Những khó khăn trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp thường gặp phải

Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng và cũng là một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và trả lương cho nhân viên, mà còn liên quan đến việc xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân sự năng động, sáng tạo, gắn kết và hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều khó khăn và vấn đề, ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Để hiểu hơn về những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, mời bạn cùng Unica theo dõi nội dung trong bài viết này. 

Những khó khăn trong việc quản lý nhân sự

Dưới đây là một số khó khăn và vấn đề thường gặp phải trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp:

1. Giám sát quá khắt khe

Một số người quản lý có xu hướng giám sát quá khắt khe nhân viên, luôn theo dõi, kiểm tra và đánh giá mọi hoạt động của nhân viên. Họ cho rằng đây là cách để đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, trung thực và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, cách giám sát quá khắt khe này có thể gây ra những hậu quả tiêu cực như:

- Làm giảm sự tự tin, sáng tạo và chủ động của nhân viên.

- Làm mất sự thoải mái, hài lòng và gắn bó với công việc của nhân viên.

- Làm tăng sự căng thẳng, áp lực và mâu thuẫn giữa nhân viên và người quản lý.

- Làm giảm năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Giám sát quá khắt khe

2. Quy trình quản lý chấm công và tính lương phức tạp

Chấm công và tính lương là hai công việc quan trọng và nhạy cảm trong quản lý nhân sự. Chấm công và tính lương ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, phúc lợi và động lực làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, quy trình quản lý chấm công và tính lương của nhiều doanh nghiệp còn phức tạp, thủ công và không minh bạch, gây ra những khó khăn trong việc quản lý nhân sự như:

- Mất nhiều thời gian, công sức và chi phí cho việc chấm công và tính lương.

- Dễ xảy ra sai sót, lỗi và gian lận trong việc chấm công và tính lương.

- Gây ra sự bất bình, phàn nàn và khiếu nại của nhân viên về chấm công và lương thưởng.

- Gây ra sự mất uy tín, niềm tin và hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.

Chấm công và tính lương là hai công việc quan trọng và nhạy cảm trong quản lý nhân sự

3. Nhân viên phàn nàn nhiều vấn đề

Nhân viên là nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp nhưng cũng là nguồn gốc của nhiều vấn đề và khó khăn trong quản lý nhân sự. Nhân viên thường phàn nàn về nhiều vấn đề liên quan đến công việc như:

- Mức lương, thưởng, phúc lợi và chế độ đãi ngộ không hợp lý, không phù hợp với năng lực và hiệu suất làm việc.

- Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp và đào tạo nâng cao kỹ năng không đồng đều, không công bằng và không minh bạch.

- Môi trường làm việc không thoải mái, không an toàn và không thân thiện.

- Quan hệ giữa nhân viên và người quản lý, giữa các nhân viên với nhau không tốt, có sự cạnh tranh, ganh đua và xung đột.

- Áp lực công việc quá cao, công việc không rõ ràng, không phù hợp với sở thích và khả năng của nhân viên.

Nhân viên là nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp nhưng cũng là nguồn gốc của nhiều vấn đề và khó khăn trong quản lý nhân sự

4. Nhân viên thiếu sự gắn kết

Sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự trung thành, cam kết và hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhân viên có sự gắn kết cao sẽ luôn cống hiến, nỗ lực và chia sẻ giá trị chung với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa thể tạo ra được sự gắn kết của nhân viên do những nguyên nhân sau:

- Doanh nghiệp không có tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và văn hóa rõ ràng, hấp dẫn và thuyết phục nhân viên.

- Doanh nghiệp không có các hoạt động nội bộ, giao lưu, gắn kết và động viên tinh thần cho nhân viên.

- Doanh nghiệp không có sự công nhận, đánh giá và thưởng thức đúng mức đối với những đóng góp của nhân viên.

- Doanh nghiệp không có sự quan tâm, lắng nghe và giải quyết những vấn đề, mong muốn và kỳ vọng của nhân viên.

Sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự trung thành, cam kết và hiệu quả làm việc của nhân viên

5. Giữ chân nhân viên tài năng

Nhân viên tài năng là những nhân viên có năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng cao, có thể đóng góp nhiều cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhân viên tài năng cũng là những nhân viên khó giữ chân do họ luôn có nhiều lựa chọn, cơ hội và thách thức mới. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự tài năng do những lý do sau:

- Cạnh tranh cao trên thị trường lao động

- Chính sách và môi trường làm việc không hấp dẫn

- Thiếu cơ hội phát triển sự nghiệp

- Vấn đề về lãnh đạo và quản lý

- Không đánh giá đúng giá trị của nhân viên

- Thiếu sự linh hoạt trong công việc

- Không thể đáp ứng đúng nhu cầu của nhân viên

Giữ chân nhân viên tài năng

6. Khó tuyển dụng nhân sự

Trong thời đại cạnh tranh cao, việc tuyển dụng nhân sự là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Việc tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu và văn hóa của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự vì những nguyên nhân sau:

- Doanh nghiệp không có chiến lược tuyển dụng rõ ràng, bao gồm mục tiêu, ngân sách, phương thức, tiêu chí, quy trình và thời gian tuyển dụng.

- Doanh nghiệp không có kênh tuyển dụng hiệu quả, bao gồm trang web, mạng xã hội, truyền thông, đối tác,...

- Doanh nghiệp không có hồ sơ tuyển dụng hấp dẫn, bao gồm thông tin, lợi ích, giá trị và mong đợi của doanh nghiệp đối với ứng viên.

- Doanh nghiệp không có đội ngũ tuyển dụng chuyên nghiệp, bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và trách nhiệm của người tuyển dụng.

- Doanh nghiệp không có cơ chế phản hồi, đánh giá và cải tiến quá trình tuyển dụng, bao gồm khảo sát, phỏng vấn, kiểm tra và theo dõi ứng viên.

Khó tuyển dụng nhân sự

7. Khó chấp nhận sự thay đổi với một tâm lý cởi mở

Thế giới hiện đại đang thay đổi nhanh chóng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thích ứng và đổi mới liên tục để tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và nhân viên còn khó chấp nhận sự thay đổi với một tâm lý cởi mở vì:

- Doanh nghiệp và nhân viên cố bám vào những thói quen, quy tắc và giá trị cũ, không muốn thử nghiệm những điều mới mẻ, khác biệt và rủi ro.

- Doanh nghiệp và nhân viên thiếu sự tin tưởng, hỗ trợ và khuyến khích lẫn nhau trong quá trình thay đổi, gây ra sự lo lắng, hoang mang và chống đối.

- Doanh nghiệp và nhân viên thiếu sự giao tiếp, thống nhất và tham gia trong quá trình thay đổi, gây ra sự hiểu lầm, mâu thuẫn và xung đột.

- Doanh nghiệp và nhân viên thiếu sự đào tạo, hướng dẫn và tư vấn trong quá trình thay đổi, gây ra sự mất phương hướng, mất năng lực và mất hiệu quả.

Khó chấp nhận sự thay đổi với một tâm lý cởi mở

8. Hiểu về nguồn nhân lực thế hệ Z

Thế hệ Z là những người sinh từ năm 1995 đến năm 2010, đang dần trở thành một phần quan trọng của nguồn nhân lực hiện nay. Thế hệ Z có những đặc điểm, nhu cầu và kỳ vọng khác biệt so với các thế hệ trước, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu và đáp ứng được. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự thế hệ Z do những lý do sau:

- Doanh nghiệp không có nghiên cứu, khảo sát và phân tích về thế hệ Z, bao gồm đặc điểm, nhu cầu, kỳ vọng, thách thức và cơ hội của họ.

