7 bước để lên một kế hoạch truyền thông hoàn hảo

7 bước để lên một kế hoạch truyền thông hoàn hảo

Mục lục

Bạn là marketer, nhân viên truyền thông đang cần lên một kế hoạch phát động truyền thông cho chiến dịch của doanh nghiệp? Bạn đang cần tham khảo các bước thực hiện truyền thông do bạn chịu trách nhiệm? Hãy cùng Unica đi tìm hiểu khái niệm kế hoạch truyền thông là gì và 7 bước để lên một bản kế hoạch hoàn hảo hiệu quả nhé!

Kế hoạch truyền thông là gì?

Bất cứ một công việc nào lĩnh vực nào cũng cần phải có kế hoạch thực hiện. Kế hoạch phát động chiến lược, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch bán hàng, kế hoạch quảng cáo, ... Tất cả các kế hoạch này đều phải được xác định mục tiêu, đối tượng hướng đến, phương thức tiếp cận, hay các phương án dự phòng, ngân sách dự kiến để có thể đạt được kết quả ban đầu đề ra.

ke hoach truyen thong

Tìm hiểu khái niệm

Truyền thông cũng vậy. Có thể hiểu một cách đơn giản nhất thì kế hoạch truyền thông là quá trình bạn lên xác mục tiêu, xác định đối tượng mục tiêu, phương thức tiếp cận và truyền thông dự kiến, ngân sách dự định trong từng giai đoạn,... làm sao để khi kết thúc bạn đạt được những mục tiêu chiến lược truyền thông ban đầu đã đặt ra khi lên kế hoạch.

>> Xem thêm: 4 Bước xây dựng chiến dịch truyền thông Marketing kinh điển

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông chi tiết

Truyền thông là một phần quan trọng không thể thiếu đối với doanh nghiệp, tác động trực tiếp tới sự phát triển của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó việc lập kế hoạch triển khai truyền thông là điều vô cùng cần thiết, bởi:

ke hoach truyen thong 1

Tầm quan trọng của việc lên kế hoạch triển khai truyền thông

 - Chúng giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu đó trong chiến dịch truyền thông. 

 - Giúp nhà quản lý, chủ doanh nghiệp nắm được chiến dịch có hiệu quả không, có cơ sở để dự đoán mức độ thành công của chiến dịch truyền thông, giám sát và theo dõi từng bước thực hiện kế hoạch,... để đôn đốc hoặc đưa ra các quyết định ứng phó với rủi ro.

 - Phân tách rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người, mỗi phòng ban liên quan trong chiến dịch truyền thông, tránh làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp; kiểm soát cũng như phân phó, điều phối nguồn lực phù hợp hơn.

 - Có cơ sở dữ liệu thiết thực để đánh giá mức độ thành công của chiến dịch truyền thông.

Những điều cần biết ở một kế hoạch truyền thông

Để xây dựng được một kế hoạch truyền thông hiệu quả là một điều không hề dễ dàng. Nó còn phụ thuộc vào hoàn cảnh, môi trường mà mỗi kế hoạch truyền thông sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích khác nhau, vì vậy để lập được một bản kế hoạch truyền thông cụ thể bạn cần hiểu được mô hình SMCRFN  dưới đây.

Ke hoach truyen thong hieu qua

Mô hình SMCRFN

Mô hình  SMCRFN hay đối chiếu với một quan hệ tình cảm, đây là mô hình kinh điển quen thuộc đối với dân PR - Marketer, là nền tảng để xây dựng một bản kế hoạch truyền thông hiệu quả.

- Chữ S (Source/Sender – Nguồn): là nhân tốt đàu tiên, nó có thể là một cá nhân hay tổ chức phát đi đến công chúng. 

- Chữ M (Message –  Thông điệp): là thông điệp chính gửi trực tiếp đến khách hàng

- Chữ C (Channel – Kênh): tập hợp những kênh để tiếp cận được đến người dùng có thể là kênh online hoặc offline... dựa vào các kênh truyền thông này các nhãn hàng, doanh nghiệp sẽ truyền đi thông điệp của mình. 

- Chữ R (Receiver – Người nhận): người nhân chính là đối tượng cuối cùng mà các doanh nghiệp cần nhắm tới, cần tìm hiểu kỹ đối tượng, phân tích và đưa ra những chiến lược cụ thể để đánh vào tâm lý người tiêu dùng một cách dễ dàng. 

- Chữ F (Feedback – Phản hồi): những phản hồi của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nhận được sự đánh giá khách quan từ khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp bạn đang cung cấp. Từ những đóng góp đóng doanh nghiệp biết được điểm mạnh, điểm yếu, những điều cần cải tiến trong sản phẩm để phục vụ được yêu cầu của người dùng. 

- Chữ N (Noise – Nhiễu): đây là yếu tố doanh nghiệp cần hết sức quan tâm. Đôi lúc, doanh nghiệp của bạn đưa ra những thông điệp mà do yếu tố khách quan như đối thủ hay môi trường cạnh tranh cũng ảnh hưởng tới thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng. 

Tóm lại để có được một bản kế hoạch truyền thông hiệu quả thì người phụ trách cần biết và hiểu rõ bản chất về các bước.

Các bước lập kế hoạch mô hình truyền thông chuyên nghiệp

Để nhanh chóng lên được một kế hoạch cụ thể, bạn cần phải hiểu được mô hình truyền thông dưới đây:

Dựa trên những tiêu chí trong mô hình, người ta gọi đây là mô hình SMCRFN - tức Đối chiếu với một quan hệ tình cảm. 

