Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự chi tiết nhất

Mặc dù không tạo ra doanh thu, không giúp doanh nghiệp thu về lợi nhuận nhưng bộ phận hành chính nhân sự vẫn đóng vai trò vô cùng quan trọng tại các công ty. Hiện nay, hầu như công ty/ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng bộ phận hành chính nhân sự để quản lý tiền lương, thưởng và cơ cấu đội ngũ nhân viên của mình. Để biết cụ thể hành chính nhân sự là làm gì? Bài viết sau Unica sẽ mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự chi tiết cho bạn tham khảo, cùng khám phá nhé.

1. Nhân viên hành chính nhân sự là làm gì?

Nhân viên hành chính nhân sự hay còn được gọi là HR Staff, họ đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến 2 khía cạnh chính đó là “nhân sự” và “hành chính”. Nhân viên phòng hành chính nhân sự có chức năng, vai trò duy trì và chịu trách nhiệm các công việc có liên quan đến thủ tục hành chính và nhân sự trong một doanh nghiệp, tổ chức.

Nhân viên hành chính nhân sự

Các công việc cụ thể của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm:

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ: Nhân viên hành chính nhân sự có trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ và xử lý các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm: hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ lao động, hồ sơ chấm công, hồ sơ lương thưởng,...

- Tuyển dụng và đào tạo: Người giữ chức vụ hành chính nhân sự có trách nhiệm thực hiện các công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự cho doanh nghiệp.

- Quản lý lương thưởng, bảo hiểm: Ngoài những công việc trên, nhân việc hành chính - nhân sự còn có trách nhiệm thực hiện các công tác tính lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,... cho nhân viên của doanh nghiệp.

- Quản lý chế độ phúc lợi: Bao gồm: chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,...

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: bao gồm giải quyết khiếu nại, tố cáo,...

Ngoài các công việc trên, nhân viên hành chính nhân sự cũng có thể tham gia thực hiện các công việc khác liên quan đến nhân sự, tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.

2. Mô tả công việc hành chính nhân sự

Như đã chia sẻ ở trên, hành chính nhân sự bao gồm rất nhiều công việc khác nhau. Dưới đây là danh sách những đầu việc cơ bản nhất mà một người hành chính nhân sự phải đảm nhiệm:

2.1. Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ

Cụ thể công việc quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ của người làm hành chính - nhân sự như sau:

- Tiếp nhận các đơn thư, công văn, giấy tờ đề nghị hoặc các văn bản, tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp.Sau đó tiến hành giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn của mình rồi lưu trữ các văn bản này vào kho dữ liệu của doanh nghiệp

- Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề có liên quan đến các nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm: giấy đi viện, giấy nghỉ phép, nghỉ ốm, giấy giải trình,...

- Theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến duy trì văn hoá của doanh nghiệp.

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, chế độ lương, thưởng của nhân sự công ty.

Công việc quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ

2.2. Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động

Mỗi khi mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự không thể bỏ qua công việc lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động. Công việc này hay còn được gọi với tên gọi khác là quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của công việc này đó là lưu trữ hồ sơ lao động của tất cả nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp đã ký với doanh nghiệp.

Việc lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động đóng vai trò vô cùng quan trọng để phòng trường hợp khiếu nại, phát sinh nếu có. Vì vậy, doanh nghiệp cần có một người đảm nhiệm riêng cho vị trí này.

2.3. Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp

Không chỉ đảm nhiệm những công việc chính trên, người giữ chức vụ hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp còn phải thực hiện công việc quản lý tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

- Tiến hành theo dõi, quản lý và bàn giao các thiết bị máy móc của doanh nghiệp cho các bộ phận và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm quản lý.

-  Theo dõi lịch bảo trì, đổi mới máy móc, thiết bị đang sử dụng tại doanh nghiệp. Đối với các thiết bị quá cũ hay thiết bị, máy móc đã bị hư hỏng, bộ phận hành chính nhân sự cần đề xuất với ban lãnh đạo để thay mới.

- Thực hiện khai khai văn và nhập văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban.

2.4. Xử lý bảng lương

Ở một số doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên hành chính nhân sự sẽ phải kiêm luôn xử lý bảng lương. Sau đó phối hợp cùng bộ phận kế toán trong việc xử lý công lương cho các nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp. Ở những doanh nghiệp mà bộ phận nhân sự neo người, nhân viên hành chính - nhân sự sẽ kiêm luôn công việc theo dõi bảng chấm công, thực hiện bảng chấm công hàng tháng, làm danh sách lương thưởng, thanh toán lương thưởng đúng hạn.

