Đánh giá nhân viên là gì? Quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả

Đánh giá nhiên viên là một trong những bước quan trọng giúp người quản lý có thể sàng lọc những nhân viên yếu kém, đồng thời tìm kiếm những nhân tố lãnh đạo tiềm năng trong tương lai. Hiểu được ý nghĩa nó, Unica chia sẻ tới bạn quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả có thể áp dụng trong mô hình hoạt động của các doanh nghiệp. 

Đánh giá nhân viên là gì?

Đánh giá nhân viên là đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Đánh giá này thường diễn ra mỗi năm một lần, mặc dù người sử dụng lao động có thể chọn tần suất họ tiến hành đánh giá. Các nhà quản lý cũng thường xuyên đánh giá nhân viên trong suốt cả năm và trong khoảng thời gian 30 - 90 ngày làm việc của nhân viên mới.

Đánh giá nhân viên giúp nhà tuyển dụng có cơ hội đặt ra kỳ vọng, nói chuyện với nhân viên về hiệu suất của họ, đưa ra phản hồi và đưa ra khuyến nghị tăng lương hoặc thăng chức cho nhân viên.

Đánh giá nhân viên là gì?

Mục đích của quy trình đánh giá nhân viên

- Ghi nhận những nhân viên có thành tích làm việc tốt: Việc doanh nghiệp thường xuyên tiến hành đánh giá hiệu suất làm việc của những nhân viên nổi bật sẽ giúp họ nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc của mình. 

- Tìm kiếm những nhà lãnh đạo tiềm năng trong tương lai: Quy trình đánh giá nhân viên thường xuyên sẽ giúp nhà quản lý tìm ra những nhân viên thật sự nổi bật trong công việc để có thể trở thành một nhà lãnh đạo tiềm năng của doanh nghiệp trong tương lai.

- Hỗ trợ nhân viên yếu kém: Thông qua việc đánh giá nhân viên, người quản lý có thể xây dựng các chương trình đào tạo tại chỗ (OJT) để giúp những nhân viên yếu kém hơn nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng của mình.

- Đo lường tiến độ: Việc thường xuyên tiến hành quy trình đánh giá sẽ giúp người quản lý xác định được mục tiêu cũng như tiến độ hoàn thành mục tiêu của nhân viên trong suốt quá trình làm việc. Nhờ đó mà có thể đưa ra được những chiến lược, phương pháp cụ thể để khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong tương lai. 

- Giúp người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn: Báo cáo đánh giá nhân viên cung cấp cho người quản lý những lý do hợp pháp để sa thải những nhân viên làm việc kém hiệu quả.

Tiêu chí đánh giá nhân viên

Các bước trong quy trình đánh giá nhân viên

Quy trình đánh giá nhân viên nên diễn ra theo 3 bước là chuẩn bị, đánh giá hiệu suất và phản hồi. Mỗi bước sẽ gồm những đầu mục công việc nhỏ như sau:

1. Chuẩn bị cho quy trình đánh giá nhân viên

Đây là bước đầu tiên cho quy trình đánh giá nhân viên mà mỗi cá nhân và tổ chức đều phải thực hiện. Trong bước này, những nhiệm vụ người quản lý cần thực hiện gồm:

Thu thập thông tin về các tiêu chí đánh giá

Sẽ có rất nhiều tiêu chí đánh giá nhân viên khác nhau, tuy nhiên về cơ bản, doanh nghiệp có thể dựa vào những tiêu chí sau: 

- Sự lạc quan, nhiệt tình: Sự lạc quan, nhiệt tình trong công việc là điều kiện cần thiết của mỗi nhân viên khi làm việc tại bất cứ doanh nghiệp nào. Bởi khi họ làm việc với tinh thần thoải mái, họ sẽ làm việc tâm huyết, cống hiến nhiều hơn và mang lại hiệu quả công việc tốt hơn cho doanh nghiệp. Căn cứ vào đấy, chủ doanh nghiệp sẽ nhận định được nhân viên ấy có gắn bó lâu dài hay không. 

- Sự trung thực: Trung thực là yếu tố cần thiết để người quản lý đánh giá phẩm chất của một nhân viên. Bởi một nhân viên có sự trung thực họ sẽ biết phân biệt đúng sai, công tư để làm việc.

- Sự tôn trọng: Trong quá trình làm việc chắc chắn doanh nghiệp nào cũng muốn nhân viên tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp mình. Vì vậy, đây cũng chính là một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp áp dụng để đánh giá nhân viên hiệu quả hiện nay.

