Cách tìm và thay thế trong word nhanh chóng bạn nên biết

Bạn có thể dùng word để viết các loại văn bản khác nhau, từ bài luận, báo cáo, đơn xin, đến tiểu luận, luận văn. Trong quá trình soạn thảo, bạn có thể cần tìm và thay thế một số từ hoặc cụm từ trong văn bản để sửa lỗi chính tả, đồng nhất thuật ngữ hay thay đổi nội dung. Word cung cấp cho bạn một công cụ hỗ trợ tìm và thay thế rất tiện lợi và nhanh chóng. Chính vì lý do này, bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách tìm và thay thế trong word và những lợi ích của nó.

Lợi ích của việc tìm và thay thế trong word

Cách thay thế chữ trong word đem lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Một trong số đó là:

1. Tìm tất cả các từ giống nhau một cách nhanh chóng

Bạn có thể dùng cách tìm kiếm từ trong word để tìm ra tất cả các vị trí xuất hiện của một từ hoặc cụm từ trong văn bản chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp bạn kiểm tra được số lần sử dụng của một từ, tránh lặp lại hoặc thiếu sót.

Tìm kiếm và thay thế trong Excel

>> Xem thêm: 2 Đánh dấu tích vào ô vuông trong Word nhanh chóng

2. Đếm số lần xuất hiện của một từ nào đó trong văn bản

Khi bạn thực hiện cách tìm kiếm thay thế trong word, word sẽ hiển thị cho bạn số lần xuất hiện của nó ở góc dưới bên trái màn hình. Điều này giúp bạn biết được tần suất sử dụng của một từ, đánh giá được mức độ quan trọng hoặc phổ biến của nó trong văn bản.

3. Thay thế các từ giống nhau bằng một từ khác chỉ trong 1 lần

Bạn có thể dùng công cụ thay thế của word để thay đổi một từ hoặc cụm từ bằng một từ hoặc cụm từ khác trong toàn bộ văn bản chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo được tính nhất quán và chính xác của văn bản.

Thay thế các từ giống nhau bằng một từ khác chỉ trong 1 lần

Hướng dẫn cách tìm kiếm trong word

Để tìm kiếm một cụm từ trong word, bạn có thể làm theo các bước sau:

- Bước 1: Mở word và chọn văn bản bạn muốn tìm kiếm.

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Tìm kiếm. Hoặc bạn thẻ Home, chọn Find trong hộp Editing.

Mở hộp thoại Tìm kiếm

- Bước 3: Nhập cụm từ bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm ở góc trên bên phải hộp thoại. Ở đây, tôi sẽ nhập từ “excel”.

Nhập từ khóa cần tìm

- Bước 4: Nhấn Enter hoặc nhấp vào nút Tìm tiếp theo để tìm kiếm cụm từ. Word sẽ đánh dấu các vị trí xuất hiện của cụm từ “excel” bằng màu vàng. Bạn có thể nhấp vào các nút Mũi tên lên xuống để di chuyển đến các vị trí khác nhau.

Nhấp vào các nút Mũi tên lên xuống để di chuyển đến các vị trí khác nhau

- Bước 5: Để đóng hộp thoại Tìm kiếm, bạn có thể nhấn Esc hoặc nhấp vào dấu x để đóng ở góc trên bên phải hộp thoại.

Nhấn dấu x để thoát khỏi hộp thoại

Hướng dẫn cách tìm và thay thế trong word

Cách tìm và thay thế trong word vô cùng đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Mở word và chọn văn bản bạn muốn thực hiện cách thay thế từ trong word.

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Thay thế. Hoặc bạn thẻ Home, chọn Replace trong hộp Editing.

Mở hộp thoại thay thế

- Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn thực hiện hai thao tác:

+ Điền từ cần tìm vào ô Find What

+ Điền từ cần thay thế vào ô Replace With

Ở đây, tôi sẽ điền “SPELLNUMBER” vào Find What và điền "hàm SPELLNUMBER" vào Replace With.

