Quy trình 5S là gì? Tại sao nên áp dụng 5S trong doanh nghiệp

Quy trình 5S là một trong những công cụ đầu tiên có thể được áp dụng trong một công ty đang bắt đầu đi theo con đường của văn hóa cải tiến liên tục. Thực hiện 5S giúp xác định các quy tắc đầu tiên để loại bỏ lãng phí và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và sạch sẽ. Vậy quy trình 5s là gì? Hãy cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

1. Quy trình 5S là gì?

Ở môi trường làm việc công sở, chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với quy tắc 5S. Quy tắc 5S là tên gọi để chỉ các phương pháp khác nhau được người quản lý sử dụng nhằm kiểm soát, sắp xếp môi trường và không gian làm việc một cách sạch sẽ, ngăn nắp. Tiêu chuẩn 5s được xuất pháp từ thuật ngữ tiếng Nhật, bao gồm các yếu tố như nhau: Seiri (ngắn nắp), Seiton (Trật tự), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), Shitsuke (Kỷ luật). 

5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các công việc dọn phòng và duy trì chu trình này. Quy tắc 5S này cũng được áp dụng trong kế hoạch tổ chức sự kiện giúp người quản lý nắm bắt cũng như như tổ chức sự kiện thành công hơn.

Quy tắc 5S được sử dụng trong doanh nghiệp: sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ - săn sóc - sẵn sàng

2. Tại sao nên thực hiện 5s trong doanh nghiệp

Thực hiện 5s trong doanh nghiệp hay 5s trong cuộc sống là một việc làm rất cần thiết. Bởi đặc điểm của người Việt Nam (có thể nói là một căn bệnh) đó là luôn muốn giữ lại tất cả mọi thứ, kể cả những thứ không cần thiết. “Căn bệnh” này sẽ khiến cho mặt bằng (không gian) của doanh nghiệp trở nên chật chội, chất chồng những thứ không sử dụng được.

Tại sao lại không sử dụng được? Vì có rất nhiều những vật dụng bị cất giữ lộn xộn, không ngăn nắp, khiến doanh nghiệp không biết mình đang sở hữu những thứ gì. Khi cần dùng đến rất khó để tìm kiếm và lại mất thời gian nên giải pháp doanh nghiệp đưa ra sẽ là đi tìm mua những cái mới mặc dù vật dụng ấy vẫn có sẵn tại doanh nghiệp, công ty. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí đáng kể mà thật sự là không cần thiết. 

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong”. Do đó, khi thực hiện chương trình 5s đòi hỏi phải có sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Bởi qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:

– Tạo được môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, giúp cho việc tìm kiếm được thực hiện dễ dàng hơn. Việc làm này vừa giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời tìm kiếm như trước kia, vừa giúp cho năng suất, hiệu quả công việc được tăng lên đáng kể.

– Môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi sẽ tạo được tâm lý làm việc thoải mái cho toàn thể nhân viên trong quá trình làm việc. 

– Loại bỏ được các vật dụng thừa, giúp cho việc tìm kiếm những vật dùng cần thiết được thuận lợi hơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

– Mặt bằng kho bãi được giải phóng một cách hợp lý, từ đó giải quyết được nhu cầu xuất nhập cho toàn doanh nghiệp, công ty.

– Việc áp dụng quy tắc 5s trong sản xuất cho doanh nghiệp nếu diễn ra liên tục sẽ tạo thói quen tốt cho nhân viên luôn có ý thức khi thực hiện công việc và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

>> Xem thêm: RSM là gì? Vai trò chính của RSM trong doanh nghiệp

Quy tắc 5S tạo môi trường làm việc sạch sẽ và tâm lý làm việc thoải mái

3. Quy trình 5s áp dụng cụ thể như thế nào

Sau khi đã hiểu cụ thể và rõ ràng nhất quy trình 5S là gì, tiếp theo bạn cần biết quy trình 5s áp dụng như thế nào. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện 5S một cách cụ thể và chi tiết nhất cho bạn tham khảo.

