Bật mí các phím tắt tính tổng trong excel nhanh, đơn giản nhất

Bật mí các phím tắt tính tổng trong excel nhanh, đơn giản nhất

Mục lục

Excel có nhiều công thức và hàm để tính toán các giá trị khác nhau, nhưng có một hàm rất quen thuộc và thường xuyên sử dụng đó là hàm SUM. Hàm SUM dùng để tính tổng các ô hoặc các khoảng dữ liệu trong bảng tính. Tuy nhiên, để sử dụng hàm SUM, bạn phải nhập công thức vào ô hoặc thanh công thức, rồi chọn các ô hoặc khoảng dữ liệu cần tính tổng. Điều này có thể mất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi bạn cần tính tổng nhiều lần. Vậy có cách nào để tính tổng nhanh hơn không? Câu trả lời là có, đó là sử dụng các phím tắt trong Excel. Ứng dụng tin học văn phòng Microsoft Excel có rất nhiều phím tắt giúp đỡ tối đa cho người dùng khi thao tác, thực hiện tính toán dữ liệu. Các phím này tăng hiệu suất công việc và học tập lên một cách đáng kể đó các bạn ạ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ bật mí cho bạn các phím tắt tính tổng trong excel nhanh, đơn giản nhất.

Cách tính tổng cột trong Excel bằng thanh trạng thái

Một cách đơn giản để tính tổng cột trong Excel là sử dụng thanh trạng thái. Thanh trạng thái là thanh hiển thị ở phía dưới cùng của cửa sổ Excel, cho biết các thông tin về bảng tính, như số trang, số ô được chọn, chế độ xem, zoom… Thanh trạng thái cũng có thể hiển thị các giá trị thống kê của các ô được chọn, như tổng, trung bình, đếm… Để sử dụng thanh trạng thái để tính tổng cột trong Excel, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

- Chọn cột cần tính tổng bằng cách nhấn vào tiêu đề cột (chữ cái ở hàng đầu tiên).

- Nhìn vào thanh trạng thái ở phía dưới cùng của cửa sổ Excel, bạn sẽ thấy giá trị tổng của cột được hiển thị ở góc phải.

- Nếu bạn không thấy giá trị tổng ở thanh trạng thái, bạn có thể nhấn chuột phải vào thanh trạng thái và chọn Sum trong danh sách các tùy chọn.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, yêu cầu tính tổng số Táo của cả 3 tháng 1, 2 và 3:

- Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô B2.

dat-chuot-vao-o-b2.jpg

Đặt con trỏ chuột vào ô B2

- Bước 2: Kéo chuột từ ô B2 đến D2.

keo-chuot-tu-b2-đen2.jpg

Kéo chuột từ ô B2 đến D2

- Bước 3: Nhìn xuống thanh trạng thái phía bên dưới, ở ô Sum sẽ là tổng số táo của cả 3 tháng bạn cần tìm.

tong-o-thanh-trang-thai.jpg

Kết quả tính tổng ở thanh trạng thái

Phím tắt tính tổng trong excel: alt và +

Một phím tắt tính tổng trong Excel khác là sử dụng kết hợp phím alt và +. Phím tắt cộng tổng trong excel này cho phép bạn chèn hàm SUM vào ô hoặc thanh công thức một cách nhanh chóng và dễ dàng. Để sử dụng phím tắt hàm sum này, bạn làm theo các bước sau:

- Chọn ô hoặc thanh công thức mà bạn muốn chèn hàm SUM.

- Nhấn kết hợp phím alt và +. Bạn sẽ thấy hàm SUM được chèn vào ô hoặc thanh công thức với dấu ngoặc đơn mở.

- Chọn các ô hoặc khoảng dữ liệu cần tính tổng bằng cách kéo chuột hoặc sử dụng các phím mũi tên. Bạn sẽ thấy các ô hoặc khoảng dữ liệu được bôi đen và được hiển thị trong dấu ngoặc đơn của hàm SUM.

- Nhấn enter để hoàn tất công thức và tính tổng.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, yêu cầu tính tổng số lượng táo, cám, quýt và nho của tháng 1 bằng phím tắt sum nhanh trong excel:

- Bước 1: Bôi đen dữ liệu từ ô B2 đến B5.

boi-den-tu-B2-B5.jpg

Bôi đen dữ liệu từ ô B2 đến B5

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím alt và +.

- Bước 3: Sau thao tác ở bước số 2, kết quả tính tổng trong excel bằng phím tắt sẽ tự nhảy ra ở ô B6 như hình dưới đây:

ket-qua-tinh.jpg

Tính tổng trong Excel bằng hàm Sum

Hàm tính tổng phổ biến nhất của Excel chính là Sum. Hàm này có cú pháp như sau:

=SUM(Number1, Number2,...) 

