Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và đánh giá khung năng lực hiệu quả

Khung năng lực là một công cụ quản lý nguồn nhân lực mang tính thực tiễn cao, nó đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp xác định, đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên. Khung năng lực bao gồm các tiêu chí về kiến thức, kỹ năng và thái độ mà một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc. Hiện nay, khung năng lực đang được ứng dụng trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Để hiểu rõ hơn về khái niệm khung năng lực là gì? Cách xây dựng và đánh giá khung năng lực hiệu quả như thế nào? Cùng Unica khám phá qua nội dung bài viết sau đây để tìm câu trả lời nhé.

1. Khung năng lực là gì?

Khung năng lực tiếng anh có nghĩa là competency framework, là một thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực quản trị. Khái niệm khung năng lực bắt nguồn từ định nghĩa về năng lực. Theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management) của Mỹ cho biết: Năng lực chính là đặc tính của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất để hoàn thành nhiệm vụ, nó có thể đo lường được. Năng lực giúp một cá nhân có thể làm việc hiệu quả hơn người khác.

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm của một cá nhân để làm sao có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Hiện nay, từ khóa khung năng lực ngày càng được sử dụng nhiều trong lĩnh vực tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực. Các doanh nghiệp càng ngày càng cố gắng xây dựng khung năng lực để đánh giá một cách chính xác năng lực của nhân viên, đồng thời đưa ra quyết định đúng đắn về việc đào tạo, phát triển và thăng tiến cho nhân viên.

Khung năng lực ra đời không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá nhân viên mà còn giúp định hướng cho nhân viên những kỹ năng, kiến thức cần thiết để phát triển sự nghiệp của mình. Dựa vào khung năng lực, nhân viên có thể định hướng rõ hướng đi, xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp đúng đắn giúp đáp ứng yêu cầu của công việc và đạt được mục tiêu cá nhân.

2. Cấu trúc mô hình khung năng lực

Khung năng lực được xem như một phương pháp quản lý năng lực dựa trên các tiêu chí đưa ra về kiến thức, kỹ năng, thái độ,… mà một nhân viên bắt buộc cần phải có để hoàn thành tốt các công việc được giao cũng như để thăng tiến, phát triển trong công việc. Để xây dựng khung năng lực phù hợp, doanh nghiệp cần bám sát vào đặc điểm của từng nhân viên và phải nắm được cơ cấu năng lực phù hợp với từng vị trí. Cấu trúc mô hình khung năng lực bao gồm 3 nhóm năng lực chính đó là:

- Nhóm năng lực cốt lõi: Nhóm này sẽ bao gồm các kỹ năng và kiến thức cần thiết với bất cứ vị trí nào. Ví dụ như: Kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp, quản lý thời gian,...

- Nhóm năng lực chuyên môn: Khác với nhóm trên nhóm này sẽ bao gồm các kỹ năng chuyên môn có liên quan đến lĩnh vực công việc của từng nhân viên. Ví dụ như: kỹ năng phân tích thị trường, kế toán, phát triển phần mềm,...

- Nhóm năng lực quản lý: Nhóm này sẽ bao gồm các kỹ năng, kiến thức có liên quan đến việc quản lý và điều hành công việc. Ví dụ: Kỹ năng lãnh đạo, quản lý dự án, phân tích dữ liệu,...

Cấu trúc mô hình khung năng lực

3. Tác dụng của khung năng lực là gì?

Khung năng lực được đánh giá là một công cụ quản lý nhân sự quan trọng của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp đánh giá năng lực của nhân viên mà còn giúp đưa ra kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực và đưa ra chiến lược tuyển dụng phù hợp. Cụ thể tác dụng của khung năng lực như sau:

3.1. Công tác tuyển dụng

Khung năng lực có tác dụng quan trọng với công tác tuyển dụng, cụ thể như sau:

- Xác định nhu cầu tuyển dụng: Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định các kiến thức, kỹ năng và thái độ mà nhân viên cần có để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng và mô tả công việc phù hợp.

