Phòng nhân sự là gì? Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự

Trong bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào, nguồn nhân lực cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Chính vì vậy, phòng nhân sự được xem là một bộ phận quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức được diễn ra một cách hiệu quả. Vậy phòng nhân sự là gì? Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự như thế nào? Bạn hãy tham khảo nội dung bài viết sau đây của Unica để biết câu trả lời nhé.

1. Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự là một bộ phận nghiệp vụ trong doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Cụ thể: phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, phân bố, quản lý và phát triển tiềm năng nhân sự. Đồng thời, phòng nhân sự cũng là bộ phận đảm nhận nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự như: chính sách lương, phúc lợi xã hội, chính sách nhân sự,...

Phòng nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp

Theo như nghiên cứu, phòng nhân sự là phòng ban đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp/ tổ chức. Mặc dù không phải là phòng trực tiếp đảm nhiệm hoạt động kinh doanh để mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhưng nó đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng chiến lược và chính sách phát triển nguồn lực của công ty.

2. Vai trò của phòng nhân sự

Phòng nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp, tổ chức. Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự đó là:

- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự: Phòng nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn, và lựa chọn nhân sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức. Phòng nhân sự cũng chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên.

- Quản lý nhân sự: Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi quá trình làm việc, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Phòng nhân sự cũng chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự như kỷ luật, sa thải, nghỉ việc,...

- Thiết kế và thực thi các chính sách nhân sự: Phòng nhân sự chịu trách nhiệm thiết kế và thực thi các chính sách nhân sự như lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm,... nhằm thu hút, giữ chân và phát triển nhân tài cho doanh nghiệp, tổ chức.

- Lập kế hoạch bổ sung, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

- Xây dựng chiến lược thu hút và giữ chân nhân sự giỏi, có trình độ chuyên môn cao.

Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực

3. Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, phòng nhận sự chỉ gồm một hoặc vài người đảm nhận hầu hết các công việc tổng hợp của phòng nhân sự. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ phận nhân sự sẽ được phân thành 4 bộ phận cụ thể như sau:

3.1. Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)

Bộ phận tuyển dụng của phòng nhân sự là bộ phận chịu trách nghiệp tuyển dụng nhân sự phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp cần. Công việc chính của bộ phận tuyển dụng đó là:

- Phối hợp với các bộ phận khác trong phòng nhân sự và các phòng ban khác để nắm bắt nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.

- Lập kế hoạch tuyển dụng, làm sao cung cấp đủ nhân sự cho các vị trí.

- Thực hiện tuyển dụng nhân sự thông qua nhiều hình thức khác nhau. Như đăng tin tuyển dụng trên các kênh phương tiện truyền thông, treo poster tuyển dụng,...

3.2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Đây là bộ phận sẽ đảm nhận nhiệm vụ xây dựng và quản lý các chính sách liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi xã hội của công nhân viên. Để được phân bổ vào bộ phận này, bạn cần am hiểu về luật lao động, các chính sách phúc lợi dành cho nhân viên theo quy định. Nắm bắt nhanh các công văn, nghị định có liên quan đến người lao động. 

Đồng thời, bạn cũng cần có sự nhanh nhẹn, linh hoạt và am hiểu về chính sách nhân sự chung trong khu vực và các đối thủ.

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp

3.3. Bộ phận hành chính (HR Admin)

Bộ phận hành chính là bộ phận sẽ đảm nhận nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động hành chính. Cụ thể chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự bộ phận hành chính đó là:

- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ nhân sự

- Thực hiện và hoàn tất các giấy tờ, thủ tục liên quan đến người lao động. Như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, giải quyết chế độ thai sản,...

Đôi khi bộ phận hành chính nhân sự sẽ kiêm thêm một số nhiệm vụ hành chính của các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

3.4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)

Bộ phận đào tạo và phát triển là bộ phận có đóng góp nhiều trong việc hỗ trợ doanh nghiệp phát triển. Cụ thể là:

- Tiến hành triển khai nội quy làm việc và những điều cần lưu ý khi làm việc tại doanh nghiệp.

- Bồi dưỡng nhân sự để tạo nên thế hệ tiếp nối ổn định cho doanh nghiệp.

- Nắm bắt tình hình hiệu suất làm việc và lập kế hoạch cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân, tổ nhóm trong doanh nghiệp.

Bộ phận đào tạo và phát triển trong doanh nghiệp

4. Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự

Để đảm bảo cung ứng đúng và đủ nhân sự cho các bộ phận khác hoạt động hiệu quả. Bộ phận nhân sự phải đảm nhận các chức năng nhiệm vụ dưới đây.

