Cách copy công thức Excel mà không gặp lỗi định dạng có thể là một thao tác khó nếu bạn chưa biết cách thực hiện. Việc hiểu rõ các phương pháp đơn giản và hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xử lý dữ liệu, đặc biệt trong công việc yêu cầu thao tác với nhiều công thức phức tạp. Dưới đây là 3 cách sao chép các hàm trong Excel không bị lỗi định dạng, đơn giản và dễ áp dụng ngay!
Lợi ích của cách copy công thức trong excel
Để tránh sai sót trong quá trình sao chép công thức Excel, bạn cần chú ý những điều sau:
-
Kiểm tra kết quả: Khi sao chép hoặc kéo thả công thức, bạn cần đảm bảo công thức gốc đã tính đúng kết quả để không làm ảnh hưởng đến những công thức tiếp theo.
-
Kiểm tra tham chiếu: Đảm bảo các tham chiếu trong công thức đã được đúng định dạng, đúng số liệu đặc biệt khi sao chép hoặc thêm dòng, thêm cột.
-
Sử dụng tham chiếu hỗn hợp/tương đối/tuyệt đối: Trong các trường hợp khác nhau, bạn nên sử dụng các tham chiếu tương đối, tuyệt đối hoặc hỗn hợp để đảm bảo công thức hoạt động đúng cách khi sao chép.
-
Sử dụng công thức điều kiện: Nếu bạn sao chép công thức của hàm IF, thì bạn cần kiểm tra kỹ các điều kiện và kết quả.
-
Kiểm tra vùng sao chép: Bạn hãy đảm bảo rằng mình chọn đúng vùng cần sao chép. Nếu sử dụng Fill Handle thì bạn hãy chắc chắn đã kéo đúng hướng và khoảng cách.
Việc copy công thức trong Excel mang lại nhiều lợi ích cho người dùng
-
Kiểm tra các ký tự đặc biệt: Nếu trong công thức gốc của bạn có các ký tự đặc biệt, thì bạn cần kiểm tra xem chúng đã được đặt tương ứng với tham chiếu chưa.
-
Chú ý đến dữ liệu liên quan: Các ô liên quan đến công thức sao chép cần phải được cập nhật, tính toán đúng cách.
-
Sử dụng tên phạm vi: Đặt tên cho các phạm vi dữ liệu và sử dụng tên thay cho ô tham chiếu để dễ đọc, dễ hiểu hơn,
-
Lưu lại công thức gốc: Trước khi thay đổi hoặc sao chép công thức mới, bạn hãy sao lưu công thức gốc để khôi phục khi cần.
-
Kiểm tra khi thêm dòng/cột/hàng: Khi bạn thêm dòng, thêm cột, bạn cần kiểm tra lại công thức có còn đúng ngữ cảnh không.
-
Sử dụng tính năng kiểm tra lỗi: Excel có cung cấp công cụ kiểm tra lỗi để bạn nhanh chóng xác định và sửa lỗi của công thức.
Cách copy giữ nguyên công thức trong excel
Có nhiều cách để copy công thức trong excel, tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của người dùng. Dưới đây là 3 cách phổ biến và đơn giản nhất:
Cách Copy công thức trong Excel không bị lỗi định dạng
Đây là cách copy công thức trong excel mà không làm thay đổi định dạng của các ô được sao chép. Có 3 cách để làm điều này:
Copy công thức bằng cách kéo cột dọc
Đây là cách copy công thức nhanh nhất và dễ nhất trong excel. Bạn chỉ cần chọn ô chứa công thức, sau đó kéo con trỏ chuột từ góc phải dưới của ô xuống các ô bên dưới mà bạn muốn sao chép. Excel sẽ tự động sao chép công thức và điều chỉnh các tham chiếu theo chiều dọc.
Copy công thức bằng cách kéo cột dọc
Copy công thức nhanh bằng cách nhấn 2 lần chuột
Đây là cách copy công thức tiện lợi khi bạn muốn sao chép công thức cho tất cả các ô liền kề có dữ liệu. Bạn chỉ cần chọn ô chứa công thức, sau đó nhấn đúp chuột vào góc phải dưới của ô. Excel sẽ tự động sao chép công thức cho tất cả các ô bên dưới cho đến khi gặp ô trống hoặc có dữ liệu khác.
