Cách dùng chức năng Replace trong Word chi tiết nhất bạn nên biết

Word là một phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến và hữu ích. Trong Word, bạn có thể dùng chức năng Replace để tìm và thay thế các từ, cụm từ, ký tự hoặc biểu tượng trong tài liệu của bạn. Chức năng replace trong word sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi muốn sửa đổi nội dung văn bản. Hãy cùng Unica theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn tính năng thay thế trong Word nhé!

Replace trong Word là gì?

Replace trong Word là một chức năng cho phép bạn tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu và thay thế nó bằng một từ hoặc cụm từ khác. Bạn có thể dùng Replace để sửa lỗi chính tả, đồng nhất cách viết, thay đổi tên hoặc số liệu hoặc đảo vị trí của các từ.

Replace trong Word là một chức năng cho phép bạn tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu và thay thế nó bằng một từ hoặc cụm từ khác

>> Xem thêm: Cách tìm kiếm và thay thế từ, cụm từ trong Word chi tiết nhất

Chức năng Replace trong Word

Chức năng chính của Replace trong Word là để tìm kiếm và thay thế từ. Mỗi chức năng sẽ được thực hiện như sau: 

1. Tìm kiếm từ

- Bước 1: Mở file tài liệu Word của bạn.

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Mở hộp thoại Find and Replace

- Bước 3: Nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm vào ô Find what. Ở đây, tôi sẽ nhập từ IRR.

Nhập từ IRR vào ô Find what

- Bước 4: Nhấn nút Find Next để tìm kiếm từ IRR đầu tiên trong tài liệu. 

Nhấn nút Find Next

2. Thay thế từ

- Bước 1: Mở file tài liệu Word cần thay thay thế từ.

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Mở hộp thoại Find and Replace

- Bước 3: Ở ô Find what, tôi nhập từ IRR. Sau đó, nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế vào ô Replace with. Ở đây, tôi sẽ nhập từ IRR trong Excel.

Nhập từ thay thế cho IRR

- Bước 4: Nhấn nút Replace để thay thế từ IRR hiện tại. Nếu muốn thay thế tất cả các từ trùng khớp, bạn có thể nhấn nút Replace All rồi nhấn OK.

Nhấn OK để thay thế từ

Hướng dẫn cách replace trong word để đảo vị trí từ

Tính năng Replace trong Word các bạn thường biết đến với chức năng thay thế từ để tìm kiếm và thay thế từ trong Word. Ngoài chức năng thay thế trong word mà bạn thường sử dụng thì Replace cón có tính năng đảo vị trí từ trên Word. 

Cách dùng replace trong word để đảo vị trí từ:

- Bước 1: Chọn từ cần bôi đen để thay thế và đảo vị trí của các từ.

Chọn từ để bôi đen

- Bước 2: Mở cửa sổ Find and Replace trong Word bằng cách ấn tổ hợp Ctrl + H. Hoặc bạn chọn vào thẻ Home, chọn Replace trong phần Editing.

Mở cửa sổ Find and Replace trong Word

- Bước 3: Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, trong thẻ Replace các bạn nhấn More để mở rộng tùy chọn.

Nhấn nút More

Bước 4: Trong phần mở rộng, bạn thiết lập một tùy chỉnh như sau:

- Đánh dấu chọn các tùy chọn Use Wildcards.

- Trong ô Find What, các bạn nhập (<*>) (<*>), giữa hai cặp ngoặc cần có phím cách.

- Trong ô Replace With các bạn nhập \2 \1 giữa \2 và \1 là dấu cách.

Chọn Use Wildcards và thiết lập các tùy chọn

- Bước 5: Sau khi thiết lập xong, bạn nhấn vào Replace All để đảo vị trí các từ.

Chọn Replace All

Khi xuất hiện các thông báo, bạn có muốn mở rộng trên toàn văn bản không thì bạn chọn No để từ chối.

Chọn No

Một số câu hỏi thắc mắc khi dùng lệnh replace trong word

Khi dùng chức năng Replace trong Word, bạn có thể gặp một số câu hỏi thắc mắc sau:

1. Có thể Replace các ký tự hoặc biểu tượng đặc biệt trong Word không?

Câu trả lời là CÓ. Bạn có thể dùng các ký tự đại diện (wildcard) hoặc các ký hiệu đặc biệt để tìm và thay thế các ký tự hoặc biểu tượng đặc biệt trong Word. Một số ký tự thường xuyên được sử dụng đó là:

- Dấu ?: Đại diện cho một ký tự ở giữa 2 ký tự. 

- Dấu *: Đại diện cho một nhóm các ký tự ở giữa, kể cả không có ký tự nào.

- Dấu <: Tìm kiếm chuỗi bắt đầu

- Dấu >: Tìm kiếm chuỗi kết thúc

Ví dụ 1: Dùng dấu “?”để tìm các ký tự ở giữa hai chữ h và i.

Cách dùng lệnh thay thế trong word:

- Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace bằng tổ hợp phím Ctrl + H.

