Word là một công cụ hỗ trợ tình tổng một cách chính xác. Bạn chỉ cần sự hỗ trợ của tính năng Formula là có thể thực hiện các phép tính đơn giản. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thực hiện. Trong bài viết sau, Unica sẽ Hướng dẫn cách tính tổng trong word cho hàng hoặc cột chi tiết nhất. Tìm hiểu ngay.
Tìm hiểu về công cụ Formula
Trước khi đi sâu vào nội dung cách tính tổng trong Word như thế nào, bạn đọc cần phải hiểu về công cụ sẽ sử dụng để tính tổng trong Word là gì? Tương tự như hàm SUM trong Excel, Formula chính là công cụ để hỗ trợ tính tổng trong Word. Chức năng chính của Formula giống y hệt hàm SUM, đều là dùng để tính tổng các ô dữ liệu trên file.
Formula là một công cụ tính tổng nhanh chóng và chính xác trong Word
Những điều cần biết khi sử dụng hàm tính tổng trong Word
Khi thực hiện cách tính tổng trong word bằng công cụ Formula, bạn bắt buộc phải nắm rõ một số nội dung quan trọng sau:
Tham chiếu theo vị trí
Tham chiếu theo vị trí được hiểu là việc xác định vị trí giá trị tính toán mà bạn muốn tính tổng. Có 4 hướng để tham chiếu theo vị trí đó là: Left (Trái), Right (Phải), Above (Trên), Below (Dưới). Tuỳ vào ô dữ liệu bạn muốn tính là gì mà sẽ lựa chọn hướng tham chiếu tương ứng.
Ví dụ: Bạn muốn tính tổng các ô nằm ở hướng bên trái thì bạn sẽ sử dụng hàm =SUM(Left), còn nếu bạn muốn tính tổng các ô nằm ở hướng bên trên thì bạn sử dụng hàm =SUM(Above)
Tham chiếu theo vị trí
>> Xem thêm: Cách so sánh 2 file Word để tìm sự giống và khác nhau
Thành thạo soạn thảo văn bản trên Word với khóa học Word Online ngay. Khóa học sẽ giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ Word giúp tối ưu thời gian chỉnh sửa và soạn thảo. Từ việc thành thạo Word sẽ tạo tiền đề và bước đệm vững chắc để tạo nhiều cơ hội hơn đến đỉnh cao sự nghiệp. Đăng ký ngay để nhận ưu đãi hấp dẫn:
Tham chiếu theo cột, hàng
Tham chiếu theo cột, hàng là việc xác định vị trí dữ liệu mà bạn muốn tính tổng theo hàng, cột. Về cơ bản, việc xác định dữ liệu này gần giống với Excel. Thông thường trong word, để tham chiếu cho hàng thì bảng trong Word sẽ được đánh số thứ tự 1, 2, 3,... còn nếu tham chiếu cho cột thì bảng được đánh thứ tự theo chữ cái A, B, C,...
Tham chiếu theo cột, hàng
Cách tính tổng trong Word
Sau khi đã hiểu về công cụ Formula và các cách tham chiếu đến các ô trong bảng, bạn có thể bắt đầu tính tổng trong Word. Dưới đây là 4 số cách phổ biến để tính tổng trong Word.
Cách tính tổng trên word theo hàng, cột
Để tính tổng một cột hoặc một hàng bạn chỉ cần chọn một ô trống ở cuối hàng hoặc cột bạn muốn tính tổng, sau đó nhấn vào nút Formula và nhập công thức. Cụ thể các bước thực hiện như sau:
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Thực hiện cách tính tổng cột trong word bằng công cụ Formula để tính tổng nam ở khu A và B.
Cách tính tổng trong word:
- Bước 1: Đầu tiên bạn đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của cột “Nam” như hình dưới đây. Trên thanh công cụ trong mục Table Tools (Công cụ bảng), bạn chọn Layout (Bố trí).
Chọn tab Layout trong Table Tools
- Bước 2: Tiếp theo trên thanh công cụ bạn nhấp chuột vào Formula (Công thức).
Nhấp chuột vào Formula
- Bước 3: Hộp thoại Formula xuất hiện, bạn cần phải thay đổi công thức mặc định sang công thức khác bằng cách nhập công thức =SUM(X1:Xn).