- Giờ giấc: Giờ giấc là yếu tố cần thiết trong quá trình đánh giá sự chuyên nghiệp của mỗi nhân viên. Bạn không nhất thiết phải làm việc 10 - 12 giờ mỗi ngày nhưng khoảng thời gian bạn làm việc phải thực sự mang lại hiệu quả. Đó mới là điều quan trọng. 

Thu thập thông tin về các tiêu chí đánh giá là việc cần làm đầu tiên

Tiêu chí đánh giá dựa trên mục tiêu

Có 3 tiêu chí đánh giá nhân viên dựa trên mục tiêu đó là: đánh giá theo mục tiêu hành chính, mục tiêu phát triển, mục tiêu hoàn thành công việc.

- Mục tiêu hành chính: căn cứ vào hệ thống KPI đã được xây dựng trước đó, nhân viên sẽ được đánh giá theo mức độ hoàn thành công việc, từ đó người quản lý có cơ sở đề bạt, tăng lương hay sa thải nhân viên. Và để đánh giá nhân viên một cách khách quan nhất theo tiêu chí này, KPI phải dựa trên được xây dựng theo lộ trình nhất định để có thể thấy được mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên.

- Mục tiêu phát triển: Cũng căn cứ theo hệ thống KPI, doanh nghiệp sẽ nắm được mục tiêu phát triển ngắn/dài hạn của từng nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp, giúp nhân viên đạt mục tiêu cao nhất trong công việc. Bởi xét đến cùng thì sự phát triển của nhân viên cũng chính là sự phát triển của toàn doanh nghiệp.

- Mục tiêu hoàn thành công việc: Dựa vào mức độ hoàn thành công việc và hiệu quả công việc mà từng nhân viên được giao theo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm... nhà quản lý có thể căn cứ vào đấy để nắm được nhân viên nào có năng lực thực sự, nhân viên nào cần có kế hoạch đào tạo nhân viên thêm hay cho nghỉ việc.

Việc xét khen thưởng, hay đề bạt, sa thải nhân viên cũng dựa trên những con số “biết nói” này. Tuy nhiên, để có cái nhìn toàn diện nhất về nhân viên của mình, các nhà quản lý ngoài việc lắng nghe ý kiến của những người xung quanh, thì phải không ngừng trau dồi, nâng cao năng lực của bản thân để đưa ra tiêu chí đánh giá nhân viên hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo riêng một mẫu đánh giá cho đội ngũ quản lý hoặc thêm một phần dành riêng cho đội quản lý trong mẫu đánh giá chuẩn.

Chuẩn bị các tài liệu và mẫu đánh giá

Bạn có thể tải mẫu đánh giá trên mạng hoặc tự lập mẫu dựa trên tiêu chí riêng của doanh nghiệp. Với những mẫu đánh giá có sẵn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian nhưng đổi lại, bạn sẽ phải chọn lọc kỹ càng để có được một mẫu phù hợp với đơn vị của mình. Còn mẫu tự tạo mặc dù tốn nhiều thời gian tạo lập nhưng lại phù hợp với tính chất môi trường làm việc của doanh nghiệp bạn. Có một lưu ý khi sử dụng mẫu đánh giá bạn cần nhớ là thường xuyên cập nhật và thay đổi mẫu cho phù hợp với tình hình công việc. 

Lên kế hoạch và giao nhiệm vụ cho các đánh giá viên

Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, số lượng nhân viên dưới 100 người thì người quản lý sẽ trực tiếp thực hiện việc đánh giá. Còn với quy mô công ty vừa hoặc lớn thì cần có một đội ngũ chuyên đánh giá nhân viên riêng để có thể kiểm soát tốt hơn, tránh tình trạng sai sót do phải xử lý số liệu lớn. Bởi lý do này, bạn cần lên kế hoạch và giao nhiệm vụ chi tiết cho từng đánh giá viên. Việc này sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng quản lý, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý những công việc khác.

Giao nhiệm vụ đánh giá cho các đánh giá viên sẽ giúp quản lý tiết kiệm thời gian

2. Đánh giá hiệu suất của nhân viên

Sau khi hoàn thành xây dựng các tiêu chí đánh giá bạn nên tổ chức đánh giá nhân viên về các điểm mạnh, điểm yếu, tránh tình trạng nhân viên bị xúc phạm hoặc bị đề cao quá đà. Ngoài việc đánh giá nhân viên thì nhà quản lý cần đưa ra những đề xuất để cải thiện.

