9 bước lập kế hoạch truyền thông Marketing hoàn hảo

Để thành công trong kinh doanh, việc xây dựng chiến lược truyền thông marketing hiệu quả là vô cùng quan trọng. Một kế hoạch truyền thông bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mục tiêu, truyền tải thông điệp thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Dưới đây là 9 bước để lập kế hoạch truyền thông marketing hoàn hảo, bạn hãy bỏ túi ngay cho mình nhé.

1. Kế hoạch truyền thông là gì?

Bất cứ một công việc nào lĩnh vực nào cũng cần phải có kế hoạch thực hiện. Kế hoạch phát động chiến lược, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch bán hàng, kế hoạch quảng cáo, ... Tất cả các kế hoạch này đều phải được xác định mục tiêu truyền thông, đối tượng hướng đến, phương thức tiếp cận, hay các phương án dự phòng, ngân sách dự kiến để có thể đạt được kết quả ban đầu đề ra.

Tìm hiểu khái niệm

Truyền thông cũng vậy. Có thể hiểu một cách đơn giản nhất thì kế hoạch truyền thông marketing  là quá trình bạn lên xác mục tiêu, xác định đối tượng mục tiêu, phương thức tiếp cận và truyền thông dự kiến, ngân sách dự định trong từng giai đoạn,... làm sao để khi kết thúc bạn đạt được những mục tiêu chiến lược truyền thông ban đầu đã đặt ra khi lên kế hoạch.

2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông chi tiết

Truyền thông là một phần quan trọng không thể thiếu đối với doanh nghiệp, tác động trực tiếp tới sự phát triển của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó việc lập kế hoạch triển khai truyền thông là điều vô cùng cần thiết, bởi:

2.1. Định hướng và phối hợp

Kế hoạch truyền thông giúp xác định mục tiêu cụ thể và đo lường được cho các hoạt động truyền thông. Đồng thời, giúp xác định thông điệp cốt lõi mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu. Đặc biệt, kế hoạch truyền thông còn giúp giúp xác định rõ ràng đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn kênh truyền thông phù hợp và xây dựng nội dung hiệu quả.

Thực hiện một kế hoạch truyền thông bài bản giúp đảm bảo sự thống nhất giữa các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng. Khi có một kế hoạch truyền thông chi tiết và đã xác định rõ được mục tiêu, định hướng, doanh nghiệp cũng sẽ tối ưu hoá được nguồn lực, sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn mà không phải tốn quá nhiều chi phí đầu tư.

2.2. Xây dựng hình ảnh và nhận thức

Kế hoạch truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và nhận thức về thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Bởi khi có kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp sẽ xác định được thông điệp cốt lõi mà mình muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu. Thông điệp này được truyền tải một cách nhất quán thông qua các kênh truyền thông khác nhau, chính điều này đã giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, tăng cường nhận thức của khách hàng về thương hiệu. Việc xuất hiện thường xuyên trên các kênh truyền thông sẽ giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu và sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc lên kế hoạch triển khai truyền thông

2.3. Ứng phó khẩn cấp và quản lý tình huống

Kế hoạch truyền thông không chỉ đơn thuần là một bản kế hoạch hoạch định ra những việc cần phải làm để làm sao gia tăng doanh thu mà kế hoạch truyền thông còn được chuẩn bị để sử dụng cho những tình huống khẩn cấp. Khi xảy ra sự cố, bản kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp kịp thời phản ứng nhanh chóng, đồng thời duy trì niềm tin và ổn định lại tổ chức.

2.4. Xác định công cụ và phương tiện truyền thông

Như bên trên đã chia sẻ, kế hoạch truyền thông giúp xác định mục tiêu, hướng đi cho doanh nghiệp. Từ mục tiêu và hướng đi đó, doanh nghiệp có thể xác định công cụ và phương tiện truyền thông phù hợp để đạt được mục tiêu đã đặt ra ngay từ đầu. Một số kênh truyền thông mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh mà bạn có thể lựa chọn đó là: báo chí, truyền hình, mạng xã hội, trang web hay Email.

2.5. Tối ưu hóa hiệu quả truyền thông

Từ bản kế hoạch truyền thông đã lập, bạn sẽ xác định đượccác kênh truyền thông phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình. Điều này giúp tối ưu hoá hiệu quả truyền thông, doanh nghiệp tiếp cận được đúng đối tượng mục tiêu và truyền tải thông điệp mang hiệu quả cao hơn.

