Giới thiệu về sơ đồ tổ chức phòng nhân sự chi tiết từ A đến Z

Phòng nhân sự là một bộ phận quan trọng trong một công ty, đảm nhiệm các chức năng liên quan đến việc quản lý, phát triển và chăm sóc nguồn nhân lực của công ty. Phòng nhân sự thường được tổ chức thành các bộ phận chuyên môn khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu của công ty. Bài viết này sẽ giới thiệu về chức năng và sơ đồ tổ chức phòng nhân sự chi tiết nhất.

Chức năng của bộ máy hành chính nhân sự

Bộ máy hành chính nhân sự là cơ cấu tổ chức của phòng nhân sự, bao gồm các bộ phận, vị trí, nhiệm vụ và quan hệ của các nhân viên trong phòng nhân sự. Bộ máy hành chính nhân sự có chức năng:

- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến nhân sự của công ty.

- Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc và quản lý hồ sơ nhân viên.

- Tính toán, trả lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên.

- Quản lý các vấn đề hành chính, văn phòng, an ninh, vệ sinh, cơ sở vật chất của công ty.

- Tổ chức, tham gia và hỗ trợ các hoạt động, sự kiện, chương trình liên quan đến nhân sự của công ty.

- Liên hệ, hợp tác và đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về nhân sự.

Bộ máy hành chính nhân sự là cơ cấu tổ chức của phòng nhân sự

Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự

Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự là biểu đồ trực quan thể hiện cấu trúc, thứ bậc, vai trò và quan hệ của các bộ phận và nhân viên trong phòng nhân sự. Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự có thể khác nhau tùy theo từng công ty nhưng thường có các bộ phận chính sau đây:

1. Bộ phận tuyển dụng

Trong sơ đồ tổ chức phòng nhân sự, bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ và kỹ năng chính là:

1.1. Nhiệm vụ chính

- Lập kế hoạch và tiến hành các chiến dịch tuyển dụng đúng thời điểm, đúng nhu cầu và đúng tiêu chuẩn của công ty.

- Thông báo, quảng bá và thu hút ứng viên tiềm năng cho các vị trí tuyển dụng của công ty.

- Sàng lọc, lưu trữ, sắp xếp lịch và tham gia phỏng vấn, kiểm tra, đánh giá năng lực ứng viên.

- Đại diện cho công ty tương tác, giao tiếp và gửi các thông báo, thư từ liên quan đến kết quả tuyển dụng cho ứng viên.

- Liên kết, hợp tác với các đầu mối cung ứng nguồn nhân lực phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.

Bộ phận tuyển dụng

1.2. Kỹ năng cần có

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục, xử lý xung đột, làm việc nhóm.

- Kỹ năng tổ chức, kế hoạch hóa, thực hiện, kiểm soát, đánh giá công việc.

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, báo cáo, trình bày dữ liệu.

- Kỹ năng sử dụng máy tính, internet, các phần mềm văn phòng, các phần mềm tuyển dụng.

- Kỹ năng nắm bắt, hiểu và đáp ứng nhu cầu, mong muốn, kỳ vọng của ứng viên và công ty.

Kỹ năng cần có của bộ phận tuyển dụng

2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) là một trong những bộ phận quan trọng trong sơ đồ tổ chức phòng nhân sự. Nhiệm vụ và kỹ năng chính mà bộ phận này yêu cầu là:

2.1. Nhiệm vụ chính

- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến lương thưởng và phúc lợi của nhân viên.

- Tính toán, trả lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên theo quy định của công ty và pháp luật.

- Quản lý, cập nhật và báo cáo về dữ liệu, thống kê liên quan đến lương thưởng và phúc lợi của nhân viên.

-Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc, yêu cầu của nhân viên về lương thưởng và phúc lợi.

- Liên hệ, hợp tác và đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về lương thưởng và phúc lợi.

