13 Bí quyết nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả nhất

13 Bí quyết nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả nhất

Mục lục

Dù bạn là nhân viên hay quản lý thì năng suất làm việc chính là yếu tố hàng đầu mà bạn cần quan tâm để đạt được mục tiêu trong công việc và cuộc sống. Trong bài viết dưới đây UNICA sẽ chia sẽ đến bạn đọc những bí quyết nâng cao hiệu suất công việc. Cùng tìm hiểu nhé!

Hiệu suất làm việc là gì?

Hiệu suất làm việc là khái niệm dùng để đánh giá hiệu quả công việc của một cá nhân hoặc một đội nhóm trong một thời gian cụ thể như buổi, ngày, tháng. Hiệu suất có thể được đánh giá dựa trên khối lượng công việc mà một nhân viên, một đội nhóm có thể thực hiện được trong một khoảng thời gian nhất định.

hieu-suat-cong-viec.jpg

Bí quyết tăng năng suất làm việc cho bản thân

1. Ưu tiên làm những việc quan trọng

Sáng kiến nâng cao hiệu quả công việc đầu tiên là bạn cần biết cách sắp xếp công việc hiệu quả cũng như thực hiện công việc quan trọng trước. Có thể một ngày bạn sẽ phải giải quyết rất nhiều công việc có tên và không tên. Chắc hẳn rằng bạn không thể giải quyết tất cả chúng hoặc không thể giải quyết xuất sắc bất cứ việc gì. Chính vì vậy, bạn cần học cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và giải quyết chúng đúng hạn. Việc này sẽ giúp bạn duy trì năng lượng và năng suất làm việc hiệu quả cho đến cuối ngày.

Việc này sẽ giúp bạn dành thời gian tập trung cho công việc quan trọng, hoàn thành nó rồi mới tiếp tục thực hiện công việc tiếp theo. Như vậy mọi việc được phân bổ khoa học và hợp lý hơn rất nhiều.

2. Lên kế hoạch làm việc trong ngày

len-ke-hoach

Lên kế hoạch làm việc trong ngày

- Để làm việc hiệu quả, bạn hãy xây dựng cho mình một bản kế hoạch chi tiết những công việc cần phải hoàn thành. Điều này giống như việc bạn đã có đủ năng lượng và sẵn sàng giải quyết cả tá công việc. Đó có thể là kế hoạch chi tiết nhưng cũng có thể là những gạch đầu dòng công việc cần phải hoàn thành trong ngày. Hãy cố gắng thực hiện công việc đi đúng hướng và không rời xa mục tiêu đã đề ra.

- Khi bạn đã quen dần với việc lập kế hoạch thì bạn có thể bắt tay vào lên kế hoạch làm việc cho cả tuần vào buổi sáng thứ hai. Đây chính là cách giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc đến 150%. Tuy nhiên, bạn đừng quên xây dựng những kế hoạch dự phòng, công việc đột xuất trong ngày.

- Đây có thể nói là cách hiệu quả nhất trong việc quản lý thời gian vì nó sẽ giúp bạn xác định được tầm quan trọng của từng công việc cụ thể, từ đó phân bổ thời gian sao cho hợp lý để đạt được năng suất tối đa. Bạn cũng nên dành ra một chút thời gian trống trong lịch làm việc của mình vì có thể sẽ có những việc bất ngờ xảy ra đòi hỏi bạn phải xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.

3. Tích hợp những việc có cùng tính chất

Cách nâng cao hiệu suất công việc mà bạn không nên bỏ qua đó là tích hợp những công việc có cùng tính chất. Khi bạn lên lịch làm việc cho ngày hôm sau, hãy xem xét, sắp xếp nội dung công việc có cùng tính chất lại với nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể tập hợp những hành trình ở cùng một địa điểm làm việc. Đây là cách tăng năng suất làm việc hiệu quả.

