Payroll là gì? Tiêu chí xây dựng bảng lương Payroll đúng chuẩn

Nếu là người làm trong lĩnh vực nhân sự, đặc biệt là làm trong công việc tính và trả lương định kỳ cho nhân viên, chắc chắn bạn không còn xa lạ gì với khái niệm Payroll nữa. Tuy nhiên với những người làm trong lĩnh vực khác thì không phải ai cũng hiểu rõ bản chất của payroll cũng như cách xây dựng một hệ thống tính lương hiệu quả, minh bạch và tối ưu. Trong bài viết này, Unica sẽ chia sẻ tới bạn Payroll là gì? Tiêu chí xây dựng bảng lương Payroll đúng chuẩn Cùng tìm hiểu ngay. 

Payroll là gì?

Payroll là thuật ngữ dùng để chỉ bảng lương hoặc tổng chi phí tiền lương mà doanh nghiệp cần chi trả cho nhân viên trong một kỳ thanh toán cụ thể, dựa trên các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng lao động. Payroll không chỉ bao gồm lương cơ bản mà còn bao gồm các khoản thu nhập khác như: phụ cấp, tiền thưởng, cũng như những khoản khấu trừ bắt buộc như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và một số chi phí liên quan khác.

Việc xây dựng payroll thường được thực hiện theo chu kỳ cố định—thường là hàng tháng hoặc hàng tuần tùy theo thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động quản trị nhân sự, giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động và tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

Tìm hiểu khái niệm Payroll

Để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng quy định, một bảng lương đầy đủ cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:

• Thông tin nhân viên: Bao gồm họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, mã số thuế cá nhân, số tài khoản ngân hàng…

• Dữ liệu chấm công: Số ngày làm việc, số buổi nghỉ phép (có lương/không lương), số giờ tăng ca, làm việc ngoài giờ hay các hình thức làm việc linh hoạt khác.

• Chi tiết thu nhập: Gồm lương cơ bản và các khoản thu nhập bổ sung như thưởng hiệu suất, thưởng KPI, thưởng doanh số, phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trợ cấp trách nhiệm,…

• Các khoản khấu trừ: Bao gồm các khoản bắt buộc theo luật như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các khoản trừ khác nếu có (phạt đi trễ, khấu trừ tạm ứng...).

Việc đảm bảo đầy đủ các yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả mà còn giúp nhân viên hiểu rõ về quyền lợi và nghĩa vụ tài chính của mình trong mỗi kỳ lương.

Chức năng chính của Payroll

Payroll không chỉ đơn giản là công cụ tính lương mà còn đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh quản trị doanh nghiệp. Vậy chức năng chính của Payroll là gì? Dưới đây là những chức năng nổi bật:

• Tính toán và quản lý lương thưởng nhân viên: Payroll giúp tự động hóa quá trình tính lương dựa trên các yếu tố như: số giờ làm việc, lương cơ bản, phụ cấp và các khoản khấu trừ. Nhờ có bảng lượng, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng kiểm soát tổng chi phí lương, theo dõi tình hình chi trả và đảm bảo mọi khoản lương thưởng đều minh bạch, chính xác và đúng hạn.

• Cơ sở của báo cáo tài chính: Dữ liệu từ bảng lương là một phần không thể thiếu trong các báo cáo tài chính định kỳ. Những con số liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm, thuế và các khoản khấu trừ được ghi nhận rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân bổ chi phí cho từng phòng ban, tính toán lợi nhuận và đánh giá hiệu quả hoạt động. Đồng thời, hệ thống payroll cũng góp phần hỗ trợ xây dựng các báo cáo thu nhập, báo cáo chi phí và báo cáo dòng tiền một cách chính xác và minh bạch.

Payroll giúp tính toán và quản lý lương hiệu quả hơn

• Căn cứ hợp pháp cho quá trình trả lương: Payroll không chỉ là công cụ tính lương, mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng trong việc chi trả thu nhập cho người lao động. Việc xây dựng một hệ thống payroll minh bạch và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, thuế và bảo hiểm. Điều này góp phần hạn chế các rủi ro pháp lý, tranh chấp liên quan đến tiền lương, đồng thời tạo dựng niềm tin cho nhân viên.

• Tác động đến hiệu suất làm việc của nhân viên: Một hệ thống payroll không công bằng hoặc có sai sót trong tính toán rất dễ khiến nhân viên cảm thấy bất mãn, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và hiệu suất làm việc. Ngược lại, khi bảng lương được xây dựng rõ ràng, công bằng và minh bạch, người lao động sẽ cảm thấy được tôn trọng và ghi nhận. Điều này sẽ trở thành động lực để họ cống hiến nhiều hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp kết hợp với các chính sách tăng lương, thưởng hoặc phúc lợi phù hợp.

