Coordinator là gì? Kỹ năng cần thiết để thành Coordinator chuyên nghiệp

Như các bạn đã biết, Coordinator đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của mỗi một sự kiện, hoạt động liên quan đến từng lĩnh vực và ngành nghề nhất định. Rất nhiều bạn trẻ có đam mê trở thành một Coordinator chuyên nghiệp nhưng lại chưa hiểu hết về công việc thật sự của nó. Để có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề này, hãy cùng Unica tìm hiểu Coordinator là gì thông qua bài viết dưới đây.

Coordinator là gì?

Coordinator dịch theo từ điển Tiếng Anh có nghĩa là điều phối viên - thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát công việc và linh hoạt trong việc thay đổi, điều phối nhân sự phù hợp với khả năng cũng như tính chất công việc trong suốt quá trình diễn ra sự kiện hoặc workshop để hoàn thành nó một hiệu quả, suôn sẻ nhất. 

Thuật ngữ điều phối viên nghe có vẻ xa lạ nhưng thực chất đây là một vị trí không thể thiếu trong các chương trình truyền hình, sự kiện, hoặc các lĩnh vực khác nhau như nhà hàng- khách sạn, du lịch….

Coordination là gì

Sales Coordinator làm những công việc gì?

Sau khi giải thích thuật ngữ Coordinator nghĩa là gì, chắc chắn rất nhiều bạn đọc sẽ đặt ra câu hỏi rằng “là một điều phối viên bán hàng bạn sẽ phải làm những công việc gì”. Không để các bạn phải chờ đợi quá lâu, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua một số nội dung dưới đây.

- Điều phối nhóm bán hàng bằng cách quản lý lịch trình, nộp các tài liệu quan trọng và truyền đạt thông tin liên quan. 

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các thiết bị  hoặc sản phẩm cần thiết liên quan đến hoạt động bán hàng.

- Giải đáp khiếu nại từ khách hàng và hỗ trợ quá trình sau bán hàng nếu được yêu cầu.

- Lưu trữ và sắp xếp dữ liệu tài chính và phi tài chính dưới dạng điện tử hoặc báo cáo.

Training coordinator là gì

- Xử lý tất cả các đơn hàng kịp thời và chính xác

- Theo dõi tiến trình làm việc của nhóm, phân tích những hạn chế, thiếu sót và đưa ra những đề xuất nhằm cải thiện theo hướng tích cực.

- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, sản phẩm liên quan đến các sự kiện quảng bá, tiếp thị sản phẩm.

- Tham gia vào các dự án nâng cao quy trình quản lý đơn hàng hoặc các sáng kiến bán hàng khác.

Quản trị nhân sự là một trong những kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân được nhân tài. Để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, mời bạn tham khảo các khóa học online sau đây:

Quản lý hành chính nhân sự hiệu quả với Google Appsheet

Lê Văn Hòa

1.499.000đ

1.500.000đ

Đăng ký Học thử

Quản trị nhân sự đỉnh cao: HRBP từ ZERO đến HERO

TS.Đinh Thị Hồng Duyên

1.299.000đ

2.000.000đ

Đăng ký Học thử

CEO và Nghệ thuật Quản trị Nhân sự

Nguyễn Văn Bền

999.000đ

1.200.000đ

Đăng ký Học thử

Kỹ năng cần có của một Coordinator 

Để trở thành một Coordinator chuyên nghiệp, bạn cần biết tới 4 kỹ năng cơ bản như quản lý thời gian, giao tiếp, giải quyết vấn đề và lập kế hoạch. Cụ thể, từng kỹ năng sẽ được giới thiệu chi tiết dưới đây:

1. Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc

Khi bắt tay vào bất cứ các hoạt động hoặc sự kiện nào, việc các điều hối viên biết quản lý thời gian sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo các giai đoạn được diễn ra xuyên suốt, đúng lịch trình như bản kế hoạch đã đề ra. Để quản lý thời gian tốt mà chưa có kinh nghiệm, bạn nên sử dụng các app quản lý thời gian trên điện thoại. Với những phần mềm sẵn có, bạn có thể lên lịch cụ thể và đưa ra những công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian cố định. Không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian nghiên cứu, việc dùng các app có sẵn sẽ giúp bạn quản lý thời gian hữu ích hơn nhờ có những nhắc nhở như chuông báo hoặc thông báo bằng tin nhắn ở từng thời gian cụ thể.

Kỹ năng quản lý thời gian vô cùng quan trọng

2. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe hiệu quả 

Để phát triển cũng như duy trì hoạt động trong một lịch trình diễn ra suôn sẻ, điều phối viên phải nhận thức được những thách thức và trở ngại mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải. Thông qua quá trình tương tác, trò chuyện, tìm hiểu thông tin giữa các thành viên trong nhóm, điều phối viên sẽ tìm ra phương án triển khai hợp lý và hiệu quả nhất. Trong quá trình giao tiếp, bạn cần học cách lắng nghe chứ đừng chỉ tập trung vào nói mà không để ý tới những cảm xúc của người đối diện. Một người giao tiếp tốt sẽ là một người có khả năng lắng nghe tốt.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

Các dự án hiếm khi diễn ra chính xác và suôn sẻ như kế hoạch đã đề ra. Việc các điều phối viên luôn đưa ra những yếu tố dự phòng vào kế hoạch của họ là điều vô cùng cần thiết. Trước khi các vấn đề phát sinh, điều phối viên thường có những kế hoạch dự trù để có thể vượt qua những trở ngại và tình huống phát sinh để hoàn thành một cách xuất sắc. Bởi khi một vấn đề hoàn toàn không mong muốn phát sinh, điều phối viên cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy để công việc diễn ra suôn sẻ nhất.