4.1. Xây dựng kế hoạch và tuyển dụng nhân sự

Đây là chức năng cơ bản đầu tiên của bộ phận nhân sự. Chức năng này yêu cầu bộ phận nhân sự phải thực hiện một số hoạt động cụ thể gồm:

- Xác định được nhu cầu nhân sự của từng bộ phận trong doanh nghiệp, xí nghiệp. 

- Xác định rõ ràng đặc điểm công việc. 

- Xác định yêu cầu, vai trò, kỹ năng, trình độ của ứng viên phù hợp với từng vị trí. 

- Xác định ngân sách tiền lương, chế độ thưởng, phúc lợi. 

- Tìm kiếm, phỏng vấn và sàng lọc ứng viên để đảm bảo tuyển chọn đúng người vào làm đúng việc.

4.2. Quản lý thông tin nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự (HR) sẽ đảm nhận nhiệm vụ quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Cụ thể gồm:

- Quản lý hồ sơ và các giấy tờ liên quan đến nhân sự như hợp đồng lao động, giấy xin nghỉ phép, hồ sơ thai sản,...

- Hướng dẫn nhân viên làm hợp đồng lao động.

- Phổ cập các thông tin nội bộ bao gồm chính sách lương, thưởng và chế độ phúc lợi mà người lao động sẽ được hưởng khi làm việc tại doanh nghiệp.

- Giải quyết và hoàn thiện các hồ sơ liên quan đến chế độ phúc lợi, các hồ sơ hết hạn hợp đồng, đơn xin nghỉ việc và các chế độ liên quan.

- Tiếp nhận và lưu trữ các văn bản, thông tư, nghị định và các giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng lao động, người lao động.

Bộ phận hành chính nhân sự (HR) sẽ đảm nhận nhiệm vụ quản lý thông tin

4.3. Quản lý hoạt động của nhân sự

Bộ phận nhân sự sẽ là một bộ phận hỗ trợ đắc lực trong việc xây dựng truyền thông nội bộ. Theo đó, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện 2 nhiệm vụ chính. Gồm:

- Thực hiện giải pháp ngăn ngừa và giải quyết các tranh chấp giữa nhân viên với nhân viên, giữa cấp quản lý với nhân viên.

- Đề xuất và thực thi các chính sách nhân sự nhằm tạo ra sự công bằng và hoạt động nhất quán của nhân sự trong doanh nghiệp. Nhằm mục đích duy trì mối quan hệ tích cực giữa doanh nghiệp và người lao động. 

4.4. Quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên

Trong quá trình làm việc, bộ phận nhân sự cần đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự, nhóm nhân sự hàng tháng, hàng quý nhằm đánh giá hiệu suất làm việc. Qua đó, bộ phận nhân sự sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đề ra giải pháp cải thiện hiệu suất làm việc. Hoạt động này giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được hiệu suất hoạt động, mục tiêu chiến lược.

4.5. Hoạch định nguồn nhân lực

Chức năng này thể hiện ở hoạt động theo dõi các hoạt động của nhân sự giỏi. Tuyển dụng, đề xuất và giới thiệu nhân sự phù hợp cho các bộ phận đang thiếu hụt nhân sự.

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự cần đánh giá nhân viên. Thống kê các chỉ số liên quan đến nhu cầu nhân sự và nhân lực cần cho kế hoạch phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Từ các thông tin này, bộ phận nhân sự sẽ đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, hiệu suất làm việc của nhân viên.

Chức năng của phòng nhân sự là tuyển dụng nhân sự phù hợp 

4.6. Xây dựng chính sách lương thưởng, phúc lợi

Để thu hút và giữ chân nhân viên, nhân tài cho doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự phải đảm bảo nhiệm vụ đề xuất và quản lý chế độ lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Để đảm bảo sự công bằng cho người lao động và góp phần tăng hiệu suất làm việc, bộ phận nhân sự cũng cần đưa ra các tiêu chí xác định lương, thưởng cho phù hợp với sự nỗ lực của nhân viên.Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể giữ chân được các nhân sự giỏi.

4.7. Nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp

Đây là chức năng rất quan trọng của bộ phận nhân sự. Họ cần đảm bảo các thành viên trong công ty hiểu được giá trị, nét đặc trưng và văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. Đảm bảo tính thống nhất trong thái độ, hành vi ứng xử của nhân viên, tạo nên môi trường làm việc an toàn, tích cực, sáng tạo. Duy trì giao tiếp và tạo nên sự gắn bó, đồng nhất giữa các cấp lãnh đạo với nhân viên. Góp phần thúc đẩy sự phát triển toàn diện của nhân sự trong doanh nghiệp.

