6 Mẫu nội quy công ty chuẩn cập nhật mới nhất

Môi trường làm việc được đánh giá là chuyên nghiệp khi có một bảng nội quy rõ ràng, công khai và yêu cầu tất cả nhân viên phải tuân theo. Nội quy công ty là tài liệu quan trọng để quản lý nhân viên, đảm bảo họ có quá trình làm việc nghiêm túc và hiệu quả nhất. Sau đây, Unica sẽ chia sẻ Nội quy trong công ty là gì? 6 Mẫu nội quy công ty chuẩn cập nhật mới nhất. Cùng tìm hiểu ngay. 

Nội quy công ty là gì?

Nội quy công ty hay còn gọi là quy định, quy chế doanh nghiệp. Đây là bộ nguyên tắc được thiết lập nhằm định hướng và kiểm soát mọi hoạt động trong nội bộ tổ chức. Nội quy công ty là cơ sở để doanh nghiệp vận hành đồng bộ, kỷ luật và đạt hiệu quả cao trong công việc. Thông thường, nội quy được soạn thảo dưới dạng văn bản chính thức, có thể mang tính pháp lý và bắt buộc tất cả nhân sự trong công ty phải nghiêm túc chấp hành.

Nội quy công ty là gì?

Nội quy công ty cần phải được công bố rõ ràng và công khai, yêu cầu toàn bộ nhân viên trong công ty phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Trường hợp không tuân thủ, vi phạm nội quy sẽ bị xử phạt kỷ luật theo quy định. Chức năng chính của nội quy công ty là để duy trì trật tự và kỷ lục, bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và công ty.

Tầm quan trọng của việc áp dụng nội quy công ty

Việc áp dụng nội quy lao động mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức, cụ thể một số lợi ích tiêu biểu có thể kể đến như:

• Định hướng hành vi và nâng cao ý thức kỷ luật: Nội quy công ty đóng vai trò như "kim chỉ nam", giúp người lao động nhận thức rõ những gì được phép và không được phép trong môi trường làm việc. Điều này không chỉ nâng cao tinh thần tự giác  của nhân viên mà còn hạn chế những vi phạm không đáng có do thiếu hiểu biết.

• Tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự: Với hệ thống quy tắc rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xử lý các trường hợp vi phạm, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và tạo dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch.

• Bảo vệ quyền lợi đôi bên: Khi được xây dựng bài bản, nội quy công ty không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro liên quan đến tài sản, uy tín,… mà còn là cơ sở pháp lý bảo vệ người lao động trước các hình thức xử lý kỷ luật không đúng quy định.

Nội dung cần có của một mẫu nội quy công ty là gì?

Khi xây dựng một bản nội quy chuẩn chỉnh, doanh nghiệp cần đảm bảo văn bản bao hàm đầy đủ các điều khoản cốt lõi. Đây không chỉ là căn cứ quản lý nhân sự mà còn là công cụ duy trì sự ổn định, kỷ luật và chuyên nghiệp trong nội bộ tổ chức. Vậy nội dung nội quy công ty là gì? Dưới đây là những nội dung không thể thiếu:

Quyền và trách nhiệm của nhân viên trong công ty

Phần đầu tiên của nội quy cần nêu rõ vai trò, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn của từng cá nhân và bộ phận trong công ty.

Nội dung này bao gồm:

• Phân định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên theo từng vị trí, phòng ban.

• Trình bày quyền lợi của nhân viên như: thời gian nghỉ phép, quyền được bảo hộ lao động, quyền kiến nghị hoặc khiếu nại các vấn đề liên quan đến quyền lợi hợp pháp.

• Quy định các nghĩa vụ người lao động phải tuân thủ như: đảm bảo thời gian làm việc, bảo mật thông tin, hoàn thành nhiệm vụ được giao, giữ gìn tài sản công ty,…

Bên cạnh đó, quyền hạn và trách nhiệm của ban lãnh đạo và các cấp quản lý cũng cần được đề cập rõ ràng, đảm bảo minh bạch trong cơ cấu điều hành.

Nội dung bắt buộc cần có trong bảng nội quy công ty

Thời gian làm việc của nhân viên

Khung thời gian làm việc là yếu tố quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Do đó, nội quy cần quy định cụ thể:

• Giờ làm việc chính thức, số giờ làm việc mỗi ngày/tuần, thời gian bắt đầu – kết thúc ca làm.

• Các khoảng thời gian nghỉ như: nghỉ trưa, nghỉ giữa giờ, đi muộn – về sớm.

• Chính sách nghỉ phép: nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương, và thủ tục xin nghỉ phù hợp với quy định pháp luật.

Quy định sử dụng tài sản

Đây là phần giúp đảm bảo nhân viên sử dụng tài sản công đúng mục đích, hạn chế lãng phí và mất mát:

• Hướng dẫn cách sử dụng và bảo quản tài sản hữu hình (máy móc, thiết bị…) và tài sản vô hình (thông tin, dữ liệu, phần mềm…).