Trong lúc suy nghĩ, điều phối viên cần suy nghĩ chắc chắn trước khi đưa ra quyết định vì chỉ cần một sai lầm nhỉ sẽ ảnh hưởng tới công việc. Trong một số trường hợp không may mắn, công việc có thể bị trễ hoặc gặp phải những rủi ro đáng tiếc từ chính những quyết định sai lầm hoặc quyết định không đúng lúc của điều phối viên.  

4. Kỹ năng lập kế hoạch và lên lịch làm việc

Kỹ năng thứ tư của một Coordinator cần có đó là lập kế hoạch và lên lịch làm việc. Lý do tại sao phải lập kế hoạch cụ thể là vì khi bạn có một bản công việc chi tiết, bạn chỉ cần làm theo những gì đã đề ra. Việc này sẽ giúp bạn không cảm thấy bối rối trong lúc thực hiện cũng như không bị phân tâm, đi lệch đích đến. Sau khi đã có kế hoạch làm việc, bạn cần lên lịch chi tiết theo từng ngày, từng tuần để có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu của bản thân. Bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ lên lịch của laptop hoặc điện thoại hoặc bạn cũng có thể lên lịch bằng tay với giấy và bút. Dù dùng cách nào, mục đích cuối cùng là để nâng cao hiệu suất công việc, tối ưu thời gian làm việc cũng như sớm đạt được những mục tiêu cá nhân.

Account coordinator là gì

Ngoài 4 kỹ năng kể trên, một điều phối viên giỏi còn cần phải có thêm những kỹ năng khác như:

- Lập ngân sách: đối với các hoạt động, sự kiện hoặc dự án lớn đòi hỏi người điều phối dự án cần biết cách phân bổ nguồn lực tốt nhất để hoàn thành mục tiêu. 

- Tính khách quan: trong một tổ chức, việc các thành viên có thể bị ảnh hưởng bởi những tác động xung quanh là điều không thể tránh khỏi. Yêu cầu của điều phối viên lúc này là phải giữ vững lập trương trung lập, kiên định với các quyết định của mình để có thể điều phối quá trình hoạt động diễn ra suôn sẻ. 

- Kỹ năng dẫn dắt đội nhóm: Không thể phủ nhận một điều rằng, để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công thì đều yêu cầu các thành viên phải có trách nhiệm, nhiệt tình, tự giác để nâng cao hiệu suất làm việc của mình. Với tư cách là một điều phối viên, nắm được các kỹ năng xây dựng đội nhóm và tổ chứ đội nhóm hiệu quả sẽ giúp các thành viên hiểu mình đã, đang và sẽ phải làm như thế nào để có thể kiểm soát tiến độ cũng như hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

Ngoài ra, nếu bạn muốn trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp thì phải trau dồi cho mình rất nhiều những kỹ năng cơ bản khác như: kỹ năng sáng tạo, lắng nghe, kỹ năng đàm phán và tổ chức…

Vai trò của Coordinator trong tổ chức

Có thể nói, Coordinator đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức vì họ là người đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng tiến độ và đạt chất lượng. Ngoài ra, điều phối viên còn làm nhiều công việc khác như quản lý nhân viên trong dự án, lập lịch làm việc cho từng nhân viên và đưa ra hướng giải quyết các vấn đề. Chi tiết từng vai trò của Coordinator như sau:

1. Giúp đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng

Việc thực hiện đúng tiến độ và chất lượng công việc không hề đơn giản, việc này cần tới điều phối viên. Mỗi Coordinator sẽ có nhiệm vụ lên kế hoạch và lịch trình công việc cụ thể để đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc đạt được như kế hoạch công ty đề ra. 

2. Điều phối và quản lý các thành viên trong dự án hoặc hoạt động

Coordinator là người trực tiếp điều phối và quản lý các thành viên trong các dự án của công ty và tổ chức. Để có thể quản lý nhân sự trong tổ chức, mỗi Coordinator phải có rất nhiều kỹ năng như thuyết trình, dẫn dắt đội nhóm, kỹ năng giao tiếp,... Bạn càng giỏi thì càng dễ làm việc với một đội nhóm cũng như giúp team của mình phát triển lên nhanh hơn. 

3. Tạo ra kế hoạch và lập lịch làm việc cho các thành viên

Vai trò tiếp theo của một Coordinator đó là tạo kế hoạch và lên lịch làm việc cụ thể cho từng thành viên trong team của mình. Mỗi phần công việc sẽ đóng vai trò quan trọng giúp hoàn thành trọn vẹn cả một dự án. Nếu một mắc xích gặp vấn đề sẽ ảnh hưởng tới kết quả của cả dự án của công ty nên vai trò hướng dẫn và lên kế hoạch làm việc cho từng thành viên trong team của điều phối viên vô cùng quan trọng. 