Trong đó: 

- Number1, Number2,... là các giá trị số hạng.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, yêu cầu tính tổng số táo, cám, quýt và nho của tháng 1, 2 và 3 bằng hàm Sum.

- Bước 1: Nhập phép tính vào ô E2 = SUM(B2:D2)

nhap-cong-thuc-vao-E2.jpg

Nhập công thức vào E2

- Bước 2: Nhấn enter, kết quả tính tổng sẽ nhảy ra như hình dưới đây:

ket-qua.jpg

Kết quả tính

- Bước 3: Kéo thả chuột xuống các ô bên dưới để copy công thức sẽ thu được kết quả tính tổng của các loại trái cây khác như sau:

bang-ket-qua-cuoi.jpg

Dùng hàm subtotal để tính tổng trong Excel

Ngoài hàm SUM, bạn có thể sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng dữ liệu trong Excel. Hàm SUBTOTAL có thể tính tổng, trung bình, đếm, min, max,… của các nhóm dữ liệu riêng biệt trong bảng tính. Trong đó, cấu trúc tổng quát của hàm SUBTOTAL như sau:

= SUBTOTAL(function_num;ref1,…)

Trong đó:

- SUBTOTAL: Là lệnh hàm

- 9: Là Function_num. Số 9 là của hàm SUM

- ref1…: Là các vùng tham chiếu tới các ô cần tính tổng

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, yêu cầu tính tổng số lượng táo, cám, quýt và nho của tháng 1 bằng hàm SUBTOTAL:

- Bước 1: Nhập công thức hàm SUBTOTAL vào ô B6 = SUBTOTAL(9;B2:B5).

nhap-cong-thuc.jpg

Nhập công thức vào ô B6

- Bước 2: Nhấn enter, ô B6 sẽ tự nhảy kết quả như hình dưới đây:

ket-qua-tinh.jpg

Phím tắt tính tổng trong excel bằng autosum

Một phím tắt nữa để tính tổng trong excel là phím tắt autosum. Phím tắt này là alt và =. Phím tắt này cho phép bạn chèn hàm SUM vào ô hoặc thanh công thức và tự động chọn các ô liền kề ở hàng hoặc cột để tính tổng. Đây là một phím tắt rất thông dụng và tiện lợi khi bạn muốn tính tổng nhanh chóng. 

1. Cách sử dụng AutoSum để tính tổng hàng trong Excel 

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, yêu cầu tính tổng số lượng táo, cam, quýt và nho của tháng 2 bằng cách dùng phím tắt tính tổng nhanh:

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu từ C2 đến C5.

boi-vung-du-lieu.jpg

Bôi đen vùng dữ liệu từ C2 đến C5

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím tắt tính sum trong excel là alt + =

- Bước 3: Kết quả tính tổng nhanh trong excel bằng phím tắt sẽ tự nhảy ra ở ô C6.

ket-qua.jpg

Kết quả tính

2. Cách sử dụng AutoSum để tính tổng cột trong Excel

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, yêu cầu tính tổng số lượng cam của tháng 1, 2 và 3 bằng cách dùng phím tắt của hàm autosum:

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu từ B3 đến D3.

boi-vung-du-lieu.jpg

Bôi đen vùng dữ liệu từ B3 đến D3

- Bước 2: Nhấn tổ hợp phím tắt hàm sum trong excel là alt + =

- Bước 3: Kết quả tính tổng excel phím tắt sẽ tự nhảy ra ở ô E3.

ket-qua-tinh.jpg

Kết quả tính

Ngoài các hàm tính tổng trên, bạn có thể dùng hàm sumproduct tính tổng nhiều điều kiện là một hàm tính toán trong các bảng tính trong học Excel.

Chuyển dữ liệu vào bảng Excel để có được tổng số của các cột

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu muốn tính tổng. Sau đó, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+T và nhấn OK. 

Chuyen-du-lieu-vao-Excel-de-tinh-tong-cac-cot

Bôi đen vùng dữ liệu cần tính tổng

- Bước 2: Trên thanh công cụ, trong Design, bạn tích chuột vào mục Total row là Excel sẽ tự động thêm 1 hàng và tính tổng cho bạn. 

Chuyen-du-lieu-vao-Excel-de-tinh-tong-cac-cot

Kết quả tính tổng trong Excel

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu về cách sử dụng phím tắt tính tổng trong Excel. Chúng tôi hy vọng những kiến thức trong chuỗi bài học Excel online trên là bổ ích để giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc khi làm việc với Excel.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

Đánh giá :

Tags: Excel