• Nêu rõ trách nhiệm cá nhân trong việc bảo vệ, sử dụng tài sản chung một cách hợp lý, tiết kiệm và đúng quy định.

Quy định về bảo mật thông tin, dữ liệu

Trong thời đại số, bảo mật dữ liệu là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Nội quy cần đề cập:

• Các biện pháp bảo mật đối với dữ liệu, tài liệu và hồ sơ quan trọng của công ty.

• Quy định rõ về quyền truy cập, khai thác, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, cũng như thông tin liên quan đến khách hàng.

• Cam kết tuân thủ các điều luật về bảo mật và quyền riêng tư, cả từ phía doanh nghiệp lẫn người lao động.

Quy định về kỷ luật lao động

Đây là yếu tố then chốt nhằm giữ vững trật tự, kỷ cương trong môi trường làm việc:

• Xác lập hệ thống quy tắc kỷ luật và hành vi bị cấm tại nơi làm việc.

• Phân loại và nêu rõ các hình thức xử lý vi phạm tương ứng theo từng mức độ từ nhẹ đến nghiêm trọng.

• Cung cấp cơ chế để người lao động có thể khiếu nại, phản hồi khi cảm thấy bị xử lý chưa thỏa đáng.

Quy định liên quan đến kỷ luật lao động cần có trong nội quy công ty

Các bước xây dựng và ban hành Nội quy công ty

Việc xây dựng nội quy không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước đi chiến lược để thiết lập kỷ cương, nâng cao hiệu suất làm việc và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Dưới đây là lộ trình 5 bước để doanh nghiệp có thể xây dựng và áp dụng nội quy một cách hiệu quả:

Bước 1: Xây dựng dự thảo nội quy công ty

Trước hết, doanh nghiệp cần thành lập một nhóm xây dựng dự thảo nội quy, thường gồm ban lãnh đạo, đại diện công đoàn (nếu có) và đại diện các phòng ban liên quan. Việc thu thập ý kiến từ nhiều phía sẽ đảm bảo rằng nội quy phản ánh đúng thực tế, phù hợp với nhu cầu vận hành và văn hóa nội bộ.

Khi biên soạn nội dung, doanh nghiệp nên tham khảo các văn bản pháp lý như Bộ luật Lao động hiện hành và các nghị định hướng dẫn nhằm đảm bảo nội dung không vi phạm quy định pháp luật.

Những nhóm nội dung cần thiết trong bản nội quy:

• Thời gian làm việc & nghỉ ngơi: Nêu rõ thời gian làm việc mỗi ngày, ca làm, giờ bắt đầu – kết thúc, thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ phép, nghỉ lễ,...

• Tác phong và trật tự nơi làm việc: Bao gồm các quy định về thái độ, trang phục, đi lại, văn hóa ứng xử,...

• An toàn – vệ sinh lao động: Đề cập đến các tiêu chuẩn và biện pháp đảm bảo an toàn cho người lao động.

• Bảo mật & tài sản doanh nghiệp: Cách sử dụng, bảo vệ tài sản chung, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ,...

• Hành vi vi phạm & kỷ luật: Liệt kê những hành vi bị cấm, hình thức kỷ luật tương ứng và quy trình xử lý.

Lưu ý: Nội dung có thể linh hoạt điều chỉnh theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, không nhất thiết chia thành từng chương cố định.

Bước 2: Thỏa thuận và phê duyệt nội quy

Sau khi dự thảo được hoàn thiện, bước tiếp theo là tiến hành xin ý kiến đóng góp từ các cấp quản lý và đại diện người lao động. Việc này có thể thực hiện thông qua khảo sát trực tuyến hoặc tổ chức họp tập thể để trình bày rõ các nội dung trong dự thảo. Khi mọi ý kiến được tiếp thu và thống nhất, ban lãnh đạo sẽ tiến hành ký duyệt và thông qua chính thức.

Cách xây dựng và ban hành nội quy công ty

Bước 3: Ban hành nội quy

Việc ban hành nội quy cần đi kèm với kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng để toàn bộ nhân viên đều hiểu và cam kết tuân thủ.

Một số cách triển khai hiệu quả:

• Phân công người phụ trách thực thi: Có thể là quản trị hành chính, kiểm soát nội bộ hoặc các bộ phận liên quan.

• Truyền thông đa kênh: Gửi qua email, thông báo trên mạng nội bộ, họp nhóm, bảng tin công ty,...

• Đào tạo và hướng dẫn: Tổ chức các buổi training hoặc cung cấp tài liệu để nhân viên nắm rõ quy định.

• Kiểm tra nhận thức: Với nhân viên mới, doanh nghiệp có thể tổ chức kiểm tra sau khi các buổi training nội quy để đảm bảo họ đã hiểu đúng và sẽ áp dụng trong quá trình làm việc tại công ty.

