABC, phương pháp EOQ,...

4. Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, xử lý, và phân tích các dữ liệu về khách hàng như thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, hành vi mua sắm, sở thích,... Để quản lý dữ liệu khách hàng, bạn có thể dùng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, hệ thống quản lý đơn hàng, hệ thống quản lý dữ liệu,...

5. Trải Nghiệm Người Dùng

Đây là nguyên tắc giúp doanh nghiệp tạo ra những trải nghiệm khách hàng tốt và đáng nhớ bằng cách cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ và quá trình mua sắm chất lượng, dễ dàng, thân thiện. 

Trải nghiệm người dùng

6. Hỗ Trợ Khách Hàng

Hỗ trợ khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết và đáp ứng được các vấn đề, thắc mắc, yêu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, nhanh chóng và tận tình. Để hỗ trợ khách hàng, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ và phương pháp như hệ thống hỗ trợ khách hàng, hệ thống chatbot, hệ thống tự phục vụ,...

7. Quảng Bá Thương Hiệu

Đây là nguyên tắc giúp doanh nghiệp tăng cường uy tín và nhận biết của thương hiệu. Để quảng bá thương hiệu, doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống nhận diện thương hiệu, hệ thống truyền thông, hệ thống xây dựng cộng đồng,...

8. Quản Lý Phân Phối

Đây là nguyên tắc giúp doanh nghiệp vận chuyển và giao hàng cho khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn. Để quản lý phân phối, doanh nghiệp cần lựa chọn và sử dụng được các phương tiện và đối tác phân phối phù hợp với sản phẩm, khách hàng, thị trường, cũng như đảm bảo rằng các phương tiện và đối tác phân phối được kiểm tra và đánh giá về chất lượng, chi phí, thời gian.

Quản lý phân phối

9. Đánh Giá Hiệu Suất

Để đánh giá hiệu suất, doanh nghiệp cần xác định và sử dụng các chỉ số, công cụ đánh giá phù hợp với mục tiêu và chiến lược của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thu thập và phân tích các dữ liệu về hệ thống bán hàng như số lượng khách hàng, số lượng đơn hàng, số lượng sản phẩm, số lượng dịch vụ,...

10. Tuân Thủ Luật Lệ và Quy Định

Doanh nghiệp cần nắm bắt và cập nhật được các luật lệ và quy định liên quan đến hệ thống bán hàng, cũng như thực hiện các biện pháp và giải pháp để đảm bảo việc tuân thủ.

Doanh nghiệp cần nắm bắt và cập nhật được các luật lệ và quy định liên quan đến hệ thống bán hàng

Kết luận

Qua bài viết mà Unica chia sẻ, chắc chắn bạn đã có được câu trả lời chính xác cho thắc mắc tại sao phải xây dựng hệ thống bán hàng Online, cũng như cách xây dựng và phát triển hệ thống bán hàng sao cho đạt hiệu quả lớn nhất. Ngoài ra bạn có thể trang bị thêm cho mình kiến thức về để nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp, cửa hàng và công việc kinh doanh của mình bằng việc tham gia các lớp học bán hàng online trên Unica, các giảng viên sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và bạn có thể áp dụng vào trong doanh nghiệp của mình.

Chúc các bạn kinh doanh thành công!