Cách tìm kiếm trong excel đơn giản dành cho người mới bắt đầu

Excel là một phần mềm quản lý dữ liệu phổ biến và hữu ích, cho phép bạn thực hiện nhiều tính toán và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, để sử dụng Excel hiệu quả, bạn cần biết cách tìm kiếm trong excel. Mời bạn đọc cùng xem thông tin chi tiết trong chuỗi bài học Excel dưới đây.

Tìm kiếm trong excel bằng Filter

Để có thể thực hiện cách tìm tên trong excel nhanh chóng và dễ dàng, bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Bôi đen cột  "Họ và tên" bằng cách nhấn chuột trái cột B. Trên thanh công cụ, bạn chọn thẻ "Data", trong mục "Sort & Filter" bạn chọn biểu tượng "Filter". 

Chọn biểu tượng Filter 

- Bước 2: Sau khi nhấn vào Filter, cột B sẽ xuất hiện mũi tên thả xuống như hình dưới đây. Bạn cần nhấn vào đây để tìm kiếm.

Nhấn vào mũi tên thả xuống

- Bước 3: Trong thanh cuộc của Filter, bạn cần nhập tên đối tượng mình muốn tìm kiếm vào mục "Search". Ở ví dụ, chúng tôi sẽ nhập tên "Dũng", sau đó nhấn OK.

 

Nhập tên muốn tìm kiếm vào ô tìm kiếm

Sau thao tác này, các cột có tên Dũng sẽ được trả về như hình dưới đây:

Tìm kiếm bằng Filter (4)

Sử dụng hàm Search tìm kiếm trong Excel

Để tìm kiếm một vị trí hay để xác định một thông tin chuỗi văn bản hay ký tự nào đó ngoài cách tìm dữ liệu trong Excel bằng chức năng Find, sử dụng hàm Search, diễn tả chức năng đúng như cái tên của hàm, hàm này sẽ thực hiện việc tìm kiếm chuẩn xác từ vị trí của mỗi ký tự khác nhau.

Công thức của hàm Search:

=SEARCH (find text, within text, start num).

Đến với ví dụ để hiểu rõ hơn về hàm, thực hiện việc tìm kiếm vị trí của chữ cái F trong ô EF1 ở cột mã sản phẩm.

- Đặt một ô để định dạng vị trí của chữ F và số 1 cho vị trí bắt đầu thứ tự tìm kiếm.

- Chọn một ô bất kỳ để hiển thị kết quả và nhập công thức hàm Search:

- Trong ví dụ này đặt công thức vào ô A10:

=SEARCH(A9;A6),

chúng ta không cần nhập start num cũng được bởi hệ thống cũng đã cố định ngay từ đầu.

Sử dụng hàm Search tìm kiếm trong Excel

- Enter và cho ra kết quả vị trí của chữ F trong mã EF1 ở vị trí thứ 2. 

- Một chú ý nho nhỏ nhưng rất quan trọng, người dùng hàm cần chú ý và tính cả vị trí của dấu cách, dấu cách cũng được nằm vào một vị thứ tự nhất định. 

Việc sử dụng các hàm tìm kiếm giá trị trong excel, cụ thể ở đây là hàm Search là cách tìm kiếm trong Excel khiến cho công việc đã trở nên dễ dàng hơn, có thể tìm kiếm thứ tự vị trí của một ký tự không hay dùng nhưng khi phải tìm thì không thể không sử dụng đến hàm này. 

Sử dụng công cụ Find

Công thức hàm Find trong Excel là một trong những công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và phổ biến nhất của. Với công cụ này, bạn có thể tìm kiếm hàng loạt trên một sheet, tìm kiếm trên nhiều sheet cùng một lúc, tìm kiếm các ô với định dạng cụ thể và tìm kiếm ô công thức.

1. Hướng dẫn tìm kiếm hàng loạt trong 1 sheet của trong Excel

Cho bảng số liệu sau:

Yêu cầu: Tìm tất cả sản phẩm kem đánh răng trong bảng trên bằng công cụ Find

Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ, trong Tab Home, bạn tìm và nhấn chọn mục Find & Select

Chọn mục Find & Select

- Bước 2: Chọn thẻ Find như hình dưới đây hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F để mở công cụ Find.

- Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace xuất hiện, bạn nhập tên sản phẩm cần tìm vào ô Find What. Ở đây tôi sẽ nhập cụm từ “Kem đánh răng”.

Nhập từ khóa cần tìm

- Bước 4: Ở mục Within bạn chọn Sheet. Sau đó, nhấn Find All, toàn bộ dữ liệu về “Kem đánh răng” trong sheet 1 sẽ được trả về như hình dưới đây:

2. Tìm kiếm trên nhiều Sheet cùng lúc 

Cho bảng số liệu sau:

Yêu cầu: Tìm tất cả sản phẩm ở tình trạng Còn hàng

Cách làm:

- Bước 1: Nhấn phím tắt Ctrl+F để mở công cụ Find.