Bước 4: Niêm yết nội quy

Việc công khai nội quy là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo người lao động có thể dễ dàng tiếp cận và tra cứu khi cần thiết. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng nền tảng quản lý nhân sự số hóa để niêm yết nội quy. Nội dung được phân loại rõ ràng, có thể cập nhật theo thời gian, giúp cả nhân viên cũ và mới nắm bắt dễ dàng.

Các nội dung thường được niêm yết bao gồm:

• Thời gian làm việc – nghỉ ngơi

• Tác phong và đạo đức nghề nghiệp

• Quy định an toàn – vệ sinh lao động

• Bảo vệ tài sản và thông tin doanh nghiệp

Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh

Nội quy công ty chỉ thực sự phát huy giá trị khi được giám sát thực thi nghiêm túc. Doanh nghiệp nên đánh giá định kỳ hiệu quả áp dụng, thu nhận phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với thực tế vận hành.

Một số gợi ý để theo dõi hiệu quả:

• Tạo không gian góp ý ẩn danh, bảng khảo sát, trò chuyện trực tiếp.

• Áp dụng công cụ quản lý sự vụ nội bộ để ghi nhận – xử lý sai phạm minh bạch.

• Lưu trữ lịch sử vi phạm, cảnh báo và xử lý theo quy trình đã quy định, tránh phát sinh tranh chấp.

Theo dõi và điều chỉnh nội quy công ty cho phù hợp

Lưu ý khi xây dựng nội quy công ty

Một bản nội quy, quy chế được thiết kế bài bản không chỉ giúp duy trì trật tự trong tổ chức mà còn trở thành nền tảng định hướng hành vi cho toàn thể nhân sự. Để đảm bảo nội quy phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm quan trọng sau:

• Tuân thủ đúng quy định pháp luật: Nội quy cần bám sát các điều khoản trong Bộ luật Lao động cũng như các văn bản pháp lý có liên quan, đảm bảo tính hợp pháp và không gây thiệt thòi cho người lao động.

• Phù hợp với cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc: Nội dung cần được điều chỉnh theo thực tế vận hành của doanh nghiệp, tránh tình trạng nội quy quá lý tưởng mà không thể thực thi trong thực tế.

• Ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu: Tránh dùng từ ngữ chuyên ngành quá phức tạp, thay vào đó nên sử dụng lối diễn đạt ngắn gọn, súc tích nhằm giúp mọi nhân sự dù ở cấp độ nào cũng dễ dàng tiếp cận và áp dụng.

• Thể hiện đầy đủ các nội dung thiết yếu: Bao gồm nguyên tắc chung, quyền và nghĩa vụ của nhân sự, nội dung về văn hóa làm việc, quy tắc sử dụng tài sản, bảo mật thông tin và quy trình xử lý vi phạm rõ ràng.

• Khuyến khích người lao động tham gia đóng góp: Trong quá trình xây dựng nội quy, việc lấy ý kiến từ người lao động sẽ giúp văn bản trở nên thực tế hơn và được đón nhận một cách tích cực.

• Công bố nội quy rộng rãi trong nội bộ công ty: Sử dụng đa dạng các kênh truyền thông như họp nhân sự, email, bảng tin nội bộ hoặc phần mềm quản lý nhân sự nhằm đảm bảo mọi nhân viên đều được phổ biến và hiểu rõ.

• Theo dõi quá trình thực thi và cập nhật khi cần thiết: Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát lại nội dung nội quy, phát hiện những điểm chưa phù hợp và chủ động điều chỉnh để đồng bộ với bối cảnh phát triển mới.

6 Mẫu nội quy công ty phổ biến

Dưới đây là một số mẫu nội quy công ty phổ biến cho bạn đọc tham khảo:

Mẫy nội quy công ty xây dựng

>>> Xem thêm: Tải miễn phí Mẫu nội quy công ty xây dựng TẠI ĐÂY

Mẫu nội quy công ty giáo dục

>>> Xem thêm: Tải miễn phí Mẫu nội quy công ty giáo dục TẠI ĐÂY

Mẫu nội quy công ty thương mại

>>> Xem thêm: Tải miễn phí Mẫu nội quy công ty thương mại TẠI ĐÂY

Mẫu nội quy công ty sản xuất

>>> Xem thêm: Tải miễn phí Mẫu nội quy công ty sản xuất TẠI ĐÂY

Mẫu nội quy công ty ngắn gọn

>>> Xem thêm: Tải miễn phí Mẫu nội quy công ty ngắn gọn TẠI ĐÂY

Mẫu nội quy chung cho các công ty

>>> Xem thêm: Tải miễn phí Mẫu nội quy công ty chung cho các côgn ty TẠI ĐÂY

Kết luận

Như vậy Unica đã chia sẻ nội dung nội quy công ty là gì? Nội quy công ty không chỉ là những quy định khô khan mà là chìa khóa tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và đoàn kết. Khi được xây dựng rõ ràng và chi tiết, nội quy giúp nhân viên hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình. Đồng thời, xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.