PR là gì? Các bước xây dựng kế hoạch PR hoàn hảo

Hiện nay PR là một hoạt động hiệu quả để truyền đạt câu chuyện thương hiệu và thông điệp về sản phẩm tới khách hàng, đối tác và cộng đồng. Vậy PR là gì? Làm thế nào để xây dựng kế hoạch PR nhằm gia tăng doanh số cũng như chiếm lĩnh được niềm tin của người tiêu dùng? Cùng Unica tìm hiểu tổng quan về PR thông qua bài viết dưới đây.

PR là gì?

Public Relations hay còn được gọi là PR, nghĩa là quan hệ công chúng. Đây là hoạt động mà các doanh nghiệp chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp tới cộng đồng. Mục đích của PR là xây dựng thương hiệu một cách tích cực, nâng cao nhận thức và suy nghĩ của công chúng tới thương hiệu/cá nhân nhằm đảm bảo mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Có thể nói, PR là hoạt động quảng bá và xây dựng hình ảnh cho thương hiệu hay một doanh nghiệp nào đó. Một số hình thức PR chúng ta thường gặp trong cuộc sống hàng ngày là họp báo, tổ chức sự kiện, tham dự các hội thảo nghiên cứu, các chương trình.

PR viết tắt của Public Relations nghĩa là Quan hệ công chúng

Tầm quan trọng của PR

PR là một hoạt động có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp tăng doanh số bán hàng mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững giữa doanh nghiệp - khách hàng và doanh nghiệp - đối tác. Đặc biệt trong thời đại công nghệ số, PR càng khẳng định vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Xây dựng hình ảnh thương hiệu: PR có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và quản lý hình ảnh thương hiệu hiệu quả hơn, tăng cường uy tín giữa doanh nghiệp, đối tác và khách hàng.

• Tạo dựng mối quan hệ tối đẹp với cộng đồng: Các hoạt động PR giúp tạo nhiều thiện cảm, sự ủng hộ và tín nhiệm của dư luận, cộng đồng dành cho doanh nghiệp.

• Quản lý rủi ro: Hoạt động PR sẽ có nhiệm vụ quản lý và tạo hoạt động để ứng phó kịp thời với những tiêu cực của dư luận về thương hiệu, giải quyết những hiểu lầm về thương hiệu.

• Tạo ảnh hưởng tích cực đối với cộng đồng: PR giúp tăng cường sự nhận thức tích cực của cộng đồng đối với doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn tạo sự ảnh hưởng, tạo sự quan tâm của đối tác, khách hàng, cộng đồng đến doanh nghiệp.

Công việc cụ thể của người làm PR

Một người làm công việc PR cần phải thực hiện những tác vụ sau:

• Xây dựng và thực thi kế hoạch chiến lược PR.

• Phối hợp với những bộ phận liên quan để triển khai hoạt động PR hiệu quả.

• Nghiên cứu, chuẩn bị, phân phối thông điệp của hoạt động PR đến các phương tiện truyền thông mà doanh nghiệp đang muốn hướng đến.

• Chủ động trả lời những câu hỏi về doanh nghiệp cho giới truyền thông để điều phối mối quan hệ giữa cơ quan báo chí, truyền thông.

• Biên tập nội dung tạp chí nội bộ, bài phát biểu thường xuyên và các báo cáo định kỳ.

• Tổ chức sự kiện: họp báo, tiệc kỷ niệm, khai trương,...

• Thực hiện và giám sát quá trình sản xuất tài liệu của hoạt động PR như video, banner, tờ rơi, standee, brochure,...

• Theo dõi và tương tác với người dùng trên các nền tảng mạng xã hội.

• Kiểm soát những thông tin sai lệch, bịa đặt hoặc những thông tin gây ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu.

• Tham gia các hoạt động, sự kiện giúp ích cho cộng đồng. 

• Khai thác các nguồn tài trợ PR để tăng độ nhận diện tích cực cho thương hiệu như thiện nguyện, tài trợ,...

Một số tác vụ của người làm công việc PR

Ưu và nhược điểm của PR

Để triển trai một kế hoạch PR hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được ưu điểm và nhược điểm của hoạt động truyền thông này.

Ưu điểm

• Tác động dài hạn: Xây dựng hình ảnh trong mắt khách hàng và tăng khả năng nhận được sự tin tưởng qua các chương trình truyền thông trong dài hạn.

