Tái cơ cấu là gì? Quy trình tái cơ cấu doanh nghiệp hiệu quả

Doanh nghiệp nếu đang gặp khó khăn với sự biến đổi nhanh chóng của thị trường thì cần phải tái cơ cấu. Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp thích ứng với những biến động của thị trường, vượt qua khủng hoảng trong kinh doanh. Đồng thời giúp cải thiện hiệu suất và giảm thiểu chi phí vận hành. Để hiểu cụ thể tái cơ cấu là gì? Quy trình tái cơ cấu doanh nghiệp hiệu quả như thế nào? Mời bạn đọc tham khảo nội dung chia sẻ trong bài viết sau nhé.

Tái cơ cấu là gì?

Tái cơ cấu (hay tái cấu trúc) là quá trình thay đổi cơ cấu tổ chức, hoạt động, hoặc tài chính của doanh nghiệp nhằm cải thiện hiệu quả và năng lực cạnh tranh. Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp tạo ra một trạng thái hoạt động tốt hơn, từ đó dễ dàng và nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Quá trình tái cơ cấu thường được thực hiện khi doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, thay đổi môi trường kinh doanh hoặc khi cần tối ưu hóa hoạt động để đạt được mục tiêu dài hạn. Tái cơ cấu có thể triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm việc thay đổi mô hình kinh doanh, tái cơ cấu các bộ phận, hoặc điều chỉnh chiến lược phát triển để thích ứng với những thách thức và cơ hội mới trên thị trường.

Tái cơ cấu là gì?

• Ví dụ về tái cơ cấu:

Giả sử công ty A đang gặp vấn đề với bộ phận kinh doanh, trong khi các bộ phận khác vẫn hoạt động bình thường. Để cải thiện tình hình, công ty quyết định tiến hành tái cơ cấu bộ phận kinh doanh. Việc này bao gồm việc xem xét lại quy trình tư vấn, cải thiện kỹ năng giao tiếp, kiến thức chuyên môn và hiệu suất làm việc của nhân viên trong bộ phận, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Mục tiêu của tái cơ cấu là tạo ra các hoạt động hiệu quả hơn. Đồng thời vẫn giữ vững tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng cạnh tranh, mở rộng thị phần và nâng cao doanh thu, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.

Lợi ích của việc tái cơ cấu doanh nghiệp

Tái cơ cấu doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Việc tái cơ cấu giúp tăng cường hiệu suất và năng suất của các bộ phận trong doanh nghiệp, giảm chi phí vận hành và tối đa hóa lợi nhuận.

• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Tái cơ cấu cho phép doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược và cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với các thay đổi trong thị trường, từ đó giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn với yêu cầu của khách hàng và đối thủ.

• Tối ưu hóa tài chính: Thông qua tái cơ cấu, doanh nghiệp có thể cải thiện tình hình tài chính, bao gồm việc giảm nợ, tăng cường vốn và nâng cao dòng tiền, giúp ổn định tài chính lâu dài.

• Phát triển và mở rộng: Táicơ cấu tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, đặc biệt là khi các yếu tố như cơ cấu tổ chức, nguồn lực và chiến lược được tối ưu hóa.

Tuy nhiên, việc tái cơ cấu doanh nghiệp không phải là một quá trình dễ dàng. Nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cam kết từ các cấp lãnh đạo cùng nhân viên, để đảm bảo rằng các mục tiêu dài hạn có thể đạt được một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích của việc tái cơ cấu doanh nghiệp

Khi nào cần tái cơ cấu doanh nghiệp?

Doanh nghiệp cần cân nhắc tái cơ cấu khi đối mặt với những thay đổi lớn trong nội bộ hoặc môi trường kinh doanh bên ngoài. Cụ thể:

• Hiệu quả hoạt động giảm sút: Khi doanh thu sụt giảm, lợi nhuận thấp hoặc chi phí vận hành vượt mức kiểm soát.

• Áp lực cạnh tranh tăng cao: Thị trường biến động, đối thủ càng ngày càng mạnh lên buộc doanh nghiệp phải thích ứng để tồn tại.

• Chuyển hướng chiến lược: Khi doanh nghiệp mở rộng lĩnh vực, thay đổi sản phẩm/dịch vụ, hoặc nhắm tới nhóm khách hàng mới.

• Tăng trưởng quá nhanh: Cơ cấu cũ không còn phù hợp khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý và vận hành.

• Khủng hoảng tài chính: Mất cân đối dòng tiền, gánh nặng nợ hoặc rủi ro phá sản đòi hỏi sự tái cấu trúc để ổn định lại tài chính.

Tái cơ cấu trong những thời điểm này là cần thiết để doanh nghiệp làm mới mô hình, tối ưu nguồn lực và củng cố nền tảng giúp phát triển bền vững, không bị bỏ lại ở phía sau.

