Chi phí bán hàng là gì? Cách hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 200

Trong hoạt động kinh doanh, việc kiểm soát chi phí luôn đóng vai trò then chốt để đảm bảo lợi nhuận bền vững. Một trong những khoản chi phí quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quản lý chặt chẽ chính là chi phí bán hàng. Vậy chi phí bán hàng là gì? Cách hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 200? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để có cái nhìn rõ ràng hơn về nội dung này.

Chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đưa sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí này bao gồm các khoản như: chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành, đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hóa…

Chi phí bán hàng là gì?

Nói một cách đơn giản, đây là những khoản phí cần thiết để doanh nghiệp tiếp cận thị trường, duy trì hoạt động bán hàng và thúc đẩy doanh thu. Việc quản lý hiệu quả chi phí bán hàng không chỉ giúp tăng lợi nhuận mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Chi phí bán hàng bao gồm những loại nào?

Trong doanh nghiệp, chi phí bán hàng thường được chia thành nhiều nhóm cụ thể để dễ dàng theo dõi và quản lý. Dưới đây là các loại chi phí phổ biến nhất:

• Chi phí nhân viên: Đây là khoản tiền quan trọng người bán phải chuẩn bị để chi trả hàng tháng. Bao gồm: tiền lương cố định, thưởng và hoa hồng, phúc lợi (BHYT, BHXH, nghỉ phép, lễ tết, sinh nhật), thuế thu nhập cá nhân,...

• Chi phí vật liệu, bao bì: Là chi phí cho các loại vật tư sử dụng trong quá trình đóng gói, bảo quản, trưng bày sản phẩm như thùng carton, túi đựng, tem nhãn… Các khoản này giúp sản phẩm đến tay khách hàng một cách chuyên nghiệp và an toàn.

• Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm tất cả các khoản phí liên quan đến dụng cụ, máy móc và trang bị cần thiết để phục vụ cho việc mua bán sản phẩm. Bao gồm: Máy in, máy tính, các thiết bị bán hàng trực tiếp, phần mềm quản lý bán hàng,...

• Chi phí khấu hao TSCĐ: Là khoản tiền ước tính cho sự hao hụt giá trị của vật tư, trang thiết bị bán hàng sau một khoảng thời gian sử dụng. Bao gồm: Khấu hao tài sản cố định (máy móc, thiết bị, cửa hàng), khấu hao trang thiết bị (thiết bị bán hàng, dụng cụ trưng bày); phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,...

• Chi phí bảo hành: Bao gồm chi phí sửa chữa, thay thế hoặc bảo dưỡng sản phẩm trong thời gian cam kết bảo hành cho khách hàng sau bán. Đây là phần quan trọng thể hiện uy tín và trách nhiệm của doanh nghiệp.

• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi cho các dịch vụ thuê ngoài như: quảng cáo, vận chuyển, kho bãi, hoa hồng phân phối, tiếp thị, thuê gian hàng… Đây là những chi phí hỗ trợ bán hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

• Chi phí bằng tiền khác: Khoản chi phí doanh nghiệp cần dự trù để đảm bảo hoạt động bán hàng không bị gián đoạn. Bao gồm: Chi phí tiếp khách, quảng bá sản phẩm, thiết kế hình ảnh, tặng quà khuyến mãi,...

Chi phí bán hàng bao gồm nhiều nhóm khác nhau

Vai trò của chi phí bán hàng

Sau khi hiểu rõ chi phí bán hàng là gì, nhiều doanh nghiệp sẽ nhận ra rằng đây không chỉ là khoản chi tiêu bắt buộc mà còn là một chiến lược đầu tư quan trọng. Khi được quản lý và sử dụng hiệu quả, chi phí bán hàng có thể mang lại nhiều giá trị thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cụ thể, chi phí bán hàng đóng vai trò như sau:

• Thúc đẩy doanh thu: Chi phí bán hàng đóng vai trò là “đòn bẩy” giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn thông qua các hoạt động như quảng cáo, khuyến mãi, trưng bày sản phẩm… Khi được đầu tư hợp lý, các khoản chi này sẽ góp phần gia tăng lượng tiêu thụ sản phẩm và cải thiện doanh thu một cách rõ rệt.

• Cạnh tranh trên thị trường: Trong một thị trường có quá nhiều lựa chọn, việc đầu tư vào chi phí bán hàng chính là cách để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh. Một chiến dịch quảng bá mạnh mẽ, bao bì bắt mắt, dịch vụ hậu mãi chu đáo... đều có thể khiến sản phẩm nổi bật hơn so với đối thủ, giúp chiếm lĩnh thị phần nhanh chóng.

• Đảm bảo trải nghiệm khách hàng: Từ khâu đóng gói, giao hàng, đến bảo hành hay chăm sóc sau bán – tất cả đều thuộc phạm vi chi phí bán hàng. Khi các yếu tố này được đầu tư đúng mức, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp, yên tâm và hài lòng với dịch vụ. Từ đó góp phần xây dựng lòng trung thành và tăng khả năng quay lại mua hàng.

Công thức tính chi phí bán hàng

Công thức tính chi phí bán hàng cụ thể như sau:

Chi phí bán hàng = Chi phí nhân viên + Chi phí dụng cụ + Chi phí bao bì + Chi phí khấu hao + Chi phí bảo hành + Chi phí phát sinh

Ví dụ: Công ty A trong tháng 3 có các khoản chi sau cho hoạt động bán hàng:

• Chi phí nhân viên bán hàng: 80.000.000 VNĐ

• Chi phí dụng cụ: 20.000.000 VNĐ

• Chi phí bao bì: 10.000.000 VNĐ

• Chi phí bảo hành sản phẩm: 5.000.000 VNĐ

• Chi phí khấu hao: 15.000.000 VNĐ

• Chi phí phát sinh cho dịch vụ thiết kế banner: 3.000.000 VNĐ

=> Chi phí bán hàng của công ty A = 80.000.000 + 20.000.000 + 10.000.000 + 5.000.000 + 15.000.000 + 3.000.000 = 133.000.000 VNĐ. Như vậy chủ shop cần chuẩn bị ít nhất 133 triệu cho các khoản chi phí trong tháng.

Công thức tính chi phí bán hàng

Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng

Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, Tài khoản 641 được sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là một trong những tài khoản quan trọng khi xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

Kết cấu của Tài khoản 641

• Bên Nợ: Ghi nhận các khoản chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động bán hàng trong kỳ.

• Bên Có: Ghi giảm các khoản chi phí bán hàng và kết chuyển chi phí sang Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

• Số dư cuối kỳ: Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ, vì toàn bộ chi phí đều được kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

Nội dung các cấp của tài khoản 641

Theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2. Cụ thể như sau:

• Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng: Ghi nhận các khoản phải trả cho đội ngũ nhân viên bán hàng như lương, thưởng, phụ cấp, tiền ăn giữa ca, và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn…

• Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Cụ thể: Chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ. Các vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,... dùng cho bộ phận bán hàng.

• Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phần này phản ánh các khoản chi phí liên quan đến công cụ, dụng cụ sử dụng trong hoạt động bán hàng như: phương tiện làm việc (máy tính), phương tiện tính toán, dụng cụ đo lường...

• Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Phần này phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản - bán hàng như: nhà kho, bến bãi, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,...

• Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán. Riêng đối với chi phí sửa chữa và bảo hành công trình sẽ nằm ở tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung.

• Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm tất cả các khoản chi phí thuê ngoài như: Chi phí thuê kho, thuê vận chuyển, thuê ngoài sửa chữa tài sản, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, tiền trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,...

• Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên. Bao gồm: Chi phí tiếp khách, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, quảng cáo, chào hàng, giới thiệu sản phẩm...

Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng

Cách hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 200?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Dưới đây là các tình huống và cách ghi nhận cụ thể:

(1) Tiền lương, phụ cấp, tiền ăn theo ca, tiền trích đóng bảo hiểm (BHXH, BHTN), công đoàn, các khoản hỗ trợ khác (bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ, ghi:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 334, 338,…

(2) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng. Bao gồm: văn phòng phẩm, vật tư, bao bì, dụng cụ trưng bày… ghi:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 152, 153, 242.

(3) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

(4) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có các TK 111, 112, 141, 331,…

(5) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng:

Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 335 – Chi phí phải trả
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả

Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:

• Nợ các TK 335, 352
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có các TK 331, 241, 111, 112, 152…

Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến nhiều kỳ:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 242 – Chi phí trả trước

(6) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa:

Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả

Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:

Trường hợp số dự phòng cần lập lớn hơn số dự phòng đã lập:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

Trường hợp số dự phòng cần lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập:

• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415).

Cách hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 200?

(7) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo:

Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 155, 156.

Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất, nhà phân phối để khuyến mại:

Khi nhận hàng: Theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính.

Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết:

• Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
• Có TK 711 – Thu nhập khác.

(8) Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)
• Có các TK 155, 156

Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế):

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

(9) Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng:

Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá).
• Có các TK 152, 153, 155, 156

Nếu phải kê khai thuế GTGT:

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

• Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
• Có các TK 152, 153, 155, 156.

(10) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)

(11l) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

(12) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng:

• Nợ các TK 111, 112…
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

(13) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”:

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

Phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau. Trong đó, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai khoản mục quan trọng, thường xuyên xuất hiện trong báo cáo tài chính. Tuy cùng là chi phí hoạt động, nhưng hai khoản này có bản chất và mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Tại sao phải quản lý chi phí bán hàng?

Chi phí bán hàng chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí hoạt động. Việc kiểm soát tốt khoản chi này giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách giảm chi phí không cần thiết.

• Tăng sức cạnh tranh, đặc biệt trong môi trường kinh doanh có áp lực giá.

• Cải thiện dòng tiền, đảm bảo nguồn lực luôn được phân bổ hợp lý.

• Nâng cao hiệu quả vận hành, từ khâu tiếp thị, phân phối đến hậu mãi.

• Xây dựng nền tảng tăng trưởng bền vững trong dài hạn.

Câu 2: Làm thế nào để giảm chi phí bán hàng?

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chiến lược linh hoạt để cắt giảm chi phí bán hàng mà không ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh như:

• Tối ưu quy trình bán hàng và quản lý kho: Rút gọn thủ tục, cải tiến quy trình giao hàng, quản lý tồn kho thông minh để giảm thiểu chi phí lưu kho và vận chuyển.

• Tập trung quảng cáo có mục tiêu: Chuyển ngân sách vào các kênh tiếp thị hiệu quả như quảng cáo trực tuyến có thể đo lường, hạn chế chi cho các hoạt động truyền thông không mang lại giá trị cụ thể.

• Nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng: Đào tạo nhân viên bán hàng để tăng năng suất, từ đó giảm chi phí trên mỗi giao dịch.

• Đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ: Tìm kiếm đối tác uy tín với chi phí hợp lý, hoặc thương lượng lại các hợp đồng thuê ngoài (vận chuyển, tiếp thị, chăm sóc khách hàng...).

Câu 3: Lệ phí môn bài có phải là chi phí bán hàng không?

Không. Lệ phí môn bài không được xếp vào chi phí bán hàng, mà thuộc nhóm chi phí quản lý doanh nghiệp.

Lý do là vì lệ phí môn bài là một khoản thuế bắt buộc theo quy định của pháp luật, áp dụng cho doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh và duy trì tư cách pháp nhân. Khoản phí này không liên quan trực tiếp đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ, mà phản ánh chi phí để đảm bảo doanh nghiệp được hoạt động hợp pháp.

Trong hạch toán, lệ phí môn bài thường được ghi nhận vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, thể hiện đúng bản chất là chi phí phục vụ cho công tác quản lý chung, không phải chi phí phát sinh từ hoạt động bán hàng.

Kết luận

Như vậy, Unica đã chia sẻ tới bạn toàn bộ nội dung liên quan đến chi phí bán hàng là gì. Hy vọng với những thông tin trong bài viết bạn đã biết thêm được nhiều kiến thức bổ ích về chi phí bán hàng và cách thức hạch toán chi phí bán hàng. Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững nên theo dõi sát sao chi phí bán hàng và áp dụng các biện pháp phù hợp để tối ưu hóa khoản chi phí này để nâng cao lợi nhuận trong quá trình bán hàng nhé.