Tổng hợp cách sắp xếp công việc hiệu quả bạn nên biết
Làm gì để nâng cao chất lượng công việc đây là câu hỏi của rất nhiều người, cho dù bạn đang làm việc trong bất cứ ngành nghề hoặc lĩnh vực nào, nếu muốn thành công thì việc biết tận dụng thời gian để sắp xếp công việc một cách hợp lý cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nói thì có vẻ dễ nhưng không phải ai cũng biết cách thực hiện và triển khai nó một cách hiệu quả. Đừng quá lo lắng, trong nội dung bài viết này, Unica sẽ chia sẻ cách sắp xếp công việc hiệu quả cho những ai đang muốn học thêm các kỹ năng về lên kế hoạch và điều phối công việc.
Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Là quá trình sắp xếp những công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành, sau đó phân bổ thời gian một cách hợp lý. Đối với những người đã đi làm thì đây là kỹ năng quan trọng điều này thể hiện trách nhiệm và năng lực của mỗi cá nhân.
Có thể nói đây là một trong những kỹ năng mà nhà tuyển dụng nào cũng yêu cầu để phù hợp với từng vị trí nhân viên. Do vậy mà bản thân mỗi người cũng cần phải tìm hiểu cho mình những phương pháp sắp xếp lịch trình công việc cho phù hợp nhất.
Những cách sắp xếp công việc hiệu quả
1. Tập trung vào những gì quan trọng
Nhắc nhở bản thân về các mục tiêu dài hạn của bạn và sửa đổi chúng khi cần thiết. Đặt ưu tiên hàng ngày để đạt được mục tiêu của bạn. Mặc dù bạn không thể làm mọi thứ cùng một lúc nhưng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn tìm ra nhiệm vụ nào là quan trọng nhất và nhiệm vụ nào có thể chờ đợi. Nếu bạn biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn sẽ có thể chia nhỏ công việc của mình thành nhiều phần nhỏ hơn. Sau đó, bạn có thể tập trung vào từng nhiệm vụ, từng việc một, bắt đầu từ việc quan trọng nhất.
Tập trung vào những công việc quan trọng
2. Lập danh sách những việc cần làm
- Lập danh sách công việc quan trọng hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Xem lại các ưu tiên hàng ngày của bạn vào đầu mỗi ngày. Có một triệu việc phải làm? Tạo danh sách mọi thứ bạn phải làm. Sau đó sắp xếp danh sách theo thứ tự quan trọng nhất. Bắt đầu giải quyết những thứ trong danh sách của bạn theo thứ tự bạn đã tạo.
- Điều này giúp bạn kiểm soát được công việc của mình theo từng mốc thời gian nhất định và có sai xót trong quá trình làm thì dễ dàng chỉnh sửa lại luôn. Điều này bất kỳ một cá nhân nào cũng cần phải có một kế hoạch cụ thể để có thể lên chiến lược hợp lý nhất.
3. Quản lý tốt thời gian của bạn
Lên lịch thời gian yên tĩnh tại nơi làm việc để hoàn thành những công việc cần sự tập trung cao độ. Làm công việc thử thách nhất của bạn khi năng lượng của bạn ở mức cao nhất; tiết kiệm công việc ít đòi hỏi hơn cho thời gian khác. Nếu bạn có xu hướng trì hoãn, hãy tập trung vào cảm giác hoàn thành mà bạn sẽ cảm thấy khi công việc được hoàn thành. Sử dụng thời gian đi làm để lập kế hoạch cho các hoạt động trong ngày của bạn.
Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả
4. Sử dụng lịch và kế hoạch
Kiểm tra lịch làm việc hàng ngày để xem xét các hoạt động của bạn và tránh xung đột. Viết tất cả các công việc bạn cần thực hiện ra một tờ giấy note hoặc điện thoại để có thể lên lịch sắp xếp công việc phù hợp. Dù là chuỗi công việc dài hạn hay ngắn hạn thì việc sử dụng lịch và kế hoạch cũng là một trong những cách sắp xếp công việc vô cùng hiệu quả. Đây cũng là một trong những cách thức để bạn có thể sắp xếp công việc của mình một cách chính xác và phù hợp nhất.