Seiri - 5S sàng lọc 

Bước đầu tiên trong thực hiện 5s ở nơi làm việc đó chính là xem xét tất cả các thiết bị, công cụ và đồ đạc trong không gian làm việc để có thể xác định những gì thật sự cần trong quá trình làm việc và những gì không cần để loại bỏ nhằm mục đích giữ cho không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. Bạn có thể đặt ra các câu hỏi trong bước đầu tiên của quy tắc 5S này, bao gồm: Mục đích của việc giữ lại những vật dụng này là gì? đồ vật này được sử dụng vào lần cuối khi nào? Nó có thường xuyên được sử dụng hay không ? Nó có phục vụ cho mục đích làm việc không? Ai là người sử dụng nó một cách nhiều nhất? Nó có thật sự cần thiết phải xuất hiện ở đây không….Những câu hỏi này giúp bạn xác định giá trị của từng đồ dùng cụ thể. Không gian làm việc có thể có thể sạch sẽ, thoáng mát hơn nếu không có các đồ vật không thật sự cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể làm cho không gian làm việc bừa bộn và cản trở quá trình làm việc. 

Phân loại theo vật liệu, chỉ giữ lại những vật phẩm thiết yếu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. (Hành động này liên quan đến việc xem qua tất cả nội dung của không gian làm việc để xác định nội dung nào cần thiết và nội dung nào có thể loại bỏ. Mọi thứ không được sử dụng để hoàn thành quy trình làm việc nên rời khỏi khu vực làm việc.)

Seiton - Sắp đặt theo trật tự

Sau khi đã sàng lọc được những vật dụng cần thiết, doanh nghiệp tiến hàng sắp xếp các đội nhóm hợp tác để đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại bằng cách trả lời những câu hỏi như: 

- Có những ai cần sử dụng đến những vật dụng nào.

- Khi nào cần sử dụng đến những vật dụng đó.

- Loại dụng cụ nào được dùng phổ biến nhất. 

- Vị trí để đồ hợp lý nhất?

Vậy nên, ở giai đoạn này doanh nghiệp cần xác định và sắp xếp một cách hợp lý nhất. Để làm được điều này bạn cần tính đến các công việc ần làm, hiệu suất làm việc, không gian có thể di chuyên trong quá trình làm việc.

Thực hiện 5S tại nơi làm việc

Seiso - sạch sẽ

Tức là việc giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức, thu xếp, vệ sinh hàng ngày khu làm việc và máy móc vật dụng. S3 có mục đích hướng tới cải thiện môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp để tăng năng suất làm việc lên. 

Ngoài việc vệ sinh cơ bản nơi làm việc, thì Seiso còn là việc bạn thường xuyên kiểm tra bảo trì hệ thống máy móc. Đưa ra những bản kế hoạch bảo trì toàn bộ máy móc giúp ích cho công việc nhằm ngăn chặn và đề phòng những tai nạn, rủi ro xảy ra.

>> Xem thêm: Account Executive là gì? Tố chất cần có ở Account Executive

Seiketsu – Săn sóc

Trong quy trình 5S rất dễ gặp phải tình trạng làm việc bạn đầu họ rất hào hứng sau đó lại bị trì trệ, điều cần làm nhất bây giờ là bạn cần phải Săn sóc (Seiketsu) để việc thực hiện đảm bảo hiệu quả công việc trong mô hình này. Có nghĩa là doanh nghiệp của bạn cần hệ thống các hoạt động này bằng cách lên thời gian biểu cụ thể, giao nhiệm vụ thường xuyên cho nhân viên và đăng thông tin hướng dẫn.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp mà các nhà quản lý cân nhắc việc sử dụng 5S hàng ngày. Một lịch trình niêm yết cho nhân viên sẽ giúp họ biết được tiến độ công việc của mình làm cũng như trách nhiệm của mình với công việc

Shitsuke - Sẵn sàng

Bước cuối cùng trong quy trình là sẵn sàng trong 5S, sau khi áp dụng các tiêu chuẩn của quy trình 5S thành công thì doanh nghiệp cần phải duy trì được các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp đều cần phải thực hiện quy trình 5S này để tạo dựng một doanh nghiệp phát triển hơn.

