Nếu bạn là nhân viên hành chính văn phòng thì không thể nào bỏ qua bảng chấm công rồi. Nó phục vụ mọi công ty trong việc tính lương cho nhân viên. Có rất nhiều các mẫu, các bảng chấm công, tùy theo công ty mà chúng ta sẽ áp dụng các bạn nhé. Bài viết dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu mẫu bảng chấm công cho nhân viên trên bảng tính Excel thông dụng nhất, được nhiều công ty sử dụng nhất các bạn nhé!
Bảng chấm công dùng để làm gì?
Bảng chấm công dùng để theo dõi toàn bộ ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày nghỉ theo quy định BHXH của nhân viên trong công ty. Từ đó làm căn cứ trả lương, xét thưởng,.. cho mỗi một nhân viên đảm bảo sự minh bạch và công bằng.
Việc chấm công còn giúp chủ doanh nghiệp hay người sử dụng lao động cùng với bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ đi làm cụ thể của mỗi nhân viên trong khoảng thời gian. Từ bảng chấm công hằng ngày, ngoài phục vụ trong việc tính lương, số liệu trong bảng chấm công sẽ giúp các bộ phận đưa ra những quyết định tăng lương, thưởng hoặc phạt nhân viên.
Thông qua hình thức chấm công, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể hơn về toàn bộ nhân viên của mình. Qua đó đưa ra những nhận xét, đánh giá một cách khách quan nhất về khối lượng công việc có phù hợp với lượng nhân viên đang sở hữu hay không. Bảng số liệu còn hỗ trợ trong việc ra quyết định, định hướng tầm nhìn chiến lược trong tương lai nhằm tìm kiếm mức lợi nhuận cao nhất.
Lợi ích của bảng chấm công là gì?
Những nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ
Hiện nay có rất nhiều bảng chấm công theo giờ trên thị trường nhưng để tìm được một mẫu chấm công đơn giản lại đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân viên của doanh nghiệp. Các nội dung cần có trong một bảng chấm công theo giờ đó là:
- Tên công ty
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày chấm công
- Giờ ra
- Giờ vào
- Tổng giờ công
- Số giờ làm thêm
- Xác nhận của người lao động
- Ghi chú (nếu có)
Đây đều là những thông tin cơ bản mà bất cứ một bảng chấm công theo giờ nào cũng cần có. Tuy nhiên, bạn có thể thêm một vài thông tin sau để làm bảng chấm công đầy đủ hơn.
- Ngày, tháng, năm sinh
- Địa chỉ liên hệ
- Bộ phận, phòng ban đang làm việc
Phần cuối mỗi bảng chấm công sẽ có chữ ký xác nhận của 2 bên. Một bên sẽ là họ tên của người lao động và bên kia là đại diện của doanh nghiệp hoặc bộ phận trả lương hoặc chấm công.
Có những nội dung nào cần có trong bảng chấm công theo giờ?
Lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Hướng dẫn lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Có 3 bước để có thể lập được một bảng chấm công theo giờ bằng Excel.
Bước 1: Lập bảng chấm công
- Đầu tiên bạn sẽ thiết kế bảng tùy theo yêu cầu bao gồm: số cột, sau đó điền nội dung của từng cột.
- Các bạn sẽ điền đầy đủ thông tin của các cột cũng như thông tin của từng nhân viên.
Điền nội dung thông tin đầy đủ
Bước 2: Thực hiện điền số giờ ra và giờ vào cột Excel tương ứng
Nếu thực hiện chấm công bằng máy thì bạn có thể thực hiện trích xuất dữ liệu, cụ thể thao tác như sau:
Trong bảng kết xuất, bạn sử dụng chức năng Data / Filter để lọc các dòng không có dữ liệu trong cột Mã NV, sau đó sao chép dữ liệu vào bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste để dán dữ liệu không tính những dòng bị bỏ trống.
Dán dữ liệu với lệnh Paste
Tiếp theo copy dữ liệu bắt đầu từ ô D4 đến ô cuối cùng của bảng kết xuất vào bảng chấm công bạn đã tạo ở bước 1 sẽ được kết quả như ảnh 2 (lưu ý nên dùng chức năng Paste Value).
Copy dữ liệu từ ô D4
Bước 3: Cách tính số giờ công
Sử dụng công thức dưới đây để tính được số giờ công của từng nhân viên
Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào
2 mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Dưới đây là 2 mẫu bảng chấm công vô cùng chi tiết và cụ thể nhất.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel
Ưu điểm
Excel có sẵn bảng tính và bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào mà không cần mất công tạo bảng. Với những thông tin trùng lặp nhau, bạn có thể sử dụng chức năng copy để tránh mất thời gian phải gõ lại.