Trong đó:
-
X: ký hiệu cột muốn tham chiếu (A, B, C, D,…)
-
n: ký hiệu hàng muốn tham chiếu (1, 2, 3, 4,…)
Ở đây, tôi nhập hàm tổng trong word =Sum(B2:B3).
Nhập công thức tính toán
- Bước 4: Bấm OK để hoàn tất. Kết quả của công thức tính tổng trong word thu được như sau:
Bấm OK để hoàn thành
Hàm tính tổng trong Word bằng tham chiếu vị trí dữ liệu trong bảng
Cách tính tổng này vô cùng đơn giản, việc của bạn chỉ là sử dụng tham chiếu vị trí dữ liệu trong bảng. Để tính tổng trong Word bằng tham chiếu vị trí dữ liệu trong bảng bạn thực hiện theo các bước sau:
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Dùng hàm cộng trong word Formula để tính tổng nam ở khu A và B.
Cách tính tổng trong word:
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của “Nam” như hình dưới đây. Tiếp theo trong mục Table Tools chọn tab Layout
Chọn tab Layout trong Table Tools
- Bước 2: Nhấp chuột vào Formula để nhập công thức tính tổng trong word.
Nhấp chuột vào Formula
- Bước 3: Khi hộp thoại Formula xuất hiện, bạn nhập công thức mình muốn tính tổng.
Các công thức tính tổng theo tham chiếu vị trí dữ liệu mà bạn có thể sử dụng đó là:
-
=SUM(ABOVE): Cộng các số trong cột hướng về phía bên trên ô dữ liệu đang chọn.
-
=SUM(LEFT): Cộng các số trong hàng hướng về phía bên trái ô dữ liệu đang chọn.
-
=SUM(BELOW): Cộng các số trong cột hướng về phía bên dưới ô dữ liệu đang chọn.
-
=SUM(RIGHT): Cộng các số trong hàng hướng về phía bên phải ô dữ liệu đang chọn.
Ở ví dụ này, tôi sẽ nhập công thức của hàm tính tổng trong word là: =SUM(ABOVE).
Nhập công thức tính tổng
- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất. Kết quả nhận được khi dùng lệnh tính tổng trong word như sau:
Nhấn OK để hoàn tất
Công thức tính tổng nhiều hàng nhiều cột trong Word
Ngoài những cách tính tổng trong Word đã chia sẻ ở trên bạn cũng có thể tính tổng nhiều hàng, nhiều cột trong Word. Đối với trường hợp tính tổng này, bạn chỉ cần nhập công thức tính tổng vào ô chứa công thức và tham chiếu đến vùng dữ liệu bạn muốn tính tổng là được. Các bước thực hiện như sau:
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Dùng công cụ Formula để tính tổng nam và nữ ở khu A và B.
Cách cộng trong word:
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của “Nam” và “Nữ” như hình dưới đây. Trên thanh công cụ, trong mục Table Tools bạn chọn tab Layout
Chọn tab Layout trong Table Tools
- Bước 2: Nhấp chuột vào Formula (Công thức).
Nhấp chuột vào Formula
- Bước 3: Khi hộp thoại Formula xuất hiện, bạn nhập công thức tính tổng nhiều hàng hoặc nhiều cột vào hộp thoại. Cụ thể:
-
Tính tổng nhiều hàng: =SUM(SUM(vị trí hàng thứ nhất), SUM(vị trí hàng thứ hai),…,SUM(vị trí hàng thứ n))
-
Tính tổng nhiều cột: =SUM(SUM(vị trí cột thứ nhất);SUM(vị trí cột thứ hai),…,SUM(vị trí cột thứ n))
Ở ví dụ này, tôi sẽ đặt công thức tính tổng trong word là: =SUM(SUM(B2:C2),SUM(B3:C3)).
