Ngày nay trong kinh doanh đã xuất hiện rất nhiều các mô hình ứng dụng, nổi bật và quen thuộc nhất trong số đó chính là 5W1H. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu phương pháp 5W1H là gì và làm sao để có thể ứng dụng tốt nhất mô hình trên vào công việc hiệu quả nhất. Hãy cùng Unica đi tìm hiểu khái niệm phương pháp 5W1H, ưu điểm và giải nghĩa chi tiết các thành phần của 5W1H bài viết này nhé!
Khái niệm 5W1H là gì?
Mô hình 5W1H là cụm từ viết tắt của 5 từ tiếng Anh What - When - Where - Why - Who - How. Đây là một cụm từ kỹ thuật rất nổi tiếng không chỉ bởi sự đơn giản, dễ hiểu mà hơn cả là tính ứng dụng rất cao của chúng vào trong rất nhiều công việc, nhất là trong kinh doanh. Chúng giúp giám đốc kinh doanh (CCO), nhà quản lý doanh nghiệp nắm rõ các hành vi của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của mình, xác định chính xác vấn đề họ đang gặp phải, và có được những quyết đoán đúng đắn.
Khái niệm 5W1H
Tại sao 5W1H quan trọng?
5W1H quan trọng là vì mô hình này giúp bạn xác định được mục tiêu, phạm vi, tối ưu quá trình đưa ra quyết định và cải thiện khả năng ghi nhớ. Từng mục sẽ được Unica bật mí ngay dưới đây:
1. Giúp xác định mục đích và phạm vi
Mô hình 5W1H gồm bộ 5 câu hỏi What - When - Where - Why - Who - How. Mỗi câu hỏi này sẽ giúp bạn giải đáp từng thắc mắc của một vấn đề cụ thể. Từ đó, bạn sẽ xác định được mục tiêu và phạm vi của vấn đề. Khi phạm vi và mục đích đã được làm rõ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong làm việc thực hiện từng đầu mục công việc để đạt được kết quả cuối cùng.
2. Tối ưu hóa quá trình đưa ra quyết định
Quá trình đưa ra quyết định là một giai đoạn kéo dài nhiều giờ, nhiều ngày, thậm chí là nhiều tháng. Khi thiết lập được mô hình 5W1H, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề mình đang xử lý. Nhờ đó, việc đưa ra quyết định cũng sẽ được tối giản hóa và đơn giản hơn. Thời gian đưa ra quyết định cuối cùng cũng sẽ được rút ngắn giúp bạn có nhiều thời gian để xử lý những công việc khác.
3. Cải thiện khả năng ghi nhớ
Theo nghiên cứu khoa học, bộ não của người ghi nhớ hình ảnh tốt hơn các con số và chữ cái. Khi sử dụng mô hình 5W1H, bạn có thể dùng các hình khối để tạo lập bộ 5 câu hỏi What - When - Where - Why - Who - How. Phần trên cùng của mỗi hình khối sẽ là các chữ cái tương ứng với bộ 5W1H, còn phần bên dưới sẽ là nơi trả lời các câu hỏi tương ứng. Để tăng thêm phần sinh động, bạn nên dùng các màu sắc cho từng khối hình, màu sắc càng tươi sáng sẽ càng thu hút và giúp việc ghi nhớ của bạn tốt hơn.
5W1H giúp cải thiện khả năng ghi nhớ
Ưu điểm của phương pháp 5W1H
- Tính đơn giản: 5W1H chính là 5 chữ cái đầu của What - When - Where - Why - Who - How. Chúng vô cùng đơn giản, dễ nhớ và dễ thực hiện, không cần thiết phải qua một lớp đào tạo nào.
- Tính đa năng: không chỉ ứng dụng trong kinh doanh, mô hình 5W1H cũng được dùng để thiết kế một quy trình làm việc học quản trị nhân sự nào đó hoặc giải quyết một vấn đề gì đó trong các lĩnh vực khác như SEO, Content, target khách hàng, xác định vấn đề cần giải quyết,...
- Tính hệ thống và bao quát: Trả lời được 5W1H bạn đã có thể có được một cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất về vấn đề hoặc đốt tượng bạn đang quan tâm, từ đó giúp bạn có được những phương án giải quyết triệt để nhất, hiệu quả nhất, giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn, đem về mức doanh số ấn tượng.