5. Giao nhiệm vụ
Giao nhiệm vụ
Giao nhiệm vụ cho người khác khi nhiệm vụ không thuộc về chuyên môn của bạn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất. Khi làm việc trên một dự án hoặc nhiệm vụ, hãy chia dự án thành nhiều phần nhỏ hơn. Bạn cần những nguồn nào? Cân nhắc những người hoặc vật liệu bạn cần để hoàn thành dự án. Cũng là một trong những phương pháp để bạn có thể sắp xếp công việc hợp lý và lên kế hoạch thực hiện một cách hiệu quả nhất.
6. Quản lý thư và cuộc gọi điện thoại của bạn
Sắp xếp thư đến thành các danh mục theo mức độ ưu tiên hoặc hành động. Sử dụng hộp thư thoại để sàng lọc các cuộc gọi điện thoại. Hãy kiểm tra tin nhắn, thư từ hay cuộc gọi để bạn có thể sắp xếp công việc của mình tốt nhất. Đây cũng là cách quản lý công việc hiệu quả.
7. Giảm sự lộn xộn
Muốn giảm sự lộn xộn trong không gian làm việc của mình, bạn chỉ giữ những thông tin và mục quan trọng nhất bạn cần hàng ngày trên đầu bàn làm việc. Lưu trữ các tài liệu tài nguyên bạn hiếm khi sử dụng vào bên trong. Với các sắp xếp này, nó sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình bạn muốn tìm kiếm dữ liệu và thông tin phục vụ cho quá trình làm việc của mình.
8. Luôn có tổ chức
Sắp xếp các tệp theo mức độ ưu tiên và giữ những tệp quan trọng nhất trong tầm tay. Dành 15 phút vào cuối mỗi ngày để dọn dẹp bàn làm việc và 15 phút vào sáng hôm sau để lập kế hoạch cho các hoạt động trong ngày của bạn. Xem lại các mục từ một đến bảy trong danh sách này.
9. Không mất tập trung trong quá trình làm việc
- Tập trung làm việc giúp khả năng tư duy, giải quyết vấn đề nhanh hơn và chính xác hơn. Vậy nên trong quá trình làm việc bạn không nên bị sao nhãng công việc từ những yếu tố bên ngoài như âm thanh hỗn tạp.
- Tập trung trong quá trình làm việc cũng giúp bạn rút ngắn thời gian hoàn thành công việc hơn.
10. Thường xuyên kiểm tra lại tiến độ công việc
Thường xuyên kiểm tra lại tiến độ công việc
- Hãy thường xuyên kiểm tra hoặc check lại danh sách những việc bạn đã liệt kê trước đó, việc này giúp bạn kiểm soát được những việc cần làm đồng thời cũng đánh giá mức độ hiệu quả của công việc đó trong thời điểm hiện tại. Để nếu có thay đổi thì bạn cũng đưa ra sự điều chỉnh phù hợp hơn.
- Một gợi ý giúp bạn tiết kiệm thời gian kiểm tra tiến độ công việc mình làm là bạn nên sử dụng các ứng dụng nhắc nhở công việc
11. Dành một chút thời gian ngắn nghỉ ngơi
- Bạn nên giành khoảng 15- 20 phút để nghỉ ngơi sau khi kết thúc một hạng mục công việc nào đó, nghỉ ngơi trong thời gian này giúp bạn lấy lại tinh thần làm việc, nạp lại năng lượng đã mất để tiếp tục thực hiện những hạng mục công việc phía sau.
Tổng kết
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu cách sắp xếp công việc hiệu quả. Để biết thêm nhiều kiến thức về kỹ năng sống cho bản thân và áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả nhất mời bạn đọc tham khảo các khóa học kỹ năng mềm trên Unica.
Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ"
