Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là gì? Tiêu chí và cách xây dựng

Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc không chỉ là một công cụ quản lý hiệu quả mà còn là yếu tố quyết định sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc xác định tiêu chí đánh giá công việc và xây dựng bảng tiêu chuẩn phản ánh chính xác đồng nghĩa với việc tạo ra một hệ thống đánh giá công bằng và đồng đều. Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm về bảng đánh giá công việc, nhấn mạnh tầm quan trọng của tiêu chí và cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách xây dựng một bảng tiêu chuẩn đánh giá mang lại giá trị lâu dài cho tổ chức.

Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là gì?

Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là một công cụ quản lý nhân sự, dùng để đo lường hiệu quả, năng lực và thái độ làm việc của nhân viên. Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc thường bao gồm các tiêu chí, chỉ tiêu, thang điểm, phương pháp đánh giá, kết quả đánh giá và hướng dẫn sử dụng. Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc có thể được xây dựng theo từng vị trí, từng phòng ban, từng mục tiêu hoặc từng dự án của doanh nghiệp.

Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là một công cụ quản lý nhân sự, dùng để đo lường hiệu quả, năng lực và thái độ làm việc của nhân viên

Tại sao phải xây dựng bảng đánh giá hiệu quả công việc?

Xây dựng bảng đánh giá hiệu quả công việc có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan, khách quan và chi tiết về hiệu suất làm việc của nhân viên.

- Giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ đóng góp, năng lực và thái độ của nhân viên đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

- Giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của nhân viên.

- Giúp doanh nghiệp đề ra được các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược và giải pháp cải thiện hiệu quả công việc cho nhân viên.

- Giúp doanh nghiệp thực hiện được các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, khen thưởng, kỷ luật, định hướng nghề nghiệp cho nhân viên.

- Giúp doanh nghiệp tăng cường được sự gắn kết, cam kết, động lực, trách nhiệm và sự hài lòng của nhân viên.

Xây dựng bảng đánh giá hiệu quả công việc có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Những tiêu chí cần có trong bảng đánh giá năng lực nhân viên là gì?

Những tiêu chí cần có trong bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là những yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng đến kết quả công việc của nhân viên. Những tiêu chí này có thể khác nhau tùy theo ngành nghề, vị trí, mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có hai tiêu chí chung mà hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng là:

1. Đánh giá về năng lực làm việc

Đây là tiêu chí đánh giá về khả năng thực hiện công việc của nhân viên, bao gồm các yếu tố như kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, sáng tạo, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm, giao tiếp, thuyết phục, lãnh đạo, tự quản lý,...

Đánh giá về năng lực làm việc giúp doanh nghiệp xác định được mức độ đáp ứng yêu cầu công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ, mức độ đóng góp cho mục tiêu chung của nhân viên.

2. Đánh giá về thái độ làm việc

Đây là tiêu chí đánh giá về tinh thần, thái độ và hành vi làm việc của nhân viên, bao gồm các yếu tố như nhiệt tình, trung thực, tôn trọng, chuyên cần, cầu tiến, hợp tác, linh hoạt, chịu áp lực, chấp nhận thay đổi, tuân thủ quy định,…. Đánh giá về thái độ làm việc giúp doanh nghiệp xác định được mức độ thể hiện giá trị văn hóa, mức độ gắn kết, cam kết, động lực, trách nhiệm và sự hài lòng của nhân viên.

Đánh giá về thái độ làm việc

Thời điểm nên đánh giá công việc của nhân viên

Thời điểm nên đánh giá công việc của nhân viên có thể khác nhau tùy theo mục đích, quy mô và quy trình của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số thời điểm chung mà các doanh nghiệp thường áp dụng là:

- Kết thúc thử việc: Là thời điểm đánh giá để xem xét ký hợp đồng chính thức với nhân viên. Đánh giá ở thời điểm này giúp doanh nghiệp kiểm tra được khả năng làm việc, thái độ làm việc và sự phù hợp với văn hóa của nhân viên.

- Kỳ hạn xem xét tăng lương: Là thời điểm đánh giá để xem xét điều chỉnh mức lương cho nhân viên. Đánh giá ở thời điểm này giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả công việc, đóng góp và năng lực của nhân viên.

- Chuẩn bị hết hợp đồng làm việc: Là thời điểm đánh giá để xem xét tái ký hợp đồng làm việc mới với nhân viên. Đánh giá ở thời điểm này giúp doanh nghiệp đánh giá được sự gắn bó, cam kết và hài lòng của nhân viên.

- Đánh giá định kỳ của công ty: Là thời điểm đánh giá theo chu kỳ nhất định của công ty, như hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Đánh giá ở thời điểm này giúp doanh nghiệp theo dõi được tiến độ, kết quả và cải thiện công việc của nhân viên.

- Làm căn cứ để khen thưởng, kỷ luật: Là thời điểm đánh giá để xem xét các biện pháp khen thưởng hoặc kỷ luật cho nhân viên. Đánh giá ở thời điểm này giúp doanh nghiệp thực hiện được công tác nhân sự công bằng.

Thời điểm nên đánh giá công việc của nhân viên

Quy trình đánh giá kết quả công việc

Quy trình đánh giá kết quả công việc là các bước thực hiện để đảm bảo việc đánh giá được hiệu quả, khách quan và công bằng. Quy trình đánh giá kết quả công việc có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, nhưng có thể tóm tắt theo các bước sau:

- Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá: 

Đây là bước xác định rõ lý do, mục đích, đối tượng, thời gian, phương pháp và tiêu chí đánh giá. Mục tiêu đánh giá phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có ý nghĩa.

