Kỹ năng đàm phán và nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Kỹ năng đàm phán thương lượng một trong những kỹ năng không thể thiếu trong giao tiếp hằng ngày. Đặc biệt trong kinh doanh muốn đàm phán thành công, bạn phải sở hữu cho mình những kỹ năng nhất định. Vậy làm thế nào để có được kỹ năng đàm phán, những cách đàm phán hiệu quả. Hãy cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Kỹ năng đàm phán là gì?

- Về cốt lõi, kỹ năng đàm phán bao gồm các kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, lập kế hoạch, chiến lược và hợp tác giữa hai bên để có được kết quả tốt nhất. Đàm phán là một phần nội tại của bất kỳ loại hành động chung, giải quyết vấn đề và giải quyết tranh chấp nào và có thể bằng lời nói, không lời, rõ ràng, ẩn ý, ​​trực tiếp hoặc thông qua trung gian.

- Các cuộc đàm phán diễn ra thường xuyên trong nội bộ nơi làm việc và có thể xảy ra giữa đồng nghiệp, các bộ phận hoặc giữa nhân viên và chủ lao động. Các chuyên gia có thể thương lượng các điều khoản hợp đồng, tiến độ dự án, bồi thường và hơn thế nữa. Đàm phán vừa phổ biến vừa quan trọng, vì vậy sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu các loại đàm phán mà bạn có thể gặp phải cũng như cách cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn.

Đàm phán tốt góp phần quan trọng vào thành công kinh doanh, vì chúng:

- Giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn

- Cung cấp các giải pháp lâu dài, chất lượng thay vì các giải pháp ngắn hạn mang tính tạm thời hoặc không thỏa mãn nhu cầu của một trong hai bên

- Giúp bạn tránh những rắc rối và xung đột trong tương lai.

Kỹ năng đàm phán thương lượng đạt hiệu quả

1. Chuẩn bị trước khi đàm phán

- Trước khi bước vào cuộc họp thương lượng, nhà đàm phán có kỹ năng chuẩn bị cho cuộc họp. Chuẩn bị bao gồm nội dung, xác định mục tiêu, lĩnh vực thương mại và các lựa chọn thay thế cho các mục tiêu đã nêu.

- Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị các câu hỏi cũng như câu trả lời để không làm mình rơi vào những tình huống khó như không có câu trả lời...

2. Giao tiếp trôi chảy & lắng nghe tích cực

- Trình bày rõ ràng các điểm thảo luận đảm bảo hiểu chính xác thông điệp. Giao tiếp trôi chảy, lựa chọn từ ngữ sao cho người nghe dễ hiểu và hình dung được nội dung bạn đang trình bày. Bên cạnh đó bạn cần sử dụng thêm ngôn ngữ cơ thể, phản hồi các thông điệp qua ánh mắt, cử chỉ, hành động khuôn mặt. 

- Lắng nghe là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng không chỉ trong đàm phán thương lượng mà nó còn trong giao tiếp. Lắng nghe giúp bạn thấu hiểu suy nghĩ của đối phương để đưa ra chiến lược phản biện phù hợp. Thay vì dành phần lớn thời gian trong đàm phán để giải thích những ưu điểm trong quan điểm của mình, nhà đàm phán có kỹ năng sẽ dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe bên kia.

- Ngoài ra, những nhà đàm phán giỏi nhất thường là những người biết lắng nghe và kiên nhẫn để cho người khác có cơ sở trong khi họ đưa ra ý kiến. Họ không bao giờ ngắt lời. Khuyến khích đối phương nói chuyện trước. Điều đó giúp thiết lập một trong những châm ngôn lâu đời nhất của đàm phán: ai đề cập đến con số trước, người đó sẽ thua. Mặc dù điều đó không phải lúc nào cũng đúng, nhưng nói chung tốt hơn là bạn nên ngồi yên và để bên kia đi trước. Ngay cả khi họ không đề cập đến các con số, nó sẽ cho bạn cơ hội để hỏi họ đang nghĩ gì.

