Webinar là gì? Hoạt động thế nào? Tuyệt chiêu tổ chức Webinar thành công

Khi triển khai các chiến dịch Marketing của doanh nghiệp, các Marketer luôn muốn kết nối và tương tác với khách hàng thông qua Internet một cách hiệu quả nhất nhằm mục đích cuối cùng là tăng doanh số bán hàng. Webinar được ra đời nhằm thực hiện sứ mệnh cao cả đó. Webinar là hình thức hội thảo trực tuyến mang lại nhiều trải nghiệm hữu ích cho cả người tổ chức và người tham gia. Vì vậy, Webinar đang được nhiều doanh nghiệp/ tổ chức ứng dụng vào các hoạt động nội bộ hoặc hoạt động kinh doanh của mình. Để hiểu rõ và cụ thể hơn về khái niệm Webinar là gì cũng như cách thức hoạt động của Webinar như thế nào? Mời bạn cùng khám phá trong nội dung bài viết sau nhé.

1. Thuật ngữ Webinar là gì?

Hiểu theo dịch nghĩa, Webinar là hội thảo trên Web thông qua mạng Internet. Tổ chức hội thảo trên Web là một cách để công ty có thể tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng dù ở bất cứ lúc nào và ở bất cứ nơi đâu. Hiện nay, rất nhiều công ty đang sử dụng hình thức chia sẻ thông tin trực tuyến như một chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Webinar bao gồm một số tính năng nhất đinh như: nói chuyện trực tiếp với người xem, thực hiện cuộc khảo sát, Stream video, hiển thị Slide, Chat, Ghi âm, chỉnh sửa….

Tiếp thị hội thảo trên web nổi bật so với các kênh khác vì tính chất tương tác cao giữa doanh nghiệp với khán giả. Người tham dự có thể đặt câu hỏi cho người thuyết trình, trả lời các cuộc thăm dò và khảo sát, đóng góp ý kiến, phản hồi về mức độ quan tâm của họ đến dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với các nhà tiếp thị, hội thảo trên web là công cụ đặc biệt mạnh mẽ nhờ những phân tích chuyên sâu mà họ cung cấp. Các nền tảng hội thảo trên web đủ nâng cao cũng có thể trao quyền cho các nhóm bán hàng và trực tiếp đóng góp vào các giao dịch khác nhau thông qua Internet. 

Webinar là tổ chức hội thảo trên Web

2. Webinar hoạt động như thế nào?

Webinar hoạt động dựa trên nền tảng internet, cho phép kết nối người thuyết trình và người tham dự từ xa. Dưới đây là cách thức hoạt động cơ bản của một Webinar và những yêu cầu kỹ thuật cần thiết để lưu trữ một Webinar: 

Trước khi diễn ra:

- Lên kế hoạch: Xác định chủ đề, mục tiêu, đối tượng tham dự, thời gian, và chọn nền tảng webinar phù hợp.

- Quảng bá: Gửi lời mời qua email, mạng xã hội, website, hoặc các kênh khác.

- Chuẩn bị: Viết bài thuyết trình, thiết kế slide, và kiểm tra thiết bị kỹ thuật.

Trong khi diễn ra: 

- Kết nối: Người tham dự truy cập vào webinar thông qua đường dẫn được cung cấp.

- Thuyết trình: Người thuyết trình chia sẻ kiến thức, thông tin, hoặc thảo luận về chủ đề đã chọn.

- Tương tác: Người tham dự có thể đặt câu hỏi, tham gia khảo sát, hoặc chat với nhau.

- Ghi hình: Có thể ghi lại webinar để người tham dự xem lại sau.

Sau khi kết thúc: 

- Gửi email cảm ơn: Gửi email cảm ơn người tham dự và cung cấp tài liệu tham khảo nếu có.

- Đánh giá hiệu quả: Phân tích số lượng người tham dự, mức độ tương tác, và phản hồi để cải thiện cho các webinar sau.

Lưu ý:

- Thông thường một hội thảo trực tuyến Webinar sẽ kéo dài khoảng từ 45 - 60 phút. Bao gồm các phần như: Trình bày chủ đề, phần Q&A và phần bán hàng. Chủ đề của hội thảo cần phải liên quan mật thiết với doanh  nghiệp và với đối tượng khách hàng đang tham gia.   

- Yêu cầu kỹ thuật cơ bản để tổ chức Webinar bao gồm: Lựa chọn nền tảng tổ chức, micro, camera, phần mềm tạo slide, có thể là PowerPoint hoặc Keynote đều được. 