Qua đó sẽ giúp bạn giảm tải nhiều thao tác, các bước thực hiện một cách dễ dàng, đồng thời tự tin hoàn thành tốt nhiều công việc cùng một lúc.

4. Đưa ra thời gian hoàn thành công việc

thoi-gian-hoan-thanh

Đưa ra thời gian hoàn thành công việc

Với những ai có thói quen kéo dài thời gian, thường xuyên “nước đến chân mới nhảy” thì hãy thử đặt ra hạn chót những việc mà bạn cần phải làm mỗi ngày, rồi yêu cầu bản thân phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó. Hạn chót công việc sẽ tạo áp lực lớn, bởi nó có thể làm tăng tốc độ hoàn thành công việc và khó có thể nới lỏng ra được. Điều này sẽ giúp bạn tập trung tinh thần trong lúc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Việc lên kế hoạch thời gian còn là động lực thúc đẩy tinh thần và khả năng làm việc của bản thân mình tốt hơn. Qua đó mà mọi công việc đều được giải quyết một cách đơn giản và nhanh chóng.

5. Bắt đầu từ chính bản thân

Để gia tăng hiệu suất làm việc, đầu tiên bạn cần bắt đầu từ chính bản thân. Hãy nỗ lực làm việc để góp phần thúc đẩy, nâng cao năng suất của công ty/doanh nghiệp. Điều này còn giúp bạn tìm ra được phương pháp phù hợp để áp dụng cho nhân viên của mình. Cũng nhờ đó mà còn giúp bạn nâng cao sự phát triển bản thân lên một tầm cao mới, có thể là thăng tiến trong công việc và được trọng dụng hơn.

6. Làm việc trong khoảng 90 phút

Các nghiên cứu chỉ ra rằng, bộ não của chúng ta có thể tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng từ 90 - 120 phút. Mọi người còn có một khoảng thời gian giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng, cũng như đảm bảo hiệu suất trong những lần làm việc tiếp theo.

bi-quyet-nang-cao-hieu-suat-cong-viec.jpg

Nếu muốn tối ưu hóa năng suất, thì bạn hãy chia nhỏ ngày làm việc thành 4 - 5 phiên, mỗi phiên 90 phút. Trong mỗi phiên này bạn cần hoàn thành một số công việc cụ thể.

7. Dành thời gian nghỉ ngơi thường xuyên

Bạn có biết nghỉ ngơi trong quảng thời gian ngắn sẽ giúp duy trì sự tập trung tốt hơn, đồng thời ngăn cản sự suy giảm năng suất làm việc. Chính vì vậy, bạn hãy tạm ngưng tập trung vào một công việc từ 1 - 2 phút trong khoảng 2 - 3 giờ. Ngoài ra, bạn cần tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày. Đây chính là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua.

Ngoài việc dành thời gian để nỗ lực, tập trung thì cũng rất cần phải nghỉ ngơi lấy lại sức khỏe và tinh thần. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện năng lượng để thực hiện tiếp tục những công việc còn đang dang dở của mình.

8. Hoàn thành tốt hơn hoàn hảo

Thay vì lãng phí thời gian khiến nó trở nên vô nghĩa thì bạn hãy cố gắng hoàn thành tất cả các công việc càng nhanh càng tốt. Sau đó, tiếp nhận feedback để chỉnh sửa. Hoàn thành tốt hơn hoàn hảo là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc.

Bạn sẽ nhận ra rằng bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện nó trong 4 hoặc 5 “bản nháp”, thay vì cố gắng hoàn thành dự án sao cho hoàn hảo từ lần đầu tiên.

9. Áp dụng quy tắc 2 phút

quy-tac-2-phut

Áp dụng quy tắc 2 phút

Quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng với 2 nguyên tắc như sau:

- Làm ngay những công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút: Thực tế, có nhiều việc chưa đến 2 phút để làm nhưng vì thói quen trì hoãn nên công việc chất cao như núi. Do đó, bạn hãy rèn luyện cho mình thói quen làm việc nhỏ, nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút.