Bằng cách sử dụng các công thức có sẵn trên excel thì bảng chấm công của bạn sẽ được tạo nhanh chóng hơn. Áp dụng công thức tính tổng số giờ công làm việc của từng người bằng giờ ra trừ giờ vào, bạn sẽ có ngay kết quả, sau đó thực hiện kéo công thức đó bạn sẽ có 1 bảng chấm công trên excel nhanh chóng và chính xác mà không mất nhiều thời gian và công sức.
Excel hiện nay là một phần mềm vô cùng phổ biến và đã được cài vào đa số các máy tính, cũng không mất nhiều chi phí để có thể sở hữu được một phần mềm excel áp dụng cho nhiều công việc không chỉ riêng cho bảng chấm công theo giờ. Nếu như trong quá trình làm, bạn chưa hoàn thành được bảng chấm công đó thì có thể lưu lại và hôm sau mở ra làm tiếp.
Ưu điểm chính
Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm mà bảng chấm công theo giờ bằng excel mang đến thì nó cũng có một số hạn chế như sau:
Dễ gây nhầm lẫn
Bảng chấm công theo giờ bằng excel sẽ gồm nhiều cột, và mỗi cột sẽ cần một định dạng khác nhau. Do đó đối với những bạn chưa có kinh nghiệm sử dụng excel thì rất dễ nhầm lẫn trong việc sử dụng định dạng cho các cột và sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả của ngày công làm việc.
Nếu số giờ làm việc tính trên excel lớn hơn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Còn nếu trường hợp số giờ làm việc tính trên excel nhỏ hơn so với lượng giờ thực tế mà người lao động phải làm thì nó sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của các nhân sự.
Phức tạp trong khâu quản lý
Việc sử dụng bảng chấm công theo giờ trên excel chỉ có thể được theo dõi bởi một người chấm công nếu như muốn các quản lý cấp cao hơn có thể xem được bảng chấm công này thì bạn phải mất thời gian gửi báo cáo. Việc gửi báo cáo nhiều lần sẽ khiến bạn bị mất thời gian lưu nhiều file và cũng dễ gây nhầm lẫn.
Nhược điểm
Khó khăn trong việc lưu trữ
Tiếp theo bảng chấm công trên excel có thể gây trở ngại đối với người dùng khi bạn cần tìm kiếm một thông tin nào đó thì bạn sẽ phải nhớ lại xem mình đã lưu thông tin đó ở trong file nào và bắt đầu đi tìm kiếm trong các ổ máy tính.
Hạn chế dùng các thao tác
Bảng chấm công này sẽ khiến khả năng rà soát các thông tin nhân sự của quản lý bị hạn chế hơn nhiều. Khi quản lý cần xem thông tin của một nhân sự nào đó, quản lý sẽ yêu cầu người thực hiện gửi file và bắt đầu tra cứu mà không tự mình kiểm tra được.
Đăng ký khoá học kế toán online ngay để nhận ưu đãi. Khóa học sẽ giúp bạn nắm được kiến thức tổng quát về kế toán. Đồng thời, hiểu được đúng quy trình vận hành kế toán thực tế, biết làm sổ sách kế toán và báo cáo tài chính một cách hiệu quả và chính xác.
Các mẫu bảng chấm công khác
Bảng chấm công theo ngày
Bảng chấm công theo ngày được hiểu là bảng thể hiện lịch trình cho mỗi ngày một nhân viên làm việc trong giờ hành chính. Bảng chấm công sẽ được dùng để tính tổng số ngày làm việc của nhân viên và tính lương hàng tháng của các nhân viên.
Bảng chấm công tính theo ngày
Bảng chấm công theo tuần
Đây chính là lịch trình dành cho những người quản lý coi trọng vấn đề báo cáo hàng tuần và sẽ định thời gian cho các báo cáo hàng tuần. Mỗi tháng, sẽ có 4 thời khóa biểu hàng tuần để ban quản lý tính lương cho toàn bộ nhân viên. Phương pháp xác định thời gian này thường không phổ biến và chỉ phù hợp đối với những doanh nghiệp cần thường xuyên báo cáo tiến độ thường xuyên.
Chấm công theo tuần
5 Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay
Trên thực tế có rất nhiều mẫu bảng chấm công khác nhau phù hợp vào điều kiện và nhu cầu hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Do vậy sự lựa chọn của mỗi đơn vị cũng có sự khác biệt, tuy nhiên hiện nay có 5 phương pháp chấm công phổ biến nhất đó là: Chấm công truyền thống, chấm công bằng thẻ từ hoặc chấm công bằng gương mặt (Face ID) và chấm công bằng vân tay, chấm công trên các ứng dụng.