- Hiện nay có một số nền tảng Webinar phổ biến nhất bạn có thể lựa chọn để sử dụng đó là: WebinarJam, Webinar Ninja và Demio. Ngoài ra, nếu các tổ chức/ doanh nghiệp hay cá nhân bị hạn hẹp về kinh phí thì cũng có thể sử dụng YouTube Live nếu cần tổ chức Webinar.

3. Lợi ích webinar mang lại là gì?

Webinar mang lại cho doanh nghiệp/ công ty rất nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích điển hình, bạn hãy tham khảo để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc tổ chứ hội thảo trực tuyến nhé.

3.1. Tiếp cận nhiều người một cách dễ dàng

Webinar cho phép bạn kết nối khách hàng từ khắp mọi nơi trên thế giới, bởi nó hoạt động dựa trên nền tảng internet nên không hề bị giới hạn khoảng cách. Với Webinar bạn có thể truyền tải thông tin, kiến thức về sản phẩm/ dịch vụ của mình đến rất nhiều khách hàng. Điều này giúp tiếp cận được nhiều người hơn, mở rộng phạm vi tương tác, tăng  khả năng tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu để chuyển đổi doanh thu.

3.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí

So với các hình thức hội thảo khác thì Webinar giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn. Hình thức này cho phép cả người tổ chức và người tham gia vào buổi hội thảo mà không cần phải di chuyển đến vị trí, cũng không cần phải thuê địa điểm tổ chức, người tổ chức Webinar. Điều này giúp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.

3.3. Tương tác và thảo luận

Webinar sở hữu rất nhiều công cụ hữu ích để buổi hội thảo được diễn ra hiệu quả nhất, đặc biệt là các công cụ tương tác trực tiếp như: chat trực tiếp, đặt câu hỏi trực tiếp với người thuyết trình. Từ đó, tạo ra một môi trường lành mạnh, vô cùng hữu ích để mọi người học hỏi và trau dồi kiến thức.

3.4. Lưu trữ và phát lại

Nếu hội thảo trực tiếp tổ chức xong sẽ thôi thì Webinar đa phần sẽ được ghi lại để lưu trữ và sử dụng phát lại trong những trường hợp cần thiết. Điều này giúp những người bận chưa kịp tham gia hội thảo hay những người muốn xem lại để ghi nhớ kiến thức có thể xem lại vào bất cứ thời điểm nào.

Webinar giúp tăng khả năng tiếp cận thông tin và kiến thức cho những người không thể tham gia trực tiếp. Điều này là cực kỳ hữu ích và linh hoạt.

3.5. Phân tích và đo lường từ Webinar

Nền tảng tổ chức Webinar cung cấp nhiều công cụ hữu ích nên cho phép bạn phân tích và đo lường hiệu quả. Dựa vào kết quả phân tích và đo lường được đó, bạn dễ dàng theo dõi được số lượng người tham gia, số lượng người tương tác buổi họp và đánh giá hiệu quả của hội thảo có thành công hay không.

4. Những tính năng nổi bật có trên Webinar

Như bên trên đã chia sẻ, Webinar sở hữu rất nhiều tính năng tuyệt vời. Tuy nhiên không phải ai cũng biết hết những tính năng này của Webinar. Thấu hiểu điều đó, sau đây Unica sẽ chia sẻ cho bạn những tính năng nổi bật này, hãy tham khảo nhé.

4.1. Tính năng sao lưu cuộc thảo luận, thuyết trình

Trong các buổi thuyết trình, diễn thuyết chắc chắn đôi lúc bạn sẽ không thể tập trung hoàn toàn vào buổi họp. Tính năng sao lưu ra đời cho phép bạn ghi lại toàn bộ hội thảo trên Webinar. Đặc biệt, tính năng này còn giúp doanh nghiệp lưu trữ nội dung để phát lại cho những lần tiếp theo mà không cần tốn thời gian tổ chức và nói lại nội dung thêm lần nữa.

4.2. Chia sẻ màn hình trên Webinar

Để mọi người tiện theo dõi nội dung chia sẻ trong buổi hội thảo thì Webinar chắc chắn không thể thiếu tính năng chia sẻ màn hình. Với tính năng này, không chỉ người tham gia buổi họp tiện theo dõi mà người trình bày cũng dễ dàng tóm tắt được những nội dung mình muốn nói lên slide. Tính năng chia sẻ màn hình trên Webinar giúp buổi thuyết trình diễn ra hoàn hảo hơn bao giờ hết.

