10 lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm hàng ngày

Một trong những công cụ cơ bản để quản lý thời gian là danh sách những việc bạn cần hoàn thành. Nó hợp nhất tất cả các nhiệm vụ của bạn ở một nơi. Từ đó bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và giải quyết những việc quan trọng trước. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ bật mí đến bạn đọc 5 lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm giúp ích như nào trong cuộc sống hàng ngày.

1. Bạn không làm thiếu hay quên

Lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm đó chính là bạn không bị bỏ sót đầu việc nào. Bộ não của bạn không phải là công cụ ghi nhớ hiệu quả nhất và sẽ chỉ tin tưởng vào những hệ thống mà nó biết là hoạt động. Khả năng nhớ lại trí nhớ tốt cũng đơn giản như việc tìm ra những thứ sẽ kích hoạt bộ não của bạn tại thời điểm nó cần ghi nhớ. Có một danh sách bằng những gạch đầu dòng hay sticker thú vị sẽ giúp chúng ta nhớ khi nào mọi thứ đã được hoàn thành để chúng ta không bỏ lỡ bất cứ điều gì.

Việc tạo danh sách sẽ giúp bạn không bị quên những việc cần làm

2. Làm những việc ưu tiên trước

Lập danh sách công việc cần làm là bước quan trọng đầu tiên nhưng việc ưu tiên danh sách đó đảm bảo rằng bạn tập trung vào những mục quan trọng nhất thay vì chịu sự cám dỗ của việc làm những mục ít quan trọng hơn vì chúng có thể nổi bật hơn hoặc vì chúng dễ làm hơn . Khi bạn đã có danh sách những việc cần hoàn thành, hãy đặt mức độ ưu tiên và quyết định công việc nào nên làm trước. Khi đó bạn sẽ thấy bản thân mình đang làm việc rất năng suất và vô cùng khoa học.
Không những thế, khi làm những việc quan trọng trước sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và đúng hạn deadline.

3. Điều phối công việc một cách chuyên nghiệp

Một danh sách việc làm sẽ giúp chúng ta tránh lặp đi lặp lại việc đã làm trước đó. Đây là lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm mà notepad mang lại cho người sử dụng. Ví dụ, nếu chúng ta phải giao một tài liệu tại một văn phòng và thu thập một tài liệu từ một văn phòng khác trên cùng một khối, thì cả hai nhiệm vụ này có thể được thực hiện cùng nhau.

Một lượng thời gian bị mất khi bắt đầu, dừng lại và thay đổi các cấp độ hoặc loại hoạt động khác nhau. Tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện các nhiệm vụ giống nhau cùng nhau. 

Ví dụ: Bạn có thể thực hiện tất cả các cuộc gọi đi của bạn cùng một lúc; sắp xếp các công việc lặt vặt của bạn thành một công việc duy nhất trong một buổi; trả lời hết tất cả các email. Bạn sẽ thấy đây là cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Công việc được điều phối một cách chuyên nghiệp

4. Giúp theo dõi tiến trình làm việc hiệu quả hơn

Lên danh sách việc cần àm cho phép bạn đánh dấu những công việc bạn đã hoàn thành. Vào cuối ngày, khi bạn nhìn vào danh sách, nó sẽ cho bạn cảm giác hoàn thành và hài lòng. Nó cũng có thể có tác dụng đánh thức bạn nếu chưa có gì được đánh dấu là hoàn thành. Cụ thể, những việc nào quan trọng nhất bạn có thể đánh số thứ tự 1, 2 để thực hiện hoặc ghi chú những dấu sao để phân biệt việc ưu tiên. 

5. Dễ dàng theo dõi công việc tiếp theo 

Dễ dàng theo dõi công việc tiếp theo

Nếu bất cứ điều gì vẫn chưa hoàn thành vào cuối ngày, nó có thể được chuyển sang danh sách của ngày mai. Đây là một cách dễ dàng để chuẩn bị danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau; bằng cách xem xét danh sách việc cần làm của ngày hôm nay và thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào chưa hoàn thành.
Khi chúng ta nói về việc chuẩn bị một danh sách việc cần làm, có một số điểm hữu ích cần nhớ:

- Danh sách việc cần làm phải thực tế 

- Đừng đưa vào danh sách của bạn nhiều hơn những gì có thể hoàn thành trong một ngày. Các dự án sẽ mất vài tuần hoặc vài tháng để hoàn thành nên được tổ chức và theo dõi theo một cách khác.

