Bật mí cách tạo danh sách thả xuống trong Excel chi tiết nhất

Trong các biểu mẫu web, khảo sát và thăm dò ý kiến có thể rất hữu ích để giới hạn các lựa chọn cho một lựa chọn với danh sách thả xuống đơn giản, điều này cũng có thể được xây dựng và tạo ra trong bảng tính excel, nhưng tuy nhiên không được người dùng sử dụng nhiều.

Đối với những người mới học Excel thì việc tạo danh sách thả xuống sẽ gặp một số khó khăn nhất định. Việc tạo danh sách thả xuống trong excel là một việc có thể nói là rất tuyệt vời cho sự linh động, điều này cũng khiến cho bạn sẽ lấy được điểm trong mắt người nhìn. Cách tạo dấu tam giác trong excel khi nhấp bảo sẽ thả xuống một cửa sổ dữ liệu bạn có thể xem qua một dữ liệu khác mà bạn đã xây dựng.

Dưới đây là cách xác thực dữ liệu trong Excel để tạo danh sách tiện dụng trong trang tính của bạn. Cùng Unica tìm hiểu qua từng bước được chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!

Trong Access, bạn có thể giới hạn các mục nhập của người dùng bằng cách buộc phải chọn một giá trị từ điều khiển danh sách. Các ứng dụng Office sử dụng chức năng tương tự trong danh sách thả xuống tích hợp. Chẳng hạn, các điều khiển Highlight và Font Color trên hầu hết các thanh công cụ Định dạng sử dụng công cụ linh hoạt này. Chỉ cần nhấp vào hình tam giác nhỏ ở bên phải của biểu tượng để hiển thị danh sách các lựa chọn. Rất là thuận tiện và việc tạo danh sách sổ xuống trong excel này không có gì khó khăn và rất đơn giản.

1. Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Bước 1: Tạo vùng dữ liệu

- Để tạo một danh sách dữ liệu trong trang tính excel bạn cần List một danh sách các dữ liệu cho một chủ đề, tạo danh sách này ở sheet 2:

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel. Hình 1

Bước 2: Đặt tên

- Đặt tên cho list dữ liệu trên ở sheet 1:

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel. Hình 2

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo ghi chú trong Excel

Bước 3: Kiểm soát dữ liệu nhập

- Đặt chuột vào ô bên cạnh của ô tên list, click chuột vào ô B1 và chọn trên thanh menu Data và làm theo các bước chỉ theo chiều mũi tên trong bảng dưới đây:

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel. Hình 3

- Trong hộp thoại  Data Validation, chọn List cho Allow.

- Ignore blank được chọn theo mặc định, nó cho phép chọn ô và sau đó bỏ chọn ô mà không cần chọn một mục. Nếu muốn chọn một tùy chọn trong danh sách sổ xuống, bỏ chọn Ignore blank.

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel. Hình 4

Bước 4: Thiết lập thông báo nhập dữ liệu cho Data Validation

- Chuyển sang sheet 2 chọn vùng danh sách dữ liệu, ngay lúc này ở source sẽ xuất hiện ngay giá trị:

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel. Hình 5

- Nhấn OK và ngay lúc này một danh sách thả xuống đã được tạo:

Cách tạo danh sách thả xuống tỏng excel. Hình 6

Thật là nhanh là chỉ chưa đến 1 phút là các bạn có thể tạo một danh sách thả xuống trong excel. Nếu bạn còn muốn thêm danh sách thả xuống vào nhiều ô, bạn chỉ cần chọn phạm vi của các ô nhập dữ liệu (bước 2) thay vì một ô duy nhất. Giữ phím Shift trong khi bạn nhấp vào các ô bạn muốn chọn.

Note:

- Việc tạo dấu tam giác xanh trong excel giúp bạn chỉ có thể thấy các thông tin thả xuống nếu bạn bấm vào ô.

- Người dùng của bạn bây giờ chỉ có thể chọn một trong các tùy chọn của từng mục thả xuống. Nếu họ cố gắng nhập dữ liệu của riêng họ, thì sẽ nhận được thông báo lỗi.

- Bạn có thể sao chép và dán ô thả xuống này vào bất kỳ ô nào khác trong bảng tính của mình và bạn có thể tạo bao nhiêu danh sách thả xuống khác nhau như thế này tùy thích.

2. Cách tùy chỉnh danh sách thuộc tính

Chỉnh sửa hoặc xóa một vùng dữ liệu

- Để chỉnh sửa hoặc xóa một vùng dữ liệu, bạn thực hiện như sau:

+ Trên thanh công cụ, chọn Formulas, trong phần Defined Names, bạn chọn Name Manager.  

Hình minh họa

- Để thay tên dải ô, bạn thực hiện như sau:

+ Trong hộp thoại Name Manager, chọn Name và nhấp vào nút dải ô ở cuối hộp thoại.

+ Tiếp theo, chọn dải ô và nhấp vào nút dải ô một lần nữa trong bản thu nhỏ của hộp thoại Name Manager.

+ Cuối cùng, nhấp vào nút checkmark màu xanh lá cây để lưu dải ô mới với tên đã được chọn.

Hình minh họa

- Để xoá tên vùng dữ liệu, bạn thực hiện như sau:

+ Chọn mũi tên hướng lên tại mục Refers to để thay đổi vùng dữ liệu.

+ Chọn Edit để chỉnh sửa tên vùng dữ liệu.

+ Chọn Delete để xóa tên vùng dữ liệu.

Hình minh họa

Sao chép và dán danh sách thả xuống

- Bước 1: Chọn ô đã được tạo trong danh sách thả xuống. Sau đó bạn sao chép nội dung bằng tổ hợp phím Ctrl+V hoặc nhấn chuột phải chọn Copy.

Hình minh họa

- Bước 2: Chọn ô muốn dán nội dung, sau đó nhấn chuột phải chọn Paste Special. 

Hình minh họa

- Bước 3: Tại mục Paste chọn Validation và nhấn Ok. 

Hình minh họa

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo Macro trong Excel đơn giản nhất.

Cách xóa danh sách thả xuống

Chọn ô đã tạo Drop List > Chọn vào thẻ Data > Chọn mục Data Validation > Bấm chọn Clear All > Vá nhấn OK.

Chọn Clear All và nhấn OK

3. Lưu ý khi tạo danh sách thả xuống trong Excel

- Sau khi bạn đã hoàn tất quá trình tạo danh sách thả xuống, bạn hãy chắc chắn rằng tất cả các mục mà bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ bằng cách nhấn vào ô chứa sanh sách.

- Khi nhập các mục cho danh sách, bạn cần nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong trình đơn thả xuống.

- Khi thực hiện sao chép, tại mục Source các ô và dải ô đều nên được cố định bằng cách chọn ô hoặc dải ô bằng cách nhấn chuột để chọn, không nên nhập tay. Để khi chuyển đến ô khác các ô và dải ô đều không bị thay đổi.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu về các bước tạo danh sách thả xuống trong Excel. Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm bài viết của chúng tôi. 

Chúc các bạn thành công!