6 Bước trong quy trình tái cơ cấu doanh nghiệp hiệu quả

Tái cơ cấu doanh nghiệp không phải là một việc đơn giản, nó đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng và dành nhiều thời gian. Dưới đây là từng bước giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệu quả, tham khảo ngay nhé.

Bước 1: Xác định thực trạng doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào việc tái cơ cấu doanh nghiệp việc đầu tiên cần làm đó là xác định thực trạng doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang gặp phải những lỗ hỏng gì trong cơ cấu hoạt động, bộ phận nào đang hoạt động kém?

Tùy từng doanh nghiệp sẽ có quy định về phạm vi cũng như lĩnh vực  tái cơ cấu. Việc xác định rõ thực trạng những vấn đề đang tồn đọng giúp doanh nghiệp biết nên tái cơ cấu ở đâu? Tái cấu trúc toàn diện hay một phần? 

Bước 2: Xác định mua tiêu tái cơ cấu

Sau khi đã xác định được căn nguyên của việc tái cơ cấu, tiếp theo doanh nghiệp cần xác định mục tiêu tái cơ cấu. Và để xác định được điều này, doanh nghiệp phải trả lời được câu hỏi: “Tái cơ cấu để làm gì? Tái cơ cấu nhằm đạt điều gì? Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu như cắt giảm chi phí, tối ưu nhân sự, nâng cao năng suất hay chuyển đổi mô hình kinh doanh,...  Từ đó, đưa ra được phương án tái cơ cấu hiệu quả, mang tính khả thi cao nhất.

Quy trình tái cơ cấu doanh nghiệp hiệu quả

Bước 3: Lên kế hoạch

Từng giai đoạn trong kế hoạch tái cơ cấu cần được xây dựng rõ ràng, tuần tự và có tính khả thi cao. Bởi quy trình tái cơ cấu có sự liên kết mật thiết với nhau, từng giai đoạn đều có thể ảnh hưởng đến kết quả. Vì vậy, việc triển khai kế hoạch chi tiết đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Trường hợp quá trình tái cơ cấu quá phức tạp và  doanh nghiệp không triển khai được kế hoạch thì cách hiệu quả nhất đó là doanh nghiệp nên mời chuyên gia tư vấn để đảm bảo hiệu quả triển khai.

Bước 4: Thiết lập phương thức tiếp cận

Bước quan trọng tiếp theo cần phải thực hiện đó là thiết lập phương thức tiếp cận để đạt được mục đích tái cơ cấu. Có rất nhiều phương thức tiếp cận để bạn có thể lựa chọn như: tái cơ cấu hỗn hợp, liên doanh, hợp tác chiến lược, chuyển giao công nghệ, sátlic nhập,...

Bên cạnh việc lựa chọn phương thức tiếp cận, doanh nghiệp cũng phải đưa ra được giải pháp chiến lược, chiến thuật và kế hoạch thực hiện theo hình thức cuốn chiếu. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và chi tiết hơn về cách triển khai quá trình tái cơ cấu.

Bước 5: Triển khai kế hoạch

Sau khi đã lập kế hoạch và thiết lập phương thức tiếp cận, tiếp theo đến công đoạn triển khai kế hoạch. Doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện từng giai đoạn một, tránh tình trạng thực hiện vội vàng, hấp tấp dẫn đến hiệu suất không cao. Sau khi hoàn thành các bước triển khai kế hoạch, doanh nghiệp cần đánh giá, kiểm tra chi tiết để xem kế hoạch này có phù hợp không. Nếu chưa phù hợp thì tìm ra những điểm cần cải thiện để điều chỉnh trong kế hoạch.

Bước 6: Vận hành hệ thống và đánh giá định kỳ

Sau tái cơ cấu, doanh nghiệp cần đo lường và theo dõi định kỳ, nhằm xác định liệu hệ thống hiệu quả. Việc đánh giá định kỳ đồng thời cũng sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, bền vững.

Phương pháp tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thành công

Tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thường được thực hiện theo hai phương pháp chính: theo chiến lược và theo chuỗi giá trị. Cả hai đều nhằm mục tiêu đồng bộ hóa cơ cấu tổ chức với định hướng dài hạn, tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao giá trị toàn diện cho doanh nghiệp. Để hiểu cụ thể 2 phương pháp tái cơ cấu là gì, bạn hãy theo dõi nội dung dưới đây nhé.

Phương pháp tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thành công

Tái cơ cấu theo chiến lược

Phương pháp này tập trung điều chỉnh cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược đã đề ra. Doanh nghiệp sẽ rà soát toàn bộ bộ máy để đảm bảo rằng từng bộ phận, từng chức năng đều hỗ trợ trực tiếp cho kế hoạch phát triển lâu dài.

Các bước triển khai gồm:

• Xác định chiến lược kinh doanh: Rõ ràng về định hướng như mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm, tối ưu vận hành,...