- Bắt đầu làm việc trong 2 phút để tạo một thói quen mới. Bạn có thể không hoàn thành một việc trong 2 phút, nhưng bạn hoàn toàn có thể bắt đầu chỉ cần 2 phút.

10. Tự đánh giá và ghi nhận thành quả 

Sau khi đã hoàn thành các công việc cần làm thì bạn nên nhìn lại và tự xem xét, đánh giá chúng xem bạn đã hoàn thành được bao nhiêu công việc hay có còn thiếu sót điều gì không. Việc này sẽ giúp bạn rà soát lại mọi thứ một cách kỹ lưỡng và rút kinh nghiệm cho những lần thực hiện sau.

Ngoài ra tán thưởng và ghi nhận sự nỗ lực của bản thân cũng rất quan trọng, nó là động lực để bạn nâng cao khả năng làm việc sau tốt hơn. Những thành quả mà bạn đạt được chính là kết quả làm việc chăm chỉ và khoa học của bản thân.

Tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên

1. Áp dụng phương pháp đã sử dụng cho bản thân

Bạn có thể chọn những phương pháp phù hợp với bản thân và áp dụng nó cho bộ máy nhân sự. Cụ thể như sau:

tang-hieu-suat-lam-viec-cho-nhan-vien

- Đặt ra deadline: Với bất kỳ dự án nào đi chăng nữa, nhân viên cũng cần có động lực để hoàn thành nó. Để làm được điều này bạn cần đặt ra mục tiêu và deadline rõ ràng cho họ.

- Ra quy định làm việc qua email: Việc chờ đợi người khác đọc mail sẽ tạo ra thói quen kiểm tra mail liên tục, gây lãng phí thời gian. Chính vì vậy, nếu nhân viên muốn có phải ngay lập tức thì họ nên gặp trực tiếp.

- Có những giờ nghỉ ngắn trong thời gian làm việc: Bạn có thể tạo ra các hoạt động như: cùng ăn trưa hàng tuần, chúc mừng sinh nhật...

2. Cho phép làm việc từ xa

lam-viec-tu-xa

Cho phép làm việc từ xa

Việc hoàn thành công việc vào lúc nào không quan trọng bằng việc hoàn thành công việc trong bao lâu. Do đó, hãy cho phép nhân viên làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi mà họ cảm thấy làm việc được tốt nhất. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng họ biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần thực hiện. Đối với những công ty đang trong quá trình xây dựng hệ thống thì làm việc cùng nhau sẽ tốt hơn.

Đặc biệt là khoảng thời gian gần đây do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid nên bắt buộc mọi người phải làm việc tại nhà, do đó các công ty sẽ cần hỗ trợ nhân viên để được làm việc tại nhà giúp đảm bảo sức khỏe mà tiến độ công việc không bị chậm trễ hay trì hoãn.

3. Ghi nhận thành quả của nhân viên

Một trong những bí quyết nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên không thể không nhắc đến là ghi nhận thành quả của nhân viên. Nếu nhân viên được ghi nhận nỗ lực làm việc họ sẽ có thêm động lực làm việc. Bạn có thể khen ngợi họ trong cuộc họp và trao thưởng nếu họ có kết quả làm việc tốt.

Đây cũng là cách làm mà nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng để khích lệ tinh thần cố gắng làm việc cho nhân viên của mình. Giúp họ có tinh thần nỗ lực và cống hiến hết mình cho công ty hơn.

4. Xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm

xay-dung-van-hoa-lam-viec

Xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm

Khi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ hơn. Trao trách nhiệm có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về hành trình phát triển công ty, họ có đóng góp gì vào sự phát triển này. Nếu nhân viên hiểu được ý nghĩa công việc của họ thì họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn.

Một môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn hóa công ty tốt sẽ thu hút nhân tài và giữ chân họ gắn bó lâu dài hơn đặc biệt là nâng cao tinh thần trách nhiệm, luôn sẵn sàng cống hiến và làm việc hết mình.