Nhiệm vụ chính của bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

2.2. Kỹ năng cần có

- Hiểu biết về pháp lý và chính sách nhân sự

- Phân tích dữ liệu và số liệu

- Kiến thức về thị trường lao động

- Kỹ năng giao tiếp

- Nắm bắt xu hướng thị trường và công nghệ

- Kỹ năng quản lý dự án

- Tư duy phân tích và giải quyết vấn đề

- Tinh thần linh hoạt và sẵn sàng thích ứng

- Kiểm soát và quản lý thời gian

Kỹ năng cần có của bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

3. Bộ phận hành chính

Nhiệm vụ và kỹ năng chính mà người làm trong bộ phận hành chính cần có là:

3.1. Nhiệm vụ chính

- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến hành chính của công ty.

- Quản lý các vấn đề hành chính, văn phòng, an ninh, vệ sinh, cơ sở vật chất của công ty.

- Tổ chức, tham gia và hỗ trợ các hoạt động, sự kiện, chương trình liên quan đến hành chính của công ty.

- Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc, yêu cầu của nhân viên và khách hàng về hành chính.

- Thực hiện các công việc hỗ trợ, hành chính khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các phòng ban.

Nhiệm vụ chính của bộ phận hành chính

3.2. Kỹ năng cần có

- Kỹ năng quản lý văn bản và thông tin

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian

- Kỹ năng sử dụng công nghệ

- Kỹ năng tổ chức

- Kỹ năng giải quyết vấn đề

- Kỹ năng làm việc nhóm

- Kiên thức về quy định và chính sách nội bộ

- Kỹ năng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ sử dụng trong tổ chức

Kỹ năng chính của bộ phận hành chính

4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)

Đối với những công ty lớn sẽ có thêm đội đào tạo và phát triển (T&D) trong sơ đồ tổ chức phòng nhân sự. Nhiệm vụ chính và những kỹ năng bộ phận này yêu cầu là:

4.1. Nhiệm vụ chính

- Xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách, quy định, thủ tục liên quan đến đào tạo và phát triển nhân sự của công ty.

- Phân tích, đánh giá và xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên theo từng vị trí, bộ phận, giai đoạn.

- Lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các chương trình, khóa học, buổi hội thảo, hội nghị đào tạo và phát triển cho nhân viên.

- Đánh giá, theo dõi và đo lường hiệu quả và kết quả của các hoạt động đào tạo và phát triển.

- Liên hệ, hợp tác và đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với các bên liên quan về đào tạo và phát triển.

Nhiệm vụ chính của bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)

4.2. Kỹ năng cần có

- Hiểu biết Về Ngành và Doanh Nghiệp

- Phân Tích Nhu Cầu Đào Tạo

- Lập Kế Hoạch Đào Tạo

- Phát triển Nội Dung Đào Tạo

- Sử Dụng Công Nghệ Đào Tạo

- Kỹ Năng Giao Tiếp và Truyền Đạt

- Đánh Giá và Đo Lường Hiệu Quả

- Quản lý Dự Án và Thời Gian

- Tư Duy Sáng Tạo và Giải Quyết Vấn Đề

- Phát triển Kỹ Năng Mềm

Kỹ năng cần có của bộ phận đào tạo và phát triển (T&D)

Kết luận

Tóm lại, phòng nhân sự là một bộ phận quan trọng trong một công ty, đảm nhiệm các chức năng liên quan đến việc quản lý, phát triển và chăm sóc nguồn nhân lực của công ty. Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự gồm các bộ phận chuyên môn khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu của công ty. Các bộ phận chính thường bao gồm bộ phận tuyển dụng, bộ phận lương thưởng và phúc lợi, bộ phận hành chính, bộ phận đào tạo và phát triển. Mỗi bộ phận có những nhiệm vụ, kỹ năng và yêu cầu khác nhau, đòi hỏi sự chuyên môn hóa và phối hợp cao.