• Đánh giá cơ cấu hiện tại: Xác định điểm không phù hợp giữa tổ chức hiện tại và yêu cầu của chiến lược.

• Xây dựng cơ cấu mới: Tái tổ chức lại bộ máy, sáp nhập/phân tách phòng ban hoặc thành lập các đơn vị chuyên biệt để đáp ứng mục tiêu chiến lược.

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Điều phối tài chính, nhân sự và công nghệ một cách hợp lý để hỗ trợ quá trình chuyển đổi.

Ưu điểm của phương pháp tái cơ cấu này đó là: đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược dài hạn; tăng cường hiệu suất thực hiện chiến lược. Đồng thời, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi của thị trường và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Tái cơ cấu theo chuỗi giá trị

Phương pháp này tập trung vào việc tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động tạo ra giá trị, từ nghiên cứu sản phẩm, sản xuất, đến tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu là giảm lãng phí, nâng cao chất lượng, đồng thời mang lại giá trị tối đa cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Các bước triển khai gồm:

• Phân tích chuỗi giá trị hiện tại: Đánh giá hiệu quả từng khâu trong chuỗi hoạt động – từ R&D, sản xuất, logistic đến dịch vụ khách hàng – để nhận diện điểm yếu cần cải thiện.

• Tái cơ cấu hoạt động: Cắt bỏ hoặc cải tiến những khâu không hiệu quả, tập trung nguồn lực cho các hoạt động mang lại giá trị cao nhất.

• Ứng dụng công nghệ: Tăng cường sử dụng phần mềm, tự động hóa và các công cụ số để kiểm soát chất lượng, vận hành và chăm sóc khách hàng tốt hơn.

• Tối ưu hợp tác nội bộ và bên ngoài: Nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận cũng như với nhà cung cấp, đối tác để tạo ra một chuỗi giá trị thông suốt, hiệu quả.

Ưu điểm của phương pháp tái cơ cấu này đó là:

• Cạnh tranh tốt hơn nhờ sản phẩm/dịch vụ chất lượng hơn hoặc chi phí thấp hơn.

• Tăng hiệu suất, giảm lãng phí và vận hành linh hoạt hơn.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó gia tăng doanh thu và mức độ trung thành.

Tái cơ cấu theo chuỗi giá trị thành công

Quan hệ giữa chuyển đổi số và tái cơ cấu doanh nghiệp

Chuyển đổi số và tái cơ cấu doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ và thường song hành với nhau trong quá trình đổi mới doanh nghiệp. Cả hai cùng hướng đến mục tiêu chung: nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu nguồn lực và tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Chuyển đổi số là một phần trong quá trình tái cơ cấu

Nói chuyển đổi số là một phần quan trọng của quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp vì:

• Cải tiến công nghệ và quy trình: Tái cơ cấu thường bao gồm việc hiện đại hóa hệ thống và quy trình làm việc. Chuyển đổi số giúp số hóa quy trình, tự động hóa tác vụ và cải thiện hiệu suất tổng thể.

• Tái cơ cấu công nghệ: Doanh nghiệp có thể thay thế các hệ thống lỗi thời bằng giải pháp số mới để phù hợp với chiến lược tái cơ cấu, giúp linh hoạt và thích nghi tốt hơn với môi trường kinh doanh.

Chuyển đổi số hỗ trợ tái cơ cấu hiệu quả hơn

Càng ngày công nghệ càng phát triển, để không bị lùi lại phía sau, doanh nghiệp bắt buộc phải tái cơ cấu song song với quá trình chuyển đổi số. Chuyển đổi số hỗ trợ tái cơ cấu hiệu quả hơn vì:

• Tăng hiệu suất và giảm chi phí: Công nghệ số giúp tinh gọn hoạt động, giảm thiểu lãng phí và tăng khả năng quản lý.

• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Dữ liệu và công cụ số cho phép ra quyết định nhanh chóng, chính xác và sát với nhu cầu thị trường.

Tái cơ cấu tạo nền tảng thuận lợi cho chuyển đổi số

Doanh nghiệp muốn ứng dụng chuyển đổi số thành công phải tái cơ cấu lại hoàn toàn. Tái cơ cấu tạo nền tảng để chuyển đổi số diễn ra thuận lợi.

• Tổ chức lại bộ máy: Quá trình tái cơ cấu thường đi kèm việc thành lập các bộ phận chuyên trách về công nghệ, chuyển đổi số, hoặc điều chỉnh lại vai trò và quy trình để tích hợp công nghệ tốt hơn.

• Xác định rõ mục tiêu số hóa: Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại chiến lược, từ đó thiết lập định hướng và lộ trình chuyển đổi số phù hợp.

