Doanh nghiệp muốn tính toán và ước lượng chính xác ROI, bắt buộc phải nắm được tất cả các khoản chi phí sở hữu cần thiết để triển khai sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp. Tổng chi phí sở hữu hay còn được gọi là TCO, là một trong những khoản phí vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển của doanh nghiệp. Bạn đọc cần phải hiểu rõ thông tin TCO là gì? Cách áp dụng như thế nào hiệu quả để nhận lại được nhiều lợi ích trong quá trình kinh doanh. Cùng Unica tìm hiểu ngay.

TCO là gì?

TCO là viết tắt của cụm từ Total Cost of Ownership nghĩa tiếng việt là tổng chi phí sở hữu. TCO là khái niệm chung chỉ tất cả các khoản phí có liên quan đến việc chuẩn bị, mua nguyên liệu, vận hành và duy trì một sản phẩm/ dịch vụ trong suốt vòng đời sử dụng của nó.

TCO là gì?

TCO không chỉ bao gồm chi phí ban đầu mà còn các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng và bảo trì. Việc tính toán TCO sẽ giúp các doanh nghiệp/ cá nhân có cái nhìn tổng quan hơn về tổng chi phí mà họ cần bỏ ra để sở hữu và duy trì một tài sản. Đặc biệt thông qua tổng chi phí sở hữu, bạn cũng có thể nhìn thấy bức tranh tổng quan hơn về giá trị của sản phẩm trong suốt khoảng thời gian sử dụng nó.

Ví dụ: Khi bạn muốn mua một chiếc ô tô, chi phí không chỉ dừng lại ở số tiền bạn trả khi mua xe. TCO còn bao gồm các khoản chi phí khác như bảo dưỡng định kỳ, nhiên liệu, bảo hiểm, thuế, sửa chữa, và giá trị khấu hao theo thời gian. Tất cả những yếu tố này cộng lại sẽ cho bạn cái nhìn chính xác về tổng chi phí thực sự khi sở hữu một chiếc ô tô, giúp bạn đưa ra quyết định tài chính hợp lý hơn.

Lịch sử hình thành TCO

Các phương pháp xác định TCO đã xuất hiện từ thế kỷ 20, khi công ty tư vấn Gartner Group tiên phong trong việc phát triển và ứng dụng TCO để đánh giá chi phí hạ tầng CNTT. Nhờ đó mà các nhà quản lý nhận ra rằng chi phí để duy trì và vận hành thiết bị, phần mềm có thể cao gấp 5 đến 8 lần so với chi phí mua ban đầu.

TCO xuất hiện từ thế kỷ 20

Sau khi các doanh nghiệp dần hiểu rõ sự chênh lệch giữa giá mua và tổng chi phí sở hữu, nhiều phương pháp cùng công cụ phân tích TCO đã được phát triển nhằm áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Dù ở bất kỳ ngành nghề nào, mục đích của TCO vẫn là giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ ràng toàn bộ chi phí thực tế khi đầu tư vào một tài sản.

Lợi ích quan trọng của TCO

Lợi ích của TCO là gì là vấn đề đang được rất nhiều người quan tâm. TCO không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ tổng chi phí sở hữu một tài sản mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quản lý tài chính và chiến lược đầu tư.

Lợi ích hữu hình

• Dễ dàng so sánh giữa các nhà cung cấp: Phân tích TCO giúp đánh giá hiệu suất của từng nhà cung cấp, từ đó xác định đơn vị phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

• Nhận diện cơ hội tối ưu hóa chi phí: Bằng cách phân tích chi tiết các khoản chi tiêu, doanh nghiệp có thể tìm ra những điểm có thể tối ưu hóa để tiết kiệm ngân sách.

• Cải thiện tính minh bạch tài chính: Phương pháp TCO giúp làm rõ mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả trong chi phí, tạo ra một hệ thống quản lý tài chính minh bạch hơn.

• Nâng cao nhận thức về chi phí trong doanh nghiệp: Việc phân tích và chia sẻ thông tin chi phí giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách tối ưu hóa ngân sách trong hoạt động kinh doanh.

• Hỗ trợ quyết định giữa thuê và mua: Việc đánh giá tổng chi phí sở hữu giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn hợp lý khi cân nhắc giữa việc thuê hoặc mua tài sản.

• Xác định số lượng đặt hàng tối ưu: Phân tích TCO cung cấp dữ liệu cần thiết để tính toán số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ), giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho.

TCO giúp doanh nghiệp hiểu rõ tổng chi phí sở hữu một tài sản

Lợi ích vô hình

• Nâng cao giao tiếp nội bộ doanh nghiệp: Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thống nhất giúp giảm thiểu tối đa tình trạng hiểu lầm, xung đột giữa nhân viên và quản lý.