3. Điều tiết cảm xúc

Điều quan trọng là một nhà đàm phán phải có khả năng kiềm chế cảm xúc của mình trong suốt cuộc đàm phán. Mặc dù đàm phán về các vấn đề gây tranh cãi có thể gây khó chịu, nhưng việc để cảm xúc kiểm soát trong cuộc họp có thể dẫn đến kết quả không thuận lợi. Chính vì vậy, trong quá trình đàm phán thương lượng, cho dù đối phương có sử dụng lời nói và ngôn ngữ cơ thể như thế nào thì việc bạn cần làm lúc này là giữ cảm xúc cân bằng để có thể trấn an bản thân và đưa ra được những phản biển sáng suốt nhất. 

4. Sự tự tin

Sự tự tin đóng vai trò quan trọng quá trình đàm phán. Tự tin giúp bạn trình bày hay giao tiếp trong cuộc đàm phán đó dễ dàng có được kết quả như mong muốn. Đồng thời cũng tạo nên sự tin tưởng của người khác với những lợi ích đề xuất bạn đưa ra. 

5. Hãy tuân thủ các nguyên tắc của bạn

Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp đang thực hiện nhiệm vụ đàm phán, bạn có thể có một bộ các nguyên tắc và giá trị hướng dẫn mà bạn sẽ không thể thoả hiệp. Nếu bạn thấy các cuộc đàm phán vượt qua những ranh giới đó, đó có thể là một thỏa thuận vượt quá những tiêu chuẩn ban đầu mà bạn đề ra. Chính vì vậy, trong trường hợp này, bạn nên tuân thủ các nguyên tắc mà bạn đã đặt ra một cách kiên định nhất. 

6. Độ tin cậy cao

Các tiêu chuẩn đạo đức và độ tin cậy của một nhà đàm phán thúc đẩy một môi trường tin cậy cho các cuộc đàm phán diễn ra hiệu quả hơn. Cả hai bên trong một cuộc đàm phán phải tin tưởng rằng bên kia sẽ tuân theo những lời hứa và thỏa thuận. Một nhà đàm phán phải có các kỹ năng để thực hiện các lời hứa của mình sau khi thương lượng kết thúc.

7. Đặt những câu hỏi hay

- Trong quá trình đàm phán thương lượng để đạt được nhiều lợi ích hơn bạn nên đặt nhiều câu hỏi hay cho người đối diện. Thay vì đặt những câu hỏi với câu trả lời “có” hoặc “Không” như “Bạn có nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời không?” thì hãy tạo ra những câu hỏi trung lập khuyến khích các câu trả lời chi tiết, chẳng hạn như “Bạn có thể cho tôi biết về những thách thức bạn đang đối mặt trong giai đoạn này không ?” đây chính là kỹ năng đặt câu hỏi.

- Việc đặt ra câu hỏi hay không chỉ giúp bạn hiểu hơn về đối tượng của mình mà nó còn là một cách giúp bạn tìm kiếm ra những ý tưởng sáng tạo nhằm thuyết phục được đối phương. 

8. Cân nhắc việc áp đặt các giới hạn về thời gian

Đặt ra mốc thời gian cho cuộc đàm phán thúc đẩy cả hai bên đạt được thỏa thuận. Nếu các điều khoản không thể được đáp ứng vào thời điểm đó, hai bên có thể dành thời gian để đánh giá lại nhu cầu của mình và quay lại vào một ngày sau đó.

Những kỹ năng đàm phán được Unica.vn liệt kê ở trên được coi là những kinh nghiệm hay có thể nói là những nghệ thuật giao tiếp mang lại hiệu quả cao trong quá trình đàm phán. 

Một số lưu ý “vàng” trong kỹ năng đàm phán

Dựa vào yếu tố phi ngôn ngữ để tăng tính thuyết phục

- Giáo sư tâm lý học Albert Mehrabian ở đại học UCLA đã khẳng định rằng: “Yếu tố ngôn ngữ cơ thể chiếm 55% sự ảnh hưởng trong cuộc giao tiếp. Trong khi đó, các yếu tố như âm lượng, giọng nói, lại lấy cho mình 38%. Còn ngôn từ và nội dung chỉ chiếm vẻn vẹn 7% sức tác động từ phía đối phương”.