4.3. Nhắn tin và call (trao đổi bằng giọng nói)

Với tính năng chat trực tiếp và call, cả người thuyết trình và người tham gia buổi thuyết trình đều có thể dễ dàng trao đổi thông tin với nhau bằng giọng nói. Webinar giúp người nói và người nghe dễ dàng tương tác, trao đổi với nhau.

4.4. Webinar với khả năng chỉnh sửa trực tiếp nhanh chóng

Ngoài những tính năng đã chia sẻ ở trên, Webinar còn có khả năng chỉnh sửa trực tiếp nhanh chóng. Trong những buổi thuyết trình, bạn có thể sử dụng tính năng này để chú thích và đánh dấu những mục quan trọng. Điều này giúp buổi thuyết trình có ý nghĩa hơn, mang lại hiệu quả cao hơn.

4.5. Tính năng tạo khảo sát thăm dò ý kiến người nghe

Tính năng cuối cùng trên Webinar đó là tính năng khảo sát người nghe. Đây là tính năng vô cùng hữu ích, nó cho phép người thuyết trình tạo ra những cuộc thăm dò, khảo sát để đánh giá mức độ hiệu quả, đồng thời tăng cao sự tương tác, gây hứng thú với khán giả trong suốt buổi hội thảo.

5. Các hình thức Webinar phổ biến

Webinar có hai hình thức phổ biến như sau:

- Trực tiếp: Webinar trực tiếp được diễn ra vào một khung thời gian cụ thể. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có khả năng tương tác với khán giả tốt hơn. Khán giả có thể nghe, hỏi và nhận được các phản hồi ngay lập tức. Hình thức trực tiếp này phù hợp với hội nghị trực tuyến, nơi cần truyền đạt các thông tin trực tiếp và nhanh chóng.

- Ghi sẵn: Hình thức Webinar này đã được dựng sẵn và phát lại. Với hình thức này, khán giả không thể tham gia chat trực tiếp hoặc nhận được câu trả lời ngay lập tức mà phải có thời gian để nhận được phản hồi sau đó. Tuy nhiên, ưu điểm của hình thức này là bạn có thể xem lại nhiều lần, cho phép bất kỳ ai đăng ký và xem bất cứ lúc nào một cách thuận tiện. Hình thức này phù hợp với mục đích học trực tuyến hoặc bán các khóa học trực tuyến, giúp người xem chủ động về mặt thời gian và có thể học bất cứ lúc nào. 

6. Các bước thiết lập Webinar

Để thiết lập được một buổi hội thảo trực tuyến Webinar không hề đơn giản, nó bao gồm rất nhiều công đoạn khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước, bạn hãy tham khảo nhé:

6.1. Lên ý tưởng:

Trước khi bắt đầu buổi thuyết trình, việc đầu tiên bạn cần làm đó là lên ý tưởng cho Webinar. Ý tưởng Webinar rất rộng, nó có thể là chủ đề bạn muốn chia sẻ với người khác hay một sự kiện sắp diễn ra và bạn muốn quảng bá để được nhiều người biết đến. Lên ý tưởng cho Webinar là bước tiền đề vô cùng quan trọng để xác định những việc cần phải làm tiếp theo. Vì vậy, bạn tuyệt đối không được chủ quan nhé.

6.2. Chọn công nghệ:

Sau khi đã có chủ đề cho buổi hội thảo, thuyết trình, bước tiếp theo bạn cần chọn công nghệ. Bạn cần chọn công nghệ phù hợp để buổi Webinar diễn ra được suôn sẻ và hiệu quả nhất. Hiện nay, có rất nhiều nền tảng mà bạn có thể sử dụng để thực hiện Webinar, bao gồm: Zoom, Google Meet, WebEx, GotoWebinar,...

6.3. Xây dựng nội dung

Sau bước chọn công nghệ phù hợp sẽ đến bước xây dựng nội dung. Tuỳ chủ đề buổi thuyết trình là gì mà bạn sẽ xây dựng nội dung sao cho phù hợp nhất. Nội dung trình bày trong buổi Webinar cần rõ ràng, đầy đủ và ngắn gọn để không gây nhàm chán cho người tham gia. Bên cạnh đó nội dung cũng phải chính xác và hữu ích để mang lại giá trị cho người nghe.

6.4. Thiết lập và cấu hình Webinar

Sau khi đã có nội dung cho Webinar, tiếp theo bạn hãy tiến hành thiết lập và cấu hình cho Webinar bằng công nghệ mà bạn đã chọn ngay từ bước trước.