• Tối ưu hóa quá trình đàm phán: Sử dụng kết quả phân tích TCO giúp doanh nghiệp có lập luận chặt chẽ hơn khi thương lượng với nhà cung cấp.

• Hỗ trợ phát triển sản phẩm và chiến lược bán hàng: Đánh giá TCO từ góc nhìn khách hàng giúp doanh nghiệp xác định vị thế cạnh tranh trên thị trường.

TCO sẽ phân tích những gì?

TCO tập trung vào ba nhóm chi phí quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí sở hữu của một tài sản hoặc hệ thống:

Chi phí mua lại – Acquisition Costs

Chi phí mua lại bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm hoặc đầu tư ban đầu vào một tài sản. Đây là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu và thường bao gồm:

• Giá mua sản phẩm/dịch vụ: Số tiền bỏ ra để mua tài sản, thiết bị hoặc hệ thống.

• Chi phí vận chuyển và lắp đặt: Phí giao hàng, lắp đặt, và thiết lập hệ thống ban đầu.

• Chi phí giấy phép và chứng nhận: Nếu tài sản yêu cầu giấy phép sử dụng hoặc chứng nhận tuân thủ, các chi phí này cũng cần được tính vào.

• Chi phí tài chính: Nếu doanh nghiệp vay vốn hoặc sử dụng tín dụng để mua tài sản, lãi suất và các khoản phí liên quan cũng là một phần của TCO.

Chi phí vận hành

Sau khi mua sắm, doanh nghiệp cần chi trả nhiều khoản chi phí để vận hành và duy trì tài sản đó. Các chi phí này thường kéo dài trong suốt vòng đời sử dụng, bao gồm:

• Chi phí bảo trì và sửa chữa: Các khoản phí cho bảo dưỡng định kỳ, thay thế linh kiện và sửa chữa khi hỏng hóc.

• Chi phí năng lượng và tiêu thụ: Điện, nước, nhiên liệu và các nguồn tài nguyên khác cần thiết để vận hành tài sản.

• Chi phí nâng cấp và mở rộng: Nâng cấp phần mềm, thay đổi cấu hình hệ thống hoặc mở rộng quy mô hoạt động.

• Chi phí tuân thủ quy định: Một số ngành nghề có thể yêu cầu kiểm định định kỳ hoặc tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý, kéo theo chi phí bổ sung.

TCO tập trung vào ba nhóm chi phí quan trọng

Chi phí nhân sự

Một yếu tố quan trọng khác mà TCO phân tích là chi phí liên quan đến nhân lực để vận hành, quản lý và bảo trì tài sản. Các chi phí này bao gồm:

• Lương và phúc lợi nhân viên: Tiền lương, bảo hiểm cùng các phúc lợi khác cho nhân viên vận hành và bảo trì hệ thống.

• Chi phí đào tạo: Đào tạo nhân viên sử dụng thiết bị, phần mềm hoặc hệ thống một cách hiệu quả.

• Chi phí quản lý: Nhân sự cần thiết để giám sát, kiểm tra và quản lý tài sản, đảm bảo hiệu suất hoạt động tối ưu.

Các chi phí cần xem xét trong Total Cost of Ownership

Khi áp dụng Total Cost of Ownership vào chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần phân tích toàn diện các chi phí phát sinh trong suốt vòng đời sản phẩm. Tùy theo ngành hàng và mô hình kinh doanh, TCO có thể được chia thành nhiều danh mục khác nhau để giúp nhà quản lý có cái nhìn chi tiết hơn về chi phí thực tế. Dưới đây là các nhóm chi phí quan trọng trong TCO khi đánh giá chuỗi cung ứng:

Chi phí mua hàng (Purchasing Costs)

Chi phí mua hàng là các chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình mua sắm nguyên vật liệu và hàng hóa, bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu (Direct Materials Costs): Giá mua nguyên vật liệu đầu vào.

• Chi phí nhân công (Labor Costs): Lương và các khoản chi liên quan đến lao động tham gia vào quá trình mua hàng.

• Chi phí quản lý mua sắm (Overhead Costs): Các khoản chi phí chung như quản lý đơn hàng, kiểm soát chất lượng đầu vào.

Chi phí mua lại (Acquisition Costs)

Sau khi hoàn tất giao dịch mua hàng, doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm các khoản chi phí khác, chẳng hạn như:

• Chi phí vận chuyển (Inbound Freight Costs): Phí vận chuyển nguyên vật liệu hoặc hàng hóa đến kho.

• Chi phí kiểm tra và kiểm định (Inspection Costs): Phí đánh giá chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.

• Chi phí tiếp nhận và lưu trữ (Receiving & Storage Costs): Bao gồm chi phí tiếp nhận hàng, phân loại và lưu kho.

• Chi phí đào tạo (Training Costs): Chi phí đào tạo nhân sự để vận hành và sử dụng nguyên vật liệu hoặc thiết bị mới.

