Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm, chức năng, hiệu lực và lưu ý

Văn bản hành chính đóng vai trò quan trọng trong hệ thống pháp luật và quản lý công việc của các tổ chức, cơ quan chính trị và xã hội. Điều này đặt ra nhu cầu hiểu rõ về khái niệm này, từ đó phát triển sự nhận thức về các đặc điểm, chức năng, hiệu lực và những điều cần lưu ý khi sử dụng. Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm văn bản hành chính là gì, nhấn mạnh những đặc trưng cơ bản và tầm quan trọng của chúng trong việc duy trì trật tự xã hội, quản lý hành vi và xây dựng nền pháp luật đúng đắn.

Văn bản hành chính là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. 

Văn bản hành chính là công cụ để các cơ quan nhà nước trao đổi thông tin với nhau hoặc là trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước với chính công dân của mình. Văn bản hành chính còn có thể dùng để bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân, tập thể tới các cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu họ giải quyết.

Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức

Văn bản hành chính gồm những loại nào?

Sau khi đã hiểu văn bản hành chính là gì, bạn cần biết về các loại văn bản hành chính thông dụng. Văn bản hành chính có rất nhiều loại khác nhau nhưng phổ biến nhất là văn bản hành chính có mục đích dùng để thông tin giao dịch và văn bản hành chính dùng để ghi nhận sự kiện. Cụ thể như sau:

1. Văn bản hành chính có mục đích dùng để thông tin giao dịch

Đây là loại văn bản dùng để truyền đạt thông tin, yêu cầu, chỉ đạo, quyết định, hướng dẫn, kế hoạch, báo cáo, đánh giá, đề nghị, kiến nghị, đề xuất, phản hồi, trả lời, xác nhận, thông báo, thông cáo,… 

Ví dụ: Công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, thư công,…

2. Văn bản hành chính dùng để ghi nhận sự kiện

Đây là loại văn bản dùng để ghi lại những sự kiện, hoạt động, kết quả, hậu quả, nhận xét, đánh giá, kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm soát, giải quyết, xử lý, xử lý vi phạm, xử lý khiếu nại,… 

Ví dụ: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, hợp đồng, biên bản, tờ trình,…

Văn bản hành chính dùng để ghi nhận sự kiện

Đặc điểm của văn bản hành chính là gì?

- Là loại văn bản chiếm phần lớn trong tổng số các loại văn bản do cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội ban hành.

- Chủ thể ban hành là các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, có thẩm quyền quản lý nhà nước.

- Nội dung của văn bản có thể theo chiều dọc (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên) hoặc theo chiều ngang (trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp).

- Có tính pháp lý, có hiệu lực đối với người nhận và người ban hành, có thể được sử dụng làm bằng chứng trong các tranh chấp, kiện tụng.

- Có thể được ban hành bằng nhiều hình thức khác nhau bản in, bản sao, bản điện tử, bản chữ ký số, bản fax, bản email,...

- Có thể được phát hành bằng nhiều phương tiện khác nhau như gửi qua bưu điện, gửi qua mạng internet, gửi qua điện thoại, gửi qua đài phát thanh, truyền hình,...

- Có thể được lưu trữ bằng nhiều phương thức khác nhau như lưu trữ bản giấy, lưu trữ bản điện tử, lưu trữ bản mềm, lưu trữ bản cứng,...

Đặc điểm của văn bản hành chính

Chức năng của văn bản hành chính

Chức năng của văn bản hành chính là gì? Văn bản hành chính có hai chức năng chính là chức năng thông tin và chức năng pháp lý:

1. Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là chức năng cơ bản của văn bản hành chính, dùng để truyền đạt thông tin, yêu cầu, chỉ đạo, quyết định, hướng dẫn, kế hoạch, báo cáo, đánh giá, đề nghị, kiến nghị, đề xuất, phản hồi, trả lời,… Văn bản hành chính có chức năng thông tin giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể giao tiếp, liên lạc, hợp tác, phối hợp, thống nhất, đồng bộ, đảm bảo tính nhất quán, minh bạch, công khai và dân chủ trong quản lý nhà nước.