6.5. Quảng bá và thu hút người tham gia

Sau khi công tác chuẩn bị đã xong xuôi hết, tiếp theo bạn cần phải tìm cách để quảng bá, làm sao thu hút nhiều người tham gia buổi Webinar nhất. Có rất nhiều cách bạn có thể lựa chọn để quảng bá đó là: quảng cáo trên mạng xã hội, email marketing, gửi tin nhắn,...

6.6. Thực hiện webinar

Khi đã có một lượng lớn người đăng ký tham gia hội thảo thì buổi Webinar sẽ chính thức bắt đầu. Trong quá trình thực hiện hội thảo trực tuyến, bạn cần phải để ý kỹ các yếu tố bao gồm: âm thanh, hình ảnh, thời gian để đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người nghe. Tuyệt đối không được để tình trạng mạng lag gây ảnh hưởng đến buổi thuyết trình đang diễn ra.

6.7. Tạo quan hệ với khách hàng

Sau khi đã thực hiện xong buổi Webinar, bước cuối cùng là bạn thu thập thông tin khách hàng. Sau đó dần dần tiếp cận họ để xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài và bền vững, biến họ trở thành khách hàng trung thành của mình.

7. Làm thế nào để Webinar Marketing hiệu quả

Sau khi giải thích thuật ngữ Webinar là gì, mời bạn đọc tìm hiểu một số mẹo tiếp thị hội thảo trên Web hiệu quả nhằm thu hút khách hàng tiềm năng.

Như các bạn đã biết, tổ chức hội thảo trên Web là một một cách tuyệt vời để doanh nghiệp tương tác trực tiếp với khách hàng của bạn. Và bạn hoàn toàn có thể lưu nội dung và cho phép người khác xem nội dung đó sau khi phiên hội thảo kết thúc. 

Hội thảo trên Webinar chủ yếu là các cuộc nói chuyện, chia sẻ nhưng có thể tạo khách hàng tiềm năng và tạo ra chuyển đổi mới nếu được thực hiện đúng cách. Chúng tôi sẽ cung cấp một số mẹo giúp bạn thiết kế hội thảo trên Web để có thể tiếp thị thành công như sau.

Bí kíp tổ chức Webniar thành công

7.1. Tập trung vào chủ đề

Cách dễ nhất để tăng lưu lượng truy cập đến hội thảo trên Web của bạn là đảm bảo bạn có một chủ đề thú vị. Chủ đề càng hay thì càng có nhiều người theo dõi. 

Khách hàng thường có tâm lý muốn nghe về các giải pháp cho các vấn đề mà họ phải đối mặt thường xuyên. Trong khi bạn đang bận rộn với nghiên cứu chủ đề của mình, bạn cũng nên xem xét các từ khóa trong tiêu đề của mình. Điều này có thể giúp thu hút nhiều người hơn đến hội thảo trên web, những người không có trong danh sách người đăng ký của bạn và họ thường sẽ đăng ký sau đó.

7.2. Sử dụng các kết nối của bạn để quảng bá sự kiện

Sau khi bạn lên lịch hội thảo trên web, hãy sử dụng các kết nối của bạn để truyền bá thông tin. Mặc dù bạn nên cho người đăng ký của mình biết trước, nhưng bạn có thể yêu cầu họ chuyển tiếp thông tin chi tiết đến bất kỳ người nào khác mà họ nghĩ rằng thông tin đó là thật sự hữu ích. Bạn cũng có thể sử dụng các kết nối kinh doanh của mình để đảm bảo bạn có lượng khán giả lớn nhất tham dự. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp Sponsor tiếp thị thông qua tài trợ sẽ giảm được chi phí cũng như được nhiều người biết đến thương hiệu của mình hơn.

7.3. Cung cấp nội dung có giá trị

Một nội dung tẻ nhạt không mang lại giá trị sẽ không đủ sức hút để khách hàng quan tâm và theo dõi hội thảo trên Web. Bạn cần đảm bảo khách hàng nhận rằng khách hàng sẽ nhận được giá trị khi họ bỏ rất nhiều thời gian để theo dõi một hội thảo trên Web. Chính vì vậy, nên đầu tư về mặt nội dung hấp dẫn và thật sự chất lượng.  