Mở công cụ Find

- Bước 2: Khi hộp thoại Find and Replace xuất hiện, bạn nhập tên sản phẩm cần tìm vào ô Find What. Ở đây tôi sẽ nhập cụm từ “Còn hàng”.

- Bước 3: Ở mục Within bạn chọn Workbook.

Within bạn chọn Workbook

- Bước 4: Nhấn Find All, toàn bộ dữ liệu về “Còn hàng” trong 3 sheet  sẽ được trả về như hình dưới đây:

3. Tìm các ô với định dạng cụ thể 

Cho bảng số liệu sau:

Yêu cầu: Tìm tất cả sản phẩm Kem đánh răng được tô màu vàng như ô B4

Các bước thực hiện:

 Bước 1: Trên thanh công cụ, trong Tab Home, bạn tìm và nhấn chọn mục Find & Select.

Chọn mục Find & Select

- Bước 2: Chọn thẻ Find như hình dưới đây hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F để mở công cụ Find.

- Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace xuất hiện, bạn nhấn vào nút lệnh Format… > Chọn Choose Format From Cell.

Chọn Choose Format From Cell

- Bước 4: Khi biểu tượng cây bút xuất hiện, bạn đưa con trỏ chuột vào ô B4.

- Bước 5: Ở mục Within bạn chọn Sheet nếu bạn muốn tìm dữ liệu ở Sheet đang làm việc, chọn Workbook nếu bạn muốn tìm dữ liệu ở cả 3 Sheet. 

Chỉnh mục Within

- Bước 6: Nhấn Find All, toàn bộ dữ liệu về “Kem đánh răng” được tô màu vàng sẽ được trả về như hình dưới đây:

4. Tìm ô có công thức

Để dùng công cụ Find tìm kiếm ô có công thức, bạn sẽ cần thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Trên thanh công cụ, trong Tab Home, bạn tìm và nhấn chọn mục Find & Select

- Bước 2: Chọn mục Go to special.

Chọn Go to special

- Bước 3: Khi hộp thoại Go to special xuất hiện, bạn chọn mục Formulas. Ở mục Formulas, bạn đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức bạn đang tìm và chọn OK.

Chỉnh thông số ở Formulas

Trong đó:

+ Numbers: Tìm công thức chứa giá trị số, kể cả ngày tháng.

+ Text:Tìm kiếm các công thức chứa các giá trị văn bản.

+ Logicals: Tìm ra các công thức chứa giá trị Boolean của TRUE và FALSE.

+ Errors: Tìm các ô với các công thức lỗi như #N/A, #NAM ?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0 !, #NULL!, và #NUM!.

Tìm kiếm trong excel nhanh bằng phím tắt

Excel cung cấp nhiều phím tắt để bạn tìm kiếm nhanh trong các sheet khác nhau. Bạn có thể sử dụng các phím tắt tìm kiếm trong excel sau:

- Ctrl+F: Tìm kiếm trong sheet hiện tại

- Ctrl+H: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới

- Ctrl+G: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới

- Ctrl+Shift+F: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới

- Ctrl+Shift+H: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới

- Ctrl+Shift+G: Tìm kiếm trong sheet hiện tại hoặc sheet mới

Tìm nhanh bằng phím tắt trong Excel

Bạn có thể xem lại các kết quả được lọc ra ở góc trên bên phải của sheet.

>> Xem thêm: Hướng dẫn học VBA excel dễ hiểu cho cả người không biết

Tìm dữ liệu trong một bảng của Excel bằng hàm

Excel cung cấp nhiều hàm để bạn tìm dữ liệu trong một bảng của Excel. Bạn có thể sử dụng các hàm sau:

1. Lệnh tìm kiếm trong excel: LOOKUP() 

Khi sử dụng hàm Lookup, Vector được hiểu là 1 hàng hay 1 cột trong Excel. Muốn tìm dữ liệu trong một bảng của Excel, bạn có thể sử dụng hàm Lookup. Dưới đây sẽ là cú pháp và ví dụ cho bạn tham khảo:

1.1. Cú pháp

LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

Trong đó:

- lookup_value (Bắt buộc): Giá trị mà hàm LOOKUP tìm kiếm trong vector thứ nhất. Lookup_value có thể là số, văn bản, giá trị logic, tên hoặc tham chiếu tới một giá trị.

- lookup_vector (Bắt buộc): Phạm vi chỉ chứa một hàng hoặc một cột. Giá trị trong lookup_vector có thể là văn bản, số hoặc giá trị logic.