- Như vậy, yếu tố ngôn ngữ cơ thể là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đàm phán. Chắc chắn rằng, một người biết vận dụng linh hoạt ngôn ngữ sẽ được đối phương đánh giá cao hơn về trình độ và năng lực.

“Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”

Nếu chỉ biết vận dụng linh hoạt ngôn ngữ thì chưa đủ, bạn nên kết hợp thế mạnh đó kèm theo sự suy nghĩ chín chắn trước khi “buông” ra lời nói. Bởi, trong một cuộc đàm phán nếu bạn không suy nghĩ trước sau mà “tuột” miệng ra những lời lẽ không hay thì đối phương sẽ đánh giá thấp về bạn, đồng nghĩa với việc cuộc đàm phán của bạn sẽ bị thất bại và bao công sức sẽ bị “đổ sông đổ bể”.

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”

- Đây là một câu nói được giới kinh doanh tâm đắc nhất mỗi khi đi đàm phán, thương lượng. Bởi vì, nếu như bạn không nắm bắt và am hiểu về đối phương thì rất khó có thể lấy được phần thắng về phía mình.

- Hơn nữa, “biết người biết ta” sẽ giúp các bạn hiểu được phần nào tính cách của đối phương để có phương án hành xử cho phù hợp. Đây cũng là một điều lưu ý quan trọng trong kỹ năng đàm phán hiệu quả

Học hỏi từ những sai lầm

Ai cũng sẽ có lúc mắc phải sai lầm, dù lớn dù nhỏ. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là “biết sai mà sửa” thì sẽ ngày càng tốt đẹp hơn, còn người biết sai mà vẫn vấp phải sẽ ngày càng bị thụt lùi đi. Vì vậy, lời khuyên dành cho bạn đó là khi mắc phải những sai lầm thì hãy bình tĩnh và biết nhận ra vấn đề bạn đã sai ở đâu, sai như thế nào để tìm ra những ưu nhược điểm của bản thân để rồi khắc phục.

Không nên vội vàng

Không được vội vàng cũng là một kỹ năng đàm phán quan trọng. Những cuộc thương lượng nếu kết thúc nhanh chóng sẽ không đạt được kết quả tối ưu nhất. Mỗi cuộc đàm phán sẽ có tốc độ và thời gian nhất định, bạn cần quan sát xem đối phương có đẩy nhanh tốc độ buổi thương lượng hay không, nếu có thường do

- Họ thấy được nhiều quyền lợi hơn bạn mà bạn không hề nhận ra

- Tìm thấy lỗi sai trong hợp đồng nên muốn hối thúc bạn nhanh chóng kết thúc biến bất lợi của bạn thành lợi ích của họ

Khi có những thay đổi khác thường như vậy bạn phải sáng suốt, bình tĩnh suy nghĩ và đưa ra hướng giải quyết để những điều bất lợi đó không xảy ra với mình.

Để thành công hơn bạn cần biết và nắm rõ kỹ năng ra quyết định để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.

Những điều cần tránh trong quá trình đàm phán

Không nên nói quá nhỏ

 - Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm hơn lúc bình thường. Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.

- Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán. Điều này sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác. Vì vậy, trong khi đàm phán bạn nên nhìn vào mắt đối phương để hiểu được phần nào đó suy nghĩ của họ. Tuy nhiên, bạn hãy nhìn một cách khéo léo chứ không nên nhìn chằm chằm vào mắt họ sẽ gây nên sự thiếu thiện cảm với đối phương.

Không có kế hoạch cụ thể

Nếu bạn không có kế hoạch hay định hướng cụ thể cho quá trình đàm phán thì chắc chắn rằng sẽ không đạt được kết quả như mong muốn. Trường hợp có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu kỹ năng đàm phán và những kỹ năng đàm phán hiệu quả vô cùng hữu ích hy vọng bạn sẽ áp dụng được vào trong quá trình đàm phán.