2. Chức năng pháp lý

Đây là chức năng quan trọng của văn bản hành chính, dùng để ghi nhận những sự kiện, hoạt động, kết quả, hậu quả, nhận xét, đánh giá, kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm soát, giải quyết, xử lý, kiện tụng,… Văn bản hành chính có chức năng pháp lý giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, chịu trách nhiệm về những hành vi của mình.

Chức năng của văn bản hành chính

Hiệu lực của văn bản hành chính là gì?

Hiệu lực của văn bản hành chính là khả năng tạo ra những hệ quả pháp lý đối với người nhận và người ban hành văn bản. Hiệu lực của văn bản hành chính bao gồm hai khía cạnh là hiệu lực về thời gian và hiệu lực về đối tượng.

- Hiệu lực về thời gian: Là thời điểm bắt đầu và kết thúc hiệu lực của văn bản hành chính. Thời điểm bắt đầu hiệu lực của văn bản hành chính có thể là ngày ban hành, ngày ký, ngày công bố, ngày nhận được, ngày quy định trong văn bản, hoặc ngày quy định bởi pháp luật. Thời điểm kết thúc hiệu lực của văn bản hành chính có thể là ngày hết hạn, ngày bị hủy bỏ, ngày bị thay thế, ngày bị bãi bỏ, ngày bị bác bỏ hoặc ngày quy định bởi pháp luật.

- Hiệu lực về đối tượng: Là phạm vi áp dụng của văn bản hành chính đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hiệu lực về đối tượng của văn bản hành chính có thể là chung (áp dụng cho tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan) hoặc riêng (áp dụng cho một số cơ quan, tổ chức, cá nhân cụ thể).

Hiệu lực của văn bản hành chính là khả năng tạo ra những hệ quả pháp lý đối với người nhận và người ban hành văn bản

Khi soạn thảo văn bản hành chính cần lưu ý gì?

Khi soạn thảo văn bản hành chính, cần lưu ý các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền, kỹ thuật soạn thảo và hình thức văn bản.

1. Yêu cầu về nội dung

Đây là yêu cầu về tính chính xác, rõ ràng, đầy đủ, khách quan, hợp lý, hợp pháp, hợp tác, hợp thời của nội dung văn bản hành chính. Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với thực tế, phản ánh đúng ý định của người ban hành, không gây hiểu lầm, không mâu thuẫn, không trùng lặp, không thiếu sót, không sai sót. 

Nội dung văn bản hành chính phải tuân thủ các quy định của pháp luật, không vi phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người nhận. Nội dung văn bản hành chính phải thể hiện sự hợp tác, hỗ trợ, tôn trọng, lịch sự, không có những từ ngữ xúc phạm, khinh miệt, chê bai, đe dọa, ép buộc. Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với thời điểm, hoàn cảnh, đặc thù, nhu cầu và mong muốn của người nhận.

Yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính

2. Yêu cầu về thẩm quyền

Người ban hành văn bản hành chính phải có đủ thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Thẩm quyền của người ban hành văn bản hành chính bao gồm thẩm quyền về chức vụ, thẩm quyền về lĩnh vực, thẩm quyền về địa bàn. 

Người ban hành văn bản hành chính phải là người đứng đầu hoặc được ủy quyền bởi người đứng đầu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Người ban hành văn bản hành chính phải thuộc lĩnh vực quản lý của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Người ban hành văn bản hành chính phải thuộc địa bàn hoạt động của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

3. Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo

Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính phải đảm bảo tính tiện lợi, nhanh chóng, chính xác, bảo mật, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả. Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính phải tuân thủ các quy định về định dạng, bố cục, cỡ chữ, khoảng cách, lề, đánh số, đánh dấu, chú thích, ghi chú, trích dẫn, tham khảo, kiểm tra, chỉnh sửa, lưu trữ, sao chép, phân phối, phát hành, hủy bỏ văn bản hành chính.

Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính phải đảm bảo tính tiện lợi, nhanh chóng, chính xác, bảo mật, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả

4. Yêu cầu về hình thức văn bản

Hình thức văn bản hành chính phải đảm bảo tính thống nhất, nhất quán, chuẩn mực, chính thức, trang trọng, dễ nhìn, dễ đọc và dễ hiểu. Hình thức văn bản hành chính phải tuân thủ các quy định về:

- Cấu trúc văn bản: Là sự sắp xếp các bộ phận của văn bản theo một trình tự nhất định. Cấu trúc văn bản hành chính gồm có phần đầu (tiêu đề, số hiệu, ngày tháng, nơi ban hành, người ký, đơn vị ban hành), phần thân (trích yếu, lời mở đầu, nội dung chính, lời kết thúc), phần cuối (chữ ký, đóng dấu, phụ lục, phần ghi chú). Cấu trúc văn bản hành chính có thể thay đổi tùy theo loại văn bản, mục đích, nội dung và người nhận.

- Bộ phận văn bản: Là các thành phần cơ bản của văn bản, thể hiện nội dung cụ thể của văn bản. Bộ phận văn bản hành chính phải được viết rõ ràng, đầy đủ, chính xác, hợp lý, hợp pháp, hợp tác và hợp thời. Bộ phận văn bản hành chính phải được viết theo các quy tắc về cách trình bày, cách đặt dấu, cách viết số, cách viết chữ, cách viết tên riêng, cách viết tên cơ quan, tổ chức, cách viết tên vị trí, chức vụ, cách viết tên địa danh, cách viết tên ngày tháng, cách viết tên đơn vị tiền tệ, cách viết tên đơn vị đo lường.

- Ngôn ngữ văn bản: Là hệ thống các từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, cách diễn đạt được sử dụng trong văn bản. Ngôn ngữ văn bản hành chính phải được sử dụng một cách chuẩn mực, chính thức, trang trọng, nhã nhặn, lịch sự, không có những từ ngữ thô tục, xúc phạm, khinh miệt, chê bai, đe dọa, ép buộc. Ngôn ngữ văn bản hành chính phải được sử dụng một cách rõ ràng, dễ hiểu, không gây hiểu lầm, không mâu thuẫn, không trùng lặp, không thiếu sót, không sai sót. Ngôn ngữ văn bản hành chính phải được sử dụng một cách đầy đủ, khách quan, hợp lý và hợp pháp.

- Ký hiệu văn bản: là các ký tự, số, hình được sử dụng trong văn bản để thể hiện một số nội dung nhất định. Ký hiệu văn bản hành chính phải được sử dụng một cách thống nhất, nhất quán, chuẩn mực, chính xác, dễ nhận biết, dễ tra cứu. Ký hiệu văn bản hành chính bao gồm ký hiệu số hiệu văn bản, ký hiệu ngày tháng năm, ký hiệu đơn vị tiền tệ, ký hiệu đơn vị đo lường, ký hiệu viết tắt, ký hiệu chú thích, ký hiệu trích dẫn, ký hiệu tham khảo.

Yêu cầu về hình thức văn bản

Việc cấp số văn bản hành chính sẽ do ai quyết định?

Việc cấp số văn bản hành chính sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quyết định. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định về việc cấp số văn bản hành chính, quy định về cơ cấu, cách đặt, cách sử dụng số hiệu văn bản hành chính. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ chỉ định một đơn vị hoặc một cá nhân phụ trách việc cấp số, quản lý số, lưu trữ số, báo cáo số văn bản hành chính.

Kết luận

Như vậy, thông qua bài viết này, chắc hẳn bạn sẽ hiểu được văn bản hành chính là gì. Đây là loại văn bản quan trọng, phổ biến trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Văn bản hành chính có nhiều loại với hai chức năng chính là chức năng thông tin và chức năng pháp lý. Văn bản hành chính có hiệu lực về thời gian và hiệu lực về đối tượng. Khi soạn thảo văn bản hành chính, cần lưu ý các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền, kỹ thuật soạn thảo, hình thức văn bản. Việc cấp số văn bản hành chính sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quyết định. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về văn bản hành chính.