- Chuẩn bị nhiều hơn danh sách việc cần làm hàng ngày 

Các công việc thường xuyên có thể xảy ra theo chu kỳ hàng tháng. Lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm giúp bạn chuẩn bị được nhiều việc hơn và chính xác hơn. 

Danh sách việc cần làm có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu của bạn. Viết ra các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành, chia các nhiệm vụ lớn thành các bước thành phần, phân công mức độ ưu tiên cho từng mục và bắt tay vào công việc.

6. Kết hợp các nhiệm vụ với nhau

Kết hợp các nhiệm vụ với nhau

Nếu bạn biết cách kêt hợp các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm thì mang lại hiệu quả rất cao. Bằng cách hợp nhất các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác. Điều nay không được cho là đa nhiệm, mà điều bạn làm đó là kết nối những công việc có tính chất và phương pháp tương đương nhau để có thể thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất giúp nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả hơn.

7. Làm giảm căng thẳng

- Khi bạn biết cách sắp xếp công việc một cách hợp lý bạn sẽ biết việc gì nên làm trước và việc gì làm sau và bạn biết phần nào quan trọng cần tập trung nhất. 

- Khi đã thiết lập được  một danh sách việc cần làm trước mặt, bạn có thể giảm bớt sự lo lắng và căng thẳng khi cố gắng “tung hứng” tất cả những điều bạn cần nhớ cùng một lúc. Bạn sẽ không phải trong tình trạng không biết nên làm điều gì đầu tiên hay việc gì tiếp theo, do vậy mà vừa tiết kiệm thời gian lại giảm tình trạng stress, lo lắng cho bản thân.

8. Hoàn thành được nhiều công việc

- Một nghiên cứu cho rằng nếu làm hoàn thành một hạng mục công việc trong danh sách bạn đưa ra cơ thể của bạn sẽ tiết ra nhiều endorphin một chất trong não có tác dụng tạo ra cảm xúc tích cực, giúp cải thiện tâm trạng đáng kể. 

Hoàn thành được nhiều công việc

- Khi có cảm giác hưng phấn, bạn có nhiều khả năng sẽ tiếp tục làm các nhiệm vụ khác tiếp theo một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đó là lý do tại sao “to do list” giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn. Qua đó giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong một ngày, nâng cao hiệu suất công việc tốt hơn.

9. Mang lại cảm giác hài lòng

Trong một ngày dài làm việc theo list do list bạn nhìn lại sẽ cảm thấy thỏa mãn với những gì mình đã làm được trong ngày hôm nay. Đối với một số người thì đây có thể là một tác động lớn khiến họ tự tin hơn về khả năng hoàn thành công việc quan trọng hàng ngày. Bạn sẽ luôn thấy mọi việc mình làm được đền đáp xứng đáng để có thể đạt được thành công nhanh chóng.

10. Ủy thác công việc 

Ủy thác công việc 

Trong trường hợp nếu danh sách các việc cần làm của bạn nhiều và quan trọng nhưng bạn bạn đang cần gấp, bạn cũng có thể tìm tới những người khác để họ giúp bạn hoàn thành công việc cho đúng tiến độ. Nhìn chung, việc làm những Sticky Notes thực sự rất hay và hiệu quả. Nhưng đôi khi, nó thường “vô hình”, chính vì thế các bạn cần có một kế hoạch triển khai công việc một cách chuyên nghiệp và cụ thể.

Để có thể có những lợi ích trên thì kỹ năng sắp xếp công việc là một điều cực kỳ quan trọng, bởi bạn có kỹ năng sắp xếp đòi hỏi bạn phải am hiểu và nắm bắt tất cả các đầu công việc.

Lời kết

UNICA đã chia sẻ rất chi tiết 10 lợi ích khi tạo danh sách việc cần làm để tiết kiệm thời gian, khoa học, nâng cao hiệu suất làm việc tới 200%. Bạn hãy thử note lại những câu việc cần làm mỗi ngày lại để trải nghiệm hiệu quả nó mang lại nhé. 

Hãy tham khảo ngay những khoá học kỹ năng mềm online trên Unica để hoàn thiện bản thân mình hơn đồng thời cũng là bước đệm hoàn hảo để bạn gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống. 

Chúc bạn thành công!