Kế hoạch nhân sự là gì? Nội dung cần có và các bước thiết lập

Để quản trị hiệu quả, việc lập kế hoạch nhân sự là điều thiết yếu để xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện, đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn và không bị lỡ những thông tin cần thiết. Một số công việc chỉ cần sắp xếp theo danh sách, nhưng một số công việc cần có một bản kế hoạch hoàn chỉnh và được duyệt bởi cấp trên. Bài viết dưới đây Unica sẽ chia sẻ với bạn về kế hoạch nhân sự là gì và 6 mẫu kế hoạch nhân sự mà bộ phận hành chính nhân sự cần nắm được.

Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là gì? Kế hoạch nhân sự là một bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh của một tổ chức. Kế hoạch nhân sự bao gồm các hoạt động như:

- Dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên các yếu tố như chiến lược kinh doanh, thị trường, công nghệ, luật pháp, cạnh tranh,...

- Phân tích hiện trạng nhân sự hiện tại, bao gồm số lượng, chất lượng, kỹ năng, năng lực, thái độ, cam kết,... của nhân viên.

- Xác định khoảng cách giữa nhu cầu và hiện trạng nhân sự, bao gồm thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự, cũng như các vấn đề về phù hợp, đào tạo, phát triển, thăng tiến,... của nhân viên.

- Đề xuất các giải pháp để giải quyết khoảng cách nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thăng tiến, điều chuyển, sa thải,... của nhân viên.

- Triển khai, theo dõi và đánh giá kế hoạch nhân sự, bao gồm xác định các mục tiêu, chỉ tiêu, phương pháp, nguồn lực, trách nhiệm, thời hạn,... của kế hoạch nhân sự.

Kế hoạch nhân sự là một bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh của một tổ chức

Vai trò của việc lập kế hoạch nhân sự là gì?

Việc lập kế hoạch nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Một số vai trò cụ thể của việc lập kế hoạch nhân sự là:

1. Dự đoán nhu cầu nhân sự

Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức dự đoán được nhu cầu nhân sự trong tương lai để có thể chuẩn bị trước các nguồn lực cần thiết. Việc này giúp tổ chức tránh được tình trạng thiếu hụt nhân sự, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hoặc dư thừa nhân sự, gây lãng phí chi phí và tài nguyên.

2. Giữ chân nhân viên

Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức giữ chân nhân viên, bằng cách cung cấp cho họ các cơ hội phát triển nghề nghiệp, đào tạo, thăng tiến,... Việc này giúp tăng cường sự gắn bó với tổ chức, giảm tỷ lệ nghỉ việc, tăng động lực và năng suất làm việc của nhân viên.

Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức giữ chân nhân viên

3. Quản lý chi phí nhân sự

Kế hoạch nhân sự giúp tổ chức quản lý chi phí nhân sự bằng cách xác định được số lượng và loại nhân sự cần thiết, cũng như các chi phí liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo, tuyển dụng,... Việc này giúp tổ chức tối ưu hóa chi phí nhân sự, tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.

4. Giảm thiểu rủi ro

Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro bằng cách phòng ngừa và xử lý các vấn đề nhân sự có thể xảy ra như mất nhân tài, xung đột lao động, vi phạm luật lao động,... Việc này giúp tổ chức bảo vệ uy tín, hình ảnh và lợi ích của mình.

5. Lập kế hoạch kế nhiệm

Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức lập kế hoạch kế nhiệm bằng cách xác định được các vị trí quan trọng, cũng như các ứng viên tiềm năng để thay thế khi cần thiết. Việc này giúp tổ chức đảm bảo sự liên tục và ổn định của hoạt động kinh doanh, cũng như tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh và công bằng trong tổ chức.

Việc lập kế hoạch nhân sự giúp tổ chức lập kế hoạch kế nhiệm bằng cách xác định được các vị trí quan trọng

6. Tăng năng suất công việc

Kế hoạch nhân sự giúp tổ chức tăng năng suất công việc bằng cách cung cấp cho nhân viên các mục tiêu, chỉ tiêu, phương pháp, nguồn lực,... phù hợp với vị trí và nhiệm vụ của họ. Việc này giúp nhân viên làm việc hiệu quả, chất lượng và sáng tạo hơn.