Khi đóng góp ý kiến cho những nhân viên về điểm yếu của họ, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ rõ bạn muốn nhân viên đó cải thiện như thế nào, và bạn sẽ hỗ trợ họ như thế nào. Đừng quên khuyến khích sự tham gia phản hồi của nhân viên. Những tiêu chí có thể đánh giá gồm có:

Đánh giá thành tích làm việc của nhân viên theo các tiêu chí đã định trước

Trong bộ tiêu chí của bạn sẽ đưa ra những tiêu chí đánh giá dành cho từng nhóm nhân viên. Dựa theo tiêu chí đó, bạn sẽ nhanh chóng đánh giá được thành tích làm việc và năng suất của từng nhân viên thông qua các số liệu cụ thể. Đây là cách đánh giá đơn giản nhất, bạn chỉ cần theo dõi các chỉ tiêu, không cần phải suy luận hoặc cân nhắc nhiều. 

Đánh giá đóng góp của nhân viên cho công ty

Bên cạnh đánh giá theo các tiêu chí đã đề ra, việc dựa vào đóng góp của nhân viên để đánh giá cũng rất quan trọng. Đây là yếu tố bổ sung, thường không có trong bản đánh giá của quản lý đưa ra nên bạn cần theo dõi sát sao để có thể đưa ra nhận định chính xác nhất.

Đánh giá kỹ năng và năng lực của nhân viên

Đây là phương pháp đánh giá tối ưu vì kỹ năng và năng lực của một nhân viên là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất công việc. Để đánh giá được 2 tiêu chí này, bạn cần theo dõi sát sao nhân viên theo từng tuần, từng tháng chứ không thể ngày một ngày hai.

Đánh giá kỹ năng và năng lực của nhân viên 

3. Phản hồi và đề xuất cải tiến

Phản hồi và đề xuất cải biên là bước cuối cùng trong quu trình đánh giá nhân viên. Thông qua bước này, bạn sẽ biết được những hạn chế của bản đánh giá ban đầu để sửa đổi và hoàn thiện bản đánh giá mới tối ưu hơn. 

Phản hồi kết quả đánh giá cho nhân viên

Từ kết quả thu được, bạn sẽ đưa ra những đánh giá cá nhân và sau đó bạn nên phản hồi lại cho nhân viên để họ biết được những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. 

Đề xuất cải tiến và phát triển nhân viên

Sau khi đã phản hồi kết quả đánh giá, bạn cần đề xuất cho nhân viên cách xử lý vấn đề mà họ đang gặp phải. Ví dụ, nếu nhân viên thường xuyên đi muộn, bạn có thể gợi ý họ thay đổi lịch trình sinh hoạt để có thể tới công ty đúng giờ. Hoặc một nhân viên khác không nói được tiếng Anh, bạn có thể gợi ý họ những khóa học online/offline để cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng ngoại ngữ của họ.

Đưa ra kế hoạch cải tiến cho quy trình đánh giá nhân viên

Như đã đề cập bên trên, bản đánh giá của bạn cần được cải tiến liên tục tùy theo hoàn cảnh làm việc và theo năng lực của chính nhân viên đó. Đối với những tiêu chí khó đạt được, bạn nên loại bỏ hoặc giảm độ khó để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên. Còn những tiêu chí đánh giá quá dễ nên được điều chỉnh lại để tránh tình trạng nhân viên chủ quan, bỏ bê công việc. 

Cải tiến quy trình đánh giá nhân viên sẽ giúp kết quả đánh giá chính xác hơn

Lợi ích của quy trình đánh giá nhân viên

Quy trình đánh giá nhân sự sẽ đem tới những lợi ích sau cho cả nhân viên và doanh nghiệp như sau:

1. Cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên

Quy trình đánh giá nhân viên sẽ đưa ra những ưu điểm, thiếu sót và lỗi của nhân viên qua thời gian làm công việc. Việc tạo kết quả đầu ra sẽ là cơ sở giúp người lao động tự kiểm tra lại năng lực của mình. Từ đó, họ sẽ biết liệu mình đã làm được gì, có xứng với số tiền lương đang nhận hiện nay không; qua đấy nhân viên có thể sửa chữa và khắc phục những lỗi sai sót, yếu kém của bản thân.
Mặt khác, quy trình đánh giá sẽ tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp. Qua đó, họ sẽ học hỏi được những kinh nghiệm quý báu từ những người xung quanh và có thể rèn luyện các kỹ năng qua học tập hoặc thực hành.