Xử lý bảng lương là công việc mà hành chính nhân sự bắt buộc phải làm

2.5. Hỗ trợ công tác lễ tân

Cũng giống như công tác xử lý bảng lương, ở một số doanh nghiệp, khi mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự họ cũng chia sẻ rằng mình kiêm luôn công việc lễ tân. Nhân sự hỗ trợ công tác lễ tân sẽ kiêm luôn các việc như sau:

- Tiếp đón khách, nhân sự mới đến công ty để phỏng vấn hoặc nhận việc.

- Tiếp nhận một số giao dịch bằng điện thoại hoặc giao dịch gặp mặt trực tiếp tại công ty.

- Tham gia tổ chức, lên kế hoạch, hỗ trợ các sự kiện công ty (nếu có).

3. 8 kỹ năng không thể thiếu của nhân viên hành chính nhân sự

Nhiều người nghĩ vị trí hành chính - nhân sự không khó, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên thực tế không phải là như vậy, để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự tài giỏi, chuyên nghiệp bạn cần phải phối hợp linh hoạt với nhiều phòng ban và phải có được các kỹ năng không thể thiếu sau:

3.1. Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống

Hành chính nhân sự là phòng ban tương tác với mọi người nhiều nhất. Vì vậy, để trở thành một nhân viên hành chính - nhân sự giỏi bạn bắt buộc phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ quyết định trực tiếp đến sự thành công của vị trí này. Nhân viên hành chính nhân sự có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ tạo mối quan hệ hài hoà, khăng khít giữa các phòng ban và giữa nhân viên với ban lãnh đạo.

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp tốt, nhân viên hành chính - nhân sự cũng phải có kỹ năng xử lý tình huống tình hoạt. Người giữ chức vụ HCNS nếu có tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt trong các xử lý tình huống thì sẽ luôn được sếp trọng dụng và được mọi người nể phục.

3.2. Đa chức năng

Khác với những vị trí khác, nhân viên hành chính nhân sự thường sẽ phải đảm nhiệm rất nhiều chức vụ. Hầu hết nhân viên giữ vị trí này tại các doanh nghiệp đều có kỹ năng “đa chức năng”, tức là họ có thể làm được nhiều việc cùng một lúc. Ví dụ như họ vừa có thể giải quyết hồ sơ, văn thư, vừa xử lý bảng lương, vừa làm công tác lễ tân, quản lý tài sản.

Hành chính nhân sự cần có đa kỹ năng

3.3. Kỹ năng tổ chức

Không chỉ có kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt, nhân viên giữ chức hành chính - nhân sự tại các công ty còn phải có kỹ năng tổ chức. Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng mà nhân viên hành chính bắt buộc phải có. Bởi nhân viên HCNS thường sẽ phải đứng ra tổ chức các hoạt động, truyền thông cho công ty. Nếu như có kỹ năng tổ chức, người làm HCNS sẽ dễ dàng thành công trong vị trí này hơn.

3.4. Tin học văn phòng

Là một nhân viên hành chính - nhân sự, bắt buộc bạn phải có kỹ năng tin học văn phòng. Đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng, chỉ khi có kỹ năng này thì bạn mới có thể xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả được. Như đã chia sẻ ở phần trên, khi mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự thì ai cũng nghĩ ngay đến công việc lưu trữ giấy tờ, tính toán bảng lương, làm bảng chấm công,... Nếu không có kỹ năng văn phòng thì làm sao bạn có thể thống kê và tính lương một cách nhanh chóng và chính xác được.

Trong tất cả các kỹ năng cần có của một nhân viên HCNS, kỹ năng tin học văn phòng được đánh giá là kỹ năng quan trọng nhất và không thể thiếu. Hiện nay, nếu như đi xin việc HCNS mà yếu kỹ năng tin học văn phòng thì rất khó được tuyển dụng vào các công ty. Vì vậy nếu như muốn phát triển sự nghiệp ở vị trí này, bạn hãy cố gắng đầu tư và phát triển kỹ năng này nhé.

3.5. Kỹ năng quản lý thời gian

Như đã chia sẻ ở phần trên, người làm hành chính nhân sự sẽ phải làm rất nhiều việc. Và để làm được hết những công việc này, HCNS bắt buộc phải kỹ năng quản lý thời gian, biết phân chia thời gian xem việc nào cần làm trước, khả năng ưu tiên việc nào hơn việc nào. Một nhân viên HCNS tài giỏi sẽ có kỹ năng tổng hợp, quản lý và hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả và đúng hạn, không để cấp trên phải khiển trách.

