Biên bản cuộc họp là gì? Cách ghi và lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin và quyết định của một tổ chức. Nó không chỉ là một công cụ ghi chép mà còn là tài liệu quan trọng giúp theo dõi và minh bạch mọi thông tin được thảo luận trong cuộc họp. Trong bối cảnh này, chúng ta cần hiểu rõ biên bản cuộc họp là gì, cách ghi nó một cách chi tiết và chính xác, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện công tác viết biên bản. Hãy cùng Unica khám phá chi tiết về tài liệu quan trọng này và tầm quan trọng của nó trong việc duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý thông tin tổ chức.

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là gì? Biên bản cuộc họp là một văn bản chính thức ghi lại các thông tin quan trọng và quyết định được đưa ra trong một cuộc họp. Nó thường được tạo ra nhằm lưu giữ thông tin, tóm tắt nội dung cuộc họp, đưa ra hướng dẫn chi tiết về những điều đã thảo luận và quyết định.

Biên bản cuộc họp là một văn bản chính thức ghi lại các thông tin quan trọng và quyết định được đưa ra trong một cuộc họp

Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?

Biên bản cuộc họp có nhiều vai trò quan trọng như:

- Là bằng chứng về sự diễn ra của cuộc họp, những người tham gia, thời gian, địa điểm và nội dung của cuộc họp.

- Là công cụ giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan, giúp truyền đạt thông tin, ý kiến, đề xuất, quyết định và hành động một cách rõ ràng và chính xác.

- Là cơ sở để đánh giá, kiểm tra và theo dõi hiệu quả và tiến độ của các hoạt động sau cuộc họp như thực hiện các hành động đã giao, chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo, giải quyết các vấn đề phát sinh, cải tiến quy trình làm việc,...

- Là tài liệu lưu trữ và tham khảo cho các cuộc họp sau này, giúp nắm bắt được lịch sử, tiền lệ và bối cảnh của các vấn đề liên quan đến cuộc họp.

Vai trò quan trọng của biên bản cuộc họp

Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Sau khi đã biết biên bản cuộc họp là gì, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc về cách viết loại biên bản này. Để viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất, bạn cần chú ý đến các bước sau:

1. Dự thảo đề cương biên bản cuộc họp

Trước khi tham gia cuộc họp, bạn nên dự thảo một đề cương biên bản cuộc họp, bao gồm các mục cơ bản như:

- Tiêu đề: Ghi rõ tên cuộc họp, mục đích, chủ đề và số thứ tự (nếu có).

- Thông tin chung: Ghi rõ ngày, giờ, địa điểm, thời lượng, người chủ trì, người thư ký và danh sách người tham gia cuộc họp.

- Nội dung: Ghi rõ các nội dung chính được thảo luận, bao gồm các mục như tổng quan, tình hình, vấn đề, giải pháp, quyết định, hành động, kế hoạch, phân công,...

- Kết luận: Ghi rõ kết quả, kết quả đạt được, những điểm cần lưu ý và những việc cần làm tiếp theo sau cuộc họp.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu đề cương biên bản cuộc họp trên mạng hoặc tùy biến theo nhu cầu của cuộc họp.

Dự thảo một đề cương biên bản cuộc họp

2. Phương pháp ghi biên bản cuộc họp

Trong quá trình cuộc họp, bạn cần ghi biên bản cuộc họp một cách kỹ lưỡng và chính xác, dựa trên đề cương đã dự thảo. Bạn có thể áp dụng một số phương pháp ghi biên bản cuộc họp như:

- Ghi chép tay: Là phương pháp truyền thống và đơn giản nhất, chỉ cần sử dụng giấy và bút để ghi lại những nội dung quan trọng trong cuộc họp. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gặp khó khăn khi ghi chép nhanh, rõ ràng và đầy đủ, đồng thời cần phải chuyển sang định dạng điện tử sau đó.

- Ghi chép trên các thiết bị hiện đại: Là phương pháp hiện đại và tiện lợi hơn, sử dụng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng để ghi lại những nội dung quan trọng trong cuộc họp. Phương pháp này giúp ghi chép nhanh, rõ ràng và đầy đủ hơn, đồng thời có thể lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể gặp phải một số rủi ro như mất điện, mất kết nối, mất dữ liệu,...

- Ghi âm: Là phương pháp hỗ trợ và bổ sung cho hai phương pháp trên, sử dụng thiết bị ghi âm hoặc ứng dụng ghi âm để ghi lại toàn bộ cuộc họp. Phương pháp này giúp ghi lại những nội dung chi tiết, sắc thái và ngữ cảnh của cuộc họp, đồng thời có thể phát lại, xem lại và kiểm tra lại khi cần. Mặc dù vậy, phương pháp này cũng cần phải xin phép người tham gia cuộc họp trước, đồng thời cần phải chuyển sang văn bản sau đó.