Căn cứ cần nắm rõ để xây dựng bảng lương

Sau khi đã hiểu rõ payroll là gì và vai trò của hệ thống bảng lương trong doanh nghiệp, thông tin tiếp theo bạn cần quan tâm đó là nắm vững những yếu tố quan trọng để xây dựng một bảng lương chính xác và phù hợp. Dưới đây là những căn cứ cốt lõi cần phải chú trọng:

Quy định về pháp luật

Quy định pháp luật là yếu tố quan trọng nhất bắt buộc một bảng lương phải có. Một bảng lương chuẩn không thể thiếu sự tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần cập nhật và áp dụng đúng mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước, đồng thời đảm bảo thực hiện đầy đủ các khoản trích nộp bắt buộc như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân,... Việc tuân thủ đầy đủ các yếu tố này không chỉ giúp bảng lương hợp pháp và minh bạch, mà còn hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình chi trả thu nhập.

Đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lưu ý không trả lương cho nhân viên thấp hơn mức lương tối thiểu vùng được pháp luật quy định. Tính đến thời điểm hiện tại, mức lương tối thiểu vùng năm 2024 được điều chỉnh theo Nghị định số 74/2024/NĐ-CP ban hành ngày 30/6/2024, với lộ trình gồm hai giai đoạn:

• Từ ngày 01/01/2024 đến 30/06/2024: Vẫn áp dụng mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP.

• Từ ngày 01/07/2024 đến 31/12/2024: Mức lương tối thiểu vùng tăng 6% so với giai đoạn trước, áp dụng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP (thay thế Nghị định 38/2022/NĐ-CP).

Cụ thể, từ ngày 01/07/2024, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh như sau:

Payroll cần được xây dựng theo quy định của pháp luật

Quy định về tiền lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có một quy chế tiền lương riêng để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc tính toán và chi trả lương. Quy chế này giúp hạn chế tối đa các tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc công bằng.

Thông thường, quy chế tiền lương tại các doanh nghiệp sẽ bao gồm những nội dung cơ bản sau:

• Các nguyên tắc và quy định về tính lương: Quy định về các phương pháp, tiêu chuẩn và quy trình tính toán tiền lương cho nhân viên. Điều này bao gồm việc xác định lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản trừ.

• Các nguyên tắc và quy định về trả lương: Quy định về các phương thức, thời điểm và tần suất trả lương cho nhân viên. Điều này có thể bao gồm việc trả lương hàng tháng, hàng quý hoặc theo các kỳ lương khác.

• Quy định về các khoản trích và phụ cấp: Quy định về các khoản trích từ lương, chẳng hạn như thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và các khoản phụ cấp khác như phụ cấp chức vụ, công tác phí, phụ cấp thâm niên, v.v.
  Các chính sách và quy định khác liên quan đến tiền lương: Các quy định về thời gian làm việc, làm thêm giờ, chế độ nghỉ phép, chế độ khen thưởng và các hình thức kỷ luật lao động.

Việc xây dựng quy chế tiền lương rõ ràng, công khai và minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, công bằng.

Bảng chấm công

Ngoài những căn cứ đã chia sẻ ở trên, nhân sự khi làm bảng chấm công cũng phải căn cứ trực tiếp đến dữ liệu xuất ra được từ bảng chấm công. Bảng chấm công được xem là tài liệu quan trọng ghi nhận thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ không lương, làm thêm giờ và các yếu tố khác liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên. Bảng chấm công là cơ sở để tính toán chính xác số công làm việc và mức lương hàng tháng của từng nhân viên.

Bảng chấm công không chỉ giúp xác định số giờ làm việc thực tế mà còn hỗ trợ nhà quản lý trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Thông qua bảng chấm công, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định hợp lý về các chính sách khen thưởng, xử lý các trường hợp vi phạm quy định lao động, hay giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.

Mức lương trung bình của ngành

Mức lương trung bình của ngành là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng bảng lương trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quyết định trả mức lương cao hơn so với mức lương trung bình của ngành thì sẽ thu hút được nhiều nhân tài, tăng cường tính cạnh tranh và cải thiện hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc chi phí lương của doanh nghiệp sẽ cao hơn.

Mức lương trung bình của ngành là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp bảng lương

Ngược lại, nếu mức lương trả cho nhân viên thấp hơn mức lương trung bình của ngành, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân viên giỏi và duy trì sự hài lòng trong đội ngũ nhân viên. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu động lực làm việc và giảm hiệu quả công việc.