• Tăng cường sự tin tưởng: Tạo ra thông điệp tác động đến nhận thức và hành vi của khách hàng một cách dễ dàng như một tin thức thay cho quảng cáo, nâng cao sự tin tưởng khách hàng đến thương hiệu.

• Giảm chi phí, hiệu quả cao: Dễ dàng tiếp cận với công chúng, tạo độ phủ cao nhưng chi phí không quá cao.

ĐĂNG KÝ NGAY

Nhược điểm

• Không kiểm soát được hoàn toàn: Hoạt động PR không kiểm soát được các thông điệp được truyền tải về doanh nghiệp. Do đó, nhiều thông tin không đạt được mục tiêu truyền thông hoặc gây ra hiểu nhầm, tạo hiệu ứng tiêu cực không đáng có.

• Khó đo lường hiệu quả: Các hoạt động PR không ngay lập tức tạo ra hiệu ứng nên hiệu quả hoạt động thường khó đánh giá và đo lường.

• Tiêu tốn nhiều thời gian và công sức: PR đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng, đối tác và khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần kiên trì và nỗ lực liên tục.

Mặc dù có vai trò quan trọng nhưng PR cũng tồn tại song song cả ưu điểm và nhược điểm

Các loại hình PR phổ biến hiện nay

PR có thể phân chia thành một số hình thức cụ thể như sau:

Quan hệ truyền thông

Quan hệ truyền thông là loại hình PR liên quan đến các phương tiện truyền thông và cơ quan báo chí. Quan hệ truyền thông là một hoạt động có hình thức quảng cáo miễn phí, nên bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng đều có lợi.

Một số hoạt động chính của loại hình PR là: họp báo, trả lời phỏng vấn, viết thông cáo báo chí, thực hiện nội dung truyền thông trên các phương tiện báo chí (báo giấy và báo mạng),...

Tuy nhiên, hoạt động này tiềm ẩn một số rủi ro như không thể kiểm soát những điều báo chí nói về tổ chức bởi mỗi một cơ quan báo chí đều lựa chọn khai thác những góc nhìn, khía cạnh khác nhau.

Quan hệ truyền thông là loại hình PR liên quan đến các phương tiện truyền thông và cơ quan báo chí

Quan hệ khách hàng

Quan hệ khách hàng là các hoạt động, nghiên cứu của công ty với đối tác hay khách hàng nhằm thấu hiểu các yêu cầu của khách hàng, đánh giá được khách hàng tiềm năng và chăm sóc tệp khách hàng mới và cũ của doanh nghiệp.

Một số hoạt động chính của quan hệ khách hàng là: nghiên cứu thị trường, phân tích nhu cầu, sở thích, thái độ của khách hàng, tìm kiếm xu hướng tiêu dùng, phân tích đối thủ cạnh tranh,...

Hình thức PR này có trách nhiệm dẫn dắt công chúng, truyền tải các thông điệp và xử lý các thông điệp, mối quan hệ tiêu cực trên thị trường mục tiêu qua các phương hiệu truyền thông.

PR quan hệ khách hàng làm nhiệm vụ dẫn dắt công chúng

Quan hệ nội bộ

Quan hệ nội bộ là hoạt động phổ biến cho đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp về quy trình, chính sách và trách nhiệm của từng cá nhân với doanh nghiệp. Nó tập trung vào việc xây dựng môi trường làm việc tích cực, động viên nhân viên để họ sẵn sàng cống hiến cho doanh nghiệp

Một số hoạt động nổi bật trong quan hệ nội bộ là: xây dựng các chính sách lương thưởng, quy trình làm việc, văn hóa nội bộ; tạo dựng môi trường làm việc tích cực, thoải mái; động viên nhân viên,...

Bên cạnh đó, loại hình này giúp tạo ra môi trường làm việc hợp tác, lành mạnh và gắn bó giữa các nhân viên. Nó giúp đảm bảo tinh thần làm việc, cải thiện sự đồng thuận trong đội nhóm và hạn chế các xung đột hiệu quả.

Quan hệ nội bộ tập trung vào việc xây dựng môi trường làm việc tích cực, động viên nhân viên

Quan hệ cộng đồng

Quan hệ cộng đồng là loại hình PR có nhiệm vụ xây dựng, định vị và cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp với động đồng mà doanh nghiệp này hướng tới. 

Thông thường, hình thức PR này có một số hoạt động như sau: tổ chức và tham gia các hoạt động từ thiện, tổ chức các sự kiện hoặc dự án cộng đồng tại địa phương,... nhằm thiết lập mối quan hệ các thành viên với nhau.

