Hướng dẫn cách viết giấy đề nghị thanh toán chi tiết nhất kèm mẫu

Giả sử bạn là trưởng bộ phận sửa chữa máy thi công công trình của công ty, trong quá trình làm việc máy bị hỏng, bạn tự bỏ tiền túi ra để sửa máy cho kịp tiến độ, sau đó kho hoàn thành công trình, bạn muốn công ty hoàn trả số tiền này cho bạn, vì số tiền bạn bỏ ra phục vụ cho lợi ích của công ty. Trong trường hợp này bạn cần làm Giấy đề nghị thanh toán chi tiết để trình cho kế toán. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn.

Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán được hiểu là loại giấy tờ được các cá nhân sử dụng trong trường hợp muốn cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp thanh toán lại những khoản tiền đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc những khoản tạm ứng.

Giấy đề nghị thanh toán 

Chứng từ có phải giấy đề nghị thanh toán không?

Theo quy định hiện hành thì trong tất cả các văn bản thuộc lĩnh vực thuế thì giấy đề nghị thanh toán không phải là một loại chứng từ. Trong các văn bản thuộc lĩnh vực thuế giấy đề nghị thanh toán sẽ không nằm trong dạng chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lệ đối với các cơ quan thuế. Nhưng đây lại là thủ tục để thanh toán mà kế toán hướng dẫn để áp dụng.

Hiện nay, có rất nhiều mẫu giấy đề nghị thanh toán nhưng giấy đề nghị thanh toán sẽ có những nội dung chính như sau:

- Tên đơn vị, doanh nghiệp và các bộ phận đề nghị thanh toán.

- Họ tên và bộ phận đang làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán.

- Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ.

- Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ cùng bản sao hóa đơn.

Chứng từ có phải giấy đề nghị thanh toán

Khi nào sử dụng giấy đề nghị thanh toán?

Hiện nay, không có quy định pháp luật nào về các trường hợp được sử dụng giấy đề nghị thanh toán. Chủ thể có nhu cầu có thể đề nghị bên có nghĩa vụ thanh toán những khoản mà mình đã chi trước đó.

Trường hợp các bên viết giấy đề nghị thanh toán bao gồm:

– Bên có nghĩa vụ thanh toán, chậm thanh toán so với quy định trong hợp đồng dân sự mà các bên đã được giao kết.

– Các bộ phận, phòng ban, trong công ty đã bỏ ra chi phí để nhằm phục vụ nhiệm vụ: chi phí đi công tác, chi phí lắp đặt thiết bị,… các phòng, ban sẽ viết giấy đề nghị thanh toán cho các chủ thể có quyền hạn để xác nhận.

– Có nhiều trường hợp khác, tuy nhiên đặc điểm chung là chủ thể đã chi khoản chi phí đều có quyền sử dụng giấy đề nghị thanh toán đối với các bên có nghĩa vụ thanh toán. Và sử dụng tại thời điểm mà hai bên thỏa thuận hoặc khi người có quyền có nhu cầu cần được thanh toán.

Khi nào dùng giấy đề nghị thanh toán?

Quy trình thanh toán trong kế toán như thế nào?

Đối trượng tham gia và chịu trách nhiệm bao gồm:

- Người có nhu cầu thanh toán (Ví dụ: Nhân viên cần thanh toán khoản tạm ứng).

- Kế toán và kế toán trưởng.

- Thủ quỹ.

- Trưởng bộ phận hoặc quản lý.

- Giám đốc.

Cụ thể các thành phần ở trong quy trình kế toán thanh toán sẽ được đề cập chi tiết như sau:

Lập phiếu đề nghị thanh toán

Người có nhu cầu thanh toán cần phải chuẩn bị một bộ chứng từ đề nghị thanh toán như sau:

- Phiếu đề nghị thanh toán.

- Các chứng từ gốc và 01 bản sao kèm theo (Hóa đơn, biên bản giao nhận,…).

- Hợp đồng kinh tế.

- Các chứng từ kèm theo khác.