- Xác định tiêu chí tuyển dụng: Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định các tiêu chí tuyển dụng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng các câu hỏi phỏng vấn, bài kiểm tra và các phương pháp tuyển dụng phù hợp để đánh giá ứng viên một cách khách quan và toàn diện.

- Lựa chọn ứng viên phù hợp: Khung năng lực giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Khung năng lực có tác dụng quan trọng với công tác tuyển dụng

3.2. Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chiến lược nhân sự

Không chỉ có tác dụng bổ trợ cho công tác tuyển dụng, khung năng lực còn là cơ sở trong hoạt động đào tạo. Cụ thể khung năng lực giúp xác định nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Doanh nghiệp/ công ty khi triển khai khung năng lực bắt buộc phải xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ cho từng vị trí. Bên cạnh đó phải thực hiện đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên.

Khi có cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chiến lược nhân sự, doanh nghiệp tiếp tục xác định xem ai cần đào tạo năng lực gì? Đào tạo ở cấp độ nào quan trong. Với việc áp dụng khung năng lực, doanh nghiệp nên tập trung nhiều vào kiến thức, kỹ năng và các đặc điểm có ảnh hưởng đến hiệu quả. Từ đó, khai thác hiệu quả thời gian và tiền bạc dành cho đào tạo và phát triển.

3.3. Cơ sở tiền lương và quản lý hiệu suất

Khung năng lực có vai trò đặc biệt quan trọng, là nền tảng cho quá trình xây dựng cơ sở tiền lương, quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo trong tổ chức. Đối với hoạt động quản lý thành tích, nhờ khung năng lực mà doanh nghiệp có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát và đo lường. Từ đó, người quản lý xác định được những gì cần tập trung và thúc đẩy trong quá trình thảo luận, đánh giá thành tích.

Đối với việc vận hành cơ sở tiền lương, khung năng lực quyết định bậc lương đúng vị trí cho mỗi người. Dựa vào khung năng lực, doanh nghiệp sẽ so sánh được mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực. Từ đó, đưa ra được hệ thống lương phù hợp.

Khung năng lực là cơ sở tiền lương và quản lý hiệu suất

4. Cách xây dựng khung năng lực

Xây dựng khung năng lực là gì đang là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Bởi việc xây dựng khung năng lực không hề đơn giản. Thấu hiểu điều đó, phần tiếp theo của bài viết Unica sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn tham khảo:

4.1. Xác định mục đích rõ ràng

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm khi xây dựng khung năng lực đó là xác định mục đích rõ ràng. Đây là việc quan trọng nhất bởi chỉ khi có mục đích thì mới đưa ra được những tiêu chí trong khung năng lực đúng đắn. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và xây dựng được cấu trúc khung năng lực phù hợp và chính xác với doanh nghiệp của mình.

4.2. Chuẩn hóa doanh nghiệp

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng khung năng lực đó là chuẩn hoá doanh nghiệp. Chuẩn hoá doanh nghiệp tức là đưa ra những khung năng lực phù hợp với cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm. Mục đích của chuẩn hoá doanh nghiệp là để xây dựng mô hình cơ cấu năng lực diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Để thực hiện chuẩn hóa doanh nghiệp hiệu quả, nhà quản lý cần làm các công việc sau:

- Thiết lập các vị trí làm việc một cách khách quan và không phụ thuộc vào khả năng của người đang đảm nhiệm.

- Nếu công việc có cùng yêu cầu đầu ra, doanh nghiệp hãy thống nhất một tên chung cho công việc.

- Doanh nghiệp yêu cầu về đầu ra và năng lực cho từng chức danh rõ ràng.

Khi xây dựng khung năng lực bạn cần chuẩn hoá doanh nghiệp

4.3. Xây dựng khung năng lực chung

Sau khi đã xác định được mục tiêu rõ ràng và chuẩn hoá các chức năng cụ thể trong doanh nghiệp, việc quan trọng tiếp theo cần làm đó là bạn xây dựng khung cấu trúc năng lực chung. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng 2 cách xây dựng sau:

- Xây dựng dựa trên quy trình quản lý nhân sự của công ty, doanh nghiệp: Đối với việc xây dựng này, doanh nghiệp có thể tự xây dựng khung năng lực cho mình.