Cung cấp nội dung chất lựng để Webinar thật sự có giá trị

7.4. Hợp nhất các nội dung để tương tác tốt hơn

Khách hàng thường đặt câu hỏi trong hội thảo trên web. Nếu bạn đã hứa chia sẻ một liên kết sau buổi học, hãy đảm bảo rằng bạn đã làm theo. Bạn cũng có thể liên kết đến các hội thảo trên web trước đó nếu chúng áp dụng cho chủ đề bạn đã thảo luận. Điều này sẽ cho phép khách truy cập xem qua nội dung cũ hơn và tăng khả năng  đăng ký các phiên hội thảo mới trong tương lai.

8. Ứng dụng của Webinar

Webinar được đánh giá là công cụ hữu ích, vì vậy nó đang được ứng dụng rất nhiều trong cuộc sống. Dưới đây là 2 lĩnh vực ứng dụng Webinar phổ biến nhất.

8.1. Webinar cho giáo dục

Dạy học trực tuyến trên Webinar được xem là một giải pháp tuyệt vời với cả người tham dự và người tổ chức. Thông qua phương pháp này, giáo viên có thể tổ chức những buổi học trực tuyến bất cứ lúc nào để nâng cao kiến thức cho người học. Với sự hỗ trợ của Webinar, giáo viên có thể tiếp cận với hàng ngàn học sinh, sính viên trên khắp thế giới, không bị giới hạn địa điểm và khoảng cách. Với phương pháp học tập này, người học cũng được bổ sung, tích luỹ kiến thức một cách thuận tiện và linh hoạt hơn bao giờ hết. Webinar hỗ trợ việc học mọi lúc mọi nơi, vô cùng đơn giản và dễ dàng.

8.2. Webinar cho marketing

Ngoài giáo dục thì Webinar cũng được ứng dụng rất nhiều trong marketing, đặc biệt là ở những buổi hội thảo, giới thiệu sản phẩm. Việc tổ chức các buổi thuyết trình, quảng cáo ra mắt sản phẩm bằng Webinar giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê địa điểm, chi phí thuê người hỗ trợ tổ chức hay chi phí phát sinh mà vẫn tiếp cận được đông đảo khách hàng từ khắp mọi miền.

Bên cạnh đó, với sự hỗ trợ của Webinar, doanh nghiệp còn có thể tương tác trực tiếp với khách hàng một cách nhanh chóng. Điều này khiến khách hàng có trải nghiệm thoải mái và hài lòng. Nhờ đó, khách sẽ yên tâm mua hàng và sử dụng sản phẩm/ dịch vụ.

9. Những lưu ý khi tổ chức Webinar

Để tổ chức được một buổi Webinar thành công trọn vẹn nhất bạn cần phải đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau nhé:

- Lựa chọn đối tượng tham gia phù hợp với nội dung Webinar để đảm bảo Webinar mang lại hiệu quả cao.

- Xác định rõ chủ đề buổi Webinar, chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng, bao gồm: slide, nội dung, video và các tài liệu hỗ trợ khác.

- Lựa chọn được công nghệ phù hợp để giúp buổi Webinar diễn ra được chuyên nghiệp hơn. Lựa chọn nền tảng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.

- Tạo không gian trực tuyến chuyên nghiệp, người nói và người nghe dễ dàng tương tác với nhau.

- Nên quảng bá Webinar qua nhiều kênh khác nhau như email, mạng xã hội, website, blog, forum, v.v để tiếp cận được nhiều người đăng ký.

- Tạo ra không gian trực tuyến chuyên nghiệp: Đảm bảo rằng không gian trực tuyến cho webinar của bạn được thiết kế chuyên nghiệp, dễ sử dụng và đáp ứng được nhu cầu của người tham gia.

- Kiểm tra kỹ lưỡng thiết bị âm thanh, hình ảnh và internet trước khi Webinar diễn ra. Nếu có thể nên sử dụng tai nghe và micro chất lượng tốt để đảm bảo âm thanh rõ ràng.

10. Kết luận

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng các bạn tìm hiểu Webinar là gì. Không thể phủ nhận một điều rằng Webinar có vai trò vô cùng quan trọng trong chiến dịch Marketing nhằm thu hút và tiếp cận khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng những thông tin trên sẽ thật sự hữu ích để giúp các doanh nghiệp tổ chức Webinar hiệu quả và chất lượng. Bạn đọc quan tâm hãy ghé đọc kiến thức về Supply Chain công nghệ giúp doanh nghiệp giải quyết nỗi lo lắng về phân bổ chuỗi cung ứng.

Cảm ơn và chúc các bạn thành công!