Phương pháp ghi biên bản cuộc họp

3. Mẫu biên bản một số cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn cần hoàn thiện biên bản cuộc họp dựa trên những ghi chép đã có, đồng thời tham khảo một số mẫu biên bản cuộc họp để định dạng và trình bày biên bản một cách chuyên nghiệp và chuẩn nhất. Bạn có thể tìm kiếm một số mẫu biên bản cuộc họp trên mạng hoặc tùy biến theo nhu cầu của cuộc họp.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu biên bản cuộc họp:

Mẫu biên bản 1

Mẫu biên bản 2

Mẫu biên bản 3

Một số lưu ý trong quá trình ghi biên bản cuộc họp

Để ghi biên bản cuộc họp một cách hiệu quả và chính xác, bạn cần chú ý đến một số điểm sau:

1. Nghiên cứu trước nội dung cuộc họp

Trước khi tham gia cuộc họp, bạn nên nghiên cứu kỹ về nội dung cuộc họp, bao gồm mục đích, chủ đề, nội dung chính, người tham gia, vị trí và vai trò của mình trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể chuẩn bị tốt hơn, hiểu rõ hơn và ghi chép dễ dàng hơn trong cuộc họp.

2. Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp

Bạn nên ghi nhớ tên, chức vụ và đơn vị của những người tham gia cuộc họp, đặc biệt là những người có vai trò quan trọng như người chủ trì, người phát biểu, người đưa ra quyết định, người phụ trách hành động,... Điều này giúp bạn có thể ghi chép chính xác và tránh nhầm lẫn trong biên bản cuộc họp.

Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp

3. Ghi chép hành động thật rõ ràng, độc lập

Hãy ghi chép rõ ràng những hành động được giao, thực hiện hoặc kết thúc trong cuộc họp, bao gồm ai là người phụ trách, làm gì, khi nào, ở đâu, với ai và như thế nào. 

Bạn cũng nên ghi chép độc lập, tức là không phụ thuộc vào ý kiến, cảm xúc hoặc lợi ích của bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép khách quan và trung thực trong biên bản cuộc họp.

4. Ghi nhớ nội dung cơ bản

Trong cuộc họp, bạn nên ghi nhớ những nội dung cơ bản được thảo luận, bao những điểm chính, những ý kiến, những đề xuất, những quyết định và những kết quả của cuộc họp. Bạn không cần ghi chép chi tiết những nội dung phụ, những lặp lại, những tranh luận hoặc những thông tin không liên quan đến cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép tập trung và ngắn gọn trong biên bản cuộc họp.

Ghi nhớ nội dung cơ bản

5. Đảm bảo tính trung lập

Bạn cần đảm bảo tính trung lập trong cách ghi chép, tức là không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, quan điểm, thái độ hoặc lợi ích của bản thân hoặc bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Bạn cũng nên tránh sử dụng những từ ngữ mang tính chất đánh giá, phê bình, chê bai, ca ngợi hoặc xúc phạm đối với bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép khách quan và công bằng trong biên bản cuộc họp.

6. Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn nên hoàn thiện biên bản cuộc họp sớm nhất có thể, tốt nhất là trong vòng 24 giờ. Bạn nên kiểm tra lại những ghi chép đã có, bổ sung những thông tin còn thiếu, sửa chữa những sai sót, định dạng và trình bày biên bản một cách chuyên nghiệp và chuẩn nhất. Điều này giúp bạn có thể ghi nhớ tốt hơn, tránh quên mất hoặc nhầm lẫn những nội dung quan trọng trong biên bản cuộc họp.

Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

7. Rà soát lại thật kỹ trước khi trình ký

Trước khi trình ký và phát hành biên bản cuộc họp, bạn nên rà soát lại thật kỹ biên bản, đảm bảo rằng biên bản đã ghi lại đầy đủ, chính xác, rõ ràng và trung thực những nội dung của cuộc họp. Bạn cũng nên xin ý kiến của người chủ trì, người thư ký hoặc một số người tham gia cuộc họp để kiểm tra và phản hồi về biên bản. Điều này giúp bạn có thể cải thiện và hoàn thiện biên bản cuộc họp.

Kết luận

Từ phần thông tin bên trên, chắc hẳn bạn đã hiểu biên bản cuộc họp là gì. Đây là một tài liệu quan trọng, ghi lại những nội dung và kết quả của một cuộc họp. Để viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất, bạn cần chú ý đến các bước như dự thảo đề cương biên bản cuộc họp, phương pháp ghi biên bản cuộc họp, mẫu biên bản một số cuộc họp. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ có một biên bản cuộc họp chất lượng và hiệu quả.