Cách đặt bảo vệ trang tính và hủy bảo vệ trang tính Excel

Cách đặt bảo vệ trang tính và hủy bảo vệ trang tính Excel

Mục lục

Bạn đã làm việc rất chăm chỉ, hoàn thành bảng dữ liệu rất quan trọng và bây giờ bạn muốn đảm bảo những người mà bạn chia sẻ sẽ không vô tình thay đổi hay xóa mất các thông tin quan trọng đó. Vậy phải làm sao? Thật may mắn là Microsoft Excel 2016 và các phiên bản trước đó đã hỗ trợ bạn khóa các ô để bảo vệ chúng rất là tiện lợi. Bạn có thể khóa tất cả các ô trong một bảng tính hoặc các ô cụ thể, cho phép thay đổi một số phần của bảng tính theo ý muốn của mình.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giúp bạn đảm bảo rằng sổ làm việc Excel của bạn sẽ được an toàn dù có chia sẻ cho bất cứ ai.

Tạo Mật khẩu Bảo vệ tệp Workbook Excel

Điều đầu tiên chúng ta nên làm là bảo vệ toàn bộ tệp Excel (hoặc sổ làm việc) của bạn bằng mật khẩu để ngăn người khác mở tệp.
Cách thực hiện như sau:
Chọn đến tab File > Info  . Bấm vào  tùy chọn Protect Workbook và chọn  Encrypt with Password.
Như các loại mật khẩu tài khoản khác, bạn hãy sử dụng kết hợp chữ cái, số và ký tự, để tạo mật khẩu thật mạnh,tăng tính bảo mật cho tài khoản của mình( lưu ý rằng mật khẩu phân biệt chữ hoa chữ thường).

Cách cài đặt bảo vệ trang tính
Cách cài đặt bảo vệ trang tính

Khi bạn ấn chọn vào Encrypt with Password sẽ hiện ra phần điền mật khẩu như sau:

Cách cài đặt bảo vệ trang tính
Cách cài đặt bảo vệ trang tính

Lưu ý rằng bạn nên nhớ mật khẩu của mình, nếu bạn vô tình không nhớ mật khẩu thì với các phiên bản Microsoft mới cập nhật sẽ không thể bẻ khóa được và chúng ta sẽ vô tình tự khóa chính tài liệu và không bao giờ mở được, điều này rất nhiều bạn mắc phải nên hãy nhớ kỹ nhé.
Nếu bạn muốn người được chia sẻ có thể thay đổi, chỉnh sửa nếu cần thiết thì bạn sẽ thực hiện như sau:
Để thay đổi tệp thành chế độ chỉ đọc, quay lại nút File > Info  và nhấp lại vào  Protect Workbook . Chọn vào Mark as Final và xác nhận rằng bạn muốn đánh dấu tài liệu là phiên bản cuối cùng.
Xác nhận tệp dữ liệu là phiên bản cuối cùng sẽ hiển thị thông báo ở đầu tệp như hình dưới đây. Bất cứ ai mở tệp sau khi được đánh dấu là cuối cùng sẽ thấy một thông báo, cảnh báo họ rằng tệp đã được hoàn tất và nên cân nhắc kỹ nếu muốn chỉnh sửa phần nào.

Cách cài đặt bảo vệ trang tính
Cách cài đặt bảo vệ trang tính

Nếu nhấp vào Edit Anyway thì người được chia sẻ có thể chỉnh sửa được bài của bạn.

Khóa tất cả các ô trong một bảng tính

Chọn tab Review, Click chọn Protect Sheet và điền mật khẩu để bảo vệ các ô theo nhu cầu của bạn:

Cách khóa tất cả các ô trong một bảng tính
Cách khóa tất cả các ô trong một bảng tính

Cuối cùng là ấn Ok để bảo vệ trang tính.
Khi có bất kỳ ai khác cố gắng chỉnh sửa bất kỳ ô bị khóa nào,thông báo sau sẽ xuất hiện, tức là ô tính của bạn hoàn toàn được bảo vệ!

Cách khóa tất cả các ô trong một bảng tính

Để mở khóa bảng tính, bạn làm như sau:
Chọn tab Review, Click chọn UnProtect Sheet và điền mật khẩu để mở trang tính hoặc thay đổi các tùy chọn cho trang tính được bảo vệ

Cách khóa tất cả các ô trong một bảng tính
Cách khóa tất cả các ô trong một bảng tính

Cách khóa các ô cụ thể trong một bảng tính

Có thể đôi khi bạn muốn khóa một số ô nhất định khỏi bị thay đổi nhưng vẫn cho phép người dùng điều chỉnh các ô khác trong một bảng tính, vậy chúng ta làm như sau:
1. Chọn tất cả các ô bạn không muốn bị khóa. Các ô này có thể chỉnh sửa ngay cả sau khi trang tính được bảo vệ.
2. Nhấp chuột phải,chọn Format Cells và nhấp vào tab Protection. (Ngoài ra, trong tab Trang chủ, nhấp vào biểu tượng mở rộng bên cạnh Alignment và trong cửa sổ Format Cells , chuyển đến tab Protection)

Cách khóa các ô cụ thể trong một bảng tính
Cách khóa các ô cụ thể trong một bảng tính

3 Bỏ chọn "Locked" và click OK. 
4 Chuyển đến Review > Protect Sheet và nhấn OK để bảo vệ trang tính. Bất kỳ ô nào bạn không mở khóa trong tùy chọn Format Cells (bước 3 ở trên) sẽ bị khóa, trong khi các ô được mở khóa sẽ có thể chỉnh sửa.
Lưu ý: Khóa ô (hoặc mở khóa ô) sẽ không có hiệu lực cho đến khi bạn thực hiện bước 4, bước bảo vệ toàn bộ trang tính.

Kết luận

Vậy là bài viết trên đã chia sẻ toàn bộ cách hữu dụng nhất giúp bạn bảo vệ tập tin, tập tài liệu quan trọng của mình. Các bạn hãy chú ý đến các lưu ý mà mình đã đề cập ở trên. Và đừng quên nắm trọn cho mình hệ thống hàm Excel quan trọng và cần thiết nhất, giúp bạn dễ dàng thống kê, xử lý số liệu và lập báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác nhất với khóa học Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

>> Cách dùng hàm Mod trong excel và ứng dụng hàm Mod

>> Cách ẩn công thức dễ dàng trong bảng tính Excel

>> Cách làm checklist trong excel


Tags: Excel