Quan hệ cộng đồng hỗ trợ đẩy mạnh sự hiện diện của doanh nghiệp, tăng thiện cảm về uy tín thương hiệu trong mắt cộng đồng và xây dựng mối quan hệ với các thành viên với nhau.

Quan hệ cộng đồng có nhiệm vụ xây dựng, định vị và cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp với động đồng

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những phương thức quan trọng nhằm xây dựng hình ảnh và thương hiệu cho doanh nghiệp. Các hoạt động này giúp khách hàng tạo thiện cảm với thương hiệu của doanh nghiệp.

Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm như họp báo về ra mắt sản phẩm mới, hội thảo, triển lãm, sự kiện quyên góp từ thiện, lễ khánh thành, lễ khai trương,... 

Việc tổ chức các hoạt động sự kiện này đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho thương hiệu của doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện giúp tạo dựng hình ảnh thương hiệu

Quản lý khủng hoảng

Quản lý khủng hoảng là hoạt động xử lý những vấn đề khi tổ chức gặp những thông tin tiêu cực, bị công chúng hiểu lầm, xuất hiện những thông tin sai sự thật hoặc sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Khi gặp các thông tin tiêu cực như ở trên, doanh nghiệp cần nhanh chóng kịp thời triển khai các hoạt động để hạn chế rủi ro, khủng hoảng, kiểm soát hoặc đính chính những nguồn thông tin chưa đúng sự thật.

Nhiều thông tin có thể bị quên lãng theo thời gian, nhưng cũng có những thông tin sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp theo thời gian dài. Vì vậy hoạt động PR cần sự phối hợp của nhiều hoạt động PR khác nhau, đòi hỏi sự linh hoạt, nhạy bén và tính chuyên nghiệp cao.

Quản lý khủng hoảng là hoạt động xử lý những vấn đề khi tổ chức gặp những thông tin tiêu cực

Facebook là trang mạng xã hội nổi tiếng vừa có thể giải trí và cũng vừa có thể kiếm tiền. Đăng ký khóa học online qua video trên Unica ngay để biết cách kiếm tiền từ Facebook với chi phí 0 đồng. Đồng thời biết được những kỹ năng chạy quảng cáo Facebook Ads, tuyệt chiêu để tăng thương hiệu cá nhân lên cao nhằm thu hút được nhiều khách hàng mới.

Facebook ADS từ cơ bản đến nâng cao

Mai Trung Đức

599.000đ

1.200.000đ

Đăng ký Học thử

Bùng nổ doanh số với facebook marketing

Phạm Thiệp

399.000đ

1.200.000đ

Đăng ký Học thử

Facebook Marketing cơ bản & nâng cao

Bess Career

299.000đ

700.000đ

Đăng ký Học thử

Các bước xây dựng kế hoạch PR hoàn hảo

Sau khi giải thích Pr là gì, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện cũng như phân tích tiến trình của pr để xây dựng được một kế hoạch Pr chuyên nghiệp nhất.

• Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là một trong yếu tố quan trọng quyết định kế hoạch của bạn đi đúng hướng và phù hợp với nhiệm vụ tổng thể của doanh nghiệp. Mục tiêu chiến lược PR cần được vạch ra rõ ràng, cụ thể. Ví dụ như cải thiện hình ảnh hương hiệu, tăng nhận diện thương hiệu,...

Bước đầu tiên của lên kế hoạch là xác định mục tiêu

• Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu.

Bên cạnh việc xác định mục tiêu, doanh nghiệp cũng cần xác định đối tượng mục tiêu. Để xác định được đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi sau:

Đặc điểm chung của người tham gia vào doanh nghiệp là gì?

Ai bị tác động với các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp?

Ai nhận được/mất đi từ mối quan hệ với doanh nghiệp này?

• Bước 3: Xây dựng chiến lược cụ thể cho mỗi mục tiêu và giai đoạn.

Trong quá trình thiết lập chiến lược, doanh nghiệp cần phải xác định được cách thức tiếp cận tới đối tượng và cách truyền tải nội dung phù hợp nhất. Các chiến lược này thường được chia nhỏ thành các giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn sẽ có cách tiếp cận hiệu quả khác nhau,...

• Bước 4: Xây dựng chiến thuật

Khi đã xác định được miêu, chiến lược phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng chiến thuật để truyền tải nội dung đến đúng với đối tượng mục tiêu. Để lựa chọn được chiến thuật phù hợp thì doanh nghiệp nên thử nghiệm, điều chỉnh chiến lược để phù hợp nhất cộng đồng.

