5 bước xử lý khủng hoảng truyền thông

5 bước xử lý khủng hoảng truyền thông

Mục lục

Khủng hoảng truyền thông là điều không thể không tránh khỏi của bất cứ doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào trong quá trình hoạt động và phát triển. Nhưng không vượt qua nó mới là điều đáng trách của nhà quản lý. Một nhà quản lý giỏi cần biết cách đưa doanh nghiệp mình vượt qua bão tố và phát triển mạnh mẽ. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi chia sẻ đến các bạn 5 bước xử lý khủng hoảng.

>> Bạn đọc cũng quan tâm: 

Lãnh đạo đội nhóm thành công nhờ những bí quyết đỉnh cao

Quy trình xây dựng đội nhóm kinh doanh gắn kết & hiệu quả

5 kỹ năng cần thiết để trở thành quản lý

Khủng hoảng truyền thông là gì?

Truyền thông là một quá trình chia sẻ, truyền thông điệp, thông tin đến 1 hoặc nhiều đối tượng có sự tương tác, trao đổi, chia sẻ các tín hiệu cho nhau.

Khủng hoảng truyền thông hiểu đơn giản là việc thông tin không được kiểm soát, vượt quá tầm kiểm soát của cá nhân, doanh nghiệp theo chiều hướng bất lợi gây ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu, danh tiếng, vị thế, tài chính của doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức…

Khủng hoảng truyền thông

Thông tin bị phát tán một cách không kiểm soát

5 bước xử lý khủng hoảng trong giới truyền thông

Để xảy ra sự việc đáng tiếc này có rất nhiều nguyên nhân, do bản thân doanh nghiệp, do người đứng đầu doanh nghiệp… Trong những tình huống đó, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình các bước dập tan tin đồn.

Bước 1: Nhanh chóng đánh giá nguyên nhân gây khủng hoảng

Khi bắt đầu có những dấu hiệu khủng hoảng về truyền thông thì nhà quản lý doanh nghiệp cần nhanh chóng họp team để bàn bạc hậu quả nó mang lại và nhìn nhận một cách trực quan nhất có thể.

Cụ thể, vấn đề này gây ảnh hưởng như thế nào đến tiếng tăm, danh tiếng của tổ chức, doanh nghiệp. Nó có ảnh hưởng đến chứng khoán, tài chính của công ty hay không?

Sau đó, lập một team để xử lý như phân công rõ ràng công việc cho từng người, từng bộ phận.

Bước 2: Phản hồi với khách hàng và đối tác, họp báo đính chính lại

Sau khi đã xác định được nguyên nhân tại sao lại có những thông tin đó thì doanh nghiệp cần nhanh chóng phản hồi, đính chính lại những thông tin đó cho khách hàng để khách hàng không thắc mắc, nghi ngờ.

khủng hoảng truyền thông

Cần ngăn chặn và xử lý khủng hoảng

Thực tế thì tốc độ phản hồi lại đối tác, khách hàng của bạn rất quan trọng. Bạ tuyệt đối không được im lặng vì im lặng chính là con dao 2 lưỡi đâm bạn một cách tệ hại và bị khách hàng giận giữ. Hãy cố gắng luôn là người chủ động trong mọi tình huống. Nếu khủng hoảng đó là thật thì bạn cũng tuyệt đối không được im lặng mà hãy dành một khoảng thời gian để khách hàng cảm nhận được bạn đang rất khó khăn.

Sau đó, bạn cần họp báo để đính chính rành mạch thông tin theo một kịch bản có sẵn, dù bạn đang bị cáo buộc.

Bước 3: Phát ngôn chính xác và trung thực, nhất quán

Xử lý khủng hoảng truyền thông rất quan trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không nên che giấu, không nên mập mờ, không rõ ràng. Bạn cần lên tiếng, đưa ra lời xin lỗi, trình bày một cách chi tiết vấn đề đang mắc phải.

Mọi phát ngôn của bạn cần đúng sự thật, hàng động cần nhất quán với lời nói. Bạn cần để cộng đồng biết rằng khủng hoảng đó đang xảy ra với doanh nghiệp chỉ mang tính hiện tượng, sai sót và doanh nghiệp bạn không hề né tránh, hứa hẹn, đổ trách nhiệm…

Khủng hoảng truyền thông

Phát ngôn thông tin một cách chính xác

Bước 4: Cách lý, xử lý thông tin

Khủng hoảng liên quan rất nhiều đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, chúng ta cần ngăn chặn khủng hoảng ngay để chúng không thể lan rộng. 

Bạn cần tìm người giúp đỡ mình để xử lý thông tin. Đây là điều không phải tổ chức nào cũng làm được. Bạn có thể tìm cá nhân có tầm ảnh hưởng và trọng lượng ảnh hưởng tới công chúng để phát ngôn về phía mình. Bạn cần khéo léo để sắp xếp những thông tin khi đưa ra thị trường để có lợi nhất.

Ngay sau khi cách lý thông tin thì bạn cần chú ý đến thiệt hại mà doanh nghiệp mình phải chịu. Nhưng nhìn về một phía khách quan thì đây là cách để thưởng hiệu của bạn được biết đến nhiều nhất, chứng minh doanh nghiệp trong sạch, uy tín và trung thành với khách hàng, đặt khách hàng lên hàng đầu.

Khủng hoảng truyền thông

Xử lý thông tin khủng hoảng một nhanh chóng

Bước 5: Xây dựng quy trình bài bản đề phòng ngừa khủng hoảng truyền thông

Sau khi xử lý thành công được khủng hoảng thì công ty bạn cần rút ra được bài học đắt giá cho công ty.

Người ta vẫn nói rằng, phòng bệnh hơn chữa bệnh, cách tốt nhất để “lock out” khủng hoảng đó là hãy giết nó trước trước khi nó giết mình. Có một số cách để bạn ngăn chặn truyền thông đó là:

- Xây dựng đội ngũ quản lý chuyên nghiệp web mỗi ngày cập nhật và theo dõi thông tin về doanh nghiệp.

- Kiểm soát chặt chẽ thông tin phát tán trên mạng xã hội.

- Cẩn trọng môi khi phát ngôn trước giới truyền thông.

- Tham khảo ý kiến của các chuyên gia truyền thông trong cách bảo vệ thông tin.

- Không nên quảng cáo sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu công ty quá xa với và lố lăng.

- Khi gặp phải khủng hoảng doanh nghiệp tuyệt đối không được 3 không như sau: Không im lặng, không né tránh và không vòng vo.

Làm sao để sống sót được với dư luận 2 lưỡi thì bạn cần là người tỉnh táo để xử lý tốt nhất khủng hoảng truyền thông, làm chủ được khủng hoảng. Chúc bạn thành công!


Tags: khủng hoảng truyền thông