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng bắt buộc nhân viên HCNS phải có

3.6. Kỹ năng quan sát và lắng nghe

Người làm HCNS sẽ phải tiếp xúc và làm việc với rất nhiều người. Vì vậy, họ không thể thiếu kỹ năng quan sát và lắng nghe. Đây được xem là một kỹ năng vô cùng quan trọng để họ dung hoà được với tất cả các bộ phận, phòng ban. Khả năng quan sát và lắng nghe trong môi trường làm việc giúp nhân viên HCNS đưa ra được những quyết định và hành động phù hợp, khiến tất cả mọi người phải tâm phục khẩu phục.

3.7. Khả năng đối phó với áp lực

Không chỉ sở hữu những kỹ năng đã chia sẻ ở trên, người làm HCNS cũng phải có kỹ năng đối phó với những áp lực, mỗi khi đối diện với áp lực không được lùi bước. Những tình huống khẩn cấp, deadline đối với nghề HCNS hay những xung đột, mâu thuẫn tại nơi làm việc rất thường xuyên xảy ra. Người làm hành chính nhân sự cần có tinh thần thép, bình tĩnh đối diện với mọi chuyện và giữ vững tâm lý trong mọi hoàn cảnh. Như vậy mới xử lý mọi chuyện một cách ổn thỏa nhất được.

3.8. Biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự

Tất nhiên rồi đã là người đảm nhiệm chức vụ hành chính nhân sự tại một doanh nghiệp thì không thể không biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự. Quản trị nhân sự là một công việc rắc rối, phức tạp và dễ sai sót. Nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm thì sẽ rất khó, hơn nữa còn tốn thời gian để giải quyết. Vì vậy, việc biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự là rất quan trọng để công việc được hoàn thiện một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác nhất.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự. Để làm tốt vai trò của một nhân viên hành chính nhân sự, bạn nên tìm hiểu để lựa chọn phần mềm phù hợp. Bên cạnh đó cũng phải tìm hiểu cách sử dụng để tránh lúng túng trong quá trình áp dụng vào công việc.

HCNS cần biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự

4. Hành chính nhân sự học ngành gì?

Hành chính nhân sự là một lĩnh vực rộng lớn bao gồm nhiều chuyên ngành khác nhau. Do đó, tùy thuộc vào vị trí công việc cụ thể mà bạn muốn ứng tuyển, bạn có thể lựa chọn các ngành học khác nhau. Dưới đây là một số ngành học có thể giúp bạn trở thành nhân viên hành chính nhân sự:

4.1. Ngành Quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực là ngành học phổ biến nhất dành cho những ai muốn làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Ngành học này cung cấp cho sinh viên nhiều kiến thức và kỹ năng về các lĩnh vực chính của nhân sự, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự, lương thưởng, bảo hiểm,... Từ đó sinh viên có nhiều hiểu biết về công tác quản lý để làm sao đạt hiệu suất cao trong công việc. Hiện nay, ngành quản trị nhân lực tại các trường như: kinh tế quốc dân, thương mại, đại học nội vụ, công đoàn,... đang được rất nhiều nhân viên theo học.

4.2. Ngành Quản lý nhân sự

Song song với ngành quản trị nhân lực thì ngành quản lý nhân sự tại các trường đại học cũng được các bạn yêu thích nghề nghiệp HCNS ưu tiên lựa chọn. Theo học ngành quản lý nhân sự tại các trường đại học, sinh viên sẽ được đào tạo các kỹ năng và kiến thức từ cơ bản đến nâng cao để phát triển công tác quản lý nhân sự. Bên cạnh đó, sinh viên còn có cơ hội được tiếp cận với nhiều vị trí khác như: chuyên viên tiền lương và phúc lợi, trưởng bộ phận nhân sự, chuyên viên đào tạo,...

4.3. Ngành Quản lý nguồn nhân lực

Nắm được mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự chắc chắn nhiều người sẽ tò mò không biết học ngành gì để theo đuổi nghề nghiệp này. Gợi ý dành cho bạn đó là theo ngành quản lý nguồn nhân lực. Khi theo học chuyên ngành này, nhân viên sẽ được cung cấp đầy đủ kiến thức, bao gồm cả kiến thức mở rộng và nâng cao để có thể làm được nhiều vị trí trong phòng hành chính nhân sự. Một số trường đào tạo chuyên ngành quản lý nguồn nhân lực đó là: ĐH mở TP.HCM, Kinh tế TP.HCM, ĐH Kinh tế quốc dân, ĐH Thương mại,...

4.4. Ngành Quản trị hành chính nhân sự

Trong số các chuyên ngành đào tạo hành chính nhân sự thì ngành quản trị hành chính nhân sự là chuyên ngành hót, thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên nhất. Sinh viên theo học theo ngành này, sau khi học xong có thể xin việc được rất nhiều vị trí liên quan đến văn phòng nhân sự hoặc có thể chịu trách nhiệm quản lý công việc hành chính nhân sự tổng hợp của công ty.