Doanh nghiệp cần duy trì quy tắc 5S để tạo dựng sự chuyên nghiệp

4. Các bước thực hiện 5S trong sản xuất và hoạt động doanh nghiệp

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đang có xu hướng áp dụng 5S vào trong sản xuất và hoạt động doanh nghiệp. Vậy thực hiện 5S như thế nào sao cho đúng, bài viết sau đây Unica sẽ chia sẻ tới bạn các bước thực hiện hiệu quả.

Bước 1: Lập kế hoạch và lộ trình hành động

Trước khi bắt đầu thực hiện 5S trong doanh nghiệp nhà quản lý cần phải xây dựng được kế hoạch và lộ trình hoạt động cụ thể, rõ ràng. Lập kế hoạch lộ trình hành động là bước cơ bản và bắt buộc các nhà quản lý phải thực hiện để triển khai 5S thành công. Để có thể lập được kế hoạch và lộ trình hành động, trước tiên nhà quản lý cần phải am hiểu và nắm thật rõ nội dung chương trình 5S. Bởi chỉ khi nắm rõ thì mới có thể áp dụng đúng mục đích, đưa vào làm tiêu chí đánh giá trong doanh nghiệp được.

Sau khi đã nắm rõ nội dung 5S, người quản lý doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát, đánh giá lại toàn bộ các tiêu chí trước khi đưa vào triển khai. Việc khảo sát, đánh giá lại này là để nhằm hạn chế những ý kiến trái chiều gây bất lợi khi chính sách được ban hành.

Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện

Bước tiếp theo để thực hiện 5S trong quá trình sản xuất và thực hiện kinh doanh là người quản lý sẽ tiến hành đào tạo và hướng dẫn thực hiện. 5S tuy là một quy trình phổ biến được áp dụng rất nhiều trong môi trường công sở nhưng vẫn còn rất nhiều người chưa biết. Đào tạo, hướng dẫn thực hiện là bước cơ bản giúp nhân viên tiếp cận với quy tắc 5S.

Nội dung của buổi đào tạo và hướng dẫn thực hiện 5S sẽ bao gồm:

- Thông báo về ý nghĩa của quy trình 5S đối với tất cả nhân viên.

- Đưa ra kết quả và mong muốn khi khi doanh nghiệp thực hiện 5S.

- Đưa ra kết quả cần phải đảm bảo bởi những người có liên quan.

- Chỉ ra rằng “Giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề” là quy tắc để thành công chứ không phải chỉ đổ lỗi.

Các bước thực hiện 5S trong sản xuất và hoạt động doanh nghiệp

Bước 3: Triển khai thực hiện quy trình 5S

Sau khi đã đào tạo, hướng dẫn quy trình 5S đến những người có liên quan, tiếp theo doanh nghiệp sẽ bắt tay vào quá trình triển khai thực hiện 5S. Triển khai thực hiện quy trình 5S bao gồm:

- Seiri – Sàng lọc: Phân loại, sàng lọc ra những vật dụng cần và không cần, cần thì sẽ giữ lại còn không cần thì sẽ bỏ đi.

- Seiton – Sắp xếp: Sau khi đã sàng lọc xong tiếp theo sẽ sắp xếp, đánh dấu số lượng và dán tem nhãn rõ ràng cho các vật dụng..

- Seiso – Sạch sẽ: Triển khai làm sạch phạm vi được yêu cầu trong vòng 5 - 10 phút. Người quản lý theo dõi 5S cần kiểm tra tận nơi để đảm bảo quá trình sàng lọc và sắp xếp đã được thực hiện trước khi làm sạch sẽ.

- Shitsuke – Sẵn sàng: Đảm bảo, duy trì thực hiện 5S để tạo dựng lên một doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Bước 4: Đánh giá và cải tiến quy trình 5S

Sau khi đã triển khai thực hiện 5S xong, người quản lý cần đánh giá, xem chỗ nào không được sẽ cải tiến. Cải tiến 5S có thể được thực hiện bằng cách đo lường, phân tích hay xây dựng điểm chuẩn dựa trên kết quả đã làm được. Ngoài ra, cải tiến 5S có thể được thực hiện dựa theo quá trình học hỏi các doanh nghiệp có cùng quy mô đã thực hiện 5S.