- Doanh nghiệp không có chính sách, chương trình và hoạt động phù hợp với thế hệ Z, bao gồm lương thưởng, phúc lợi, đào tạo, phát triển, gắn kết và giữ chân họ.

- Doanh nghiệp không có sự thích nghi, linh hoạt và sáng tạo trong việc làm việc với thế hệ Z, bao gồm cách giao tiếp, cách phân công, cách đánh giá và cách thưởng thức họ.

- Doanh nghiệp không có sự tôn trọng, công bằng và hợp tác trong việc xây dựng mối quan hệ với thế hệ Z, bao gồm sự tôn trọng sự khác biệt, công bằng trong cơ hội và hợp tác trong mục tiêu.

Hiểu về nguồn nhân lực thế hệ Z

Giải pháp giải quyết các vấn đề trong quản lý nhân sự

Để giải quyết những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp sau:

1. Đặt ra mục tiêu rõ ràng

Mục tiêu rõ ràng là nền tảng cho việc quản lý nhân sự hiệu quả. Mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp và nhân viên có được hướng đi, động lực và tiêu chí để làm việc. Mục tiêu rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp và nhân viên có thể đo lường, đánh giá và cải thiện kết quả làm việc. Để đặt ra mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp cần tuân theo nguyên tắc SMART:

- Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và không gây nhầm lẫn.

- Measurable (Đo lường): Mục tiêu phải có thể đo lường được bằng các chỉ số, tiêu chí và phương pháp.

- Achievable (Đạt được): Mục tiêu phải có thể đạt được với nguồn lực, thời gian và điều kiện hiện có.

- Relevant (Thích hợp): Mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chiến lược, nhu cầu và lợi ích của doanh nghiệp và nhân viên.

- Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có thời hạn rõ ràng, hợp lý và khả thi.

Đặt ra mục tiêu rõ ràng

2. Đánh giá đúng năng lực nhân viên

Đánh giá đúng năng lực nhân viên là một công việc quan trọng trong quản lý nhân sự. Đánh giá đúng năng lực nhân viên giúp doanh nghiệp và nhân viên có được cái nhìn khách quan, chính xác và toàn diện về hiệu suất, ưu điểm và nhược điểm của nhân viên. 

Đánh giá đúng năng lực nhân viên cũng giúp doanh nghiệp và nhân viên có thể đưa ra những phản hồi, gợi ý và hướng dẫn cải thiện cho nhân viên. Để đánh giá đúng năng lực nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Xác định các tiêu chí đánh giá

Doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí đánh giá phù hợp với từng vị trí, bộ phận và mục tiêu của doanh nghiệp. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm, thái độ làm việc, đóng góp cho doanh nghiệp,...

- Bước 2: Sử dụng các phương pháp đánh giá

Doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả, khách quan và công bằng để thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu về năng lực nhân viên. Các phương pháp đánh giá có thể bao gồm đánh giá theo mục tiêu, đánh giá theo kết quả, đánh giá 360 độ, đánh giá tự đánh giá,...

- Bước 3: Cung cấp các nhận xét và đề xuất

Doanh nghiệp cần cung cấp các nhận xét và đề xuất dựa trên kết quả đánh giá năng lực nhân viên. Các nhận xét và đề xuất cần rõ ràng, cụ thể và khả thi, có cả những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhân viên. Các nhận xét và đề xuất cũng cần có sự giao tiếp, thảo luận và thống nhất giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Đánh giá đúng năng lực của nhân viên

3. Xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả

Chính sách nhân sự là những quy định, nguyên tắc và hướng dẫn về các vấn đề liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thưởng thức, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ phép, bảo hiểm,... của nhân viên. 

Xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp và nhân viên có được sự minh bạch, công bằng và nhất quán trong quản lý nhân sự. Để xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Phân tích nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp và nhân viên

Doanh nghiệp cần phân tích nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp và nhân viên liên quan đến các vấn đề nhân sự. Doanh nghiệp cần xem xét các mục tiêu, chiến lược, văn hóa, ngân sách, pháp luật, v.v. của doanh nghiệp, cũng như các kỳ vọng, quyền lợi, nghĩa vụ, v.v. của nhân viên.