Quản trị nhân sự là một trong những kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân được nhân tài. Để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự, mời bạn tham khảo các khóa học online sau đây:
 (10).png_m_1704696034.jpg)
_m_1677205940.jpg)
Ý nghĩa của phương pháp 5W1H trong kinh doanh
Trên thực tế phương pháp 5W1H không chỉ được ứng dụng riêng trong kinh doanh, tuy nhiên những ý nghĩa mà 5W1H mang lại cho kinh doanh vẫn là rõ ràng và cụ thể nhất:
Ý nghĩa của phương pháp 5W1H trong kinh doanh
- Trả lời được câu hỏi 5W1H là gì sẽ giúp bạn và doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch, chiến lược kinh doanh cụ thể nhất, chi tiết nhất liên quan đến những khía cạnh mà không phải ai cũng có thể lưu tâm đến.
- Nhờ 5W1H mà bạn có được cái nhìn bao quát và khách quan để bạn có những dữ liệu phân tích chi tiết liên quan đến sản phẩm, khách hàng của bạn và có những điều chỉnh cần thiết hướng tới mục tiêu kinh doanh hiệu quả.
- Phương pháp tư duy 5W1H sẽ giúp bạn nhìn nhận cũng như phán đoạn được toàn bộ các vấn đề từ cảm tính về những hậu quả và giúp khắc phục được nhanh chóng. Từ đó mang lại hiệu quả tốt hơn trong hoạt động kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
Ứng dụng 5W1H vào trong kinh doanh
1. W - What (Cái gì)
Trong 5W là gì bạn cần phải trả lời được chữ cái W đầu tiên - What. Trong kinh doanh với câu hỏi Cái gì bạn cần phải trả lời được: Cái gì đã tạo nên sự khác biệt giữa bạn và đối thủ trên thị trường? Khách hàng của bạn họ quan tâm gì, giá cả, chất lượng, hình thức sản phẩm hay thương hiệu của bạn…
Câu hỏi What trong bộ 5W1H
2. W - When (Khi nào)
Có thể hiểu khi nào chính là thời điểm và thời gian bạn cần chú tâm đến. Với câu hỏi Khi nào bạn sẽ cần phải trả lời được rất nhiều vấn đề: thời điểm nào là thích hợp nhất để quảng bá chiến dịch marketing, chiến dịch truyền thông? Bạn nên ra mắt sản phẩm khi nào? Thời điểm nào là lúc khách hàng có khả năng quan tâm và mua sản phẩm của bạn cao nhất? Hay thời gian quảng bá là bao lâu là ổn nhất…
3. W - Where (Ở đâu)
Địa điểm chính là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến khả năng tác động đến khách hàng của bạn. Bạn sẽ phải trả lời câu hỏi: Địa điểm PR sản phẩm của bạn là ở đâu? Bạn nên thực hiện chiến dịch marketing online hay trực tiếp tại các siêu thị, cửa hàng? Bạn nên dùng kênh quảng bá sản phẩm nào để đem về hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất: Facebook, Google, sàn thương mại điện tử...
4. W - Who (Ai)
Rõ ràng khi kinh doanh mà không xác định được bạn bán sản phẩm cho ai chính là một sai lầm. Câu hỏi Ai này sẽ đặc biệt quan trọng đối với những nhà quản lý, nhà kinh doanh, có thể kể đến như: Bộ phận nào sẽ thực hiện công việc đem sản phẩm tới tay khách hàng? Bạn nên tìm dịch vụ bên ngoài hay sử dụng luôn nhân lực trong doanh nghiệp? Rồi Ai là khách hàng tiềm năng của bạn? Ai sẽ là người sẵn sàng bỏ tiền để mua sản phẩm của bạn?... Bạn sẽ cần phải quan tâm rất nhiều
Giải nghĩa chi tiết phương pháp 5W1H
5. W - Why (Tại sao)
Câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề sâu hơn như nguyên nhân vì sao khách hàng lựa chọn sản phẩm của đối thủ thay vì của bạn, vì sao khách hàng lựa chọn bạn giữa một loạt đối thủ của bạn, vì sao nhân viên của bạn chưa làm hết khả năng, có phải do chính sách của bạn có vấn đề không?... Từ đó giúp bạn có được những hướng giải quyết tốt với từng vấn đề.
