Hướng dẫn cách dùng data validation trong Excel

Hướng dẫn cách dùng data validation trong Excel

Mục lục

Data validation là một tính năng trong excel phục vụ cho việc tạo lập cập nhập dữ liệu duy trì sự chính xác nhất quán. Tôi lấy một ví dụ thực tế trường hợp khi bạn cần người khác hợp tác giúp bạn nhập liệu vào file bạn chia sẻ nhưng bạn muốn người đó nhập một số thông tin và chọn vào dữ liệu bạn đã list ra sẵn mà không phải một dữ liệu thông tin nào khác của một mục cụ thể. Vậy nên bạn cần phải list ra một danh sách lựa chọn để người khác có thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn cần sử dụng đến chức năng Data validation.

1. Data Validation là gì

Khi làm việc với Excel, chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với Data Validation. Công cụ này cho phép bạn cố định những dữ liệu ở một ố và người dùng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác. 

Khi sử dụng công cụ này, bạn sẽ tránh được những sai sót trong quá trình chỉnh sửa, nhập dữ liệu. 

2. Cách sử dụng Data Validation trong Excel

2.1. Ví dụ 1

Ví dụ có một bảng nhập dữ liệu dưới đây, yêu cầu tạo các list dữ liệu cho các ô xổ xuống tương ứng để có thể chọn dữ liệu nhanh chóng và chuẩn xác.

cach-su-dung-data-validation-trong-excel-1.png

Cách dùng data validation trong excel (1)

- Bước 1: Di chuyển chuột chọn vào ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống nhấn chọn trên thanh menu chọn Data và chọn các như các bước dưới hình:

cach-su-dung-data-validation-trong-excel-1.png

Cách dùng data validation trong excel (2)

Khi đó hộp thoại Data Validation mở ra chọn List ở mục Allow.

Mục Allow gồm có:

- Any Value: Không có điều kiện.

- Whole number: Số nguyên.

- Decimal: Số thực (có dấu phẩy).

- List: Danh sách.

- Date: Ngày tháng năm.

- Time: Thời gian.

- Text Length: Độ dài chuỗi.

- Custom: Tùy chọn.

dung-data-validation-trong-excel-2.jpg?

- Bước 2: Nhập các dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mục Source tương ứng với nội dung mục chính.

cach-su-dung-data-validation-trong-excel-1.png

Cách dùng data validation trong excel (3)

- Bước 3: Để thiết lập cảnh báo khi nhập sai kiểu dữ liệu, tại tab Error Alert, bạn nhập đánh dấu ô Show error alert after invalid data is entered > Nhập Style (Kiểu thông báo) > Nhập Title (Tiêu đề cho cảnh báo) và Error message (Nội dung của lỗi).

dung-data-validation-trong-excel-4.jpg

- Bước 4: Nhấn vào OK và bạn thu được kết quả ở ô bạn đã tạo:

cach-su-dung-data-validation-trong-excel-1.png

Cách dùng data validation trong excel (4)

Bạn thực hiện tương tự với các mục bên cạnh.

Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô riêng biệt mà ví dụ dưới đây áp dụng tính năng thực hiện cho một cột.

>> Xem thêm: Cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất

2.2. Ví dụ 2

Có bảng dữ liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và toàn bộ cột B đây là các bước thực hiện cho việc chọn cột B.

Thực hiện các thao tác để mở hộp thoại Data Validation như ở ví dụ trên.

Trong hộp thoại này, chọn list của allow và nhập các dữ liệu tương ứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ 1:

cach-su-dung-data-validation-trong-excel-1.png

Cách dùng data validation trong excel (5)

Chuyển sang các mục khác nếu như các bạn cảm thấy đã hoàn chỉnh và OK bạn sẽ thấy xuất hiện các mục thả xuống khi bạn ấn vào từng ô trong cột bạn đã chọn. Đơn giản và rất thuận tiện đúng không? Bạn không cần mất nhiều thời gian để nhập từng dữ liệu cho cả một bản dữ liệu chi chít các mục thông tin khác nhau. Giúp ích cho bạn bao công sức và độ chính xác cao hơn chỉ cần nhờ vào chức năng Data Validation trong excel.

3. Hướng dẫn cách bỏ định dạng Data Validation

- Bước 1: Mở File Excel, dùng chuột kéo chọn ô cần bỏ định dạng. Trên thanh công cụ, nhấn chọn Data, sau đó chọn Data Validation.

data-validation-trong-excel-1.jpg

Hình minh họa

- Bước 2: Chọn Clear All để bỏ định dạng Data Validation

data-validation-trong-excel-1.jpg

Hình minh họa

>> Xem thêm: Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel chi tiết nhất

Như vậy Unica đã bật mí đến bạn cách dùng data validation trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất. Nếu bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm các khóa học tin học văn phòng khác trên Unica để hiểu rõ hơn về các thủ thuật, cách sử dụng hàm trong Excel thông qua các khoá học Excel giúp bạn xử lý số liệu, báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác nhất từ đó giảm thiểu tối đa thời gian cũng như nâng cao hiệu suất công việc.

Chúc bạn thành công!

Đánh giá :

Tags: Excel