Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Mục lục

Quay trở lại tiếp với sử dụng các hàm và chức năng trong excel, người dùng excel thường xuyên chắc cũng phải nắm được tương đối và cơ bản nhất những gì trong excel. Tuy nhiên rằng khi làm việc trên excel các bạn thường sử dụng số thự tự động mặc định trên excel, tiện lợi nhưng cũng sẽ có những hạn chế khi bạn làm việc với một loạt các danh sách và hàng trăm các dữ liệu khác nhau và khi bạn muốn xóa đi dữ liệu nào bạn sẽ không còn giữ được thứ tự ban đầu nữa. Vậy nên hàm subtotal sẽ giúp bạn làm công việc đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu.

Hàm Subtotal là gì?

Trong Microsoft excel chứa một hệ thống các hàm chức năng riêng biệt và mỗi hàm chức năng lại kết hợp tạo ra một loạt các chức năng nâng cao khác. Nhưng không phải một hàm chỉ có một chức năng riêng, một hàm cũng có thể thực hiện được nhiều chức năng và cũng có những hàm thực hiện một chức năng cũng giống một số hàm khác nhưng có sự trội hơn rất rất nhiều của một số hàm khác kết hợp lại. Nói đến đây là hàm Subtotal, một hàm để thực hiện chức năng tính toán nhưng việc tính toán của hàm còn linh động và ưu việt hơn rất nhiều so với các hàm tính toán trong excel khác như Sum, Max, Min,...

Ngoài ra hàm còn được dùng để đánh số thứ tự tự động khi mà người dùng lọc, xóa hoặc bỏ một số các thứ tự dữ liệu làm mất thứ tự đi thì hàm sẽ thực hiện công việc duy trì số thự tự một cách chuẩn chỉ nhất.

Cú pháp hàm 

Khi áp dụng hàm để thực hiện các chức năng của công việc người dùng, cần nhập công thức hàm như các hàm khác. Công thức hàm Subtotal cũng khá đơn giản và dễ dàng nhớ:
 =SUBTOTAL(Function_num,ref1,...)
Trong cú pháp trên khi nhập công thức vào ngay sau đó, function_num sẽ là các số thứ tự tương đương thay thế cho các hàm như trong bảng dưới đây:

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal 1

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 1)

Ref1: đây là những đối số và cũng có thể là các giá trị khác nhau tùy theo yêu cầu người dùng và dữ liệu trong bảng tính dùng để đưa vào công thức áp dụng với chức năng của hàm.

Cách sử dụng hàm subtotal để đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Như ở trong phần giới thiệu về hàm cũng đã nêu ra chức năng của hàm, trong bài này sẽ hướng dẫn cho các bạn về cách đánh số thứ tự khi xóa dữ liệu mà thứ tự vẫn đúng bằng việc sử dụng hàm Subtotal. 
Cũng không nói nhiều về các trường hợp sơ lỡ của mỗi người trong khi làm việc với excel nữa.
Trong ví dụ dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn dùng hàm Subtotal, ví dụ được cho trong bảng:

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal 2

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 2)

Thực hiện công việc đánh số thứ tự cho các loại cây đã được list sẵn trong bảng tính trên. Sử dụng công thức của hàm Subtotal cho việc đánh số thứ tự từ ô thứ 1:
Công thức: =IF(B1<>"";SUBTOTAL(103;$B$1:B1);"")

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal 3

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 3)

Enter và nhận được số thứ tự thứ nhất, kéo sao chép công thức xuống phía dưới và được các số thứ tự tiếp theo:

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal 4

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 4)

Hãy thử xem khi xóa một dữ liệu bất kỳ nào thì thứ tự có bị khuyết đi không nhé:

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal 5

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 5)

Hàm đã thành công trong việc tạo thứ tự, khi chúng ta thử xóa đi quất và thứ tự được làm lại.

Khóa học trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ có trên Unica

Link đăng kí khóa học: https://unica.vn/tro-thanh-cao-thu-ham-excel-trong-10-gio

Giáo trình gồm 60 bài giảng với thời lượng 10 giờ 49 phút

Mua khóa học 1 lần sở hữu trọn đời

đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu

Trở thành cao thủ Excel trong 10h

Nhiều người khi học về Excel thường đánh giá đây là bộ môn “khó nhai” bởi một loạt các hàm tính rắc rối, thực tế việc học Excel sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều nếu như bạn nắm được các thao tác cơ bản và thực hành chúng một cách thường xuyên. Đến với khóa học “Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ” sẽ giúp bạn thành thạo các hàm Excel thông dụng, ứng dụng vào thực tế để xử lý, phân tích, thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng. 

Nội dung khóa học Trở thành cao thủ Hàm Excel trong 10 giờ sẽ tập trung đi sâu vào giảng dạy cách sử dụng từng nhóm hàm Excel và ứng dụng của nó vào thực tế để xử lý, phân tích, thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng. Một số hàm toán học - thống kê như: SUM, PRODUCT, SUBTOTAL, SUMIF, MAX, MIN- SMAL…., nhóm hàm xử lý chuỗi như: FIND, UPPER, LOWER và PROPER, TRIM…., nhóm hàng ngày tháng, hàm dò tìm dữ liệu...Khóa học còn bao gồm phần giải các bài tập tổng hợp, giúp bạn dễ dàng nắm bắt nội dung, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giúp bạn ôn luyện chứng chỉ Excel một cách hiệu quả.

đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu

Hàm Vlookup trong Excel

Điểm đặc biệt của khóa học này là mua khóa học một lần sở hữu trọn đời. Bạn có thể học bất cứ mọi lúc mọi nơi khi điện thoại hoặc máy tính có kết nối Internet. Kết thúc khóa học ngoài việc học được cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu bạn còn có thể sử dụng thành thạo các nhóm Hàm Excel thông dụng trong thực tế. Qua đó tăng hiệu suất công việc và tự tin hoàn thành các chứng chỉ về tin học văn phòng. 

Như vậy sử dụng hàm Subtotal quả là điều tuyệt vời với người dùng khi đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu. Biết cách sử dụng hết các hàm chức năng trong excel, đó là điều không phải dễ nếu như bạn không được sự học bài bản và khoa học. Khóa học TRỞ THÀNH CAO THỦ EXCEL TRONG 10 GIỜ sẽ đem đến cho các bạn kiến thức excel từ cơ bản đến nâng cao, với các bài giảng dễ hiểu và khoa học, đảm bảo cho bạn lượng kiến thức chắc chắn giúp bạn có thể thành thạo về excel. 

Chúc các bạn thành công!

Bạn có thể tham khảo khóa học hấp dẫn sau có trên Unica:

>> Chinh phục excel công sở

>> Trở thành chuyên gia kế toán tổng hợp trên Excel


Tags: Excel