Nội dung cần có trong một bản kế hoạch nhân sự là gì?

Một bản kế hoạch nhân sự cần có các nội dung cơ bản sau:

1. Dữ liệu đầu vào

Dữ liệu đầu vào là những thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch nhân sự. Loại dữ liệu này bao gồm:

- Mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của tổ chức

- Triết lý, giá trị và chiến lược nhân sự của tổ chức

- Dự báo về sản phẩm, dịch vụ, doanh số và nguyên tắc định mức lao động của tổ chức

- Bảng tham chiếu các thông số đầu vào về chi phí nhân sự của tổ chức như lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo, tuyển dụng,...

Dữ liệu đầu vào là những thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch nhân sự

2. Kế hoạch nhân sự

Kế hoạch nhân sự (Human Resource Plan) là một tài liệu chiến lược quan trọng trong quản lý nhân sự của một tổ chức. Nó thường được phát triển và duy trì để đảm bảo rằng nhân sự của tổ chức được quản lý hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố chính thường xuất hiện trong kế hoạch nhân sự:

- Mục Tiêu Chiến Lược

- Kế Hoạch Nhu Cầu Nhân Sự

- Phân Tích Lực Lượng Lao Động

- Quản Lý Hiệu Suất Nhân Sự

- Phát Triển Nhân Sự

- Quản Lý Nhân Sự

- Tuyển Dụng và Tuyển Chọn

- Chính Sách Thưởng và Phúc Lợi

- Quản Lý Đối Tác Nhân Sự

- Quản Lý Thay Đổi Nhân Sự

Kế hoạch nhân sự thường là một phần quan trọng của kế hoạch chiến lược tổ chức và giúp tổ chức đảm bảo rằng họ có đủ và đủ loại nhân sự để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

Kế hoạch nhân sự (Human Resource Plan)

3. Bản dự trù chi phí cho nhân sự

Bản dự trù chi phí cho nhân sự là một phần quan trọng của kế hoạch nhân sự bởi vì nó ảnh hưởng đến ngân sách và lợi nhuận của tổ chức. Bản dự trù chi phí cho nhân sự cần bao gồm các khoản chi phí sau:

- Chi phí lương cơ bản, thưởng, phụ cấp, các khoản khấu trừ cho nhân sự hiện tại và dự kiến

- Chi phí đào tạo, phát triển và đánh giá nhân sự

- Chi phí tuyển dụng, định hướng và hỗ trợ nhân sự mới

- Chi phí bảo hiểm, bảo hộ lao động và các phúc lợi khác cho nhân sự

- Chi phí điều chuyển, thôi việc và nghỉ hưu cho nhân sự

- Chi phí quản lý, giám sát và điều hành nhân sự

Bản dự trù chi phí cho nhân sự là một phần quan trọng của kế hoạch nhân sự

Để dự trù chi phí cho nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhân sự như chính sách lương thưởng, mức độ cạnh tranh, thị trường lao động,...

- Bước 2: Thu thập và phân tích các dữ liệu về chi phí nhân sự hiện tại và dự kiến như số lượng, kỹ năng, năng lực, hiệu suất,... của nhân sự

- Bước 3: Ước tính và so sánh các chi phí nhân sự theo từng vị trí, bộ phận và tổ chức

- Bước 4: Điều chỉnh và cân đối các chi phí nhân sự theo ngân sách và mục tiêu kinh doanh của tổ chức

- Bước 5: Kiểm tra và duyệt bản dự trù chi phí cho nhân sự

4. Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới

Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới là một phần thiết yếu của kế hoạch nhân sự. Nó giúp tổ chức tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp với nhu cầu nhân sự của mình. Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới cần bao gồm các nội dung sau:

- Số lượng, loại và thời gian cần tuyển dụng nhân sự mới

- Mô tả công việc, yêu cầu và tiêu chí lựa chọn cho từng vị trí tuyển dụng

- Các kênh, phương tiện và chiến lược tiếp cận ứng viên

- Các bước, phương pháp, tiêu chuẩn phỏng vấn, đánh giá và chọn lọc ứng viên

- Các thủ tục, hợp đồng, chính sách định hướng, đào tạo và hỗ trợ nhân sự mới

Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới là một phần thiết yếu của kế hoạch nhân sự

Để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới, dựa trên kế hoạch nhân sự định biên và dự trù chi phí cho nhân sự

- Bước 2: Lên mô tả công việc, yêu cầu, tiêu chí lựa chọn cho từng vị trí tuyển dụng dựa trên phân tích công việc và năng lực nhân sự

- Bước 3: Tìm kiếm và lựa chọn các kênh, phương tiện, chiến lược tiếp cận ứng viên, dựa trên thị trường lao động, ngân sách và mục tiêu tuyển dụng

- Bước 4: Thiết lập và thực hiện các bước, phương pháp, tiêu chuẩn phỏng vấn, đánh giá và chọn lọc ứng viên dựa trên mô tả công việc và tiêu chí lựa chọn

- Bước 5: Hoàn tất và thực hiện các thủ tục, hợp đồng, chính sách định hướng, đào tạo và hỗ trợ nhân sự mới dựa trên quy định của tổ chức và pháp luật

5. Kế hoạch hành động

Kế hoạch hành động là phần cuối cùng của kế hoạch nhân sự vì nó giúp tổ chức triển khai, theo dõi và đánh giá kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả. Kế hoạch hành động cần bao gồm các nội dung sau:

- Các mục tiêu, chỉ tiêu, và kết quả mong đợi của kế hoạch nhân sự

- Các hoạt động, nhiệm vụ, và trách nhiệm của các bên liên quan trong kế hoạch nhân sự

- Các nguồn lực, phương tiện, và công cụ hỗ trợ cho kế hoạch nhân sự

- Các thời hạn, lịch trình, và kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong kế hoạch nhân sự

- Các phương pháp, tiêu chí, và công cụ đánh giá, kiểm tra, và báo cáo kế hoạch nhân sự

Kế hoạch hành động là phần cuối cùng của kế hoạch nhân sự

Để lập kế hoạch hành động, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Xác định các mục tiêu, chỉ tiêu và kết quả mong đợi của kế hoạch nhân sự dựa trên mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của tổ chức.

- Bước 2: Phân công và phối hợp các hoạt động, nhiệm và và trách nhiệm của các bên liên quan trong kế hoạch nhân sự dựa trên vai trò và năng lực của họ.

- Bước 3: Dự toán và phân bổ các nguồn lực, phương tiện và công cụ hỗ trợ cho kế hoạch nhân sự dựa trên ngân sách và nhu cầu của kế hoạch.

- Bước 4: Lập và thực hiện các thời hạn, lịch trình và kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong kế hoạch nhân sự dựa trên ưu tiên và khả năng thực hiện của kế hoạch.

- Bước 5: Lựa chọn và áp dụng các phương pháp, tiêu chí, công cụ đánh giá, kiểm tra và báo cáo kế hoạch nhân sự.

Các bước lập bản kế hoạch nhân sự cho công ty

Sau khi đã biết kế hoạch nhân sự là gì, chắc hẳn bạn sẽ muốn biết cách lập bản kế hoạch này. Để lập bản kế hoạch nhân sự cho công ty, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch nhân sự là thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu nhân sự cần rõ ràng, đo lường được và có thời hạn cụ thể. Chiến lược nhân sự cần phù hợp với triết lý, giá trị và văn hóa của tổ chức, cũng như thị trường, công nghệ và luật pháp liên quan đến nhân sự.

Ví dụ: Một mục tiêu nhân sự có thể là tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 90% trong năm 2024. Một chiến lược nhân sự có thể là cải thiện chính sách phúc lợi, đào tạo và thăng tiến cho nhân viên.

Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược

Bước 2: Phân tích hiện trạng nhân sự hiện tại

Bước thứ hai trong việc lập kế hoạch nhân sự là phân tích hiện trạng nhân sự hiện tại của tổ chức, bao gồm số lượng, chất lượng, kỹ năng, năng lực, thái độ, cam kết,... của nhân viên. Để phân tích hiện trạng nhân sự, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các dữ liệu nhân sự từ các nguồn khác nhau như hồ sơ nhân viên, bảng lương, báo cáo hiệu suất, khảo sát nhân viên,...

Ví dụ: Một phân tích hiện trạng nhân sự có thể cho biết tổ chức hiện có 100 nhân viên, trong đó 60% là nhân viên chuyên môn, 30% là nhân viên hành chính và 10% là nhân viên quản lý. Trung bình mỗi nhân viên có 3 năm kinh nghiệm, 80% có bằng cấp đại học trở lên và 70% có động lực làm việc cao.

Bước 3: Dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu

Bước thứ ba trong việc lập kế hoạch nhân sự là dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu của tổ chức trong tương lai dựa trên các yếu tố như chiến lược kinh doanh, thị trường, công nghệ, luật pháp, cạnh tranh,... Để dự đoán nhu cầu nhân sự, doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp khác nhau như phương pháp định mức, phương pháp xu hướng, phương pháp chuyên gia,...

Ví dụ: Một dự đoán nhu cầu nhân sự có thể cho biết tổ chức cần tuyển thêm 20 nhân viên chuyên môn, 10 nhân viên hành chính và 5 nhân viên quản lý trong năm 2024 để đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm mới.

Dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu

Bước 4: Xây dựng kế hoạch triển khai

Bước thứ tư trong việc lập kế hoạch nhân sự là xây dựng kế hoạch triển khai. Việc này bao gồm các giải pháp để giải quyết khoảng cách giữa nhu cầu và hiện trạng nhân sự gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thăng tiến, điều chuyển, sa thải,... của nhân viên. Để xây dựng kế hoạch triển khai, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu, chỉ tiêu, phương pháp, nguồn lực, trách nhiệm, thời hạn,... của kế hoạch nhân sự.

Ví dụ: Một kế hoạch triển khai có thể bao gồm các hoạt động như:

- Tuyển dụng 35 nhân viên mới trong quý I năm 2024 bằng cách sử dụng các kênh như website, mạng xã hội, trường đại học,... và áp dụng các phương pháp như sơ yếu lý lịch, bài kiểm tra, phỏng vấn,...

- Đào tạo 50 nhân viên hiện tại trong quý II năm 2024 bằng cách tổ chức các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn, mềm và quản lý với sự hỗ trợ của các chuyên gia ngoài và nội bộ.

- Phát triển 15 nhân viên tiềm năng trong quý III năm 2024 bằng cách cung cấp cho họ các cơ hội tham gia các dự án đặc biệt, thực hiện các nhiệm vụ mới và nhận được sự hướng dẫn của các nhân viên kinh nghiệm hơn.

- Thăng tiến 10 nhân viên xuất sắc trong quý IV năm 2024 bằng cách đánh giá hiệu suất, khen thưởng, giao cho họ các vị trí có trách nhiệm và quyền lợi cao hơn.

- Điều chuyển 5 nhân viên không phù hợp trong năm 2024 bằng cách tìm kiếm các vị trí khác phù hợp với kỹ năng, năng lực, mong muốn của họ hoặc hỗ trợ họ tìm kiếm việc làm khác ngoài tổ chức.

- Sa thải 3 nhân viên vi phạm nghiêm trọng trong năm 2024 bằng cách tuân thủ các quy định, thủ tục của tổ chức và pháp luật.

Xây dựng kế hoạch triển khai

Bước 5: Đánh giá kế hoạch và báo cáo

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch nhân sự là đánh giá kế hoạch và báo cáo kết quả bao gồm các hoạt động:

- Theo dõi và kiểm tra tiến độ và hiệu quả của kế hoạch nhân sự bằng cách sử dụng các công cụ như bảng điều khiển, biểu đồ, báo cáo,...

- Đánh giá và đo lường kết quả của kế hoạch nhân sự bằng cách sử dụng các tiêu chí và công cụ như tỷ lệ giữ chân nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, độ hài lòng nhân viên, độ hài lòng khách hàng, doanh thu, lợi nhuận,...