3. SMCRFN - Yếu tố cần có ở một kế hoạch truyền thông

Để xây dựng kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả là một điều không hề dễ dàng. Nó còn phụ thuộc vào hoàn cảnh, môi trường mà mỗi kế hoạch truyền thông sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích khác nhau, vì vậy để lên kế hoạch truyền thông tổng thể thì bạn cần hiểu được mô hình SMCRFN  dưới đây.

Mô hình SMCRFN

Mô hình  SMCRFN hay đối chiếu với một quan hệ tình cảm, đây là mô hình kinh điển quen thuộc đối với dân PR - Marketer, là nền tảng để lập kế truyền thông tổng thể hiệu quả.

- Chữ S (Source/Sender – Nguồn): là nhân tốt đàu tiên, nó có thể là một cá nhân hay tổ chức phát đi đến công chúng. 

- Chữ M (Message –  Thông điệp): là thông điệp chính gửi trực tiếp đến khách hàng

- Chữ C (Channel – Kênh): tập hợp những kênh để tiếp cận được đến người dùng có thể là kênh online hoặc offline... dựa vào các kênh truyền thông này các nhãn hàng, doanh nghiệp sẽ truyền đi thông điệp của mình. 

- Chữ R (Receiver – Người nhận): người nhân chính là đối tượng cuối cùng mà các doanh nghiệp cần nhắm tới, cần tìm hiểu kỹ đối tượng, phân tích và đưa ra những chiến lược cụ thể để đánh vào tâm lý người tiêu dùng một cách dễ dàng. 

- Chữ F (Feedback – Phản hồi): những phản hồi của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nhận được sự đánh giá khách quan từ khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp bạn đang cung cấp. Từ những đóng góp đóng doanh nghiệp biết được điểm mạnh, điểm yếu, những điều cần cải tiến trong sản phẩm để phục vụ được yêu cầu của người dùng. 

- Chữ N (Noise – Nhiễu): đây là yếu tố doanh nghiệp cần hết sức quan tâm. Đôi lúc, doanh nghiệp của bạn đưa ra những thông điệp mà do yếu tố khách quan như đối thủ hay môi trường cạnh tranh cũng ảnh hưởng tới thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng. 

Tóm lại để có được một bản kế hoạch truyền thông hiệu quả thì người phụ trách cần biết và hiểu rõ bản chất về các bước.

4. Các bước lập kế hoạch mô hình truyền thông chuyên nghiệp

Để nhanh chóng lên được một chiến lược marketing cho sản phẩm mới cụ thể, bạn cần phải hiểu được mô hình truyền thông dưới đây:

Dựa trên những tiêu chí trong mô hình, người ta gọi đây là mô hình SMCRFN - tức Đối chiếu với một quan hệ tình cảm. 

Sau khi hiểu được mô hình này bạn sẽ tiến hành thực hiện các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

4.1. Bước 1: Phân tích thị trường hiện tại

Xác định thị trường hiện tại

"Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng". Công việc Phân tích thị trường hiện tại này sẽ giúp bạn xác định được vị trí hiện tại của mình trên thị trường, xác định được hiệu quả truyền thông tiềm năng, những lợi thế của bạn, những cản trở, rủi ro mà bạn sẽ phải đối mặt khi thực hiện kế hoạch truyền thông. 

Và để có thể phân tích thị trường một cách khách quan tổng thể và đầy đủ bạn có thể sử dụng mô hình SWOT (viết tắt của Strengths, Weaknesses, Opportunities và Threats). Thông qua mô hình này bạn đã có thể có được cái nhìn tổng quan nhất về thị trường mà bạn nhắm đến:

- Lợi thế hiện tại bạn đang có?

- Vấn đề bạn đang gặp phải là gì?

- Đối thủ của bạn là ai?

- Đối thủ của bạn có lợi thế gì, hạn chế gì?

- Thời gian phát động kế hoạch nào là tốt nhất? 

- ... 

4.2. Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông bạn muốn đạt được là gì? Tạo được thương hiệu thân thiện ở mức đội nào trong mắt người dùng? Lượng người tiếp cận doanh nghiệp tăng bao nhiêu %? ... Xác định mục tiêu truyền thông sẽ giúp bạn có được những con số dự đoán trong một khoảng thời gian xác định và khả năng đạt được chúng. 