- Bước 2: Thiết lập bảng tiêu chuẩn đánh giá: 

Đây là bước xây dựng bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc dựa trên các tiêu chí đã xác định. Bảng tiêu chuẩn đánh giá phải phù hợp với công việc, năng lực và thái độ của nhân viên, phải thống nhất, nhất quán, chuẩn mực, chính xác, dễ nhận biết, dễ tra cứu.

Thiết lập bảng tiêu chuẩn đánh giá

- Bước 3: Thu thập thông tin đánh giá: 

Đây là bước thu thập các dữ liệu, bằng chứng liên quan đến hiệu quả công việc của nhân viên. Thông tin đánh giá có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như báo cáo, hồ sơ, khảo sát, phỏng vấn, quan sát, đánh giá 360 độ,…

- Bước 4: Phân tích và đánh giá thông tin: 

Đây là bước sử dụng các phương pháp đánh giá để xử lý, phân tích và đánh giá các thông tin đã thu thập. Phương pháp đánh giá có thể là sử dụng thang điểm, so sánh cặp, quản lý mục tiêu,… Kết quả đánh giá phải khách quan, công bằng, trung thực, minh bạch và có căn cứ.

- Bước 5: Phản hồi và góp ý: 

Đây là bước trao đổi, phản hồi và góp ý về kết quả đánh giá giữa người đánh giá và người được đánh giá. Phản hồi và góp ý phải kịp thời, rõ ràng, thiết thực, khuyến khích, động viên, hướng dẫn cải thiện.

- Bước 6: Theo dõi và đánh giá lại: 

Đây là bước theo dõi, kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả công việc của nhân viên sau khi đã phản hồi và góp ý. Theo dõi và đánh giá lại phải thường xuyên, liên tục, chủ động, nghiêm túc, có kế hoạch.

Theo dõi và đánh giá lại

Các phương pháp đánh giá bảng tiêu chuẩn công việc

Các phương pháp được dùng trong bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là các cách thức để xử lý, phân tích và đánh giá các thông tin về hiệu quả công việc của nhân viên. Các phương pháp đánh giá bảng tiêu chuẩn công việc có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, nhưng có thể tóm tắt theo các phương pháp sau:

1. Sử dụng thang điểm

Phương pháp đánh giá bằng cách sử dụng một thang điểm có sẵn để đo lường mức độ đạt được các tiêu chí đánh giá. Thang điểm có thể là thang điểm số, thang điểm chữ, thang điểm sao,… Phương pháp này có ưu điểm là dễ thực hiện, dễ so sánh, dễ thống kê, dễ hiểu. Nhược điểm là có thể gây nhàm chán, không phản ánh được sự phong phú, đa dạng của công việc.

Phương pháp đánh giá bằng cách sử dụng một thang điểm có sẵn để đo lường mức độ đạt được các tiêu chí đánh giá

2. So sánh cặp

Đây là phương pháp đánh giá bằng cách so sánh hai nhân viên với nhau theo từng tiêu chí đánh giá, rồi chọn ra nhân viên tốt hơn. Phương pháp này có ưu điểm là tránh được sự chênh lệch, thiên vị, đảm bảo công bằng, khách quan. Nhược điểm là tốn nhiều thời gian, công sức, khó áp dụng cho số lượng nhân viên lớn.

3. Quản lý mục tiêu

Đây là phương pháp đánh giá bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có ý nghĩa cho nhân viên, rồi đánh giá hiệu quả công việc dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu đó. 

Phương pháp này có ưu điểm là tăng cường sự tham gia, cam kết, động lực, trách nhiệm của nhân viên, tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và tổ chức. Nhược điểm là khó xác định được các mục tiêu phù hợp, khó đảm bảo sự liên kết, nhất quán, cân bằng giữa các mục tiêu.

Đánh giá theo quản lý mục tiêu

Những lưu ý khi xây dựng bảng tiêu chí đánh giá công việc

Khi xây dựng bảng tiêu chí đánh giá công việc bạn cần lưu ý những điều sau: 

- Không nên áp dụng một bảng tiêu chí chung cho tất cả các nhân viên, mà nên tùy biến theo đặc thù, nhiệm vụ, trách nhiệm, mục tiêu của từng cấp bậc, phòng ban.

- Không nên đánh giá nhân viên theo những tiêu chí không liên quan, không có ý nghĩa hoặc trái ngược với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

- Cần lắng nghe, tôn trọng và xem xét ý kiến, phản hồi của nhân viên về bảng tiêu chí đánh giá. Khi tiến hành đánh giá, cần cẩn thận, khách quan, công bằng, minh bạch, có căn cứ và có sự tham gia của nhiều bên liên quan.

- Không nên đánh giá nhân viên theo những tiêu chuẩn mơ hồ, chung chung, không đo lường được hoặc không có thực tế.

- Không phê bình, chỉ trích, đổ lỗi cho nhân viên mà không có lý do chính đáng.

Những lưu ý khi xây dựng bảng tiêu chí đánh giá công việc

Kết luận

Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là một công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá và cải thiện hiệu quả, năng lực và thái độ làm việc của nhân viên. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc. Để đọc thêm những bài viết liên quan, mời bạn truy cập vào website của Unica.