Vì vậy, việc xây dựng payroll cần được định hướng theo mức lương trung bình của ngành, nhưng cũng cần xem xét các yếu tố như kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, kỹ năng và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên theo dõi và cập nhật mức lương trung bình của ngành để điều chỉnh bảng lương sao cho phù hợp với tình hình thị trường và đáp ứng nhu cầu của người lao động.

Vấn đề phát sinh và hướng giải quyết trong công tác hạch toán Payroll

Trong quá trình tính toán và xây dựng payroll, sai sót là điều không thể tránh khỏi. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn với hàng nghìn nhân viên, công tác hạch toán bảng lương có thể trở nên rất phức tạp. Để hiểu rõ hơn về Payroll là gì và cách giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình xây dựng bảng lương, chúng ta cần nhận diện các vấn đề chính và những biện pháp khắc phục phù hợp.

Vấn đề phát sinh

Ngay cả với những nhân sự lâu năm, khi phải tính toán payroll cho một số lượng nhân viên lớn, vẫn có thể xảy ra sai sót, cụ thể là những sai sót như:

• Tính sai lương cho nhân viên: Lương không khớp với số công, hoặc tính toán thiếu/thừa các khoản thu nhập bổ sung như thưởng doanh số, KPIs, thuế thu nhập cá nhân,...

• Không công khai bảng lương rõ ràng: Thiếu quy chế lương thưởng minh bạch, không rõ ràng với nhân viên, dẫn đến sự không hài lòng, giảm hiệu suất làm việc và tỷ lệ gắn bó thấp.

• Trả lương sai thời hạn: Việc trả lương không đúng hạn hoặc chậm trễ có thể tạo ra sự bất mãn trong công ty, gây ra tình trạng đình công và làm giảm khả năng giữ chân nhân tài.

• Quy chế thưởng không phù hợp và công bằng: Các quy chế thưởng không thực tế, vượt quá khả năng của nhân viên, làm giảm động lực làm việc và tạo tâm lý chán nản.

• Thiếu các khoản phụ phí và tăng lương theo thâm niên: Bên cạnh lương cơ bản và thưởng, nhiều doanh nghiệp thường cung cấp các khoản phụ cấp như ăn trưa, xăng xe, tiền điện thoại, giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và bảo vệ quyền lợi. Nếu không xây dựng các khoản tăng lương theo cấp bậc, chức danh, hoặc thâm niên, sẽ dẫn đến tình trạng "chảy máu" nhân sự.

• Mất nhiều thời gian để tổng hợp và tính lương cho nhân viên: Tốn kém thời gian khi phải tổng hợp các thông tin về số công, tăng ca, nghỉ phép và các yếu tố khác liên quan đến lương của nhân viên.

Những vấn đề phát sinh trong công tác hạch toán Payroll 

Hướng giải quyết

Để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tính toán và quản lý payroll, doanh nghiệp cần có giải pháp để tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác, minh bạch. Dưới đây là một số giải pháp hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng và minh bạch: Quy chế lương thưởng cần phải được xác định chi tiết, bao gồm: các tiêu chí tính lương, các khoản phụ cấp, thưởng, và các khoản khấu trừ. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về quyền lợi của mình, tránh các tranh chấp và tăng sự hài lòng trong công việc.

• Thiết lập quy trình trả lương chuyên nghiệp, bài bản: Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình trả lương định kỳ, rõ ràng từ việc thu thập số liệu chấm công, tính toán lương đến việc chuyển khoản cho nhân viên đúng hạn. Điều này giúp duy trì sự chuyên nghiệp và tạo lòng tin từ nhân viên.

• Thuê chuyên gia tư vấn để xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý: Việc có một chuyên gia tư vấn giúp doanh nghiệp xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý và phù hợp với chiến lược phát triển nhân sự sẽ giúp thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời đảm bảo tính công bằng trong việc trả lương và thưởng.

• Thuê công ty cung cấp dịch vụ payroll khi thiếu nguồn lực: Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới, việc thuê các công ty chuyên cung cấp dịch vụ payroll là một giải pháp tối ưu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

• Áp dụng công nghệ và phần mềm quản lý payroll để tự động hóa: Các phần mềm quản lý payroll hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tính toán và chi trả lương, từ việc chấm công, tính thuế, đến việc tạo bảng lương. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến Payroll là gì cho bạn đọc tham khảo. Bảng lương không chỉ là công cụ tính toán thu nhập mà còn là yếu tố quyết định sự công bằng, minh bạch và động lực làm việc của nhân viên. Để xây dựng một hệ thống payroll chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật, xây dựng quy chế tiền lương hợp lý, đồng thời áp dụng các công cụ công nghệ hỗ trợ. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về payroll và các giải pháp tối ưu để xây dựng bảng lương phù hợp cho doanh nghiệp của mình.