Bước 5: Duy trì thực hiện quy trình 5S

Bước cuối cùng trong quy trình thực hiện 5S đó là duy trì thực hiện quy định này. Đảm bảo rằng các quy trình và thủ tục thực hiện 5S đúng theo tiêu chuẩn đã xây dựng để tạo dựng lên một môi trường sạch sẽ và chuyên nghiệp.

Hầu hết các doanh nghiệp đều đang có xu hướng áp dụng 5S vào trong sản xuất và hoạt động doanh nghiệp

5. Các lợi ích khi thực hiện quy trình 5S

Quy trình 5S ra đời với vai trò chính là giúp kiểm soát, sắp xếp môi trường và không gian làm việc trở nên được sạch sẽ và ngăn nắp hơn. Ngoài ra, quy trình 5S còn sở hữu rất nhiều những lợi ích thiết thực sau: 

Nâng cao hiệu quả làm việc

Lợi ích đầu tiên của quy trình 5S phải kể đến đó chính là hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc. Môi trường làm việc sạch sẽ với các vật dụng được sắp xếp khoa học, ngăn nắp sẽ tạo không gian làm việc thuận tiện và tâm lý làm việc thoải mái. Từ đó, chất lượng công việc được cải thiện, trở nên tốt hơn.

Giảm thiểu thời gian tìm kiếm

Chắc chắn một điều rằng quy định 5S nếu như được thực hiện đúng trong sản xuất và trong hoạt động của doanh nghiệp thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian tìm kiếm. Khi các vật dụng bổ trợ cho quá trình làm việc được sắp xếp đúng vị trí và được phân loại rõ ràng thì sẽ giảm thiểu sự lãng phí thời gian trong quá trình vận hành và tìm kiếm. 

Tăng năng suất lao động

Bên cạnh những lợi ích trên, thực hiện 5S tại nơi làm việc cũng giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện hiệu suất lao động. Bởi một môi trường làm việc áp dụng nguyên tắc 5S sẽ vừa sạch sẽ, vừa ngăn nắp lại vừa vứt bỏ được đi những vật dụng thừa khiến quá trình sản xuất, hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra trơn tru, không bị gián đoạn. Điều này giúp tăng năng suất lao động hơn môi trường làm việc thủ công rất nhiều.

Giảm thiểu lỗi sản xuất

Tiêu chuẩn 5S áp dụng tại nơi làm việc giúp giảm thiểu lỗi sản xuất đáng kể. Bởi quá trình sàng lọc, sắp xếp theo trật tự sẽ tiêu chuẩn hóa lại hoạt động sản xuất, như vậy lỗi tồn tại sẽ còn rất ít. Quy tắc 5S trong sản xuất giảm thiểu lỗi giúp tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp rất nhiều.

Thực hiện đúng chuẩn 5S mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời

Tạo môi trường làm việc an toàn hơn

5S trong công ty giúp nâng cao an toàn trong quá trình sản xuất và phòng ngừa rủi ro chủ động. Tiêu chuẩn 5S với sự kiểm duyệt, đánh giá chặt chẽ của người quản lý và sự giữ gìn, bảo vệ môi trường của người dùng sẽ ngăn chặn được sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng. Đồng thời tạo sự thông thoáng, thoải mái cho không gian làm việc giúp người làm việc yên tâm, thoải mái cống hiến.

Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Áp dụng 5S trong doanh nghiệp không chỉ giữ môi trường làm việc được sạch sẽ, ngăn nắp tạo không gian làm việc thoải mái mà còn tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thực hiện đúng chuẩn 5S sẽ rất chuyên nghiệp trong trong môi trường và trong tác phong làm việc của nhân viên, tăng năng suất làm việc. Điều này chắc chắn sẽ thu hút chiêu mộ được nhiều nhân sự tài năng, ưu tú.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu quy trình 5S là gì và ý nghĩa của việc thực hiện 5S tại nơi làm việc. Với những kiến thức mà chúng tôi đã chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể áp dụng quy tắc 5s trong trường học. Bạn đọc quan tâm nhanh tay đăng ký các khoá học quản trị doanh nghiệp để có thêm những kinh nghiệm, kiến thức quản trị doanh nghiệp có trên website Unica đang được nhiều người quan tâm.