6. H - How (Như thế nào)
Trong một vài trường hợp, câu hỏi này có thể được lược bỏ, tuy nhiên điều đó không có nghĩa How không quan trọng. Giống như việc xác định từng bước thực hiện hay giải quyết vấn đề, đối với How bạn sẽ cần phải trả lời những câu hỏi như: Làm thế nào để tăng doanh số cho doanh nghiệp của bạn? Làm thế nào để tiếp cận và thu hút khách hàng tốt nhất? Hay cần phải tối ưu nhân sự phòng kinh doanh như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất?...
Ví dụ về 5W1H
Để hiểu hơn về mô hình 5W1H, bạn hãy cùng theo dõi những ví dụ thực tế dưới đây:
1. 5W1H trong học tập
Trong học tập, mô hình 5W1H sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi liên quan tới việc học như sau:
- What: Buổi học/bài học này nói về chủ đề gì?
- When: Khi nào bài học diễn ra?
- Where: Tiết học sẽ diễn ra ở đâu?
- Why: Tại sao bài học này lại quan trọng?
- Who: Ai sẽ là người giảng dạy bài học cho bạn? Ai sẽ là người học cùng bạn?
- How: Làm thế nào để hoàn thành bài học đó tốt nhất? Bạn rút ra được điều gì từ bài học?
2. 5W1H trong thuyết trình
Việc thuyết trình sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn khi bạn sử dụng mô hình 5W1H. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng những câu hỏi này dưới dạng hình khối để làm slides thuyết trình. Việc này rất đơn giản nên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Ví dụ, bạn muốn thuyết trình về nhà văn Nguyễn Nhật Ánh, 5W1H sẽ giúp bạn xử lý những vấn đề sau:
- Who: Nguyễn Nhật Ánh là ai?
- Where: Quê hương của Nguyễn Nhật Ánh là ở đâu?
- What: Thuyết trình cái gì về Nguyễn Nhật Ánh?
- When: Nguyễn Nhật Ánh trở thành nhà văn khi nào? Lần đầu ông xuất bản cuốn sách đầu tay là vào năm nào?- Why:
- How: Làm thế nào Nguyễn Nhật Ánh trở thành một nhà văn được nhiều người yêu thích?
5W1H giúp quá trình thuyết trình đơn giản vả dễ dàng hơn
3. 5W1H trong lập kế hoạch
Trong lập kế hoạch, mô hình 5W1H cnafg phát huy hiệu quả và tính ưu việt của mình. Ví dụ, bạn muốn lập kế hoạch học tiếng anh, 5W1H sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi:
- What: Cần học những cái gì trong tiếng Anh?
- When: Khi nào nên bắt đầu học tiếng Anh?
- Where: Nên học tiếng anh ở đâu?
- Why: Tại sao nên học tiếng Anh
- Who: Học tiếng Anh của/với ai?
- How: Làm thế nào để giỏi tiếng anh trong 6 tháng?
4. 5W1H trong sản xuất
Trong sản xuất, mô hình 5W1H sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề như sau:
- What: Sản xuất cái gì?
- When: Sản xuất sản phẩm khi nào?
- Where: Sản xuất sản phẩm ở đâu?
- Why: Tại sao phải sản xuất sản phẩm đó?
- Who: Ai là người phụ trách sản xuất?
- How: Làm thế nào để sản xuất 1000/2000/3000... sản phẩm chất lượng trong thời gian ngắn?
5. 5W1H trong marketing
Trong marketing, mô hình 5W1H sẽ hỗ trợ bạn lên chiếc lược cụ thể, chi tiết và đơn giản hơn cho sản phẩm. Ví dụ, công ty bạn đang cần giới thiệu sản phẩm thuốc nhuộm tóc thảo tới khách hàng, 5W1H sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề sau:
- What: Thuốc nhuộm tóc thảo dược có đặc điểm gì nổi bật?
- When: Nên bán thuốc nhuộm tóc khi nào?
- Where: Thuốc nhuộm tóc thảo dược nên được bán ở những kênh nào?
- Why: Tại sao khách hàng nên sử dụng thuốc nhuộm tóc thảo dược?
- Who: Nhóm đối tượng nào nên sử dụng thuốc nhuộm tóc thảo dược?