Người có nhu cầu thanh toán lập Phiếu đề nghị thanh toán trình quản ký duyệt (hãy ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có). Sau đó gửi cho bộ phận kế toán Phiếu đề nghị thanh toán cùng toàn bộ chứng từ liên quan để được xác nhận và có căn cứ thanh toán. 

Quy trình thanh toán trong kế toán

Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ thanh toán

Kế toán chính là thành phần tham gia chủ yếu có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ, số liệu đã tạm ứng. Đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý của các chứng từ đã nhận.

- Nếu chứng từ chính xác và đáp ứng đủ điều kiện, kế toán sẽ trình lên kế toán tưởng ký duyệt.

- Nếu chứng từ không đáp ứng yêu cầu thì phải ghi rõ lý do và trả lại cho những người có nhu cầu thanh toán.

Hồ sơ liên quan bao gồm: Bộ chứng từ đề nghị thanh toán. 

Duyệt đề nghị thanh toán 

Các chứng từ tại bước 3 đều đáp ứng đủ điều kiện và được trình lên kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt cần phải thông qua giám đốc.

- Nếu không được chấp nhận tại bước này, kế toán sẽ ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.

- Nếu được thông qua và chấp nhận, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ đề nghị thanh toán đã ký duyệt để lập phiếu và hạch toán.

Hồ sơ liên quan: Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.

Quy trình thanh toán trong kế toán

Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi

Kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi và ủy nhiệm chi.

=>  Trình lên kế toán trưởng để ký duyệt.

=>  Giám đốc ký duyệt

=>  Gửi phiếu chi cho thủ quỹ để được nhận chi tiền

=>  Kế toán thanh toán chuyển tiền đến các ngân hàng.

Hồ sơ liên quan:

- Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.

- Ủy nhiệm chi.

Thu – chi tiền

Dựa vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt, kế toán sẽ thực hiện việc thu chi tiền và ghi chép vào sổ quỹ.

=>  Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên đó là: Người thanh toán (01 liên) , thủ quỹ (01 liên) và kế toán (01 liên).

=>  Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu.

=>  Kế toán ngân hàng sẽ chuyển ủy nhiệm chi ra ngoài ngân hàng thanh toán.

=>  Ngân hàng báo nợ trong tài khoản.

=>  Kế toán sẽ tiến hành lập phiếu báo nợ.

Hồ sơ liên quan:

- Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.

- Phiếu thu.

- Phiếu chi.

- Ủy nhiệm chi.

Tổng hợp quy trình thanh toán kế toán

Đối soát, kiểm tra số liệu và thực hiện báo cáo

- Kế toán phải đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu.

- Kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.

- Thủ quỹ có trách nhiệm báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc theo yêu cầu.

Hồ sơ liên quan:

- Sổ kế toán.

- Sổ quỹ.

- Báo nợ.

- Các báo cáo khác.

Lưu hồ sơ

Kế toán có trách nhiệm sẽ lưu hóa đơn và các chứng từ liên quan đến thanh toán.

Hồ sơ liên quan:

- Chứng từ đề nghị thanh toán.

- Phiếu chi.

- Phiếu thu.

- Báo nợ.

- Sổ sách.

Ai là người có trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán?

- Sau khi thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động như mua hàng hóa hoặc chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao thì người mua hàng hoặc người chi tiêu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.

- Sau đó, Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển cho kế toán trưởng của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.

- Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán sẽ bắt đầu lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Ai là người viết giấy đề nghị thanh toán?

Giấy đề nghị thanh toán phải có nội dung gì?

Giấy đề nghị thanh toán có rất nhiều mẫu được quy định tại từng văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Tuy nhiên, thông thường giấy đề nghị thanh toán sẽ có những nội dung cụ thể là:

- Tên đơn vị, các doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.

- Họ tên, bộ phận đang làm việc của mỗi cá nhân đề nghị thanh toán.

- Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán cả số và chữ.

- Số lượng chứng từ gốc nộp kèm theo

và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.