5. Làm việc theo nhóm

Đây là cách cải thiện hiệu suất công việc mà bạn nên thử. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, vì họ không muốn làm ảnh hưởng đến cả team hoặc không muốn lép vế hơn so với những cá nhân trong nhóm. 

Trong môi trường làm việc không chỉ tự làm một mình mà bạn có thể sẽ hoạt động theo nhóm, do vậy các công ty cần tạo điều kiện để mọi người được cùng nhau thảo luận, đưa ra ý kiến quan điểm hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc hiệu quả hơn.

6. Tạo điều kiện cho nhân viên

Nhân viên có thể bị nhàm chán nếu lặp đi lặp lại một công việc. Chính vì vậy, hãy tạo điều kiện cho họ đa dạng hóa công việc hoặc cách làm việc bằng cách làm việc độc lập hoặc theo nhóm và tôn trọng những đề xuất trong công việc. Điều này không chỉ tạo được “làn gió mới” trong công việc, mà còn giúp phát triển kỹ năng của nhân viên. Bên cạnh đó, nhân viên còn có cái nhìn toàn diện về công ty khi được luân chuyển nhiều vị trí khác nhau.

21-bi-quyet-nang-cao-hieu-suat-cong-viec-5(1)

Bạn hãy tạo điều kiện cho họ đa dạng hóa công việc 

7. Đầu tư vào đào tạo

Khi bạn đầu tư vào đào tạo, chắc chắn “bộ máy” nhân sự sẽ được cải thiện và nâng cao chất lượng hơn. Đây còn là cách khiến cho nhân viên có mong muốn đóng góp nhiều hơn cho công ty. Với bí quyết này, bạn hãy chú ý đến những quản lý tầm trung. Bởi họ chính là “lá bài” chủ chốt dẫn dắt team đi đúng hướng.

Do đó, những buổi đào tạo về lãnh đạo cho đội ngũ quản lý sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải thiện và nâng cao năng suất của công ty. Đây chính là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc được nhiều người áp dụng thành công.

8. Cải tiến trong bộ máy tổ chức

cai-tien-bo-may-to-chuc

Cải tiến trong bộ máy tổ chức

- Đặt ra một mức cơ bản: Bạn cần xác định được tổng doanh thu mỗi giờ làm việc, các dịch vụ/sản phẩm mà bạn cung cấp sẽ mất bao nhiêu thời gian, mất bao lâu để sản xuất sản phẩm...

- Xác định các mảng cần cải thiện: Bạn hãy xác định các mảng cần cải thiện một cách cụ thể. Như vậy mới đạt được mục tiêu dài hạn.

- Thiết lập quy trình thay đổi: Bạn cần thử nghiệm các quy trình mới để xem các chỉ số đặt ra có được cải thiện hay không.

- Đào tạo đội ngũ quản lý: Bạn cần đào tạo người quản lý, bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai dự án.

9. Tiết kiệm thời gian và công sức nhờ công nghệ

Khi lựa chọn giải pháp công nghệ, bạn hãy chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân viên nhất. Bởi mục đích của việc sử dụng công nghệ là tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian. Bạn còn chần chừ gì nữa mà không xắn tay áo lên thử bí quyết này trong các bí quyết nâng cao hiệu suất công việc ngay thôi. Thực tế thì vời thời đại công nghệ phát triển như ngày nay thì mỗi doanh nghiệp cũng cần bắt kịp xu hướng và đổi mới giúp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực tối đa.

21-bi-quyet-nang-cao-hieu-suat-cong-viec-6.jpg

Hãy tiết kiệm thời gian và công sức nhờ công nghệ

10. Trang bị máy tính mới cho nhân viên

Chúng ta có thể sử dụng máy tính cũ để tiết kiệm chi phí đầu tư, thế nhưng nếu máy đã xuống cấp khiến thời gian loading quá lâu, chắc chắn sẽ làm giảm năng suất của nhân viên. Do đó, việc trang bị máy tính mới cho nhân viên không chỉ tiết kiệm được thời gian, mà còn cho nhân viên thấy lãnh đạo của họ luôn mong muốn nhân viên mình làm việc với công cụ tốt nhất. 

