Cách chia cột trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Cách chia cột trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Mục lục

Trong quá trình thao tác với Excel, có rất nhiều thao tác cần thực hiện như chia tách dữ liệu, sắp xếp tổng hợp chúng. Trong số đó cách chia cột trong Excel cũng rất quan trọng mà bạn cần nắm rõ.

Ví dụ ta có dữ liệu trong một cột có họ tên và chức vụ, tuy nhiên chúng khá lộn xộn và lúc này ta cần chia ra hai ô riêng biệt. Một ô là họ tên và một ô chứa dữ liệu chức vụ. Công đoạn này tưởng chừng rất đơn giản nhưng nó cũng gây không ít khó khăn cho những bạn chưa sử dụng thành thạo Excel hay những ai mới tiếp xúc làm việc lần đầu với Excel. Trong bài viết sau chúng ta sẽ cùng thực hiện các bước chia cột trong Excel cơ bản nhất!

1. Lợi ích của việc chia cột trong Excel

Khi làm việc với Word hoặc Excel, đôi khi bạn sẽ gặp những trường hợp dữ liệu xuất hiện quá dài hoặc dữ liệu với các tiêu đề khác nhau nhưng lại hiển thị cùng 1 ô. Lúc này bạn cần chuyển đổi các dữ liệu đó thành có cột riêng lẻ để nội dung dễ nhìn hơn. 

Với cách chia thủ công, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế bạn cần nắm được cách chia cột trong Excel thông qua các bước đơn giản nhất nhằm tiết kiệm thời gian để nâng cao hiệu suất công việc. 

Vậy những trường hợp nào cần chia cột trong Excel:

- Trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi dấu phân tách hoặc dấu câu: Nguyên nhân xảy ra trường hợp này là do dữ liệu được xuất từ các File như Access, Word sang Excel có xuất hiện các dâu như: ",", dấu () hoặc dấu "-".

- Trường hợp dữ liệu quá dài không hiển thị hết trong cột khiến cho văn bản nhìn thiếu chuyên nghiệp: Nguyên nhân của trường hợp này do là nhập dữ liệu như mã hàng hóa, mã code quá dài và từng chuỗi ký tự có lượng như nhau. 

Xem thêm: Học tin học văn phòng chỉ từ 99K

2. Cách chia cột trong Exel theo dấu phân cách

Trong bài viết này chúng ta sẽ lấy ví dụ đang có một bảng dữ liệu Excel, với nội dung họ và tên cùng với bộ phận của họ như hình sau:

cach-chia-o-cot-trong-excel-1.jpg
Cách chia ô và cột trong Excel

- Bước 1: Mở File Excel và chọn toàn bộ ô bạn cần tách nội dung.

Trên thanh công cụ của Excel, bạn chọn Data tiếp đến chọn Text to columns

/cach-chia-o-cot-trong-excel-1.jpg
Cách chia ô và cột trong Excel
 

>> Xem thêm: Cách lấy dữ liệu từ Sheet này sang Sheet khác trong Excel

- Bước 2: Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard trong này sẽ có 2 ô tích cho bạn lựa chọn gồm.

+ Delimited: Tiến hành tách cột với những ký tự ngăn cách như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..

+ Fixed width: Tách cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Dữ liệu của chúng ta bên trên bạn chọn Delimited, chọn Next.

cach-chia-o-cot-trong-excel-1.jpg
Cách chia ô và cột trong Excel

- Bước 3: Hộp thoại Delimiters sẽ hiện ra để bọn lựa chọn dấu phân tách trong nội dung cần tách bao gồm:

+ Tab: Nội dung được tách bằng một khoảng trắng tab

+ Semicolon: Cách bằng dấu chấm phẩy.

+ Comma: Sử dụng tách bằng dấu phẩy.

+ Space: Sử dụng tách bằng khoảng trắng.

+ Other: sử dụng phân cách để tách nội dung.

Trong ví dụ trên, bạn chọn vào Other và ấn Ctr+ J ta được như hình bên dưới. Tiếp tục bạn nhấn vào Next. 

cach-chia-o-cot-trong-excel-1.jpg
Cách chia ô và cột trong Excel

- Bước 4: Trên giao diện màn hình chính, cửa sổ Data Preview xuất hiện thông báo phần nội dung được tách ra. Nếu nội dung được tách phù hợp với mục đích tách cột, bạn tiếp tục chọn định dạng cho ô tách gồm có: General, Text, day, do not import column(Skip).

Bạn tích vào ô Text và nhấn Finish để thiết lập thao tác tách cột trong Excel, lúc này Excel sẽ tiến hành tách nội dung bạn chọn ra 2 cột khác nhau.

cach-chia-o-cot-trong-excel-1.jpg
Cách chia ô và cột trong Excel

Ta được kết quả cuối cùng như hình dưới đây:

cach-chia-o-cot-trong-excel-1.jpg
Cách chia ô và cột trong Excel

3. Cách chia cột theo vị trí của ký tự

Với cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết được trường hợp dữ liệu quá dài với số lượng kỹ tự bằng nhau.

Ví dụ: Quan sát bảng dữ liệu dưới đây. Yêu cầu tách dòng các mã ra thành từng cột khác nhau. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 1

Bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở File Excel mới, trên thanh công cụ chọn thẻ Data, sau đó chọn vào New Query.

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 2

- Bước 2: Tiếp tục bạn chọn From File -> sau đó chọn From Workbook. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 3

- Bước 3: Trong cửa sổ Import Data, bạn chọn File cần chia cột, sau đó nhấn vào chọn Import. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 4

- Bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột, sau đó nhấn Transform Data.

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 5

- Bước 5: Tiếp tục nhấn vào Split Column, sau đó bạn chọn các điều kiện muốn chia cột.

Trong đó: 

- By Delimiter: Chia cột bởi dấu phân cách

- By Number of Characters: Chia cột bởi số lượng ký tự

- By Positions: Chia cột bởi vị trí theo số thứ tự

- By Lowercase to Uppercase: Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa

- By Uppercase to Lowercase: chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường

- By Digit to Non-Digit: Chứa cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.

- By Non-Digit to Digit: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ só đến có chữ số. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 6

- Bước 6: Bạn chọn vào mục By Number Of Characters. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 7

- Bước 7: Trong cửa sổ mới hiện lên, trong Split bạn chọn Repeatedly, trong Number of Characters bạn điền số 7. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 8

- Bước 8: Tiếp tục chọn Advances Options trong của sổ mới rồi chọn kiểu dòng, cột sử dụng. Cuối cùng nhấn OK. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 9

- Bước 9: Trong trường hợp dữ liệu chia không được như mong muốn, bạn có thể thực hiện thao tác xóa định dạng chia cột đã thực hiện ở phần Query Settings và thực hiện lại thao tác từ bước 1. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 10

- Bước 10: Nhấn vào mũi tên tam giác chỏ xuống ở Close Load -> Chọn Close & Load là bạn đã hoàn thành xong các bước chia cột theo số lượng trong Excel. 

cach-chia-cot-theo-vi-tri-ky-tu

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel - Hình 11

Trên đây là các bước chia ô, tách cột trong các phiên bản excel. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích được cho các bạn trong quá trình làm việc trên Excel và học Kế toán online hiệu quả nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi những chia sẻ về học Excel cấp tốc và chúc thành công!

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu có điều kiện trong Excel

Đánh giá :

Tags: Excel