Chuyển đổi số là một phần trong quá trình tái cơ cấu

Chuyển đổi số giúp quản lý và giám sát quá trình tái cơ cấu

Trong quá trình tái cơ cấu, việc quản lý hiệu quả và đảm bảo tiến độ là yếu tố then chốt. Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp giám sát và điều phối toàn bộ quy trình:

• Theo dõi tiến độ chính xác: Các nền tảng công nghệ số như phần mềm quản lý dự án, hệ thống phân tích dữ liệu và dashboard KPI giúp doanh nghiệp nắm bắt tiến độ tái cơ cấu theo thời gian thực, từ đó kịp thời điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

• Tăng cường giao tiếp và cộng tác: Chuyển đổi số cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban thông qua các công cụ cộng tác như email nội bộ, phần mềm giao việc, họp trực tuyến,… đảm bảo mọi bộ phận đều cập nhật và đồng thuận với định hướng thay đổi.

Chuyển đổi số và tái cơ cấu cần có chiến lược đồng bộ

Để tối ưu hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược tổng thể, trong đó chuyển đổi số và tái cơ cấu tổ chức không hoạt động riêng lẻ, mà cần được hoạch định và triển khai một cách đồng bộ:

• Xác lập mục tiêu chung: Từ việc định hình chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của cả hai quá trình – chuyển đổi số và tái cơ cấu – để đảm bảo chúng hỗ trợ lẫn nhau.

• Thiết lập lộ trình cụ thể: Lập kế hoạch triển khai với các bước rõ ràng, ưu tiên nguồn lực hợp lý và thống nhất trong tổ chức để giảm thiểu xung đột và tăng tính hiệu quả.

Ví dụ về các doanh nghiệp đã thực hiện tái cơ cấu thành công

Nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới và tại Việt Nam đã áp dụng chiến lược tái cơ cấu một cách hiệu quả, từ đó không chỉ vượt qua khủng hoảng mà còn tăng trưởng bền vững và nâng cao vị thế trên thị trường. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu:

Apple – Tái cơ cấu chiến lược và sản phẩm

Vào cuối những năm 1990, Apple đứng bên bờ vực phá sản do chiến lược sản phẩm rời rạc và quản trị kém hiệu quả. Sau khi Steve Jobs trở lại, Apple tiến hành tái cơ cấu toàn diện:

• Rút gọn dòng sản phẩm, tập trung vào các sản phẩm chủ lực như iMac, iPod.

• Tái cơ cấu bộ máy quản lý theo hướng tinh gọn, linh hoạt.

• Kết hợp với chuyển đổi số để tích hợp công nghệ mới, từ đó ra mắt các siêu phẩm như iPhone, iPad.

Kết quả: Apple từ một công ty khủng hoảng trở thành thương hiệu công nghệ hàng đầu thế giới với giá trị vốn hóa vượt nghìn tỷ USD.

Apple – Tái cơ cấu chiến lược và sản phẩm thành công

Ford Motor – Tái cấu trúc tài chính và sản xuất

Năm 2006, trước bối cảnh ngành ô tô suy thoái, Ford thực hiện chương trình tái cơ cấu toàn diện mang tên “The Way Forward”:

• Cắt giảm chi phí sản xuất, đóng cửa các nhà máy kém hiệu quả.

• Tái cơ cấu tài chính, bán bớt tài sản không cốt lõi.

• Tập trung vào phát triển các dòng xe chất lượng, tiết kiệm nhiên liệu.

Kết quả: Ford là hãng xe duy nhất trong “Big Three” của Mỹ không phải xin cứu trợ trong khủng hoảng tài chính 2008 và phục hồi mạnh mẽ sau đó.

Thế Giới Di Động – Tái cơ cấu mô hình và chiến lược kinh doanh

Tại Việt Nam, Thế giới di động là ví dụ tiêu biểu cho quá trình tái cơ cấu thành công:

• Ban đầu chỉ bán điện thoại, sau đó mở rộng chuỗi Điện Máy Xanh và Bách Hóa Xanh.

• Tái cơ cấu mô hình kinh doanh từ bán lẻ truyền thống sang mô hình đa kênh (omnichannel).

• Áp dụng chuyển đổi số mạnh mẽ trong quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng và dịch vụ khách hàng.

Kết quả: Doanh nghiệp liên tục tăng trưởng, mở rộng quy mô và giữ vững vị trí dẫn đầu trong lĩnh vực bán lẻ công nghệ tại Việt Nam.

Kết luận

Tái cơ cấu không đơn thuần chỉ là việc thay đổi cấu trúc tổ chức, mà là một quá trình chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả, tối ưu nguồn lực và thích ứng với sự biến động không ngừng của thị trường. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc hiểu rõ tái cơ cấu là gì và chủ động triển khai sớm sẽ là lợi thế lớn để doanh nghiệp giữ vững vị thế và hướng đến sự phát triển bền vững.