Chứng từ kế toán là gì? Quy định lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp thì hạch toán kế toán là giai đoạn quan trọng rất được chú trọng. Cụ thể chứng từ kế toán là gì và có những loại chứng từ kế toán nào cùng Unica tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán được hiểu là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế – tài chính tại một thời điểm và thời gian nhất định.

Chứng từ kế toán chính là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. 

Phương pháp chứng từ được tạo thành bởi hai yếu tố đó là:

- Hệ thống bản chứng từ

- Kế hoạch luân chuyển các chứng từ

Chứng từ kế toán là gì?

Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ liên quan tiền mặt

- Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc thu tiền các sản phẩm, hàng hóa mà khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.

- Phiếu chi: Chứng từ xác nhận việc chi tiền mặt cho nhà cung ứng để mua hàng hoá và nguyên vật liệu

- Giấy đề nghị thanh toán và các giấy đề nghị tạm ứng.

Chứng từ có liên quan đến Ngân hàng

Các chứng từ kế toán này sẽ được thể hiện qua:

- Giấy báo Nợ - Có của Ngân hàng.

- Sec tiền mặt: Mọi chứng từ dùng khi công ty phát hành séc yêu cầu nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng để nhập vào quỹ tiền mặt.

- Ủy nhiệm chi: Các chứng từ sử dụng khi thanh toán cho nhà cung ứng hàng hóa bằng việc chuyển khoản.

- Chuyển tiền nội bộ: Xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền Việt Nam đồng sang tài khoản ngoại tệ. Việc chuyển đổi này thuận tiện cho việc thanh toán tới các nhà cung ứng hàng hóa nước ngoài.

- Tiền đang chuyển: Thể hiện rằng tiền từ người gửi đang được chuyển đến tài khoản cuat người nhận, người nhận ở đây chính là các nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ…

Chứng từ liên quan đến Ngân hàng

Chứng từ liên quan đến việc Mua hàng/ Bán hàng

- Hoá đơn bán hàng: Ghi nhận việc bán thành công các sản phẩm, hàng hoá và được nhân viên kế toán ghi nhận vào mục doanh thu

- Hoá đơn mua hàng: Chứng từ ghi lại việc mua hàng hóa và sản phẩm.

- Hàng bán trả lại: Đính kèm theo hoá đơn trả lại hàng của khách (sử dụng với các sản phẩm đã bán rồi nhưng bị khách trả lại vì lý do nào đó).

- Hàng mua trả lại: Chứng từ đính kèm theo hoá đơn đầu ra ghi nhận đã mua hàng hóa, sản phẩm nhưng rồi lại trả lại cho nhà cung cấp.

Chứng từ liên quan về tiền lương

Chứng từ kế toán bao gồm: Bảng chấm công, Bảng tính lương, Bảng thanh toán tiền lương, Hợp đồng lao động, các quy chế và quy định,…

Các chứng từ về doanh thu, chi phí 

Kế toán sẽ phản ánh và ghi sổ các tài khoản số hiệu loại 5 (gồm 511, 515, 521) và với loại 6 (611, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 635, 641, 642) về doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hạch toán kế toán thì cần dựa vào các chứng từ: các phiếu kế toán (phiếu thu, phiếu chi…), hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn giá trị tăng trưởng,…

Chứng từ doanh thu, chi phí 

Nội dung của chứng từ kế toán gồm những gì ?

Chứng từ kế toán thường sẽ có những nội dung sau đây:

a) Tên và số hiệu của các loại chứng từ kế toán

b) Ngày, tháng, năm thành lập chứng từ kế toán

c) Tên, địa chỉ của các cơ quan và tổ chức đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

d) Tên, địa chỉ của tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh

e) Số lượng, đơn giá và số tiền được ghi bằng số, đồng thời tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

g) Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán trên, chứng từ kế toán có thể thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán doanh nghiệp có quy định chung nào?

Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp thường được rập khuôn theo một quy chuẩn chung có sẵn của Luật kế toán. Các chứng từ này bắt buộc phải thể hiện chính xác, kịp thời và đầy đủ các nội dung như: tên cá nhân đơn vị lập/nhận chứng từ, nghiệp vụ kinh tế, cùng chữ ký của người lập, ngày tháng, số hiệu chứng từ người duyệt và người có liên quan đến chứng từ kế toán đó…

Theo quy định của luật kế toán, các loại chứng từ kế toán phải được lập một cách đầy đủ, chính xác và không tẩy xóa hay sửa chữa, không viết tắt. Khi lập sai chứng từ thì chỉ cần gạch bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai chứ không được xé bỏ khỏi quyển.

Tuyệt đối không ký chữ ký khống, phải ký bằng loại mực không phai và không được dùng mực đỏ. Đồng thời giám đốc, kế toán trưởng chỉ được phép ký duyệt khi đã kiểm tra và xác minh cẩn thận tính xác thực của các thông tin được thể hiện trên chứng từ kế toán.

Trong việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp, chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng. Đảm bảo tính an toàn về mặt pháp lý của các số liệu được ghi chép và đồng thời phản ánh trên sổ kế toán. Ngoài ra nó còn giúp chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty, nhờ đó có thể đưa ra định hướng phát triển hoặc những chiến lược cũng như làm căn cứ để giải quyết các vấn đề tranh chấp nếu xảy ra.

Quy định chung của chứng từ kế toán 

Thao tác lập và lưu trữ chứng từ kế toán

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán cần phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần duy nhất cho mỗi nghiệp vụ kinh tế và tài chính.

- Chứng từ kế toán nên được lập rõ ràng, đầy đủ và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán có thể tự lập chứng từ kế toán nhưng vẫn phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên các chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, ngoài ra khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không bị ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ ngay bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Toàn bộ chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên quy định. Trong trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung của các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân thủ theo quy định pháp luật. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Bộ Luật Kế toán năm 2015. Trường hợp nếu không in ra giấy mà lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì cần bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Một số câu hỏi liên quan đến chứng từ kế toán

Ký chứng từ kế toán thế nào ?

Chứng từ kế toán cần chứa đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký ở trên chứng từ kế toán của một người phải được thống nhất. Chữ ký nằm trên chứng từ kế toán của người khiếm thị sẽ được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

- Chữ ký chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký tên. Tuyệt đối không ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi được thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền sẽ phải ký theo từng liên.

- Chứng từ điện tử thì phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị giống như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Cách ký chứng từ kế toán

Hóa đơn có phải là chứng từ kế toán không ?

- Hóa đơn chính là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng và các dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi chia sẻ để giúp các bạn đọc có thể nắm được Chứng từ kế toán là gì? đặc điểm và cách lập chính xác nhất. Tất cả những kiến thức này đều được tổng hợp chi tiết trong khóa học nguyên lý kế toán online. Mong rằng bạn sẽ nâng cao kiến thức của mình thông qua khóa học kế toán online duy nhất trên Unica.