5. 3 sai lầm nhân viên hành chính nhân sự cần tránh

Nhân viên đảm nhiệm vị trí hành chính nhân sự rất hay gặp phải những sai lầm trong quá trình làm việc. Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến thường hay gặp phải khi làm nhân viên hành chính nhân sự cần tránh.

5.1. Chuẩn mực quy định nhân sự giỏi phải biết lách luật cho doanh nghiệp

Bộ phận hành chính nhân sự được xem là cánh tay phải đắc lực cho ban lãnh đạo của các công ty. Vì vậy, quan niệm của hầu hết người làm hành chính nhân sự đó là phải biết “lách” luật để lấy về được quyền lợi, thưởng cho các thành viên trong công ty. Thực tế, câu chuyện lách luật cho doanh nghiệp không sai. Tuy nhiên, nếu chỉ vì lợi ích nhỏ trước mắt mà học lỏm học vẹt để làm sai thì sẽ dẫn đến những hệ luỵ vô cùng nguy hại cho doanh nghiệp. Người làm hành chính nhân sự trước khi biết lách cần phải làm đúng và đủ trước.

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều không khuyến khích nhân viên làm HCNS của mình lách luật. Bởi đây là hành vi không tốt, vi phạm pháp luật đề ra. Hầu hết doanh nghiệp đều khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tập trung làm đúng chuẩn chỉnh theo đúng quy định pháp luật đề ra.

5.2. Làm nhân sự giỏi là phải là người có kinh nghiệm lâu năm

Nhiều ban lãnh đạo công ty nghĩ rằng, người làm nhân sự giỏi phải là người có kinh nghiệm lâu năm. Đây là một suy nghĩ rất sai lầm. Thực tế đã chứng minh là: Người làm HCNS lâu năm sẽ có những lợi thế nhất định trong công việc nhưng chưa chắc đã có người giỏi nhất. Không thể lấy kinh nghiệm làm thước đo đánh giá nhân sự giỏi hay không.

Cơ hội làm nhân sự mở ra đều cho tất cả mọi người, bao gồm cả những bạn sinh viên mới ra trường hay những bạn tay ngang từ công việc khác chuyển sang. Chỉ cần bạn nỗ lực, bổ sung nhanh kiến thức, bắt kịp được xu hướng, cường độ và cách thức làm việc của doanh nghiệp thì bạn chắc chắn sẽ thành công khi theo đuổi công việc này.

5.3. Làm nhân sự phải làm C&B mới có lương cao

Quan niệm phải làm công việc C&B thì mới có lương cao không sai. Tuy nhiên nếu bạn làm tốt những mảng khác thì bạn vẫn có thể lương cao trong lĩnh vực này. Một số mảng nghiệp vụ như: hành chính, tuyển dụng, quan hệ lao động nếu như bạn có nhiều kinh nghiệm, thực hiện công việc tốt thì bạn vẫn có thể dễ dàng kiếm được mức thu nhập hấp dẫn. 

6. Nhân viên hành chính nhân sự lương bao nhiêu?

Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

- Kinh nghiệm: Thường những người làm lâu, có nhiều kinh nghiệm sẽ có mức lương cao hơn nhân viên mới ra trường.

- Trình độ học vấn: Nhân viên hành chính nhân sự có trình độ học vấn cao thường có mức lương cao hơn nhân viên có trình độ học vấn thấp.

- Chuyên môn: Đối với những người có chuyên môn sâu, am hiểu về một lĩnh vực chắc chắn sẽ có mức lương cao hơn nhân viên có kiến thức chung về hành chính nhân sự.

- Vị trí công việc: Nhân viên hành chính nhân sự ở vị trí cao, kiêm nhiều công việc và có nhiều kỹ năng thường có mức lương cao hơn nhân viên ở vị trí thấp hơn.

- Doanh nghiệp: Nhân viên hành chính nhân sự làm việc cho các doanh nghiệp lớn, có quy mô lớn thường có mức lương cao hơn nhân viên làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ, có quy mô nhỏ.

Theo khảo sát của VietnamSalary, mức lương trung bình của nhân viên hành chính nhân sự tại Việt Nam là khoảng 8,8 triệu đồng/tháng. Mức lương này có thể dao động từ 4 triệu đồng/tháng đến 30 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào các yếu tố nêu trên.

7. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự. Nếu bạn yêu thích và đang có nhu cầu tìm việc làm liên quan đến vị trí này, bạn hãy tham khảo thật kỹ nội dung trong bài viết để hiểu rõ hơn về ngành nghề này. Việc tham khảo kỹ những thông tin chia sẻ trong bài viết chắc chắn sẽ giúp bạn chủ động hơn khi theo đuổi ngành nghề này. Chúc các bạn thành công.