Nếu đang kinh doanh online hoặc offline, bạn sẽ cần một phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, khách hàng, đơn hàng và công nợ. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ kinh phí để mua các phần mềm chuyên nghiệp như Haravan, Sapo hay KiotViet. Vậy làm thế nào để quản lý bán hàng hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí? Câu trả lời là sử dụng file quản lý bán hàng bằng excel. Trong bài viết này, Unica sẽ tổng hợp cho bạn 7 file excel quản lý bán hàng online đơn giản và hiệu quả nhất hiện nay, cũng như cách sử dụng và những lưu ý khi sử dụng file excel để quản lý công việc bán hàng.
Tại sao cần phải sử dụng file quản lý bán hàng bằng excel?
Trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng file Excel để bán hàng sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, cùng với quy trình làm việc đơn giản, ít thao tác. Bên cạnh đó, việc sử dụng file quản lý bán hàng bằng Excel đem đến những lợi ích như sau:
-
Dễ sử dụng, nhanh chóng và hiệu quả: Excel là một nền tảng hiệu quả để xử lý các thông tin một cách chính xác, nhanh chóng. Với giao diện thân thiện và quen thuộc, nó giúp doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả.
-
Dung lượng lưu trữ dữ liệu cao: Excel là ứng dụng có khả năng lưu trữ một lượng lớn dữ liệu. Nó có thể xử lý lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng và trở thành một sự lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp. Excel đảm bảo hệ thống quản lý bán hàng và phù hợp để cùng phát triển với doanh nghiệp.
-
Giảm thiểu chi phí: Chắc chắn rằng, Excel là một phần mềm được cung cấp với chi phí thấp mà độ hiệu quả cao. Khác với các giải pháp phần mềm chuyên việc, Excel không tạo ra gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp, trở thành công cụ hữu ích phù hợp với doanh nghiệp mới và nhỏ.
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
Tổng hợp mẫu file quản lý bán hàng bằng excel đơn giản và hiệu quả
Trên internet có rất nhiều mẫu file excel quản lý bán hàng online được chia sẻ miễn phí hoặc có phí. Tùy vào nhu cầu và mức độ phức tạp của công việc kinh doanh của bạn mà bạn có thể chọn cho mình file excel phù hợp nhất. Dưới đây là 6 file excel quản lý bán hàng online đơn giản và hiệu quả nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo:
File Excel quản lý sản phẩm
File này giúp bạn quản lý thông tin về các sản phẩm của cửa hàng như mã sản phẩm, tên sản phẩm, giá bán, giá vốn, số lượng tồn kho, hình ảnh sản phẩm,… Bạn có thể sử dụng file này để nhập và cập nhật thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo mã vạch cho sản phẩm hoặc in tem nhãn sản phẩm.
File excel quản lý sản phẩm
Link tải xuống: Mẫu file Excel quản lý bán sản phẩm
File Excel báo cáo doanh thu bán hàng
File này giúp bạn theo dõi và báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Bạn có thể nhập các thông tin về đơn hàng như mã đơn hàng, ngày bán, tên khách hàng, số lượng sản phẩm, giá bán, chiết khấu, thuế,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị doanh thu, chi phí, lợi nhuận và tỷ lệ lợi nhuận của cửa hàng. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo biểu đồ và bảng thống kê để phân tích xu hướng bán hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Mẫu file Excel quản lý doanh thu bán hàng
Link tải xuống: Mẫu file Excel báo cáo doanh thu bán hàng
File Excel quản lý xuất nhập tồn
File này giúp bạn quản lý xuất nhập tồn kho của cửa hàng. Bạn có thể nhập các thông tin về xuất nhập kho như mã phiếu, ngày xuất nhập, loại phiếu (nhập hay xuất), mã sản phẩm, số lượng, đơn giá,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị số lượng tồn kho của từng sản phẩm. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo báo cáo tồn kho theo ngày, tuần, tháng hoặc năm.
File excel quản lý xuất nhập tồn
Link tải xuống: Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho
File Excel quản lý thông tin khách hàng
File này giúp bạn quản lý thông tin về các khách hàng của cửa hàng như mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, email,… Bạn có thể sử dụng file này để nhập và cập nhật thông tin khách hàng một cách tiện lợi. Bạn cũng có thể sử dụng file này để phân loại khách hàng theo các tiêu chí như mức độ ưu tiên, mức độ hài lòng, mức độ trung thành,… để có chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Mẫu file quản lý thông tin khách hàng
Link tải xuống: Mẫu file Excel quản lý khách hàng
>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"
File Excel quản lý đơn hàng online
File này giúp bạn quản lý các đơn hàng online từ các kênh bán hàng như Facebook, Shopee, Lazada,… Bạn có thể nhập các thông tin về đơn hàng online như mã đơn hàng, ngày đặt hàng, kênh bán hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, mã sản phẩm, số lượng, giá bán,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị trạng thái đơn hàng (đã giao hay chưa giao), doanh thu bán hàng online và chi phí vận chuyển. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo hóa đơn cho khách hàng hoặc in phiếu giao hàng cho nhân viên giao hàng.