- Bước 2: So sánh và tham khảo các chính sách nhân sự của các doanh nghiệp khác: 

Doanh nghiệp cần so sánh và tham khảo các chính sách nhân sự của các doanh nghiệp khác trong cùng ngành nghề, cùng khu vực hoặc cùng quy mô. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các ưu điểm, nhược điểm, kinh nghiệm và bài học của các chính sách nhân sự của các doanh nghiệp khác, để có thể áp dụng, điều chỉnh hoặc cải tiến cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

- Bước 3: Thiết kế và ban hành các chính sách nhân sự: 

Doanh nghiệp cần thiết kế và ban hành các chính sách nhân sự dựa trên nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp và nhân viên, cũng như các tham khảo từ các doanh nghiệp khác. Các chính sách nhân sự cần rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu, có sự tham gia, thống nhất và cam kết của cả doanh nghiệp và nhân viên. Các chính sách nhân sự cũng cần được công bố, truyền đạt và giải thích cho tất cả nhân viên biết và tuân theo.

Xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp và nhân viên có được sự minh bạch, công bằng và nhất quán trong quản lý nhân sự

4. Tạo môi trường làm việc thân thiện

Môi trường làm việc thân thiện là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu quả làm việc của nhân viên. Môi trường làm việc thân thiện là một môi trường làm việc có sự an toàn, sạch sẽ, thoải mái, tiện nghi và hỗ trợ cho nhân viên. Môi trường làm việc thân thiện cũng là một môi trường làm việc có sự tôn trọng, tin tưởng, hợp tác và giao lưu giữa nhân viên và người quản lý, giữa các nhân viên với nhau. Để tạo môi trường làm việc thân thiện, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Cải thiện điều kiện vật chất: Doanh nghiệp cần cải thiện điều kiện vật chất của nơi làm việc, bao gồm cơ sở hạ tầng, thiết bị, dụng cụ, vật liệu,... Doanh nghiệp cần đảm bảo nơi làm việc đủ không gian, ánh sáng, thông thoáng, nhiệt độ, âm thanh,... Doanh nghiệp cần cung cấp các thiết bị, dụng cụ, vật liệu phù hợp với công việc, đảm bảo chất lượng, an toàn và hiện đại. Doanh nghiệp cần duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp và trang trí hợp lý cho nơi làm việc.

- Tăng cường giao tiếp và tương tác: Doanh nghiệp cần tăng cường giao tiếp và tương tác giữa nhân viên và người quản lý, giữa các nhân viên với nhau. Doanh nghiệp cần tạo ra các kênh giao tiếp chính thức và không chính thức, bao gồm họp mặt, email, tin nhắn, điện thoại,... Doanh nghiệp cần khuyến khích sự trao đổi, phản hồi và góp ý giữa các bên liên quan. Doanh nghiệp cần tổ chức các hoạt động giao lưu, gắn kết và động viên tinh thần cho nhân viên, bao gồm team building, tiệc tùng, du lịch,...

- Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng: Doanh nghiệp cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với nhân viên. Doanh nghiệp cần lắng nghe và giải quyết những vấn đề, mong muốn và kỳ vọng của nhân viên. Doanh nghiệp cần công nhận, đánh giá và thưởng thức những đóng góp và thành tích của nhân viên. Doanh nghiệp cần tôn trọng sự khác biệt, đa dạng và bình đẳng của nhân viên.

Môi trường làm việc thân thiện là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu quả làm việc của nhân viên

Kết luận

Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng và cũng là một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp. Để quản lý nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, cũng như áp dụng các giải pháp phù hợp để giải quyết chúng. Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân sự năng động, sáng tạo, gắn kết và hiệu quả, góp phần vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.