- How: Làm thế nào để đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng?
5W1H giúp quá trình marketing đơn giản và dễ dàng hơn
6. 5W1H trong giao tiếp
Trong giao tiếp, 5W1H sẽ giúp bạn có một cuộc nói chuyện rành mạnh, rõ ràng và hấp dẫn hơn. Nếu không phải là người giỏi nói chuyện, bạn cũng có thể áp dụng mô hình này để tự tin hơn trong giao tiếp. Giả sử, bạn cần gặp khách hàng để trao đổi về đơn hàng quần áo trong tháng tới. Trong cuộc nói chuyện của bạn cần trao đổi với khách những vấn đề sau:
- What: Quần áo loại gì? Có những kiểu dáng, mẫu mã và màu sắc nào?
- When: Khi nào thực hiện giao hàng?
- Where: Giao hàng ở địa chỉ nào?
- Why: (Trong trường khách muốn giảm giá sản phẩm) Lý do giảm giá?
- Who: Ai sẽ là người trực tiếp ký đơn hàng này?
- How: Cách để bán được giá tốt?
7. 5w1H trong khởi nghiệp
Khởi nghiệp là một quá trình khó khăn cần nhiều sức lực, tiền bạc và thời gian. Bởi vậy, bạn cần chuyển bị cẩn thận trước khi tiến hành khởi nghiệp để tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro. Những vấn đề 5w1H sẽ giúp bạn đó là:
- What: Làm cái gì? Sản phẩm/Dịch vụ của doanh nghiệp là gì?
- When: Khi nào nên bắt đầu khởi nghiệp?
- Where: Địa điểm làm việc nên đặt ở đâu?
- Why: Tại sao nên khởi nghiệp mà không phải là đi làm cho doanh nghiệp?
- Who: Ai sẽ là người cùng khởi nghiệp với mình?
- How: Làm thế nào để khởi nghiệp thành công?
8. 5w1h trong bán hàng
Bán hàng là cả một nghệ thuật vì tâm lý của người tiêu dùng luôn là mua những mặt hàng tốt với giá thấp nhất. Để có thể đảm bảo được mức giá doanh nghiệp đưa ra được thị trường chấp nhận, bạn cần có chiếc lược và chiến thuật cụ thể. Lấy một ví dụ, bạn muốn bán một bộ trang sức cao cấp, những vấn đề bạn cần tìm lời giải đáp đó là:
- What: Trang sức cao cấp được làm bằng loại đá nào?
- When: Khi nào nên bán bộ trang sức cao cấp đó?
- Where: Nên bày bán trang sức ở đâu?
- Who: Nhóm đối tượng nên sử dụng bộ trang sức này là ai?
- Why: Tại sao nhóm đối tượng ... lại phù hợp sử dụng bộ trang sức này?
- How: Làm thế nào để khách hàng mua trang sức?
Ứng dụng 5w1h trong bán hàng
9. 5w1h trong làm việc nhóm
Mô hình 5w1h được ứng dụng rất nhiều trong làm việc nhóm. Ví dụ, nhóm của bạn chuyên thực hiện các hoạt động liên quan tới sách. Bạn muốn tổ chức một buổi đọc sách hàng tuần cho tất cả các thành viên, những việc bạn cần giải quyết gồm có:
- What: Loại sách nào sẽ được đọc trong buổi đọc sách chung?
- When: Buổi đọc sách chung nên được tổ chức khi nào?
- Where: Nên tổ chức buổi đọc sách chung ở đâu?
- Why: Tại sao nên tổ chức một buổi đọc sách chung?
- Who: Những ai nên tham gia buổi đọc sách chung? Ai là người quản lý nhóm đọc sách chung?
- How: Làm thế nào để buổi đọc sách chung diễn ra thuận lợi?
Tổng kết
Như vậy Unica đã giới thiệu tới bạn đọc về phương pháp 5W1H là gì, ý nghĩa và giải nghĩa chi tiết các chữ cái trong khái niệm này. Bạn đọc quan tâm hãy tham khảo thêm khái niệm Holacracy trong kinh doanh cũng như quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Hi vọng rằng bạn đã nắm được những thông tin cần thiết về 5W1H để có thể ứng dụng hiệu quả nhất vào công việc kinh doanh của mình.
Chúc bạn thành công!