Điền ô Find What và Replace With

- Bước 4: Nhấp vào nút Replace để thực hiện lệnh thay thế trong word dành cho từ hoặc cụm từ hiện tại bằng từ hoặc cụm từ mới. Hoặc nhấp vào nút Replace all để thay thế tất cả các từ hoặc cụm từ giống nhau trong văn bản bằng từ hoặc cụm từ mới.

Chọn Replace hoặc Replace all

- Bước 5: Để đóng hộp thoại Find and Replace, bạn có thể nhấn vào dấu x trên hộp thoại hoặc nhấp vào nút Cancel.

Đóng hộp thoại

Cách tìm và thay thế trong word nâng cao

Ngoài cách tìm kiếm và thay thế trong word đơn giản, word còn cho phép bạn tìm và thay thế theo một số tiêu chí nâng cao. Để sử dụng phần nâng cao này, bạn thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Mở word và chọn văn bản bạn muốn tìm và thay thế.

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Thay thế. Hoặc bạn thẻ Home, chọn Replace trong hộp Editing.

Mở hộp thoại thay thế

- Bước 3: Khi hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn thực hiện hai thao tác:

+ Điền từ cần tìm vào ô Find What

+ Điền từ cần thay thế vào ô Replace With

Ở đây, tôi sẽ điền “SPELLNUMBER” vào Find What và điền hàm SPELLNUMBER vào Replace With.

Điền ô Find What và Replace With

- Bước 4: Nhấn chuột vào nút More, bạn sẽ thấy các tùy chọn nâng cao như sau:

+ Search: Bao gồm 3 tuỳ chọn nhỏ gồm:

* All: Thao tác với tất cả các từ trong văn bản.

* Up: Thao tác với các từ phía trên con trỏ văn bản.

* Down: Thao tác với các từ phía dưới con trỏ văn bản.

+ Match case: Kiểm tra khớp từ với việc phân biệt chữ cái viết hoa và thường.

+ Use wildcards: Sử dụng các ký tự đại diện để tìm kiếm. Ví dụ bạn tìm kiếm với các ký tự là “tr*”, kết quả trả về sẽ có thể gồm: trắng, trên, trà, trăng,...

+ Sounds Like: Tìm kiếm các từ có phát âm giống nhau về ngữ âm (chỉ nên sử dụng với các từ tiếng Anh).

+ Find All Word Forms: Tìm kiếm tất cả các dạng từ (các danh, động từ tiếng Anh).

+ Match prefix: Tìm các từ, cụm từ có chung tiền tố.

+ Match suffix: Tìm các từ, cụm từ có chung hậu tố.

+ Ignore punctuation characters: Bỏ qua những ký tự là dấu câu.

+ Ignore white-space characters: Bỏ qua những ký tự là khoảng trắng.

+ Format: Tìm kiếm theo font chữ hoặc những đoạn văn có căn chỉnh và format cụ thể.

Nhấn chuột vào nút More để mở tùy chọn nâng cao

Tùy vào mục đích và nhu cầu cá nhân mà bạn sẽ chọn tùy chọn phù hợp theo gợi ý bên trên của chúng tôi.

Tạm kết

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn cách tìm và thay thế trong word nhanh chóng và hiệu quả. Bạn đã biết được những lợi ích của việc tìm và thay thế trong word, cũng như cách sử dụng các ký tự đại diện và ký tự đặc biệt để tìm kiếm theo mẫu. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình soạn thảo văn bản word. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các khóa học Word của Unica. Tại đây, giảng viên của chúng tôi sẽ đem tới những bài giảng chất lượng và hấp dẫn nhất. 

Chúc các bạn thành công.

>> Xem thêm: 

- Cách dùng chức năng Replace trong Word chi tiết nhất

- Học tin học văn phòng trọn đời từ 199k