Các bước lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel là gì?
Có 3 bước chính để giúp bạn có thể lập được một bảng chấm công theo giờ trên Excel đơn giản đó là:
- Bước 1: Lập bảng chấm công.
- Bước 2: Thực hiện điền số giờ ra và giờ vào lên cột Excel tương ứng.
- Bước 3: Tính số giờ công.
Lập bảng chấm công theo giờ đúng chuẩn
Hạn chế của mẫu bảng chấm công theo giờ
Dễ gặp phải sai xót khi nhập dữ liệu
Nếu bạn chưa có đầy đủ kỹ năng, trình độ tin học văn phòng, thì việc nhập và xuất dữ liệu trên Excel sẽ rất khó khăn, đặc biệt là đối với dạng bảng mẫu tính lương. Điều này sẽ dẫn đến sai xót lớn trong quá trình nhập thông tin dữ liệu thực hiện pháp tính toán công làm việc chính xác và rõ ràng.
Những hạn chế bảng chấm công theo giờ
Khả năng quản lý bị hạn chế
Một mẫu bảng tính lương theo giờ được thực hiện trên Excel thường chỉ có hạn mức không vượt quá 65.000 dòng trên 1 file dữ liệu, vì vậy sẽ rất khó có thể quản lý đối với những doanh nghiệp lớn. Để khắc phục tình trạng này thì bạn hãy tách ra thành các dạng file Excel nhỏ hơn để lưu giữ dữ liệu từng phòng ban.
Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay là gì?
Các phương thức chấm công hiện đại ngày nay đang được ứng dụng rất nhiều tại các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức,… Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên sử dụng hình thức chấm công nào thì hãy theo dõi trong bài viết này nhé.
Chấm công bằng thẻ từ
Phương pháp này sẽ sử dụng thẻ từ và đầu đọc thẻ để chấm công. Khi muốn chấm công, người dùng chỉ việc quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ thì các thông tin về: ngày, giờ ra vào đều được lưu lại trong bộ nhớ của máy chủ.
Ưu điểm:
- Thời gian chấm công nhanh chỉ trong vòng 1-2 giây.
- Dễ dàng hơn trong việc tính công lương.
- Hạn chế sai sót khi chấm công, qua dó giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động.
- Hỗ trợ cho việc quản lý của các nhà quản trị.
- Khả năng lưu trữ tốt khi bị mất điện đột ngột.
Chấm công thông qua thẻ từ
Nhược điểm:
- Chi phí in thẻ từ cho nhân viên là khá lớn.
- Nhân viên cần phải tự bảo quản thẻ của mình.
- Vẫn tồn tại khả năng gian lận, chấm công hộ nhau.
Chấm công bằng nhận diện vân tay
Phương pháp này được sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh để xác định danh tính của mỗi người. Giúp người lao động có thể chấm công một cách dễ dàng và hỗ trợ tối đa việc quản lý của các nhà quản trị.
Ưu điểm:
- Có độ chính xác khá cao
- Thời gian chấm công nhanh chóng, thường chỉ mất 2-3 giây.
- Hạn chế việc gian lận trong việc chấm công hộ.
- Có thể tích hợp với các phần mềm chấm công khác.
- Không phát sinh thêm các khoản chi phí khác.
Chấm công bằng vân tay
Nhược điểm:
- Không phù hợp với các địa chỉ sản xuất thực phẩm có dầu mỡ.
- Phải vệ sinh mặt chấm vân liên tục để đảm bảo độ nhận diện.
- Chi phí máy chấm công lắp đặt khá cao.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Cùng là một trong những hình thức chấm công hiện đại hiện nay. Nó ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt từ những dữ liệu có sẵn trong máy. Qua đó giúp hoạt động chấm công, kiểm soát ra vào, làm lương,… được nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Ưu điểm:
- Độ chính xác gần như tuyệt đối.
- Ngăn chặn tuyệt đối tình trạng gian lận, chấm công hộ.
- Không xảy ra tình trạng quên thẻ, mất thẻ, mất vân tay,…
- Có thể đồng bộ với các phần mềm chấm công, xuất dữ liệu,…
Chấm công qua nhận diện khuôn mặt
Nhược điểm:
- Chi phí mua máy chấm công nhận diện khuôn mặt khá đắt đỏ.
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với chấm công bằng thẻ từ hoặc bằng vân tay.
Chấm công bằng mống mắt
Hình thức này được sử dụng công nghệ quét võng mạc để thực hiện chấm công. Các nhân viên chỉ việc đứng trước máy quét để máy nhận diện dữ liệu được lưu trong máy sẵn trước đó. Sau khoảng thời gian ngắn, người lao động đã thực hiện thành công việc chấm công.