Nhấn đúp chuột hai lần dể Excel tự động điền
Cách sao chép công thức trong Excel bằng lệnh Copy Paste
Dán hàng loạt
Bước 1: Chọn ô có chứa công thức, sau đó bạn sao chép bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
Nhập công thức tính vào ô H4
Bước 2: Chọn ô mà bạn muốn dán công thức, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Copy công thức xuống dưới
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
Chỉ dán công thức
Bước 1: Chọn ô chứa công thức, sau đó nhấn chuột phải rồi chọn mục Copy.
Nhấn copy công thức
Bước 2: Dán công thức ở ô mà bạn muốn, sau đó nhấn chuột phải chọn Paste Options và chọn vào mục Formulas.
Chọn vào mục Formulas
Phím tắt copy công thức trong excel
Đây là cách copy công thức trong excel mà không cần sử dụng chuột, chỉ cần sử dụng các phím tắt trên bàn phím. Có 3 phím tắt chính để làm điều này:
Cách copy công thức excel bằng sao chép công thức đến ô bên dưới
Đây là phím tắt để sao chép công thức từ một ô sang ô bên dưới nó. Bạn chỉ cần chọn ô chứa công thức, sau đó nhấn Ctrl + D. Excel sẽ tự động sao chép công thức và điều chỉnh các tham chiếu theo chiều dọc.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 1:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Tính giá thành tiền của từng loại trái cây.
Thực hiện cách copy hàm trong excel cho ví dụ trên:
Bước 1: Nhập công thức =B3*C3 vào D3.
Nhập công thức =B3*C3 vào D3
Bước 2: Nhấn Enter sẽ thu được kết quả dưới đây:
Nhấn Enter
Bước 3: Dùng phím tắt Ctrl + D để copy công thức xuống những ô bên dưới, kết quả thu được như sau:
Copy công thức xuống những ô bên dưới
Sao chép công thức đến ô bên phải
Muốn sao chép công thức sang ô bên phải liền kề và được điều chỉnh khi chứa tham chiếu ô, bạn sử dụng phím tắt Ctrl + R.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 2:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Tính giá thành tiền của từng loại trái cây.
Cách làm:
Bước 1: Nhập công thức =C13*C14 vào ô C15.
Nhập công thức vào ô D3
Bước 2: Nhấn Enter sẽ thu được kết quả là 240000 VNĐ.
Bước 3: Kéo chuột sang phải và nhấn tổ hợp phím Ctrl + R để copy công thức sang các ô khác. Bảng kết quả cuối cùng như sau:
Bảng kết quả cuối cùng
Cách copy công thức trong Excel với tham chiếu tuyệt đối
Nếu bạn cần giữ nguyên một tham số khi copy công thức trong Excel thì nên sử dụng tham chiếu tuyệt đối. Bạn có thể tạo tham chiếu tuyệt đối với ký hiệu $ được dùng để cố định một tham chiếu đến ô hoặc dải ô.
Ví dụ: Cho bảng số liệu:
Cho bảng dữ liệu
Yêu cầu: Tính kết quá phép tính nhân khi lấy từng con số nhân với 14.
Thực hiện cách copy công thức nhanh trong excel:
Bước 1: Nhập công thức =A21*$B$21 vào ô C21.
Nhập công thức
Bước 2: Nhấn Enter, ô C19 sẽ hiển thị ra kết quả là 210.
Kết quả sau khi nhập công thức
Bước 3: Kéo thả chuột xuống phía dưới sẽ thu được bảng kết quả:
Kéo thả chuột xuống phía dưới
Kết luận
Trên đây, mình đã hướng dẫn các bạn 4 cách để copy công thức trong Excel. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách copy công thức trong excel không bị lỗi định dạng cực đơn giản. Và để có thể khai thác sức mạnh xử lý số liệu tuyệt vời mời bạn tham khảo những khoá học Excel trên Unica và các chủ đề tin học văn phòng liên quan khác. Hoặc bạn có thể đặt mua cuốn sách Excel ứng dụng văn phòng của đội ngũ giảng viên Unica.
>>> Xem thêm:
_1623212344.jpg)
_m_1687340871.jpg)