- Bước 2: Trong ô Find what, nhập từ khóa “h?i”.

- Bước 3: Nhấn vào nút “Reading Highlight”, Word sẽ trả về kết quả tìm kiếm như hình:

Ví dụ 2: Dùng dấu “*”để tìm các ký tự ở giữa hai chữ t và i.

Cách thay thế từ trong word:

- Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace bằng tổ hợp phím Ctrl + H.

- Bước 2: Trong ô Find what, nhập từ khóa “t*i”.

- Bước 3: Nhấn vào nút “Reading Highlight”, Word sẽ trả về kết quả tìm kiếm như hình:

Ví dụ 3: Dùng dấu “<”để tìm các ký tự ở sau hai chữ h và a.

Cách thay chữ trong word:

- Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace bằng tổ hợp phím Ctrl + H.

- Bước 2: Trong ô Find what, nhập từ khóa “<(ha)”

- Bước 3: Nhấn vào nút “Reading Highlight”, Word sẽ trả về kết quả tìm kiếm như hình:

Ví dụ 4: Dùng dấu “>”để tìm các ký tự ở trước hai chữ ng.

Cách thay thế chữ trong word bằng replace word:

- Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace bằng tổ hợp phím Ctrl + H.

- Bước 2: Trong ô Find what, nhập từ khóa “(ng)>”.

- Bước 3: Nhấn vào nút “Reading Highlight”, Word sẽ trả về kết quả tìm kiếm như hình:

2. Làm thế nào để tìm và thay thế một từ hoặc cụm từ chỉ trong một phần của tài liệu?

Câu trả lời là bạn có thể dùng chức năng Find and Replace trong phạm vi một vùng chọn (selection) của tài liệu. 

Ví dụ: Cho đoạn văn bản sau:

Yêu cầu: Thay thế từ “irr” đầu tiên thành “irr trong excel” bằng nút lệnh Find and Replace.

Cách sử dụng replace trong word để tìm và thay thế một từ trong một phần tài liệu:

- Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace bằng tổ hợp phím Ctrl + H.

Mở hộp thoại Find and Replace

- Bước 2: Nhập vào ô Find what từ “irr”.

Nhập vào ô Find what từ “irr”

- Bước 3: Nhập vào ô Replace with từ “irr trong excel”.

Nhập từ khóa thay thế

- Bước 4: Nhấn nút Find Next để tìm kiếm từ irr đầu tiên.

Nhấn nút Find Next để tìm kiếm từ irr đầu tiên

- Bước 5: Nhấn nút Replace để thay thế từ irr hiện tại. Kết quả Word trả về như sau:

​​​​​​​

Lỗi find and replace trong word

Trong quá trình dùng lệnh find and replace trong word, bạn có thể gặp một số lỗi sau:

- Lỗi không tìm thấy từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm. Nguyên nhân có thể là do bạn nhập sai chính tả hoặc do bạn không chọn đúng chế độ phân biệt hoa thường (Match case) hoặc toàn bộ từ (Find whole words only).

- Lỗi không thay thế được từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Nguyên nhân có thể là do bạn không có quyền chỉnh sửa tài liệu, hoặc do bạn không chọn đúng chế độ bỏ qua các trường hợp đặc biệt (Ignore punctuation characters, Ignore white-space characters).

- Lỗi không áp dụng được định dạng cho từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Nguyên nhân có thể là do bạn không chọn đúng chế độ tìm kiếm theo định dạng (Format) hoặc do bạn không chọn đúng định dạng mong muốn.

Để khắc phục các lỗi trên, bạn cần kiểm tra lại các thông số nhập vào hộp thoại Find and Replace và chọn lại các tùy chọn phù hợp.

Lỗi find and replace trong word

Kết luận

Chức năng Replace trong Word là một công cụ hữu ích để bạn tìm và thay thế các từ, cụm từ, ký tự hoặc biểu tượng trong tài liệu của bạn. Bạn có thể dùng Replace để sửa lỗi chính tả, đồng nhất cách viết, thay đổi tên hoặc số liệu, hoặc đảo vị trí của các từ. Bạn cũng có thể dùng các ký tự đại diện hoặc ký hiệu đặc biệt để tìm và thay thế các ký tự hoặc biểu tượng đặc biệt trong Word. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý một số lỗi có thể xảy ra khi dùng chức năng này, và cách khắc phục chúng. Hy vọng bài viết của tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chức năng Replace trong Word.

Nếu bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm các khóa học tin học văn phòng để hiểu rõ hơn về các thủ thuật, cách sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản chuyên nghiệp trong các khoá học Word giúp  tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao hiệu suất công việc.

Những chứng chỉ tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng cũng như mức lương lên không thể bỏ qua bạn hãy đăng ký và theo dõi thêm các khoá học chứng chỉ tin học IC3 trên Unica.

Chúc các bạn may mắn.

>> Xem thêm: 5 Cách tải file từ google drive về máy tính nhanh nhất