5. Kỹ năng cần có của những người làm nhân sự

Sau khi đã biết chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự là gì, chắc hẳn nhiều người sẽ muốn biết làm sao để trở thành nhân sự tài giỏi. Những người làm trong bộ phận nhân sự phải thường xuyên trau dồi, rèn luyện và nâng cao các kỹ năng cho bản thân. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng cần phải trau dồi của người làm nhân sự:

Kỹ năng cần có của những người làm nhân sự

5.1. Kỹ năng lãnh đạo

Mặc dù bộ phận nhân sự không tham gia trực tiếp vào việc lãnh đạo nhân viên hoặc các phòng ban. Tuy vậy, họ vẫn phải đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến việc định hướng phát triển, thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên. Tạo nên môi trường làm việc lành mạnh cho nhân viên. Họ phải làm các công việc của một nhà lãnh đạo nhân sự như quản lý, điều hành, lập chiến lược nhân sự và định hướng phát triển nhân sự cho tương lai. Do đó, kỹ năng lãnh đạo là một trong những kỹ năng hàng đầ giúp bộ phận nhân sự có thể nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Thúc đẩy doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

5.2. Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức giúp bộ phận nhân sự phân bổ đúng người vào đúng việc. Đồng thời đảm bảo được việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Kỹ năng tổ chức của bộ phận nhân sự thể hiện rõ trong hoạt động lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự có hệ thống khoa học. Và việc lập kế hoạch nhân sự, quản lý, phân bổ nhân sự hợp lý cho từng bộ phận.

5.3. Kỹ năng giao tiếp

Bộ phận nhân sự phải thường xuyên tương tác với các bộ phận trong doanh nghiệp (giao tiếp nội bộ). Và các đối tượng cá nhân, tổ chức ngoài doanh nghiệp như các ứng viên, các tổ chức hỗ trợ tuyển dụng nhân sự,... (Giao tiếp bên ngoài). Do đó, để đảm bảo hiệu quả làm việc, giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến nhân sự thì không thể thiếu kỹ năng giao tiếp.

Bộ phận nhân sự phải có kỹ năng giao tiếp

5.4. Phân tích, đánh giá

Kỹ năng phân tích, đánh giá giúp bộ phận nhân sự có cái nhìn toàn diện và chính xác các dữ liệu liên quan đến nhân viên. Giúp họ đưa ra các giải pháp, quyết định liên quan đến việc luân chuyển lao động, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự. Nhờ vậy mà nhân sự trong doanh nghiệp luôn được đảm bảo cả trong hiện tại và tương lai. Tránh được các rủi ro do thiếu hút hoặc dư thừa nhân sự.

5.5. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Bộ phận nhân sự phải thực hiện khá nhiều nhiệm vụ từ tuyển dụng đến phân bổ và giữ chân nhân viên. Cho đến giải quyết các vấn đề tranh chấp, mâu thuẫn, bất hòa giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp cho người làm ở bộ phận nhân sự có thể nhanh chóng tìm ra nguyên nhân, có góc nhìn chuẩn xác để đưa ra giải pháp thỏa đáng khắc phục được các vấn đề. Làm tăng sự hài lòng của nhân viên với doanh nghiệp.

5.6. Kỹ năng quan sát

Có kỹ năng quan sát sẽ giúp người làm ở bộ phận nhân sự nắm bắt được kỹ năng, phẩm chất, tố chất, điểm mạnh, điểm yếu, thái độ làm việc,... của từng nhân viên. Giúp họ đưa ra các quyết định, kế hoạch điều phối, phân bổ, đề xuất nhân sự chính xác và hiệu quả.

Kỹ năng quan sát giúp đề xuất nhân sự chính xác và hiệu quả

6. Một số câu hỏi thường gặp về phòng nhân sự

Xoay quanh chủ đề phòng nhân sự mọi người có rất nhiều băn khoăn, thắc mắc mong muốn được giải đáp. Dưới đây là một số hỏi đáp thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của người làm nhân sự và phòng nhân sự. 

