Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu nhanh nhất

Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu nhanh nhất

Mục lục

Quay trở lại tiếp với sử dụng các hàm và chức năng trong excel, người dùng excel thường xuyên chắc cũng phải nắm được tương đối và cơ bản nhất những gì trong excel. Tuy nhiên rằng khi làm việc trên excel các bạn thường sử dụng số thự tự động mặc định trên excel, tiện lợi nhưng cũng sẽ có những hạn chế khi bạn làm việc với một loạt các danh sách và hàng trăm các dữ liệu khác nhau và khi bạn muốn xóa đi dữ liệu nào bạn sẽ không còn giữ được thứ tự ban đầu nữa. Vậy nên hàm subtotal sẽ giúp bạn làm công việc đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu.

1. Hạn chế của AutoFilter khi đánh số thứ tự trong Excel

- Quan sát ví dụ mà Unica cung cấp về bảng dữ liệu được đánh số thứ tự trực tiếp

han-che-cua-AutoFilter-khi-danh-so-thu-tu-trong-Excel

Sử dụng AutoFilter khi lọc dữ liệu - Hình 1

Bạn có thể sử dụng tính năng AutoFilter để lọc nội dung trong cột D với điều kiện tên "Long". Kết quả sau khi lọc như sau: 

han-che-cua-AutoFilter-khi-danh-so-thu-tu-trong-Excel-2

Sử dụng AutoFilter khi lọc dữ liệu - Hình 2

Quan sát kết quả sau khi lọc bạn có thể thấy, dữ liệu được đánh số thứ tự trong bảng Excel không thay đổi sau khi kết thúc thao tác lọc dữ liệu. Nếu để nguyên như vậy thì sẽ gây khó khăn cho người dùng khi cần theo dõi và sắp xếp thông tin. Đây chính là một trong những hạn chế của tính năng lọc AutoFilter. 

Vậy làm sao có thể đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu? Bạn có thể áp dụng hàm SUBTOTAL mà chúng tôi chia sẻ phần nội dung dưới nhé. 

Xem thêm: Trọn bộ tin học văn phòng cơ bản từ giảng viên hàng đầu Việt Nam

2. Hàm Subtotal là gì?

Trong Microsoft excel chứa một hệ thống các hàm chức năng riêng biệt và mỗi hàm chức năng lại kết hợp tạo ra một loạt các chức năng nâng cao khác. Nhưng không phải một hàm chỉ có một chức năng riêng, một hàm cũng có thể thực hiện được nhiều chức năng và cũng có những hàm thực hiện một chức năng cũng giống một số hàm khác nhưng có sự trội hơn rất rất nhiều của một số hàm khác kết hợp lại.

Nói đến đây là hàm Subtotal, một hàm để thực hiện chức năng tính toán nhưng việc tính toán của hàm còn linh động và ưu việt hơn rất nhiều so với các hàm tính toán trong excel khác như Sum, Max, Min.

Ngoài ra hàm còn được dùng để đánh số thứ tự tự động khi mà người dùng lọc, xóa hoặc bỏ một số các thứ tự dữ liệu làm mất thứ tự đi thì hàm sẽ thực hiện công việc duy trì số thự tự một cách chuẩn chỉ nhất.

Cú pháp hàm 

Khi áp dụng hàm để thực hiện các chức năng của công việc người dùng, cần nhập công thức hàm như các hàm khác. Công thức hàm Subtotal cũng khá đơn giản và dễ dàng nhớ:

 =SUBTOTAL(Function_num,ref1,...)

Trong đó:

- function_num: sẽ là các số thứ tự tương đương thay thế cho các hàm như trong bảng dưới đây:

vi-du-ve-ham-subtotal-5.png

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 1)

- Ref1: đây là những đối số và cũng có thể là các giá trị khác nhau tùy theo yêu cầu người dùng và dữ liệu trong bảng tính dùng để đưa vào công thức áp dụng với chức năng của hàm.

- Ref2: Vùng tham chiếu thứ 2 và có thể có nhiều vùng tham chiếu hơn nữa. 

>> Xem thêm: 4 Cách đánh số trang trong Excel chi tiết nhất

3. Cách sử dụng hàm subtotal để đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Như ở trong phần giới thiệu về hàm cũng đã nêu ra chức năng của hàm, trong bài này sẽ hướng dẫn cho các bạn về cách đánh số thứ tự khi xóa dữ liệu mà thứ tự vẫn đúng bằng việc sử dụng hàm Subtotal. 

Trong ví dụ dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn dùng hàm Subtotal, ví dụ được cho trong bảng:

vi-du-ve-ham-subtotal-5.png

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 2)

Thực hiện công việc đánh số thứ tự cho các loại cây đã được list sẵn trong bảng tính trên. Sử dụng công thức của hàm Subtotal cho việc đánh số thứ tự từ ô thứ 1:

Công thức: =IF(B1<>"";SUBTOTAL(103;$B$1:B1);"")

vi-du-ve-ham-subtotal-5.png

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 3)

Enter và nhận được số thứ tự thứ nhất, kéo sao chép công thức xuống phía dưới và được các số thứ tự tiếp theo:

vi-du-ve-ham-subtotal-5.png

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 4)

Hãy thử xem khi xóa một dữ liệu bất kỳ nào thì thứ tự có bị khuyết đi không nhé:

vi-du-ve-ham-subtotal-5.png

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 5)

Hàm đã thành công trong việc tạo thứ tự, khi chúng ta thử xóa đi quất và thứ tự được làm lại.

Nhiều người khi học về Excel thường đánh giá đây là bộ môn “khó nhai” bởi một loạt các hàm tính rắc rối, thực tế việc học Excel sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều nếu như bạn nắm được các thao tác cơ bản và thực hành chúng một cách thường xuyên. 

Như vậy sử dụng hàm Subtotal quả là điều tuyệt vời với người dùng khi đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu. Biết cách sử dụng hết các hàm chức năng trong excel, đó là điều không phải dễ nếu như bạn không được sự học bài bản và khoa học.

Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: 

Đánh giá :

Tags: Excel