Các chi phí cần xem xét trong Total Cost of Ownership

Chi phí sử dụng (Usage Costs)

Khi nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất, doanh nghiệp có thể tiếp tục phát sinh các khoản chi phí trong quá trình chuyển đổi chúng thành sản phẩm hoàn chỉnh:

• Chi phí xử lý phế liệu (Scrap Costs): Phí phát sinh từ việc xử lý nguyên vật liệu dư thừa hoặc phế phẩm.

• Chi phí hàng lỗi (Defective Products Costs): Tổn thất từ sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng.

• Chi phí bảo trì (Maintenance Costs): Phí bảo trì, sửa chữa máy móc phục vụ sản xuất.

• Chi phí kiểm tra cuối cùng (Final Inspection Costs): Phí kiểm định chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng.

• Chi phí hoàn trả (Return Costs: Phí phát sinh khi khách hàng trả lại sản phẩm do lỗi sản xuất hoặc không đạt yêu cầu.

Chi phí cuối vòng đời sản phẩm (End of Life Costs)

Khi sản phẩm hoặc nguyên vật liệu không còn sử dụng được, doanh nghiệp cần chi trả các khoản phí liên quan đến việc loại bỏ hoặc tái chế:

• Chi phí thanh lý (Disposal Costs): Phí tiêu hủy hoặc xử lý hàng hóa không còn giá trị sử dụng.

• Chi phí di dời (Removal Costs): Phí tháo dỡ và di dời thiết bị hoặc hàng tồn kho không còn sử dụng.

• Chi phí tái chế (Recycling Costs): Chi phí liên quan đến việc thu gom và tái chế nguyên vật liệu.

• Chi phí thu hồi sản phẩm (Return Logistics Costs: Phí vận chuyển sản phẩm hết hạn sử dụng quay trở lại kho hoặc cơ sở xử lý.

Các bước áp dụng Total Cost of Ownership hiệu quả

Để tối ưu hóa Total Cost of Ownership trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần có một kế hoạch bài bản và cách tiếp cận khoa học. Dưới đây là các bước quan trọng giúp triển khai TCO một cách hiệu quả:

• Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi phân tích TCO.

• Bước 2: Thu thập và xử lý dữ liệu chi phí.

• Bước 3: Áp dụng công thức và công cụ tính toán TCO.

• Bước 4: So sánh và đánh giá các lựa chọn mua hàng.

• Bước 5: Giám sát và kiểm soát TCO trong suốt vòng đời sản phẩm.

• Bước 6: Cải tiến liên tục để tối ưu TCO.

​​​​​​​Áp dụng Total Cost of Ownership hiệu quả

Một số lưu ý khi áp dụng TCO

Mặc dù Total Cost of Ownership là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, nhưng quá trình áp dụng mô hình này không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Vậy vấn đề khi áp dụng TCO là gì? Dưới đây là một số rào cản phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi triển khai TCO:

• Khó khăn khi áp dụng mô hình từ doanh nghiệp khác: Mỗi công ty có cấu trúc chi phí, quy trình vận hành và đặc thù ngành nghề riêng, vì vậy việc sao chép mô hình TCO từ một tổ chức khác thường không mang lại hiệu quả. Các yếu tố ảnh hưởng đến TCO rất phức tạp và mang tính cá nhân hóa cao, nên doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình phù hợp thay vì áp dụng một cách máy móc.

• Sự thay đổi trong quy trình và văn hóa doanh nghiệp: Để triển khai TCO thành công, nhân viên cần được đào tạo bài bản về cách đánh giá tổng chi phí sở hữu, đồng thời quy trình vận hành nội bộ có thể cần điều chỉnh để phù hợp với phương pháp mới. Tuy nhiên, sự thay đổi này có thể tạo ra mâu thuẫn với văn hóa doanh nghiệp hiện tại, khiến nhân sự khó thích nghi và cản trở quá trình thực hiện.

• Thiếu nguồn dữ liệu chính xác và hệ thống hỗ trợ: Một trong những thách thức lớn nhất khi tính toán TCO là thu thập đầy đủ dữ liệu chi phí. Nhiều doanh nghiệp không có hệ thống ghi nhận chi tiết các khoản chi phí ẩn như bảo trì, sửa chữa, gián đoạn hoạt động hay chi phí đào tạo nhân sự. Nếu thiếu dữ liệu hoặc không có công cụ hỗ trợ phân tích, việc đánh giá TCO sẽ không chính xác và mất nhiều thời gian.

Kết luận

Trên đây là nội dung chi tiết liên quan đến vấn đề TCO là gì cho bạn đọc tham khảo. Có thể đánh giá Total Cost of Ownership là một phương pháp quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ tổng chi phí thực sự của một khoản đầu tư, từ đó đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hóa chi phí. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về TCO và cách áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả trong doanh nghiệp của mình.