• Bước 5: Thiết lập ngân sách

Ngân sách đóng vai trò vô cùng quan trọng quyết định tính chất và quy mô khi triển khai các hình thức Pr. Bạn cần dự trù ngân sách để chi trả cho một số hoạt động chính như: chi phí thuê mặt bằng, địa điểm, in ấn hình ảnh, poster,... và các chi phí phát sinh không có trong bản kế hoạch đã đề ra. 

Thiết lập ngân sách để hoạt động Pr diễn ra hiệu quả

• Bước 6: Kế hoạch và hành động

Chiến lược chỉ thật sự hiệu quả khi chúng ta cùng nhau bắt tay hành động và thực hiện chúng thật phù hợp với nguồn lực và ngân sách của doanh nghiệp. Việc dựa trên những nền tảng chiến thuật đã được vạch ra trước đó sẽ giúp bạn không bị lúng túng, bị động trong quá trình thực hiện.

• Bước 7: Đánh giá quá trình

Sau khi kết thúc chiến dịch Pr, bạn cần đo lường xem mức độ hiệu quả đạt bao nhiêu % so với mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, việc nhận lại những phản hồi, đóng góp ý kiến từ phía khách hàng cũng là hình thức để bạn hoàn thiện hơn các chiến lược về sau cho doanh nghiệp mình. 

Phân biệt PR và Quảng cáo

PR (Quan hệ công chúng) và Quảng cáo là hai hoạt động truyền thông quan trọng trong kinh doanh, tuy nhiên chúng có những điểm khác biệt rõ ràng:

Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Mức thu nhập của ngành PR khoảng bao nhiêu?

Một nhân viên PR có mức lương ở top cao so với nhiều ngành nghề khác, bởi nhân viên PR là người đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp. Theo khảo sát thống kê hiện nay, nhân viên PR có thể nhận mức lương nằm trong khoảng từ 10 - 50 triệu/tháng, tùy vào chức vụ và quy mô của doanh nghiệp.

Câu 2: Yêu cầu, kỹ năng cần có của người làm PR là gì?

Một người làm PR cần trang bị một số kỹ năng sau:

• Linh hoạt với các xu hướng mới: Áp dụng các xu hướng mới giúp các chiến lược PR nhanh chóng tiếp cận đến khách hàng, đáp ứng nhanh chóng các thay đổi và tình huống trong ngành PR.

• Có nhiều trải nghiệm: Người làm PR cần có nhiều trải nghiệm trong cuộc sống và kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu để dễ dàng phát hiện và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

• Khả năng viết lách sáng tạo: Nhân viên PR đôi lúc cần viết thông cáo báo chí, viết bài PR nên cần kỹ năng viết lách, xây dựng câu chuyện thương hiệu để nội dung không bị một màu, nhàm chán.

• Kỹ năng giao tiếp: Đây là một kỹ năng cần thiết bởi các thông điệp thương hiệu cần kỹ năng nghe - nói - đọc - viết để truyền tải một cách chính xác, rõ ràng, tránh những thông tin hiểu nhầm.

• Kỹ năng làm việc nhóm: Các dự án PR thường được thực hiện bởi một nhóm hoặc sự kết hợp giữa các phòng ban. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm giúp người làm PR tương tác và làm việc hiệu quả hơn.

• Làm việc theo kế hoạch: Làm việc theo kế hoạch giúp người làm PR dễ dàng dự đoán được kết quả công việc, hoàn thành đúng thời hạn, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với tình hình thực tế.

• Kiên trì, bền bỉ: Việc xây dựng mối quan hệ với doanh nghiệp, khách hàng là một quá trình dài, đòi hỏi sự kiên trì và bền bỉ để tạo dựng niềm tin và sự tín nhiệm từ họ.

• Kỹ năng xử lý tình huống: Trong lĩnh vực PR, các tình huống thường xảy ra bất ngờ, khẩn cấp và tiềm ẩn ở mọi lúc mọi nơi. Do đó, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt, nhạy bén rất quan trọng.

Kết luận

Bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu tổng quan PR là gì. Ngày nay khi Facebook ngày càng trở nên quen thuộc, việc triển khai các kế hoạch Pr cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Để nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng thực hiện các chiến dịch kinh doanh thực tiễn bạn đọc nên tham khảo những khóa học marketing online từ các chuyên gia hàng đầu tại Unica.