Nhập công thức tính toán
- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất. Kết quả của công thức cộng trong word nhận được như sau:
Nhấn OK để hoàn tất
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "Sách hướng dẫn thực hành Word từ cơ bản đến nâng cao"
Công thức tính tổng trong Word theo dữ liệu tự chọn
Nếu bạn muốn tính tổng theo dữ liệu tự chọn, bạn có thể nhập công thức tính tổng vào ô chứa công thức và chỉ định các ô cụ thể mà bạn muốn tính tổng. Cụ thể các bước thực hiện như sau:
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Dùng công cụ Formula để tính tổng nam, nữ và khác ở khu A, B và C.
Cách cộng tổng trong word:
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở ô tính tổng của “Nam”, “Nữ” và “Khác” như hình dưới đây. Trên thanh công cụ, trong mục Table Tools bạn chọn tab Layout.
Chọn tab Layout trong Table Tools
- Bước 2: Nhấp chuột vào Formula (Công thức).
Nhấp chuột vào Formula
- Bước 3: Khi hộp thoại Formula xuất hiện, bạn nhập công thức mình muốn tính cấu trúc vào hộp thoại mở hộp thoại Formula: =SUM(Xn1, Xn2, Xn,…).
Ví dụ: Muốn tính tổng 4 ô ngẫu nhiên B2, C3, D4, bạn sẽ nhập công thức như sau: =SUM(B2;C3;D4).
Nhập công thức tính toán
- Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất. Kết quả nhận được như bên dưới:
Nhấn OK để hoàn tất
Cách cập nhật lại kết quả và hiển thị công thức
Sau khi bạn đã nhập công thức và có kết quả, bạn có thể cập nhật lại kết quả nếu có sự thay đổi trong dữ liệu. Để làm điều này, bạn làm theo 1 trong 2 cách sau:
Dùng chuột
- Bước 1: Nhấn chuột phải vào ô chứa kết quả của phép tính cộng trong word.
- Bước 2: Chọn Toggle Field Codes (hoặc Chuyển đổi mã trường). Công thức sẽ được hiển thị thay vì kết quả.
Chọn Toggle Field Codes
Sử dụng phím tắt
Dùng phím tắt F9
- Bước 1: Nhấp vào dấu cộng ở góc trên bên trái để chọn bảng.
Nhấp chuột vào dấu cộng phía bên trái bảng dữ liệu
- Bước 2: Nhấn phím F9 trên bàn phím để cập nhật bảng.
Nhấn phím F9
Dùng phím tắt Alt + F9
- Bước 1: Nhấp vào dấu cộng ở góc trên bên trái để chọn bảng.
Nhấp chuột vào dấu cộng phía bên trái bảng dữ liệu
- Bước 2: Nhấn phím Alt + F9 trên bàn phím để cập nhật bảng.
Nhấn phím Alt + F9
Câu hỏi thường gặp
Câu 1. Tại sao kết quả tính tổng bị sai?
Nếu kết quả tính tổng của bạn bị sai, có thể do một số nguyên nhân sau:
- Bạn đã nhập sai công thức hoặc tham chiếu đến ô sai.
- Dữ liệu trong bảng có sự thay đổi mà bạn chưa cập nhật lại kết quả.
- Có lỗi trong việc định dạng số liệu hoặc kiểu số liệu.
Câu 2. Khi chỉnh sửa số liệu trong bảng, kết quả có tự cập nhật không?
Khi bạn chỉnh sửa số liệu trong bảng, kết quả tính toán không tự cập nhật. Bạn cần nhấn chuột phải vào ô chứa kết quả và chọn Update Field (hoặc Cập nhật trường) để cập nhật lại kết quả.
Kết luận
Tính tổng trong Word là một tính năng hữu ích và tiện lợi cho việc soạn thảo văn bản và tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng công cụ Formula để nhập và tính toán các công thức trong bảng, bao gồm cả hàm tính tổng. Bạn có thể tính tổng theo hàng, cột, vùng dữ liệu lớn hoặc dữ liệu tự chọn. Ngoài ra, bạn cũng có thể cập nhật lại kết quả và hiển thị công thức khi cần thiết. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tính tổng trong Word và áp dụng nó vào công việc của mình. Ngoài ra, nếu bạn đọc quan tâm chủ đề tin học văn phòng cùng những chủ đề hot khác, hãy tham khảo thêm những khoá học Word mới tại Unica!
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đổi inch sang cm trong word
_m_1687339295.jpg)