Sau khi hiểu được mô hình này bạn sẽ tiến hành thực hiện các bước sau để lên một bản kế hoạch phát động truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Bước 1: Phân tích thị trường hiện tại

ke hoach truyen thong 2

Xác định thị trường hiện tại

"Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng". Công việc Phân tích thị trường hiện tại này sẽ giúp bạn xác định được vị trí hiện tại của mình trên thị trường, xác định được hiệu quả truyền thông tiềm năng, những lợi thế của bạn, những cản trở, rủi ro mà bạn sẽ phải đối mặt khi thực hiện kế hoạch truyền thông. 

Và để có thể phân tích thị trường một cách khách quan tổng thể và đầy đủ bạn có thể sử dụng mô hình SWOT (viết tắt của Strengths, Weaknesses, Opportunities và Threats). Thông qua mô hình này bạn đã có thể có được cái nhìn tổng quan nhất về thị trường mà bạn nhắm đến:

- Lợi thế hiện tại bạn đang có?

- Vấn đề bạn đang gặp phải là gì?

- Đối thủ của bạn là ai?

- Đối thủ của bạn có lợi thế gì, hạn chế gì?

- Thời gian phát động kế hoạch nào là tốt nhất? 

- ... 

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông bạn muốn đạt được là gì? Tạo được thương hiệu thân thiện ở mức đội nào trong mắt người dùng? Lượng người tiếp cận doanh nghiệp tăng bao nhiêu %? ... Xác định mục tiêu truyền thông sẽ giúp bạn có được những con số dự đoán trong một khoảng thời gian xác định và khả năng đạt được chúng. 

Để xác định được mục tiêu truyền thông bạn có thể sử dụng mô hình SMART để có được những mục tiêu hiệu quả. 

ke hoach truyen thong 3

Mô hình SMART

Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Công chúng của bạn chính là nhóm người bạn muốn kế hoạch của mình trực tiếp đến với họ, hay nói cách khách công chúng mục tiêu hiện tai chính là khách hàng mục tiêu mà bạn đang nhắm đến. Công đoạn này đòi hỏi bạn phải xác định chính xác được ai mới thật sự là công chúng của bạn, ai mới thật sự quan tâm đến sản phẩm của bạn? Bằng các công cụ đo lường và đánh giá, bạn sẽ nhanh chóng xác định được nhóm công chúng mục tiêu và lên kế hoạch tác động đến họ.

Bước 4: Xác định thông điệp cần truyền tải

Đôi khi thương hiệu truyền thông mới là thứ mà khách hàng lưu giữ trong đầu. Mà để có thể làm được điều này, bạn cần phải xác định rất rõ bạn muốn truyền tải điều gì tới khách hàng của mình, rồi "truyền tải" chúng bằng content đỉnh cao như thế nào. Thông điệp cũng sẽ chỉ lối cho kế hoạch truyền thông của bạn hoàn thành một cách hiệu quả, đúng hướng. 

Bước 5: Xác định kênh truyền thông hợp lý

xac dinh kenh truyen thong

Xác định kênh truyền thông hợp lý

 

>> Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Thời đại 4.0, 5.0 lên ngôi, các doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội khai thác và phát động kế hoạch của mình trên nhiều kênh khác nhau, có thể là kênh Social, có thể là qua báo đài, qua phát thanh, qua hình thức truyền thông trực tiếp,... Tùy vào xu hướng thị trường và đặc điểm của đối tượng bạn muốn hướng đến, hãy cân nhắc và xác định một đến vài kênh truyền thông hiệu quả nhất với bạn.

Bước 6: Lên chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách

Ngân sách luôn là một trong những vấn đề khá đau đầu của các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể lên một kế hoạch ngân sách tốt cho hoạt động truyền thông của doanh nghiệp, tốt nhất hãy chia nhỏ ra càng chi tiết càng tốt, chia thành các đầu mục, công việc cụ thể, bạn sẽ có được bảng đề xuất chi phí tiết thuyết phục được quản lý của mình.

Bước 7: Đo lường và báo cáo

Có bắt đầu kế hoạch thì cũng phải có đánh giá hiệu quả sau khi hoàn thành. Công việc cuối cùng này bạn cần phải biết cách đo lường hiệu quả của kế hoạch phát động truyền thông mà bạn đã tạo ra xem chúng có đạt được kết quả như mong muốn không, vượt mức hay chưa đạt, từ đó phân tích chi tiết lý do bạn làm được/không làm được và rút kinh nghiệm cho những kế hoạch lần sau.

Để lên mô hình truyền thông hiệu quả, bạn có thể tham khảo bản kế hoạch truyền thông mẫu nhé.

Như vậy Unica đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin về lập kế hoạch truyền thông cũng như 7 bước thực hiện lên một kế hoạch mẫu. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn. Bạn đọc quan tâm đến các cách lên kế hoạch truyền thông hoặc kiến thức lên chiến lược kinh doanh hãy nhanh tay theo dõi những khoá học marketing tại website Unica.vn của chúng tôi để tích luỹ cho mình vốn kiến thức rộng lớn tại chủ đề marketing bạn nhé.

Xin cảm ơn và chúc bạn thành công!

Đánh giá :

Tags: Marketing Truyền thông