Tổng hợp các bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh nhất

Tổng hợp các bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh nhất

Mục lục

Khủng hoảng truyền thông là điều không thể không tránh khỏi của bất cứ doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào trong quá trình hoạt động và phát triển. Nhưng không vượt qua nó mới là điều đáng trách của nhà quản lý. Một nhà quản lý giỏi cần biết cách đưa doanh nghiệp mình vượt qua bão tố và phát triển mạnh mẽ. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi chia sẻ đến bạn đọc các bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh nhất.

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Truyền thông là một quá trình chia sẻ, truyền thông điệp, thông tin đến 1 hoặc nhiều đối tượng có sự tương tác, trao đổi, chia sẻ các tín hiệu cho nhau.

Khủng hoảng truyền thông hiểu đơn giản là việc thông tin không được kiểm soát, vượt quá tầm kiểm soát của cá nhân, doanh nghiệp theo chiều hướng bất lợi gây ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu, danh tiếng, vị thế, tài chính của doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức…

khung hoang truyen thong

Thông tin bị phát tán một cách không kiểm soát

>> Xem thêm: 4 Bước xây dựng chiến dịch truyền thông Marketing kinh điển

Xử lý khủng hoảng truyền thông không đúng cách gây tác hại gì?

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng không muốn hay vướng tới bất cứ khủng hoảng truyền thông nào, bởi hậu quả gây cho doanh nghiệp không phải là nhỏ. Dù ở mức độ lớn hay nhỏ thì đều là những rủi ro, đặc biệt là giảm lòng tin đối với khách hàng đối với thương hiệu doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn sẽ mất thời gian cũng như ngân sách để gây dựng lại những gì đã bị mất bởi khủng hoảng truyền thống. 

Hơn nữa, việc xử lý khủng hoảng truyền thông không đúng cách không chỉ có khách hàng mà cả cộng đồng sẽ cùng tẩy chay thương hiệu của doanh nghiệp đó. Điều này làm mất đi lượng lớn khách hàng trung thành dẫn tới lợi nhuận giảm mạnh làm ảnh hưởng tới sự phát triển của doanh nghiệp.

Ngoài ra, tác hại khi không xử lý khủng hoảng truyền thông chính là tạo lợi thế cho đối thủ cạnh tranh. Khủng hoảng của doanh nghiệp chính là để lộ ra những điểm yếu của doanh nghiệp đó, lúc này chính là cơ hội để đối thủ cạnh tranh tấn công và vượt lên trước bạn. Vì vậy, khủng hoảng trong truyền thông không chỉ để lại tác hại mà đối còn là mối đe dọa, nguy hại tới doanh nghiệp.

Nguyên tắc xử lý khủng hoảng truyền thông

Chuẩn bị tâm lý

Doanh nghiệp cần chuẩn bị mọi thứ để đảm bảo có thể xử lý ngay sự cố có thể xảy ra với mình. Cần lập danh mục và ghi ra mọi việc cần chuẩn bị để ứng phó và đặc biệt phải theo dõi nhân lực. 

Thu thập dữ kiện

Việc thu thập dữ kiện giúp doanh nghiệp xác định được những điểm sẽ cung cấp cho báo chí và những điều cần phải giữ kín. Cần nỗ lực cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt, những thông tin có ích cho cho doanh nghiệp của mình giảm ảnh hưởng tới hình ảnh của doanh nghiệp, nên nhớ phải luôn có sẵn các thiết bị truyền thông dự phòng.

Chủ động hành động

Luôn luôn chủ động để kiểm soát được mọi thứ, đặc biệt là quy trình xử lý khung rhoangr tuyền thông. Bạn cần kiểm soát bằng tin ywcs bằng các dòng sự kiện để kịp thời tránh lan truyền những tin đồn, sẵn sàng truyền đi thông điệp của mình. 

Trung tập họp báo

Thiết lập trung tâm họp báo gần nhất nơi xảy ra sự kiện nhưng cũng cần tránh các ống kính truyền thông để công việc của khách hàng không bị ảnh hưởng. 

Liên lạc với truyền thông

Hãy đảm bảo bạn đã có tất cả thông tin liên lạc với phóng viên để có thể cung cấp những thông tin mới nhất.

Ghi nhận sai lầm

Nếu có bất cứ phản hồi nào của khách hàng nói điều không chính xác thù bạn nên ghi nhận và xin lỗi. Hãy xử lý khủng hoảng truyền thông với sự trung thực và chân thành thì giới truyền thông và công chúng sẽ ghi nhận.

Không có gì là không chính thức

Đừng tin lời phóng viên khi họ nói hãy trao đổi không chính thức vì có rất nhiều người vẫn sẽ thu âm dù đã tắt máy quay.

Tạo sự đồng cảm

Nếu tình huống khủng hoảng vẫn tiếp diễn thì hãy cố tạo sự đồng cảm với các phóng viên, hãy làm cho tình thế trở nên an toàn hơn. Như vậy bạn sẽ có thể tạo ra môi trường thân thiện để đưa thông điệp của mình ra toàn thế giới

Các bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh nhất

Để xảy ra sự việc đáng tiếc này có rất nhiều nguyên nhân, do bản thân doanh nghiệp, do người đứng đầu doanh nghiệp… Trong những tình huống đó, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình các bước dập tan tin đồn.