2. Tăng sự hài lòng của nhân viên với công việc và công ty

Một công ty chuyên nghiệp sẽ có kế hoạch đánh giá nhân viên chi tiết và hợp lý. Điều này sẽ đảm bảo quyền lợi của nhân viên, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh giúp họ có động lực làm việc. Từ đó, tư tưởng cống hiến và gắn bó của nhân sự mới có thể hình thành.

Trở thành chuyên gia quản lý nhân sự bằng cách đăng ký học online qua video ngay. Khóa học giúp bạn Hiểu rõ các kiến thức căn bản về quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ và công cụ công nghệ dành cho người làm công tác nhân sự trong thời hội nhập 4.0,... Đăng ký ngay để nhận ưu đãi:

Bí quyết quản trị nhân sự

Nguyễn Bá Dương

399.000đ

600.000đ

Đăng ký Học thử

Nghệ thuật quản lý nhân sự

Phạm Anh Cường

599.000đ

700.000đ

Đăng ký Học thử

Quản lý nhân sự tiền lương

Khoai Code TV

0đ

200.000đ

Đăng ký Học thử

3. Xác định và phát triển tài năng bên trong công ty

Thông qua đánh giá nhân viên, doanh nghiệp sẽ có được cơ sở đánh giá và chọn lọc những nhân tố tiềm năng. Cùng một mẫu đánh giá giống nhau nhưng những chỉ số và thang điểm của từng nhân viên sẽ có sự chệnh lệch. Dựa vào sự chênh lệch đó kết hợp thêm với những đánh giá về mặt năng lực, kỹ năng và đóng góp, ban lãnh đạo sẽ nhanh chóng tìm ra được những nhân sự xuất sắc.

Phát hiện các tài năng của công ty thông qua đánh giá

Một số lưu ý khi xây dựng quy trình đánh giá nhân viên

Trong quá trình xây dựng quy trình đánh giá nhân viên, bạn cần chú ý tới những vấn đề sau để tránh phạm phải sai lầm:

1. Thiếu sự minh bạch trong tiêu chí đánh giá và quy trình đánh giá

Tiêu chí và quy trình đánh giá không được công khai minh bạch sẽ khiến nhân viên cảm thấy không thoải mái trong quá trình làm việc. Một số sẽ cảm thấy ghen tị với những nhân viên đạt đánh giá tốt và sẽ nghĩ rằng công ty đang thiên vị những người đó. Dần dần, nội bộ sẽ trở nên bất ổn và không còn đoàn kết như trước. 

2. Đánh giá dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu thực tế

Việc đánh giá dựa trên cảm tính sẽ đem tới những sự nghi kỵ trong nội bộ công ty. Tốt nhất là bạn nên đưa ra nhận xét dựa trên số liệu cụ thể của báo cáo. Nếu bạn vẫn cảm thấy những tiêu chí đánh giá chưa thể hiện hết được năng lực của nhân viên thì hãy làm một bản đánh giá phụ hoặc yêu cầu nhân viên gửi báo cáo công việc hàng tháng để có thêm tư liệu đánh giá.

3. Không đưa ra phản hồi xây dựng và đề xuất cải tiến

Việc đánh giá mà không phản hồi và đề xuất cải tiến giống như việc bạn chỉ học lý thuyết mà không thực hành. Không chỉ gây lãng phí thời gian và tài nguyên công ty, việc này sẽ khiến nhân sự cảm thấy mệt mỏi và chán nản vì phải thực hiện thêm công việc nhưng lại không biết được hiệu quả mình làm.

Việc đánh giá mà không phản hồi và đề xuất cải tiến sẽ gây lãng phí tài nguyên và thời gian của công ty

Kết luận

Một doanh nghiệp muốn cây dựng quy trình đánh giá nhân viên đạt hiệu quả tốt nhất cần lưu ý những điểm sau. 

- Bằng cách ghi nhận thành tích các nhân viên suất sắc, thúc đẩy việc giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra một hệ thống đánh giá nhân viên hiệu quả

- Các hoạt động đánh giá được tiến hành công bằng, nhất quá và khách quan

- Cần xây dựng một mẫu đánh giá chuẩn hóa, các chỉ số đánh giá rõ ràng, quy định về cách thức nghiệm thu và quy trình rõ ràng.  

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu về quy trình đánh giá nhân viên vô cùng hiệu quả. Đây là một trong những quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm những nhân tố lãnh đạo xuất sắc trong tương lai.