File excel quản lý đơn hàng online
Link tải xuống: Mẫu file Excel quản lý đơn hàng online
File Excel quản lý công nợ
File này giúp bạn quản lý công nợ của cửa hàng với các khách hàng hoặc nhà cung cấp. Bạn có thể nhập các thông tin về công nợ như mã công nợ, ngày phát sinh công nợ, tên khách hàng hoặc cấp, số tiền công nợ, ngày hẹn trả, ghi chú,… và file sẽ tự động tính toán và hiển thị số tiền công nợ còn lại, số tiền đã trả và số tiền quá hạn. Bạn cũng có thể sử dụng file này để tạo báo cáo công nợ theo ngày, tuần, tháng hoặc năm.
File Excel quản lý công nợ
Link tải xuống: Mẫu file Excel quản lý công nợ
>>> Xem thêm: Cách tạo mẫu bảng theo dõi công nợ bằng excel cho người mới
File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận
Việc quản lý thu - chi trong lợi nhuận hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính và kiểm soát chi tiêu cụ thể. Doanh nghiệp có thể sử dụng file Excel để ghi chép và theo dõi các khoản thu, khoản chi,... Dễ dàng phân loại các khoản chi phí theo từng doanh mục cần chi trong doanh nghiệp. Ngoài ra việc sử dụng file Excel còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán các phi ở mọi thời điểm.
Mẫu file Excel quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Link tải xuống: Mẫu file Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận
Những lưu ý khi sử dụng file quản lý bán hàng bằng Excel
Sử dụng file Excel để quản lý có thể đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như là dễ dàng sử dụng, tối ưu chi phí và đơn giản,... Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả và phòng tránh những rủi ro, doanh nghiệp cần phải lưu ý những điểm sau:
-
Khả năng xử lý dữ liệu: Excel có khả năng xử lý dữ liệu tốt, tuy nhiên với những dữ liệu lớn và phức tạp thì ta có thể thấy rõ những mặt hạn chế của phần mềm này. Người dùng có thể gặp phải tình trạng xử lý chậm, nhanh chóng xảy ra lỗi và hạn chế trong việc phân tích dữ liệu.
-
Tính bảo mật thông tin: Excel có tính bảo mật thấp nên người khác có thể đánh cắp dữ liệu hoặc sửa đổi dữ liệu. Do đó, người quản lý cần phải bảo mật dữ liệu bằng cách đặt mật khẩu, hạn chế cấp quyền truy cập,...
-
Khả năng chia sẻ dữ liệu: Tính năng chia sẻ file Excel có thể gây nhiều bất tiện cho người dùng trong việc theo dõi chỉnh sửa, lỗi đồng bộ dữ liệu khi lượng người sử dụng lớn.
-
Tự động hóa quy trình: Excel có thể tự động hóa một số hàm, công thức đơn giản. Tuy nhiên nếu quy trình phức tạp, nhiều bước thì phần mềm có thể xuất hiện lỗi hoặc không đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng.
Tổng kết
File quản lý bán hàng bằng excel là một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho những cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ. Tuy nhiên, để sử dụng file excel quản lý bán hàng online một cách tốt nhất, bạn cần chú ý đến các ưu điểm, hạn chế và rủi ro của file excel. Bạn cũng cần biết cách sử dụng và tạo phần mềm quản lý trong excel hiệu quả. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về file excel quản lý bán hàng online. Để nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng áp dụng vào làm việc và học tập Unica còn mang đến bạn đọc những kiến thức xoay quanh lĩnh vực tin học văn phòng với các khoá học Powerpoint, học Word, học Excel cơ bản đến nâng cao,... đang được nhiều người quan tâm. Mời bạn đọc cùng khám phá.
Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm: Công thức tính lợi nhuận trong Excel chi tiết và đầy đủ nhất
>>> Xem thêm: Hướng dẫn mẫu biên bản kiểm kê tài sản trên excel
_m_1687340871.jpg)