Bước 1: Nhanh chóng đánh giá nguyên nhân gây khủng hoảng

Khi bắt đầu có những dấu hiệu khủng hoảng về truyền thông thì nhà quản lý doanh nghiệp cần nhanh chóng họp team để bàn bạc hậu quả nó mang lại và nhìn nhận một cách trực quan nhất có thể.

Cụ thể, vấn đề này gây ảnh hưởng như thế nào đến tiếng tăm, danh tiếng của tổ chức, doanh nghiệp. Nó có ảnh hưởng đến chứng khoán, tài chính của công ty hay không?

Sau đó, lập một team để xử lý như phân công rõ ràng công việc cho từng người, từng bộ phận.

Bước 2: Phản hồi với khách hàng và đối tác, họp báo đính chính lại

Sau khi đã xác định được nguyên nhân tại sao lại có những thông tin đó thì doanh nghiệp cần nhanh chóng phản hồi, đính chính lại những thông tin đó cho khách hàng để khách hàng không thắc mắc, nghi ngờ.

khủng hoảng truyền thông

Cần ngăn chặn và xử lý khủng hoảng

Thực tế thì tốc độ phản hồi lại đối tác, khách hàng của bạn rất quan trọng. Bạ tuyệt đối không được im lặng vì im lặng chính là con dao 2 lưỡi đâm bạn một cách tệ hại và bị khách hàng giận giữ. Hãy cố gắng luôn là người chủ động trong mọi tình huống. Nếu khủng hoảng đó là thật thì bạn cũng tuyệt đối không được im lặng mà hãy dành một khoảng thời gian để khách hàng cảm nhận được bạn đang rất khó khăn.

Sau đó, bạn cần họp báo để đính chính rành mạch thông tin theo một kịch bản có sẵn, dù bạn đang bị cáo buộc.

Bước 3: Phát ngôn chính xác và trung thực, nhất quán

Xử lý khủng hoảng truyền thông rất quan trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không nên che giấu, không nên mập mờ, không rõ ràng. Bạn cần lên tiếng, đưa ra lời xin lỗi, trình bày một cách chi tiết vấn đề đang mắc phải.

Mọi phát ngôn của bạn cần đúng sự thật, hàng động cần nhất quán với lời nói. Bạn cần để cộng đồng biết rằng khủng hoảng đó đang xảy ra với doanh nghiệp chỉ mang tính hiện tượng, sai sót và doanh nghiệp bạn không hề né tránh, hứa hẹn, đổ trách nhiệm…

Khủng hoảng truyền thông

Phát ngôn thông tin một cách chính xác

Bước 4: Cách lý, xử lý thông tin

Khủng hoảng liên quan rất nhiều đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, chúng ta cần ngăn chặn khủng hoảng ngay để chúng không thể lan rộng. 

Bạn cần tìm người giúp đỡ mình để xử lý thông tin. Đây là điều không phải tổ chức nào cũng làm được. Bạn có thể tìm cá nhân có tầm ảnh hưởng và trọng lượng ảnh hưởng tới công chúng để phát ngôn về phía mình. Bạn cần khéo léo để sắp xếp những thông tin khi đưa ra thị trường để có lợi nhất.

Ngay sau khi cách lý thông tin thì bạn cần chú ý đến thiệt hại mà doanh nghiệp mình phải chịu. Nhưng nhìn về một phía khách quan thì đây là cách để thưởng hiệu của bạn được biết đến nhiều nhất, chứng minh doanh nghiệp trong sạch, uy tín và trung thành với khách hàng, đặt khách hàng lên hàng đầu.

>> Xem thêm:  Podcast là gì? Hướng đi thông minh cho doanh nghiệp

Khủng hoảng truyền thông

Xử lý thông tin khủng hoảng một nhanh chóng

Bước 5: Xây dựng quy trình bài bản đề phòng ngừa khủng hoảng truyền thông

Sau khi xử lý thành công được khủng hoảng thì công ty bạn cần rút ra được bài học đắt giá cho công ty.

Người ta vẫn nói rằng, phòng bệnh hơn chữa bệnh, cách tốt nhất để “lock out” khủng hoảng đó là hãy giết nó trước trước khi nó giết mình. Có một số cách để bạn ngăn chặn truyền thông đó là:

- Xây dựng đội ngũ quản lý chuyên nghiệp web mỗi ngày cập nhật và theo dõi thông tin về doanh nghiệp.

- Kiểm soát chặt chẽ thông tin phát tán trên mạng xã hội.

- Cẩn trọng môi khi phát ngôn trước giới truyền thông.

- Tham khảo ý kiến của các chuyên gia truyền thông trong cách bảo vệ thông tin.

- Không nên quảng cáo sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu công ty quá xa với và lố lăng.

- Khi gặp phải khủng hoảng doanh nghiệp tuyệt đối không được 3 không như sau: Không im lặng, không né tránh và không vòng vo.

Làm sao để sống sót được với dư luận 2 lưỡi thì bạn cần là người tỉnh táo để xử lý tốt nhất khủng hoảng truyền thông, làm chủ được khủng hoảng.

Trên đây, chúng tôi đã đưa đến bạn đọc các bước xử lý khủng hoảng truyền thông nhanh và hiệu quả nhất. Hy vọng mang lại cho bạn đọc những thông tin hữu ích nhất. Bạn đọc quan tâm tới những kiến thức marketing hãy nhanh tay đăng ký và theo dõi khoá học marketing trên Unica và có cơ hội nhận được những ưu đãi lớn. 

Chúc bạn thành công!

Đánh giá :

Tags: Marketing