6.1. Học ngành gì để làm tại phòng nhân sự?

Để tham gia vào phòng nhân sự và trở thành một nhân sự tài giỏi, bạn có thể lựa chọn một trong các ngành học sau đây:

- Quản trị kinh doanh

- Quản trị nhân sự

- Quản trị hành chính nhân sự

- Kế toán - Tài chính

6.2. Tính cách như thế nào phù hợp với phòng nhân sự?

Để phù hợp với công việc ở phòng nhân sự, ứng viên cần trau dồi các kỹ năng cần có của những người làm nhân sự như chúng tôi đã nêu ở phần trên. Bên cạnh đó các ứng viên cần có một số tính cách sau đây:

- Công bằng, trung trực, ngay thẳng.

- Làm việc cẩn trọng, có khả năng quan sát tỉ mỉ.

- Nhanh nhẹn, hoạt bát, khéo léo, kịp thời ứng phó với các tình huống bất ngờ.

- Có tính nhân đạo. 

- Không tham lam, ích kỷ, vị kỷ tình riêng.

Người làm nhân sự cần có tính công bằng, trung thực

6.3. Cơ hội nghề nghiệp của ngành nhân sự?

Công việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực đã và đang trở thành một trong những công việc quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Tùy theo năng lực, trình độ, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm của từng cá nhân mà cơ hội nghề nghiệp của ngành nhân sự sẽ khác nhau. Theo đó, người học ngành nhân sự có thể đảm nhận một số công việc như:

- Tuyển dụng nhân sự, môi giới nhân sự cho các doanh nghiệp.

- Đào tạo nhân sự nội bộ.

- Đào tạo nhân sự cao cấp cho doanh nghiệp.

- Tư vấn quản lý nhân sự cho các doanh nghiệp.

- Chuyên viên nhân sự.

6.4. Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên thì yêu cầu một bộ phận nhân sự?

Không có quy định cụ thể về số lượng nhân viên tối thiểu mà doanh nghiệp cần có để thành lập một bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế, doanh nghiệp có khoảng 40 đến 50 nhân viên toàn thời gian thì đã cần có một bộ phận nhân sự bài bản, chuyên nghiệp, tận tâm.

Việc thành lập một bộ phận nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực một cách hiệu quả hơn. Bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, quản lý, và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo có được đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ, với số lượng nhân viên dưới 40, thì có thể thuê ngoài các dịch vụ nhân sự. Việc thuê ngoài các dịch vụ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian.

6.5. Năng lực cốt lõi của phòng nhân sự là gì?

Năng lực cốt lõi của phòng nhân sự là tập hợp các năng lực cơ bản nhưng quan trọng giúp phòng nhân sự có thể thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp, tổ chức.

Năng lực cốt lõi của phòng nhân sự

Các năng lực cốt lõi của phòng nhân sự có thể kể đến như:

- Năng lực chuyên môn: Đây là năng lực cần thiết để phòng nhân sự có thể thực hiện các công việc chuyên môn của mình một cách hiệu quả. Năng lực chuyên môn của phòng nhân sự bao gồm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm trong các lĩnh vực như tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự, thiết kế và thực thi các chính sách nhân sự,...

- Năng lực phân tích, đánh giá: Đây là năng lực cần thiết để phòng nhân sự có thể phân tích, đánh giá các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp, tổ chức. Năng lực phân tích, đánh giá của phòng nhân sự giúp phòng nhân sự đưa ra các quyết định, giải pháp phù hợp với thực tế của doanh nghiệp, tổ chức.

- Năng lực giao tiếp, hợp tác: Đây là năng lực cần thiết để phòng nhân sự có thể giao tiếp, phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, tổ chức. Năng lực giao tiếp, hợp tác của phòng nhân sự giúp phòng nhân sự đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động quản lý và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp, tổ chức.

- Năng lực lãnh đạo: Đây là năng lực cần thiết để phòng nhân sự có thể lãnh đạo, điều hành các hoạt động của phòng nhân sự một cách hiệu quả. Năng lực lãnh đạo của phòng nhân sự giúp phòng nhân sự đạt được các mục tiêu đề ra.

Để phát triển các năng lực cốt lõi, phòng nhân sự cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp cho đội ngũ nhân viên của mình. Phòng nhân sự cũng cần tạo môi trường làm việc thuận lợi, khuyến khích nhân viên học hỏi, phát triển bản thân.

7. Kết luận

Bài viết trên đây là tất tần tật thông tin có liên quan đến vấn đề phòng nhân sự là gì? Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự? Hy vọng với những thông tin chia sẻ trong bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về vai trò, chức năng và tầm quan trọng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tham khảo thêm những kiến thức khác liên quan đến bộ phận hành chính - nhân sự, hãy tham khảo những nội dung bài viết khác trên blog Unica nhé.