- Báo cáo và cải tiến kế hoạch nhân sự bằng cách tổng hợp và phản ánh các kết quả, nhận xét và khuyến nghị cho các bên liên quan, cũng như điều chỉnh và cập nhật kế hoạch nhân sự theo thực tế và mục tiêu kinh doanh.

Đánh giá kế hoạch và báo cáo

6 mẫu lập kế hoạch nhân sự

Để giúp bạn có thêm tham khảo, chúng tôi xin gửi bạn 8 mẫu lập kế hoạch nhân sự phổ biến sau:

1. Mẫu kế hoạch nhân sự năm

Mẫu kế hoạch nhân sự năm là một bản kế hoạch nhân sự tổng quát cho một năm, bao gồm các mục tiêu, chiến lược, hoạt động, nguồn lực, thời hạn, và đánh giá của kế hoạch nhân sự. Mẫu kế hoạch nhân sự năm giúp tổ chức có được cái nhìn toàn diện và chi tiết về kế hoạch nhân sự của mình trong một năm, cũng như dễ dàng theo dõi và kiểm soát kế hoạch nhân sự.

Mẫu kế hoạch nhân sự năm

2. Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực

Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực là một bản kế hoạch nhân sự dành cho các trường hợp tổ chức gặp phải tình trạng thiếu hụt nhân lực do các nguyên nhân như nghỉ việc, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,... 

Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực giúp tổ chức xác định được mức độ thiếu hụt nhân lực, cũng như các giải pháp để khắc phục tình trạng này như tuyển dụng nhân sự mới, điều chuyển nhân sự, thuê nhân sự ngoài,...

Mẫu kế hoạch khi thiếu hụt nhân lực

3. Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực

Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực là một bản kế hoạch nhân sự dành cho các trường hợp tổ chức gặp phải tình trạng dư thừa nhân lực do các nguyên nhân như giảm sản lượng, thay đổi công nghệ, cạnh tranh,... Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực giúp tổ chức xác định được mức độ dư thừa nhân lực, cũng như các giải pháp để giải quyết tình trạng này như thôi việc, nghỉ phép, giảm giờ làm,...

Mẫu kế hoạch khi dư thừa nhân lực

4. Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng

Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng là một bản kế hoạch nhân sự nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân sự của tổ chức. Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng giúp tổ chức xác định được các mục tiêu, chiến lược, hoạt động, nguồn lực, thời hạn và đánh giá của công tác tuyển dụng nhân sự, cũng như các cách thức để thu hút, lựa chọn và giữ chân nhân sự tốt nhất.

Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng

5. Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn là một bản kế hoạch nhân sự nhằm tuyển dụng nhân sự cho các vị trí công việc có thời hạn ngắn như thời vụ, hợp đồng, dự án,... Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn giúp tổ chức xác định được số lượng, loại và thời gian cần tuyển dụng nhân sự ngắn hạn, cũng như các mô tả công việc, yêu cầu và tiêu chí lựa chọn cho từng vị trí tuyển dụng.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn

6. Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự

Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự là một bản kế hoạch nhân sự nhằm cải tiến và hoàn thiện các chính sách, quy trình và công cụ quản trị nhân sự của tổ chức. 

Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự giúp tổ chức xác định được các mục tiêu, chiến lược, hoạt động, nguồn lực, thời hạn và đánh giá của việc nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự, cũng như các cách thức để cập nhật, kiểm tra, đánh giá các chính sách, quy trình và công cụ quản trị nhân sự.

Mẫu kế hoạch nâng cao chất lượng hệ thống quản trị nhân sự

Kết luận

Trên đây là bài viết giải thích khái niệm kế hoạch nhân sự là gì, vai trò và các bước lập kế hoạch nhân sự. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, người lập kế hoạch có thể xây dựng một hoặc nhiều kế hoạch nhân sự khác nhau. Việc lập kế hoạch sẽ giúp hệ thống các đầu mục công việc, từ đó cải thiện hiệu quả công việc một cách rõ ràng. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các bài viết liên quan tới hành chính nhân sự, vui lòng truy cập vào website của Unica.