Để xác định được mục tiêu truyền thông bạn có thể sử dụng mô hình SMART để có được những mục tiêu hiệu quả. 

Mô hình SMART

4.3. Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Công chúng của bạn chính là nhóm người bạn muốn kế hoạch của mình trực tiếp đến với họ, hay nói cách khách công chúng mục tiêu hiện tai chính là khách hàng mục tiêu mà bạn đang nhắm đến. Công đoạn này đòi hỏi bạn phải xác định chính xác được ai mới thật sự là công chúng của bạn, ai mới thật sự quan tâm đến sản phẩm của bạn? Bằng các công cụ đo lường và đánh giá, bạn sẽ nhanh chóng xác định được nhóm công chúng mục tiêu và lên kế hoạch tác động đến họ.

4.4. Bước 4: Xác định thông điệp cần truyền tải

Đôi khi thương hiệu truyền thông mới là thứ mà khách hàng lưu giữ trong đầu. Mà để có thể làm được điều này, bạn cần phải xác định rất rõ bạn muốn truyền tải điều gì tới khách hàng của mình, rồi "truyền tải" chúng bằng content đỉnh cao như thế nào. Thông điệp cũng sẽ chỉ lối cho kế hoạch truyền thông của bạn hoàn thành một cách hiệu quả, đúng hướng. 

4.5. Bước 5: Thiết lập bộ thiết kế truyền thông

Sau khi đã xác định được thông điệp cần truyền tải, tiếp theo sẽ đến bước thiết lập bộ thiết kế truyền thông. Ba yếu tố then chốt của một bộ thiết kế truyền thông hoàn chỉnh đó là:

- Chiến lược cho những thông điệp truyền thông (Message strategy): Đây được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của bộ thiết kế truyền thông. Đối với chiến lược này quan trọng nhất là bạn phải xác định rõ mục tiêu truyền thông, đối tượng muốn hướng đến và hệ thống các thông điệp chính và phụ.

- Chiến lược cho những hình thức sáng tạo (Creative strategy): Chiến lược này sẽ quyết định đến cách thức truyền tải thông điệp tới đối tượng mục tiêu. Nó bao gồm các hoạt động như: thiết kế đồ hoạ, âm thanh, video,...

- Nguồn phát thông điệp (Message source): Đây là yếu tố giúp tăng độ tin cậy và thuyết phục đối với đối tượng mục tiêu muốn hướng đến. Nguồn phát thông điệp bao gồm: thương hiệu, người nổi tiếng, hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan.

4.6. Bước 6: Xác định kênh truyền thông phù hợp

Xác định kênh truyền thông hợp lý

>> Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Thời đại 4.0, 5.0 lên ngôi, các doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội khai thác và phát động kế hoạch của mình trên nhiều kênh khác nhau, có thể là kênh Social, có thể là qua báo đài, qua phát thanh, qua hình thức truyền thông trực tiếp,... Tùy vào xu hướng thị trường và đặc điểm của đối tượng bạn muốn hướng đến, hãy cân nhắc và xác định một đến vài kênh truyền thông hiệu quả nhất với bạn.

4.7. Bước 7: Lên chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách

Ngân sách luôn là một trong những vấn đề khá đau đầu của các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể lên một kế hoạch ngân sách tốt cho hoạt động truyền thông của doanh nghiệp, tốt nhất hãy chia nhỏ ra càng chi tiết càng tốt, chia thành các đầu mục, công việc cụ thể, bạn sẽ có được bảng đề xuất chi phí tiết thuyết phục được quản lý của mình.

4.8. Bước 8: Thiết lập Timeline và dự phòng rủi ro

Sau khi đã lên kế hoạch các hoạt động truyền thông chi tiết và xác định ngân sách, tiếp theo doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch thiết lập timeline chi tiết cho từng hoạt động để thực hiện sao cho đúng tiến độ để mang lại hiệu quả cao nhất. Thời gian thực hiện cần phải được xác định hợp lý, đảm bảo các hoạt động truyền thông thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả nhất. 

Bên cạnh việc lên kế hoạch timeline cụ thể, bạn cũng cần phải dự phòng rủi ro, doanh nghiệp cần phải đưa ra ít nhất 1 - 2 phương án dự phòng cho những trường hợp khẩn cấp không may xảy đến. Bởi không ai có thể chắn chắn một điều rằng kế hoạch truyền thông sẽ diễn ra thành công 100% ngay từ đầu. Dự phòng rủi ro giúp doanh nghiệp làm chủ được các hoạt động của mình. Đồng thời có những phương án ứng phó kịp thời, đảm bảo được thực hiện đúng mục tiêu.