- Xây dựng dựa trên những khung năng lực mẫu có sẵn để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên phải phù hợp với mục tiêu và vị trí của doanh nghiệp.

4.4. Xác định năng lực và mức độ năng lực cho từng vị trí

Khâu xây dựng khung năng lực tiếp theo bạn cũng cần phải ghi nhớ đó là xác định năng lực và mức độ năng lực cho từng vị trí. Đây được đánh giá là khâu cực kỳ quan trọng nếu muốn quản lý nhân sự hiệu quả. Việc xác định năng lực và mức độ năng lực, nhiệm vụ cho từng vị trí giúp doanh nghiệp bố trí được nhân sự phù hợp cho từng vị trí trong công ty.

Khi các chỉ số này được xác định, việc thực hiện đánh giá nhân sự bằng cách sử dụng mô hình khung cấu trúc năng lực sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.

4.5. Tiến hành đánh giá

Để khung năng lực đi vào hoạt động chính thức trong thực tiễn, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá. Đây là bước quan trọng cuối cùng bắt buộc phải thực hiện, tuyệt đối không được bỏ qua. Để đưa ra kết quả đánh giá chính xác, nhà quản lý sẽ dựa trên công cụ đánh giá năng lực cho từng cá nhân. Kết hợp cùng với các phương pháp đào tạo, phát triển của từng loại năng lực.

Trên cơ sở kết quả thu được, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ bắt đầu xây dựng và thi hành khung năng lực chuẩn cho từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Tiến hành đánh giá khung năng lực trước khi áp dụng

5. Một số khó khăn khi thiết lập khung năng lực

Thiết lập khung năng lực là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó, người quản lý cũng phải có chuyên môn cao về quản lý và đào tạo nguồn nhân lực thì mới có thể thiết lập khung năng lực thành công. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp khi thiết lập khung năng lực:

- Khó khăn trong việc xác định các năng lực cần thiết: Doanh nghiệp cần xác định rõ các kiến thức, kỹ năng và thái độ mà nhân viên cần có để hoàn thành tốt công việc. Tuy nhiên, việc xác định các năng lực cần thiết không phải là điều dễ dàng. Doanh nghiệp cần có sự tham gia của nhiều bên liên quan, bao gồm ban lãnh đạo, quản lý nhân sự, nhân viên và các chuyên gia.

- Khó khăn trong việc xác định mức độ yêu cầu đối với từng năng lực: Sau khi xác định được các năng lực cần thiết, doanh nghiệp cần xác định mức độ yêu cầu đối với từng năng lực. Việc xác định mức độ yêu cầu cần dựa trên các tiêu chí cụ thể, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

- Khó khăn trong việc xây dựng hệ thống đánh giá năng lực: Hệ thống đánh giá năng lực là công cụ quan trọng để doanh nghiệp đánh giá năng lực của nhân viên. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh giá năng lực phù hợp với khung năng lực và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

- Khó khăn trong việc tham khảo khung năng lực của các doanh nghiệp khác nhưng chưa sửa đổi cho phù hợp. Để xây dựng được cấu trúc khung năng lực hiệu quả, doanh nghiệp chắc chắn phải đi tham khảo khung năng lực của các doanh nghiệp khác, tuy nhiên, việc tham khảo này nếu như không sửa đổi, áp dụng y nguyên chắc chắn sẽ không phù hợp với doanh nghiệp của mình. Từ đó mang lại hiệu quả không cao.

6. Kết luận

Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến chủ đề khung năng lực là gì? Có thể nói, khung năng lực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản trị nhân sự, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin mà Unica cung cấp ở trên sẽ giúp bạn xây dựng mẫu khung năng lực phù hợp và chính xác, mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình.