Hướng dẫn chi tiết cách dùng data validation

Hướng dẫn chi tiết cách dùng data validation

Mục lục

Data validation là một tính năng trong excel phục vụ cho việc tạo lập cập nhập dữ liệu duy trì sự chính xác nhất quán. Tôi lấy một ví dụ thực tế trường hợp khi bạn cần người khác hợp tác giúp bạn nhập liệu vào file bạn chia sẻ nhưng bạn muốn người đó nhập một số thông tin và chọn vào dữ liệu bạn đã list ra sẵn mà không phải một dữ liệu thông tin nào khác của một mục cụ thể. Vậy nên bạn cần phải list ra một danh sách lựa chọn để người khác có thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn cần sử dụng đến chức năng Data validation.

>> Cách tạo Combobox trong Excel

>> Cách sắp xếp dữ liệu có điều kiện trong Excel

>> Làm sao để hàm VLOOKUP kết hợp được với hàm IF chuẩn?

>> Sử dụng hàm SUMPRODUCT tính tổng nhiều điều kiện hiệu quả trong Excel

Dùng chức năng Data validation bạn có thể quy định chặt chẽ các thông tin dữ liệu bạn cho là chính xác nhất. Hướng dẫn các bạn về Data validation một cách đơn giản cơ bản nhất để bạn có thể hiểu cách dùng chức năng và tính năng của nó trong excel.
Thực hiện ví dụ đơn giản bạn có thể hiểu nhanh chóng chức năng này cũng giống như việc tạo danh sách thả xuống.

1. Ví dụ 1

Ví dụ có một bảng nhập dữ liệu dưới đây, yêu cầu tạo các list dữ liệu cho các ô xổ xuống tương ứng để có thể chọn dữ liệu nhanh chóng và chuẩn xác.

Cách dùng data validation trong excel 1

Cách dùng data validation trong excel (1)


Di chuyển chuột chọn vào ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống nhấn chọn trên thanh menu chọn Data và chọn các như các bước dưới hình:

Cách dùng data validation trong excel 2

Cách dùng data validation trong excel (2)

Khi đó hộp thoại Data Validation mở ra chọn List ở mục Allow và nhập các dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mục Source tương ứng với nội dung mục chính.

Cách dùng data validation trong excel 3

Cách dùng data validation trong excel (3)


Nhấn vào ok và bạn thu được kết quả ở ô bạn đã tạo:

Cách dùng data validation trong excel 5

Cách dùng data validation trong excel (4)

Bạn thực hiện tương tự với các mục bên cạnh.

Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô riêng biệt mà ví dụ dưới đây áp dụng tính năng thực hiện cho một cột.

2. Ví dụ 2

Có bảng dữ liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và toàn bộ cột B đây là các bước thực hiện cho việc chọn cột B.
Thực hiện các thao tác để mở hộp thoại Data Validation như ở ví dụ trên.
Trong hộp thoại này, chọn list của allow và nhập các dữ liệu tương ứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ 1:

Cách dùng data validation trong excel 5

Cách dùng data validation trong excel (5)

Chuyển sang các mục khác nếu như các bạn cảm thấy đã hoàn chỉnh và OK bạn sẽ thấy xuất hiện các mục thả xuống khi bạn ấn vào từng ô trong cột bạn đã chọn. Đơn giản và rất thuận tiện đúng không?  Bạn không cần mất nhiều thời gian để nhập từng dữ liệu cho cả một bản dữ liệu chi chít các mục thông tin khác nhau. Giúp ích cho bạn bao công sức và độ chính xác cao hơn chỉ cần nhờ vào chức năng Data Validation trong excel.
Chúc bạn thành công!

>> Microsoft Excel 2013 nâng cao


Tags: Excel Hàm Excel