Ưu điểm:
- Độ chính xác cao, tình trạng gian lận sẽ được hạn chế.
- Không phát sinh các vấn đề: mất thẻ từ, mất vân tay,…
- Thời gian chấm công nhanh chóng nhất trong sô các hình thức chấm công.
Chấm công với mống mắt
Nhược điểm:
- Chi phí máy chấm công loại này rất cao.
Một số phần mềm chấm công theo giờ
1. Wise Eye
Wise Eye chính là một phần mềm chấm công được phát triển bởi người VIệt vào năm 2008. Hệ thống phần mềm này được dùng rất nhiều tại Việt Nam, cung cấp rất nhiều giải pháp trong quá trình chấm công gồm: chấm công bằng gương mặt, nhận dạng sinh trắc học và kiểm soát cửa trong các cơ quan hoặc theo dõi báo cáo của nhân viên,...
Phần mềm Wise Eye
Các chức năng chính:
- Chấm công thông qua gương mặt và nhận dạng sinh trắc học
- Kiểm soát cửa của các cơ quan, theo dõi báo cáo nhân viên,...
- Hỗ trợ trên nền tảng windows
- Sử dụng miễn phí.
2. MITACO
Đây là phần mềm chấm công chạy trên nền Access, dễ dàng cài đặt và phù hợp với các thiết bị có khả năng truy xuất giờ làm việc của nhân viên. Công cụ này cung cấp bảng chấm công hàng ngày, bảng chấm công theo tháng bằng excel, bảng chấm công theo giờ và nhiều tính năng tiện ích khác.
Phần mềm MITACO
Chức năng chính:
- Truy xuất giờ làm việc của tất cả nhân viên
- Cung cấp bảng chấm công hàng ngày, bảng chấm công theo tháng bằng excel hoặc bảng chấm công theo giờ,...
- Hỗ trợ với nền tảng Windows
- Có trả phí
3. TAS-ERP
Một phần mềm đơn nhiệm được sử dụng độc lập, có thể thực hiện cài phần mềm chấm công này ở nhiều máy tính khác nhau. Ngay cả khi nhân sự có sự thay đổi, thì bạn chỉ cần copy data từ máy tính là đã có thể bắt đầu lại quá trình quản lý. Đồng thời nó cũng rất phù hợp với cơ quan có nhiều chi nhánh, quản lý thời gian làm việc của nhân viên rất hiệu quả.
Phần mềm TAS-ERP
Các chức năng:
- Có thể thực hiện cài đặt phần mềm chấm công ở trên nhiều máy tính khác nhau
- Phù hợp với cơ quan có nhiều chi nhánh khác nhau
- Hỗ trợ cả nền tảng Windows
- Có mất phí.
4. Hubstaff
Phần mềm này được tạo ra để quản lí nhân sự cho các công ty vừa và lớn. Về phần giao diện người dùng được thiết kế một khoảng trống lớn ở bên phải màn hình để người dùng có thể nhập và phân tích dữ liệu dễ dàng. Phần mềm này còn cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn và tiện lợi khác cho người sử dụng.
Phần mềm Hubstaff
Chức năng chính:
- Dùng để quản lí nhân sự cho các công ty vừa và lớn
- Hỗ trợ trên nền tảng Windows và MacOs
- Có phí khoảng 7$/tháng.
5. Phần mềm chấm công FTA
Thêm một hệ thống phần mềm chấm công được viết hoàn toàn bằng ngôn ngữ lập trình C#, nền tảng .Net 3.5. Phần mềm này hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu firebird 2.5 hoặc MS SQL mới nhất, kết nối trực tiếp đến các máy chấm công đến từ hàng Suprema, Virdi, ZKTeco, Realand, Ronald jack và FingerTech… Phần mềm cũng có thể tự động tìm ca làm việc và hỗ trợ cả ca gãy hoặc ca làm xuyên đêm,...
Phần mềm FTA
Các chức năng chính:
- Kết nối trực tiếp đến máy chấm công từ các hàng như: Suprema, Virdi, ZKTeco, WiseEye, Mita, FingerTech…
- Chỉ hỗ trợ nền tảng Windows.
- Phải trả phí.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ những mẫu chấm công theo giờ thông dụng và được sử dụng nhiều nhất. Bạn đọc muốn biết thêm nhiều kiến thức về kế toán hãy nhanh tay đăng ký để theo dõi khoá học kế toán với sự hướng dẫn các chuyên gia sẽ bật mí cho bạn những mẹo, cách tính, lập báo tài chính,... một cách nhanh chóng và chính xác.
>> Cách tạo Form nhập liệu trong Excel