Nhiệm vụ của một điều phối viên là tạo lập kế hoạch cho từng thành viên

4. Đưa ra quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh

Nhiệm vụ cuối cùng của Coordinator là đưa ra hướng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Đây là lúc, điều phối viên sử dụng tư duy và những kỹ năng sẵn có của bản thân để đưa ra được quyết định chính xác nhất. Chỉ một sai sót nhỏ cũng sẽ khiến công việc bị đình trệ cũng như gặp những rủi ro đáng tiếc. 

Nhiệm vụ cụ thể của Coordinator – điều phối viên

1. Sales Coordinator

Người làm việc ở vị trí này sẽ có nhiệm vụ cụ thể vào từng bộ phận mà mình chịu trách nhiện như: 

- Tìm hiểu nhu cầu của thị trường, nhu cầu của khách hàng từ đó chủ động tiếp cận khách hàng tiềm năng cũng như chăm sóc họ. Đồng thời thiết lập, tạo dựng và mở rộng tăng cường mối quan hệ kinh doanh để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. 

- Tu vấn, giải đáp những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong quá trình trước, trong và sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp mình. 

- Trang bị những tài liệu, kiến thức phù hợp theo yêu cầu của đội ngũ bán hàng trong khách sạn, tiến hàng quản lý các tệp tin, tài liệu về khách hàng. 

- Phản hồi khách hàng qua điện thoaii, email... của bộ phận bán hàng, marketing phụ trách sắp xếp lịch làm việc, quản lý các cuộc hẹn hàng ngày cho trưởng bộ phận Sales & Marketing. 

- Hỗ trợ chuẩn bị, triển khai các chương trình quảng cáo, bán hàng của nhà hàng, khách sạn tham gia lập kế hoạch, lên ý tưởng cho các hoạt động quảng cáo marketing. 

Sales Coordinator là công việc bận rộn và cần tiếp xúc nhiều

2. Event Coordinator

Đảm nhiệm các nhiệm vụ thuộc bộ phận mình chịu trách nhiệm

- Chịu trách nhiệm lên ý tưởng và lập kế hoạch cho các hoạt động của nhà hàng, khách sạn cũng như phụ trách các event được tạo dựng bởi sale và marketing nhằm thu hút khách hàng tiềm năng. Phụ trách team building các hoạt động tham quan của nhân viên.

- Chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối các tài liệu marketing cho bộ phận sale và marketing như thư mời, thông báo quảng cáo, poster, banner,… 

- Set up, tổ chức và triển khai sự kiện, đồng thời chịu trách nhiệm chính giải quyết các vấn đề phát sinh khác trong sự kiện; đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và hiệu quả nhất

Event Coordinator cần thực hiện nhiều công việc

3. F&B Coordinator

Khi một Coordinator làm việc trong ngành F&B, nhiệm vụ chính của điều phối viên gồm có:

- Một F&B Coordinator – thư ký Giám đốc bộ phận ẩm thực đảm nhận những nhiệm vụ như:

- Hỗ trợ Giám đốc bộ phận F&B - ẩm thực trong các công việc hành chính bao gồm thiết lập hệ thống hồ sơ, vận hành các hoạt động của các bộ phận khác nhau mỗi ngày.

- Truyền đạt nội dung và báo cáo cho Giám đốc bộ phận ẩm thực các thông tin chính xác, cụ thể từ các bộ phận quản lý khác và ngược lại.

- Theo dõi các kế hoạch của bộ phận F&B và giám sát, giải quyết các vấn đề liên quan tới đơn hàng, chương trình khuyến mãi/ưu đãi, đào tạo nhân viên,…thuộc trách nhiệm của bộ phận F&B.

- Chịu trách nhiệm hộp điển tử, các cuộc gọi tại văn phòng bộ phận F&BĐảm bảo các hồ sơ thực phẩm đúng tiêu chuẩn và yêu cầu; tham gia đóng góp ý tưởng cho các loại menu của nhà hàng cũng như các chương trình dành cho khách hàng và các cuộc họp

- Chịu trách nhiệm giám sát quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng và giải quyết các phản hồi, đóng góp của khách hàng dưới sự chỉ dẫn của FBM.

- Đảm bảo tính bảo mật các hồ sơ thông tin, tài liệu được giao quản lý và phối hợp với bộ phận tài chính của nhà hàng, khách sạn về ngân quỹ.

F&B Coordinator thường xuyên tiếp xúc với đội bếp

Tổng kết

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu Coordinator là gì và những kỹ năng cần thiết để trở thành Coordinator. Chúng tôi hy vọng các bạn sẽ không ngừng nâng cao và trau dồi những kiến thức marketing bằng cách tham khảo các khoá học marketing online cần thiết để có cơ hội trở thành một điều phối viên trong tương lai.

Cảm ơn và chúc các bạn thành công !