4.9. Bước 9: Đo lường và báo cáo hiệu quả của kế hoạch

Có bắt đầu kế hoạch thì cũng phải có đánh giá hiệu quả sau khi hoàn thành. Công việc cuối cùng này bạn cần phải biết cách đo lường hiệu quả của kế hoạch phát động truyền thông mà bạn đã tạo ra xem chúng có đạt được kết quả như mong muốn không, vượt mức hay chưa đạt, từ đó phân tích chi tiết lý do bạn làm được/không làm được và rút kinh nghiệm cho những kế hoạch lần sau.

Để lên mô hình truyền thông hiệu quả, bạn có thể tham khảo bản kế hoạch truyền thông mẫu với các bước truyền thông cụ thể trên đây.

5. Câu hỏi thường gặp

Để có thêm nhiều thông tin hữu ích hơn liên quan đến kế hoạch truyền thông, bạn hãy tham khảo ngay cho mình những câu hỏi có liên quan dưới đây nhé.

5.1. Sự khác biệt giữa lập kế hoạch truyền thông và mua phương tiện truyền thông?

Mua phương tiện truyền thông sẽ khác với lập kế hoạch truyền thông. Cụ thể như sau: Mua phương tiện truyền thông là giai đoạn sau, xảy ra khi kế hoạch truyền thông đã hoàn tất, 2 giai đoạn này tuy khác nhau nhưng luôn đi kèm với nhau. Mua phương tiện truyền thông sẽ liên quan đến việc đánh giá tất cả các tuỳ chọn quảng cáo truyền thông trong phạm vi ngân sách mà bạn có, mục đích để xác định đối tượng, kiểu quảng cáo và sự kết hợp giữa các kênh truyền thông. Tất cả nhằm mục tiêu giúp chiến dịch mang lại kết quả tốt nhất, sau đó tiến hành mua quảng cáo.

Thông thường, các thương hiệu sẽ hợp tác với người lập kế hoạch truyền thông để nhằm mục đích mua quảng cáo truyền thông. Việc mua phương tiện truyền thông sẽ tập trung vào truyền thông trả phí.

5.2. Truyền thông trả phí và không phải trả phí là gì?

Truyền thông trả phí: Là hình thức truyền thông mà doanh nghiệp phải trả tiền cho các kênh truyền thông để truyền tải thông điệp của mình. Các kênh truyền thông trả phí phổ biến bao gồm: Quảng cáo trực tuyến (Google Ads, Facebook Ads,...), Quảng cáo truyền hình, Quảng cáo báo chí, Quảng cáo ngoài trời, Marketing influencer,...

Ưu điểm: Tiếp cận được nhiều khách hàng mục tiêu trong thời gian ngắn. Kiểm soát được thông điệp và hình ảnh thương hiệu. Đo lường được hiệu quả của chiến dịch

Truyền thông không phải trả phí: Là hình thức truyền thông mà doanh nghiệp không phải trả tiền cho các kênh truyền thông để truyền tải thông điệp của mình. Các kênh truyền thông không phải trả phí phổ biến bao gồm: Quan hệ công chúng (PR), Marketing nội dung (blog, website,...), Social media marketing (Facebook, Instagram,...), SEO (Search Engine Optimization).

Ưu điểm: Chi phí thấp, tạo dựng được uy tín và niềm tin với khách hàng, tăng cường sự tương tác với khách hàng

Truyền thông trả phí và truyền thông không phải trả phí cần phải thực hiện song song, phối hợp cùng nhau để mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình thực hiện các chiến dịch kinh doanh.

6. Kết luận

Như vậy Unica đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin về lập kế hoạch truyền thông marketing cũng như 7 bước thực hiện lên một kế hoạch mẫu. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn. Bạn đọc quan tâm đến các cách lên kế hoạch truyền thông hoặc kiến thức lên chiến lược kinh doanh hãy nhanh tay theo dõi những khoá học marketing tại website Unica.vn của chúng tôi để tích luỹ cho mình vốn kiến thức rộng lớn tại chủ đề marketing bạn nhé.

Xin cảm ơn và chúc bạn thành công!