Nội dung của giấy đề nghị thanh toán 

Các mẫu giấy đề nghị thanh toán hiện có

Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 200

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu số 05-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu 05-TT ban hành kèm Thông tư 133/2016//TT-BTC.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107

Đối với các cơ quan nhà nước hay đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp thì khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định hiện hành, tổ chức và đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là Mẫu C43-BB ban hành kèm theo Thông Tư 107/2017/&&-BTC như sau:

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 79

Cách viết giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.

- Góc trên bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận. Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán viết 1 liên và ghi rõ gửi giám đốc doanh - nghiệp (Hoặc người xét duyệt chi).

- Người đề nghị thanh toán phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toán (viết bằng số và bằng chữ).

- Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán.

- Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm.

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người được ủy quyền) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

>>> Tham khảo thêm Mẫu biên bản kiểm kê tài sản trên excel

Viết giấy đề nghị thanh toán

Lưu ý: 

- Thông tin ngắn gọn, rõ ràng, chỉ cần ghi những gì cần thiết.

- Số tiền thanh toán được viết bằng chữ

- Có chứng từ gốc kèm theo

- Có chữ ký đầy đủ

Một số loại văn bản cùng lĩnh vực

Các loại khác nhau sẽ được ban hành bởi các chủ thể khác nhau trong thực thi quyền lực nhà nước. Hiện nay hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta bao gồm:

Hiến pháp

Là một đạo luật cơ bản và có giá trị pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật. Các văn bản khác sẽ không được trái với Hiến pháp quy định.

Văn bản của Quốc hội

+ Bộ luật và luật của Quốc hội

+ Nghị quyết theo quy định của Quốc hội.

 Văn bản của Ủy ban thường vụ Quốc hội

+ Pháp lệnh và các nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội

+ Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

+ Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ và Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

Văn bản đến từ Chủ tịch nước

+ Lệnh và các quyết định của Chủ tịch nước.

Văn bản của Chính phủ

+ Nghị định của Chính phủ

+ Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ cùng với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

Các loại văn bản cùng lĩnh vực

Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

Văn bản của các cơ quan khác

+ Thông tư từ Chánh án Tòa án nhân dân tối cao

+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

+ Thông tư đến từ Bộ trưởng và Thủ trưởng cấp cơ quan ngang bộ

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán của nhà nước

+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao cùng vớiTổng Kiểm toán nhà nước, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. Không ban hành thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

Văn bản của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh hoặc của thành phố trực thuộc Trung ương hay cấp tỉnh

+ Quyết định của các Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

+  Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương tại đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt.

Văn bản của các cơ quan nhà nước cấp huyện

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã và các thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

+ Các quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Tổng kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách viết giấy đề nghị thanh toán cho bạn. Cùng với đó, bạn cũng có thể tham khảo cách lập báo cáo, lưu trữ và xử lý giấy tờ cũng như định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác nhất, chuẩn bị cho các kỳ kiểm toán với khóa học "THÀNH THẠO Kế toán tổng hợp trên Excel sau 30 ngày - Học xong LÀM NGAY" của giảng viên Nguyễn Lê Hoàng. 

Tham khảo khóa học "Thành thạo kế toán tổng hợp trên Excel sau 30 ngày- Học xong làm ngay" 

Điểm đặc biệt của khóa học kế toán này là mua một lần bảo hành trọn đời. Bạn có thể học mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn số lần học cho đến khi thành thạo. Ưu đãi này giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và chủ động hơn trong việc tiếp thu và lĩnh hội kiến thức. Kết thúc khóa học, bạn có thể thành thạo kế toán tổng hợp trên Excel như: lập báo cáo tài chính, lập và in sổ sách kế toán cuối kỳ, kê khai thuế giá trị gia tăng, hach toán chứng từ phát sinh, công tác kế toán cuối kỳ, lập sổ sách kế toán,...

XEM NGAY: Thành thạo kế toán tổng hợp trên Excel sau 30 ngày- Học xong làm ngay

>> Cách viết mẫu giấy đề nghị tạm ứng trên excel

>> Mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel kèm link tải miễn phí