- result_vector (Tùy chọn): Phạm vi chỉ chứa một hàng hay một cột. Tham đối result_vector phải có cùng kích cỡ với lookup_vector. Nó phải cùng một kích cỡ.

1.2. Ví dụ 

Cho bảng số liệu sau:

Yêu cầu: Tìm số lượng Cam trong bảng bằng hàm LOOKUP

Cách tìm nhanh trong excel bằng LOOKUP như sau:

- Bước 1: Nhập công thức vào ô C3=LOOKUP(C2;F3:F6;G3:G6)

Nhập công thức vào ô C3

- Bước 2: Nhấn enter, kết quả trả về như hình dưới đây:

2. Cách tìm dữ liệu trong excel bằng VLOOKUP()

Hàm tìm dữ liệu trong excel VLOOKUP có khả năng tìm kiếm được đánh giá là tốt và mạnh hơn hàm Lookup. Hàm VLOOKUP được sử dụng khi cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng.

2.1. Cú pháp

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

- Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.

- Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.

- Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.

- Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

+ Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.

+ Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

2.2. Ví dụ 

Cho bảng số liệu sau:

Yêu cầu: Tìm xếp loại học lực của từng học sinh trong ví dụ trên.

Cách tìm giá trị trong excel bằng hàm VLOOLUP như sau:

- Bước 1: Nhập công thức vào ô E4=VLOOKUP(D4;$B$10:$C$14;2;1)

Nhập công thức

- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả như sau:

- Bước 3: Để con trỏ chuột bên dưới cùng ô E4 và kéo xuống bên dưới để copy công thức sẽ thu được bảng kết quả như sau:

3. Các hàm tìm kiếm dữ liệu trong excel bằng Hlookup

Hàm tìm kiếm excel HLOOKUP được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang (từ trái qua phải) và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc (từ trên xuống dưới) tương ứng.

3.1. Cú pháp

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

- Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.

- Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.

- Row_index_num: Số thứ tự của hàng lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trên xuống dưới.

- Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

+ Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.

+ Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

3.2. Ví dụ 

Cho bảng số liệu sau:

Yêu cầu: Tìm mức phụ cấp cho từng nhân viên trong bảng 1.

Cách tìm giá trị trong bảng excel trong ví dụ như sau:

- Bước 1: Ở ô D4, nhập công thức =HLOOKUP(C4;$B$10:$E$11;2;0)

Nhập công thức

- Bước 2: Nhấn Enter, kết quả thu được như sau:

- Bước 3: Kéo con trỏ chuột xuống phía dưới để copy công thức sẽ thu được kết quả như sau:

>> Xem thêm: Cách tìm giá trị trùng nhau ở 2 cột trong excel

4. Tìm giá trị theo điều kiện trong Excel bằng hàm Index

Hàm tìm kiếm nhanh trong excel Index được thực hiện bằng 2 cú pháp như sau:

- Cú pháp 1: INDEX(Array, Row_Num, [Column_num])

- Cú pháp 2: = INDEX (Reference, Row_Num, [Column_num], [Area_num])

Trong đó: 

- Array: Là mảng hoặc có thể hiểu là vùng dữ liệu

- Row_num: Số lượng dòng được tính từ dòng đầu tiên của Array đến dòng có chứa giá trị cần tìm kiếm.

- Column_num: Số lượng cột được tính từ cột đầu tiên của Array đến cột đang có chứa trị cần tìm kiếm

- Area_num: Chọn 1 vùng dữ liệu để thực hiện tham chiếu tại đó trả về sự giao nhau giữa dòng và cột.

Ví dụ: Cho bảng số liệu sau:

Yêu cầu: Tìm điểm trung bình của bạn Nguyễn Linh An.

Cách tìm kiếm nhanh trong excel bằng hàm INDEX như sau:

- Bước 1: Nhập công thức tìm kiếm ở ô D9=INDEX(C4:D7;3;2)

Nhập công thức tìm kiếm

- Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả như sau:

Kết luận

Tìm kiếm trong excel là một kỹ năng quan trọng để bạn có thể xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và linh hoạt. Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tìm kiếm trong excel đơn giản dành cho người mới bắt đầu, bao gồm:

- Tìm kiếm trong excel bằng Filter

- Sử dụng công cụ Find

- Tìm nhanh trong excel bằng phím tắt

- Hàm tìm kiếm trong excel Search

- Tìm dữ liệu trong một bảng của Excel bằng hàm

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nắm được các khái niệm và cách thức sử dụng các tính năng này. Nếu bạn có thắc mắc hoặc góp ý gì, xin vui lòng để lại bình luận.

Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm: 4 Cách đọc số thành chữ trong Excel đơn giản nhất

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Làm chủ excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao"

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Tham khảo thêm: Trọn bộ khóa học tin học văn phòng chất lượng từ giảng viên hàng đầu giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc 100%

Tags: Excel