Với các vị trí làm việc quan trọng liên quan đến tính mật thiết của công ty thì việc cung cấp máy tính làm việc là điều nên làm. Vừa tạo cơ hội làm việc đồng thời còn hỗ trợ nhân sự các trang thiết bị tiên tiến, hiện đại nhất.

11. Cung cấp nền tảng công nghệ 

cung-cap-nen-tang-cong-nghe

Cung cấp nền tảng công nghệ

Nhân viên của bạn cần được hỗ trợ các sản phẩm công nghệ để cải thiện năng suất làm việc, ngay cả khi họ đang tranh thủ làm việc trong lúc chờ đợi. Một số sản phẩm công nghệ mà bạn có thể hỗ trợ cho nhân viên như:

- Điện thoại thông minh và máy tính bảng: Sản phẩm này cho phép nhân viên check mail và sửa tài liệu ngay cả khi di chuyển.

- Laptop: Đây là một công cụ không thể thiếu giúp nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ khi nó được đồng bộ với program và máy tính của công ty.

- Nền tảng đám mây: Khi lưu trữ công việc và cộng tác trên nền tảng đám mây, mọi người sẽ làm việc dễ dàng hơn. Hơn nữa, nhân viên còn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc từ mọi nơi.

- Nền tảng công nghệ cộng tác: Những công cụ giao tiếp như: Skype hoặc Google Hangouts sẽ giúp nhân viên kết nối với nhau ngay cả khi họ không trực tiếp gặp nhau.

- Những chương trình có khả năng đồng bộ các thiết bị với nhau: Mọi thứ trên desktop cần có sẵn trong laptop, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Việc này sẽ tạo ra một bộ máy nhân sự linh hoạt. 

12. Khuyến khích sử dụng ứng dụng nhắc việc

Sử dụng công cụ quản lý công việc 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc sẽ khiến bạn bất ngờ với kết quả mang lại. Những ứng dụng To - do list sẽ giúp bạn đặt ưu tiên những việc cần làm dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác. Nhờ có ứng dụng này mà các dự án được hoàn thành đúng thời hạn. To - do list sẽ giúp nhà quản lý thấy được danh sách việc làm không chỉ của cá nhân, mà còn của tất cả nhân viên trong từng dự án cụ thể.

21-bi-quyet-nang-cao-hieu-suat-cong-viec-7.jpg

Sử dụng ứng dụng nhắc việc là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc

13. Đầu tư vào nhiều phần mềm phục vụ lợi ích 

Những phần mềm được thiết kế với một mục đích cụ thể sẽ chuyên biệt và sử dụng dễ hơn cho từng mục đích cụ thể. Như vậy, nhân viên của bạn sẽ làm quen với công cụ làm việc này một cách đơn giản hơn để cải thiện năng suất.

Đặc biệt những công ty về công nghệ thì việc tìm hiểu và áp dụng phần mềm vào công việc là vô cùng quan trọng. Nó giúp mọi thông tin được bảo mật và phục vụ những tiện tích dành cho công việc của bạn.

Lời kết

Như vậy, UNICA đã gửi đến bạn đọc những bí quyết nâng cao hiệu suất công việc. Mong rằng với những thông tin hữu ích này, các bạn đã có thể “bỏ túi” được nhiều giải pháp làm việc hiệu quả hay để gia tăng năng suất làm việc.

Ngoài ra, trên Unica còn mang tới cho bạn đọc những khoá học kỹ năng mềm đang được nhiều người quan tâm mời bạn đọc cùng tham khảo.

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học "Bí quyết tăng hiệu suất làm việc gấp 3 lần"

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Đánh giá :

Tags: Quản lý thời gian Phát triển bản thân